办公用品工服会议车辆固定资产合同档案印章管理规定.docx
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办公用品工服会议车辆固定资产合同档案印章管理规定
办公电话费用管理规定
1、使用管理
（1）办公电话指各部门、各公司安装的固定电话。
（2）工作时间内接听或拨打私人电话不得超过3分钟。
不得占用公司电话聊天。
禁止因私拨打长途电话、拨打信息服务和使用网络信息增值服务。
（3）接转电话，要先说：
“您好”。
接听电话时,应注意礼貌用语，不可在电话中对对方有不敬言语。
（4）需要记录或留言的电话内容要准确无误记录下来并及时转告相关人员或部门。
（5）办公室电话响三声之内必须接起。
若对方要找的员工不在，接电话者可为其留言。
2、费用管理
（1）所有办公电话费用由公司办公室每月统一缴纳。
（2）各部门应由部门经理确定每部电话的直接负责人，负责对电话使用进行妥善管理。
（3）办公电话费用中如果出现因私拨打长途电话、拨打信息服务台和使用网络信息增值服务所产生的不正常费用，由拨打人自行承担。
该部门电话管理责任人负责稽查不正常电话费用并将稽查结果和处理意见上报公司办公室。
如未能查清拨打人，则该项费用由该处管理责任人和该电话的直接负责人承担。
会议管理规定
1、会议本着必要、精减、有效、节俭的原则。
2、会议分为：
总经理办公会、部门经理例会、临时紧急会议、全体员工会议及其他会议。
（1）例会：
①实行周例会制，每周一召开，由办公室负责召集。
②会议由总经理主持，总经理缺席时由总经理指定人员主持会议。
参会人员为各部门经理级以上人员及接到通知的人员。
③会议内容包括：
上周（或阶段）的工作总结、汇报；下周（或阶段）的工作安排；检查上次例会决议的工作进度及完成情况；就有关问题进行研究并做出安排。
④办公室负责安排会议记录，整理《会议纪录》或《会议纪要》，经总经理批准后行文。
《会议纪要》或《会议纪录》未经批准不得外传。
（2）临时紧急会议：
①由总经理提议可召开临时紧急会议。
②会议的参加人员由总经理指定，办公室通知。
③员工大会：
总经理提议可召开员工大会。
员工大会原则上每年至少召开一次，具体议程由办公室依据总经理意图组织安排。
④其他会议：
工作汇报会；专项工作研讨会；与其他单位合作在公司（或其他地点）召开的会议。
其他会议由办公室协助主办部门组织召开。
3、会议记录、纪要
（1）会议记录：
①所有的会议必须进行会议记录，由办公室派专人负责记录。
所有到会人员应在会议记录上签到。
②各部门所有会议必须进行会议记录并指定专人负责。
所有到会人员应在会议记录上签到。
办公室负责整理归档。
③会议记录是公司的重要文书，由办公室定期整理归档。
会议记录属机密，未经总经理许可，任何人不得查阅会议记录。
④记录方式主要是笔录，必要时可录音、录像并妥善保存记录材料。
（2）会议纪要：
①会议纪要是会后依据会议记录整理出来的文件。
②会议纪要由办公室负责成文、下发、归档。
③会议纪要内容包括：
开会日期，参加人员，会议决议，工作安排以及其他内容。
④会议纪要以公文形式下发给相关人员。
接受人应在文件收发登记表上签字。
（3）会议记录、纪要为内部文件，其内容为机密，应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
凡会议记录的记录人、保管人、会议纪要的制作人、接收人及其他知悉会议记录、会议纪要内容的人，均有义务保守秘密并妥善保存，不得随意传看、传播、丢失。
如发生泄密等违纪行为，以《员工奖惩条例》进行处罚。
4、会议纪律：
（1）会议前应做好有关准备，包括会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等。
（2）各种会议必须准时召开，因故不能到会者，必须于会前30分钟向主持人请假。
（3）中途离会须向主持人报告，未经批准，不得离会。
（4）发言要围绕议题，言简意赅，有的会议应对发言时间做出明确限定。
（5）与会者应携带笔、记录本，准备有关会议资料，签到并按职位排序或指定位置就坐。
（6）会议期间，手机应关闭或置于震动状态，会场内不得接听电话。
（7）非会议人员不得滞留会场，会务完后迅速离开。
（8）参会人员必须保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
车辆使用管理规定
1、总则
（1）目的：
为规范公务车辆管理，结合实际情况，特制定本规定。
（2）适用范围：
本规定适用于所有公务用车。
2、享受配置公务车辆的对象
（1）高层管理人员：
总经理、副总经理。
（2）由总经理确定的特殊岗位人员。
（3）由总经理确定的因工作必须配置的单位（部门）。
3、公务车辆配置方式
（1）公务车辆由公司提供。
（2）提供的岗位专用车辆（以下简称“专配车辆”），仅限本规定下发之前已享受的岗位人员。
（3）享受岗位配车人员如因公司暂时未配置车辆而由本人自备车辆（以下简称“自备车辆”）。
4、公务车辆补贴
（1）补贴的对象为享受岗位配置车辆的人员，如该人员未备有车辆时，不给予补贴。
（2）补贴标准
①补贴实行费用包干制，并按员工级别享受不同补贴标准。
②车辆发生的各项杂费（停车、洗车、美容）及手续均由享受人自行办理，公司的公共停车位由公司统一办理缴纳。
③公司专配车辆的各项规费（路桥费、车船使用税）、年审及费用、交强险和商业保险及维修保养均由公司统一办理。
④员工自备车辆的各项规费（路桥费、车船使用税）、年审及费用、交强险和商业保险均由员工自行办理并支付。
（3）车辆补贴标准的调整
①根据油价变动、岗位使用车辆的频率，由办公室填写《业务审批表》，报总经理审批。
②办公室按岗位车辆补贴标准与车辆补贴享受人签订车辆补贴协议。
5、公务车辆管理
（1）公务车辆管理归口办公室，管理范围包括专配车辆、行政公务车辆和部门车辆。
（2）车辆使用人必须保持公务车辆的清洁卫生和良好的操控性，严格按照保养要求，及时保养，配件损坏应及时更换，避免重大的安全隐患。
（3）办公室将派专人不定期抽查公务车辆的状况，如车辆使用人未按要求进行车辆保养维护，办公室将根据情况予以处罚。
（4）车辆使用人应自觉配合办公室办理各种手续，不得影响车辆年审、投保等工作。
若因车辆使用人的原因影响公务车辆手续办理，给造成经济损失的，损失金额由车辆使用人全部承担。
（5）办公室车辆配置专职司机，车辆调度由办公室经理或其指定专人管理，车辆及专职司机由办公室统一管理。
（6）公司车辆未经总经理批准，不得作为私用，否则按私用行驶公里数3倍的市场价格标准对私用人进行处罚。
（7）专职司机未经总经理许可，不得将所驾公务车辆让渡他人代驾，否则，发现一次罚款500元，造成的车辆损失由专职司机全额承担。
6、行政公务车辆管理
（1）任何员工外勤需使用公务车必须提前一天填写《用车申请单》注明用车的详细信息，交由办公室，并由办公室专管人员指定司机，用车申请单再交由司机随身携带，并记录起始时间，行车里程，行车状态，加油情况，行车完毕由司机签字。
（2）若员工未向办公室提出申请或在提出申请后未获批准而擅自出车,公司将对用车人和驾驶员给予处罚。
（3）未能安排公务车外勤的员工可乘坐其他交通工具，凭车票实报实销。
如乘坐计程车需事先口头报备公司领导批准。
（4）车辆驾驶人必须持有驾照。
公务途中若因意外事故造成车辆损坏，当事员工应立即向办公室报告，车辆损失在扣除保险赔偿后，视事故责任情况对当事员工给予处罚。
7、附则
（1）享受车辆补贴的员工因交通违规受处罚或交通事故、盗抢等原因致使公务车辆损毁，均由享受人自行处理并承担相应责任。
（2）享受公务车辆补贴的员工，不得再使用行政公务用车。
在外出办理公务时，有义务携带同一时间去同一段路或目的地办理公务的其他未享受车辆补贴的员工。
归属部门岗位配置车辆的员工，应满足本部门必须公务用车的需要。
（3）本规定由办公室拟定，经总经理核准后执行，修改时亦同，解释权归办公室。
（4）本规定实施后，现行车辆制度与本规定有抵触的以本规定为准。
固定资产管理规定
1、目的
固定资产（以下简称“资产”）是公司资产的重要组成部分，为了加强对其管理，保证其实物完整性、帐实一致性，特制定本规定。
2、管理范围
规定的固定资产是指：
（1）使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及与生产经营有关的设备、器具、工具等;
（2）不属于生产经营用物品，单位价值在200元以上、使用年限在2年以上的，持有目的不是为了出售的资产。
具体包括以下几方面：
（3）电子设备：
含电脑、复印机、传真机、扫描仪、打卡机、验钞机、饮水机及其他家用电器等；
（4）其他：
除以上单价在200元以上的办公物品，如办公桌、椅、沙发等。
3、管理权限
固定资产的管理涉及到三类部门，分别是办公室、财务部和使用部门。
办公室作为固定资产的主要管理部门，起监管作用；财务部负责固定资产的账务管理；使用部门做为资产的直接使用单位，担负起资产的保管维护等责任。
4、固定资产的监督管理
办公室是固定资产的监督管理部门，负责统筹管理各个区域资产实物情况，具有购买、调配、报损、组织清查、报废等职能。
各区域（部门）分别设立资产管理员负责该区域的实物管理工作。
（1）办公室资产管理员职责：
①制定固定资产的配置标准，拟定固定资产购置预算；
②固定资产验收、建立电子档案、标示（按类、分项统一编制固定资产编号），并以标签标示于固定资产明显处；
③负责对固定资产的使用、维护、保养、修理的监督；
④负责组织定期与不定期的盘点，与财务部、使用部门共同完成盘点工作并编制《固定资产盘存表》。
（2）区域（部门）资产管理员职责：
①督促使用部门或使用人妥善保管（或使用）固定资产；
②及时办理固定资产的各种异动（新增、转移、报废等）手续，变更本区域管理台帐中相关数据，确保台账与财务部台账及使用部门实际使用数量相吻合；
③各区域资产管理员随时向办公室反映增加、减少（转移、报废）情况，办公室汇总后与财务部核对。
5、固定资产的帐务管理
固定资产会计一名（兼）负责固定资产的帐务管理。
固定资产帐务管理部门的职责：
（1）负责建立固定资产明细帐（按使用部门分类）、确保资产原值与公司固定资产总帐相符（帐帐相符）；
（2）对固定资产取得、易动、处置、报废等流程审核并及时追踪进行帐务处理；
（3）根据折旧制度对固定资产进行折旧核算；
（4）经常性与办公室台帐核对，对于办公室提供《固定资产异动表》出现差异时，将差异信息反馈到办公室，查找原因，落实办法，确保帐实相符；
（5）参与固定资产管理，如：
建立台帐、编号、盘点等；
6、固定资产的使用管理
使用部门（使用人）负责固定资产的具体保管、维护、保养，如有丢失损坏由使用人负责，各部门负责人是相应固定资产管理第一责任人；
（1）对本部门已配置或领用的固定资产负责，如有非正常损坏或丢失，使用部门有责任恢复或赔偿，恢复是要求对损坏设备修理到正常使用状态，修理费用由部门承担，丢失赔偿的标准为净残值之和；
（2）配合资产管理员清查和盘点；
（3）对部门资产的异动（调动、报损、转移等）办理相关手续，登记增减变化；
（4）如有人员变动，要以书面形式通知办公室和财务中心，并办理有关移交手续。
7、固定资产取得：
外购申请流程：
办公室审核
部门负责人审核
申请人申请
资产管理员办理登记
财务报销登帐
专人购买
总经理审批
购买人报销时，需将报销单据交办公室资产管理员登记后才能报销，财务中心一定要看到办公室已登记字样方能给予报销。
内部调拨流程：
办公室审核
部门负责人审核
申请人申请
资产管理员办理相关手续
以上资产的新增和调拨资产管理员需在《固定资产异动表》上及时登记，调拨时需填写《固定资产转移单》，妥善办理固定资产的异动手续。
8、固定资产的清查与盘点
（1）办公室与财务部每年12月对全部固定资产进行逐一登记、造册，查清现有固定资产的实有量。
（2）处罚
①资产使用部门、办公室、不按规定登记手工卡片、电子表格的，资产管理员罚款50元，对其部门负责人加倍处罚；
②不按规定流程，私自办理资产转移、借用等业务的，资产保管人员罚款50元；
③丢失资产并主动上报的，由资产使用人按资产净残值赔偿；
④丢失资产不上报并由办公室或财务部发现的，其使用人负主要责任按原价赔偿，其部门负责人也将承担相应的赔偿责任。
办公用品管理制度
1、总则
目的：
为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
2、办公用品的分类
按使用的性质分为低值易耗品和高值易耗品两类，其中低值易耗品主要指：
签字笔、圆珠笔、铅笔、剪刀、裁纸刀、胶水、回形针、笔芯、插线板、订书机、计算器等价值较低的日常用品；高值易耗品主要指：
电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅、冰箱、消毒柜、碎纸机、装订机、等价值较高的物品（高值易耗品也就是固定资产）。
固定资产本着以调配为主，新增为辅的原则。
3、管理责任部门
办公用品由办公室集中管理，实行统一采购，统一发放。
4、办公用品计划
（1）办公用品的采购或者领用需填写《办公用品申请购置计划单》，各部门根据本部门办公用品使用情况，每月15至20日提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报办公室。
（2）计划内的办公用品，各部门凭审批后的《办公用品申请购置计划单》到办公室直接领取。
（3）计划外的办公用品，需按《业务审批表》的流程办理，领导审批后交由办公室统一采购。
（4）办公室核查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划。
（5）采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。
5、办公用品采购
（1）填写的《办公用品申请购置计划单》得到审批后，交由办公室统一采购，特殊办公用品可以经办公室同意授权各部门自行采购。
（2）办公室可根据日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定的库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
6、办公用品的保管
（1）备用的办公用品（低值易耗品）由办公室统一保管。
发放出去的办公用品应当由办公室做好相应的记录，明确领用部门、领用人、领用日期。
（2）对于大件管理品（高值易耗品）实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。
办公室将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。
（3）对于因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。
（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。
）
（4）实行定期盘存制，盘存频率为一月一次，办公室将于每月底抽取时间进行大件管理品的盘存。
盘存内容包括检查相应办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。
7、办公用品分发领用
（1）各部门凭所填写的《办公用品申请计划购置单领》可以领用已采购回公司的办公用品，在领用人签字领取办公用品时，办公室应当做好领取记录，在涉及高值管理品时，必须由使用人领取并签字，以便明确保管责任。
（2）办公用品申请购置流程：
当月累计购买金额500元以下：
每月15日前
当月累计购买金额500元以上
每月15日前
（3）办公用品领取后发现不适用或未用完部分由办公室统一调换或回收。
（4）对于辞职或是辞退的员工，必须在办理完办公用品的清退手续后方可办理工资的领取事项。
合同管理规定
为加强合同管理，减少法律风险，维护公司的合法权益，确保合同的订立、履行等事项有章可依，依据公司管理规定故制订本制度。
1.相关术语
（1）本制度所称的“合同”是指公司作为一方当事人以及其它方作为一方当事人但实际由公司履行合同义务的所有合同，包括协议、意向书、备忘录、书面确认承诺等。
（2）本制度所称的“经办部门”是指负责与合同相对方沟通协调、负责合同编制签订以及负责合同履行跟踪评估等合同相关事务的直接处理部门。
2.合同管理原则
（1）评审会签原则：
所有合同都应当按本制度或根据本制度制定的指引、实施细则等的相关规定进行评审会签。
禁止在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。
（2）书面合同原则：
合同的签订应采用书面形式（暂不包括电报、电传、传真，电子数据交换和电子邮件）。
（3）合同风险防范原则：
合同签订和履行坚持以事前风险防范为重点、事后风险救济为补充的原则。
3.合同的格式与内容
（1）合同的一般格式可参照国家标准书面合同格式文本。
（2）合同的特殊格式按照规定需采用统一的格式。
（3）合同种类及内容要求：
合同应按不同性质予以分类。
合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确确定的，应规定能明确权利、义务的依据。
4.业务审批制度
（1）业务审批制度系合同报审之依据。
各部门报合同评审会签时，须附经相关领导签字认可的《业务审批表》。
（2）报审合同须与该项业务审批内容一致。
如合同会签过程中，主要内容（包括但不限于：
业务背景、基本情况、运作方式、所需资金及其他支持、付款方式、可产生的经济效益或效果预测等）有变更需要的，须将该变更内容重新报业务审批。
5.合同的起草、审批和签订
（1）合同评审会签前的准备
①合同评审会签前，经办部门负责准备合同评审文件及附件明细，经办人应详细填写合同相关情况说明。
②合同评审文件包括：
合同审批表、合同评审稿、业务审批表（必须项）；对方当事人营业执照、资质证明、报价单、图纸、招标文件等合同所需全部资料（如需项）。
所有评审文件一起进行评审流转。
③经办部门前期就合同权利、义务应与对方当事人进行初步沟通，以争取更多详细情况作为后续协商谈判的基础。
④经办部门负责拟定评审稿，包括合同文本及附件等。
经办部门应保证该评审稿的真实性、全面性、准确性，并如实填写《合同审批表》。
（2）合同的评审会签及审批
①经办部门将合同评审文件整理齐全后，按照下列程序进行评审、会签、审批：
（评审阶段）经办部门负责人-----法律顾问---（审批阶段）总经理。
②经办部门应及时掌握评审会签进度。
各评审会签部门负责人就评审会签意见应在《合同审批表》中签署意见并签名。
③合同评审会签过程中，经办部门应做到与各评审会签部门充分沟通、及时反馈意见，并就评审会签意见尽量达成一致；评审会签意见确实不能达成一致的，应提请总经理审核决定。
④合同评审过程中，经办部门负责将评审意见与合同相对方沟通、谈判，从而达成一致。
⑤上述系合同评审重要阶段，在保障公司利益，权衡利弊下须对内统一评审意见的同时，还须就内部意见尽可能与合同相对方沟通协商达成一致。
⑥经办人将定稿合同的正式文本及合同评审文件一并上报财务、总经理逐级审批；
6.合同的存档、借阅、保密
（1）印章管理员用印后除留存合同原件外，办公室将复印件存档。
（2）办公室存档《合同审批表》原件、《业务审批表》复印件，电子版本合同以及合同正本复印件。
（3）因工作需要向合同存档部门借用合同，必须按照公司颁布的相关借阅制度执行。
存档部门尽量借阅复印件，如确须借阅原件的负责及时收回。
（4）各部门应对合同进行保密，任何人不得擅自将合同（包括但不限于原件或复印件或电子版）借给他人或泄漏合同内容。
（5）本制度未涉及到的关于合同的保管、保密、销毁制度等内容，以公司档案管理的规定为准。
7.合同变更、解除、转让
（1）变更、解除、转让合同，必须采用书面形式，并按原会签程序评审会签。
严禁以口头形式变更、解除、转让合同。
（2）合同订立后或者通过最终评审正式签订前，因客观条件发生变化需要对合同任一项内容进行变更、解除、转让的，由经办部门就变更内容按原会签程序评审会签，另行签订合同或补充合同，并注明重新办理会签的原因，且一同附上该变更、解除、转让所涉及的所有书面材料、往来信函、证据以及经办部门的书面说明等。
（3）合同各方协商一致同意解除合同的，经最终审批人审批通过后，与对方书面解除原合同，并负责妥善处理合同解除后的后续事宜。
（4）合同相对方发生或可能发生违约、单方面要求解除合同或者出现争议的，经办部门应收集有关材料，保存有关证据、书面信函等以便商讨对策。
（5）我方发生或可能发生违约、单方面要求解除合同或者出现争议的，除按公司有关规定追究责任人相关责任外，应报告该合同的最终审批人，尽量采取协商的方式处理，并积极应对可能发生的诉讼、仲裁或纠纷。
档案管理规定
1、总则
（1）目的
加强档案管理工作,有效地保护和利用档案，充分发挥档案资料在制度管理和经济活动中的重要作用。
（2）适用范围
本办法所规定的档案是指过去和现在的各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案的归集
（1）档案资料的收集由部门档案管理员负责，收集本部门管理的档案资料，做好汇总整理，移交相应档案管理员。
部门档案管理员原则上只留存档案的复印件，原件按类别交机要室或办公室统一管理。
（2）所有员工有责任和义务及时将档案资料送交本部门的档案管理员，不得无理拒交档案资料。
（3）档案资料的收集采取定期和不定期收集的办法
①定期收集
各部门的档案管理员做好资料整理工作，在每月10日前将上月整理成册的档案移交相应的档案管理员。
②不定期收集，
凡用公司名义签署的文书（各种文件、经济合同、协议、备忘录、公函等）到盖章时亦同时收集归档，先归档后领用。
我方制作的文件，必须保存书面和电子版，往来业务和部门发、送、报来的各种公文收文时应及时登记归档。
（4）移交档案资料需办理移交签收手续。
3、档案的分类与组卷
档案资料按下列办法分类：
（1）根据档案资料的性质分为五大类：
政务资料、经济活动资料、资产、资信资料、技术资料、其他资料。
（2）根据档案资料的保存利用时间分为：
永久保存档案或长期保存资料（3—15年）、短期保存资料（3年以下）。
（3）根据档案资料保存的保密程度分为：
绝密、机密、无密。
当档案资料达到一定数量时，原则上应先按照所属类类别划分，再分别按以上方法分类和组卷，并做好统一编号以便管理。
未组卷的档案资料和不能组卷的书籍、证书、拷贝等资料应分类保存并编制档案目录，以便管理和使用。
4、档案的保管
（1）档案资料由档案管理员存放于指定的档案室或文件柜中，要注意存放地点的通风、干燥、防火、防盗等安全措施。
（2）档案管理人员必须对收集归档的资料按档案技术要求进行整理。
发现资料不全应及时通知原送交单位予以补齐，必须定期检查档案资料保存的状态，防止档案资料的毁损，发现档案资料的毁损和变质情况应及时采取措施予以补救。
（3）有价值的档案资料必须进行备份，备份档案的保密程度与原始文件相同。
（4）对于保存期满的档案，档案管理人员必须认真阅读其内容，根据有无保存价值，分别提出继续保存（包括期限）、销毁或作一般资料保存的修理意见，并报分管领导决定。
若决定对档案进行销毁，须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并做好销毁记录。
5、档案的利用
因工作需要的档案可以查阅或借出，但必须遵循以下规定：
（1）无密级档案的查阅或借出，档案管理员需做好登记手续，并督促回收，也可复印若干副本使用。
（2）机密级以上档案或证照原件的查阅或借出，需填写《借阅申请单》，由部门负责人签字后交总经理、董事长审批，其借阅原则上遵循当天借出当天归还的原则。
机密级以
升级会员 