合同管理制度最新.docx

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合同管理制度最新

合同管理制度

第一章总则

第一条为加强沈阳远大压缩机股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）合同管理，规范合同法律行为，维护公司合法权益。

根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民公共和国合同法》等法律、法规、规章及《沈阳远大压缩机股份有限公司公司章程》（以下简称《公司章程》）的有关规定，并结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司本部、所属子公司及其他有对外签约权的部门或机构（以下简称单位）与外单位签订的设立、变更、终止民事关系的合同、协议及具有合同性质的法律文件。

本制度所称的合同管理是指公司对合同进行审查、监督、管理，包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同签订、履行、变更、解除及纠纷处理等全过程的管理，是企业规范化管理的重要内容。

合同管理部门是指负责合同管理综合事务的主管部门。

具体包括：

1、公司供应部负责材料、采购类合同管理；

2、公司销售部负责销售类合同管理；

3、公司财务部门负责融资担保类合同管理；

4、总经理办公室负责工程类合同管理。

第二章合同的签订

第三条除即时结清并且不存在争议可能的合同外，都必须签订书面形式合同。

第四条公司应当设置标准或示范合同文本，合同承办人员应当优先适用公司标准或示范合同文本，按照标准文本或示范文本的要求填写。

如无公司标准或示范合同文本，由承办人自拟合同文本订立的合同、协议书等，必须事先将合同草稿提交公司财务部门审查。

第五条合同审批程序（具体见附件1：

合同会签流程图）为：

合同承办人员应事先填写《合同会签表》（见附件2），《合同会签表》首先由合同申请部门负责人签署意见，然后连同合同初稿及有关资料、附件等，依次送交相关职能部门、合同管理部门、财务部门进行审核，合同管理部门和财务部门在2日内（重大合同5日内）审查完毕，最后由公司领导依权限审批。

第六条合同签订审批权限

（一）所有公司直属部门签订的合同，由公司总经理审批。

1.预算内工程合同或固定资产采购、采购合同、低于成本价的降价销售合同及处理合同、运输合同、长期（三个月以上）租赁合同、预付款合同由公司相应职能部门审核，公司总经理审批。

2.银行贷款合同、承兑协议等与银行及税务部门订立的合同，由财务部门审核，公司财务总监、总经理审核，报总经理、董事会或股东大会依权限审批。

（二）合伙合资合作联营合同、兼并收购合同、股权转让合同、承包租赁经营合同、涉外经济合同、重大租赁合同、知识产权合同及其它比较复杂的经济合同由公司合同管理部门及其相关部门参与可行性论证、谈判，由合同承办人按照合同会签审批程序报批，报董事会或股东大会审批。

（三）任何单位不得对外提供担保。

特殊情况必须对外提供担保的，必须报公司按程序审批。

（四）其他合同的审批权限可根据实际情况拟定，报公司合同管理部门备案。

第七条合同送审应具有相应资料，一般合同都需要对方提供与原件核对无异并经当地有关行政管理部门核实的营业执照复印件、合同标的所决定的相应资质证书、对方的资信情况说明。

预付款超过标的额30％的或预付款额超过5万元的合同送审，还必须提供对方资信状况及偿还能力的证据资料；如无相应证据，则应由资信能力较好的单位为对方提供担保；投资入股、合作经营等长期项目送审必须有可行性报告及行业审批或股东会决议；建设合同、大修工程等外包工程合同送审须有概算或预算及其它相应资料。

以上送审材料仅为原则性规定，合同管理人员还可根据具体合同情况要求提供其他资料。

第八条未经合同管理部门审查的合同原则上不得对外签订，如确因时间紧迫急需签订的，必须经相应领导依权限批准后方可签订，并在合同签订后三日内报合同管理部门备案。

第九条合同承办人按照合同会签审批程序审批完毕后，由合同专用章管理人员在合同上加盖合同专用章（两页及两页以上的合同，除在合同列明盖章处加盖合同专用章外还需骑缝加盖合同专用章）。

盖章完毕后，合同正本及《合同会签表》原件留在合同专用章管理人员处，由合同专用章管理人员于当日通知合同承办人并将合同正本及《合同会签表》交付合同承办人，合同承办人签收前述资料的记录作为合同专用章管理人员留存的合同专用章使用登记存档证明。

合同签订后，合同承办人将合同副本一份交财务部门，合同承办部门留存合同及《合同会签表》副本。

若我方先盖章对方后盖章的，合同承办人当时将《合同会签表》原件交合同专用章管理人员并在上注明何时交回及不交回原因（不交回的要将提供复印件给合同管理部门），合同专用章管理人员当日将合同会签表原件交接给合同管理人员。

合同承办人应按时将合同正本、副本分别交给合同管理部门及财务部门。

第三章合同的履行、变更、转让、解除

第一十条合同生效后，合同承办人要及时检查履行情况，必要时可实地调查合同标的物的情况和对方履约情况；如对方不能履约或可能无法履约的，应及时采取补救措施。

第一十一条情况发生变化，需变更、转让或解除合同时，由合同承办人按照订立合同的审批流程及时报告。

在有关部门或领导做出决定后，合同承办人应及时与对方协商处理，情况紧急时可边交涉边报告。

处理完毕后双方形成协议并履行。

同时，将协议正本、副本各一份分别交合同管理部门、财务部门，承办人留存协议副本。

第四章合同纠纷的解决

第一十二条合同发生纠纷的，合同承办人员应在两日内将有关情况告知合同管理部门及合同审批人，合同管理部门在3日内（重大的5日内）与有关机构协商后形成处理意见通知合同承办人员予以处理（具体见附件3：

《纠纷处理审批表》）。

通过协商解决纠纷的，应将协商结果形成书面协议并履行；协商不成的，经本单位法定代表人和公司合同管理部门审核同意按合同中约定的仲裁或诉讼条款申请仲裁或诉讼。

第一十三条处理合同纠纷，应特别注意下列问题：

（一）在解决纠纷的过程中，要注意搜集有利证据，避免给对方留下与己方不利的证据，为诉讼或仲裁做好充分准备；

（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产使己方权利难以实现时，及时依法申请财产保全措施；

（三）在证据可能丢失或以后很难取得的情况下，及时采取证据保全措施；

（四）处理纠纷的过程中要注意诉讼时效、担保期间及执行期限等可能使我方丧失权利的期间。

（五）凡属已方责任的，对方又有充分证据的合同纠纷，经办人员要查清原因提出补救措施解决纠纷，以免使己方遭受更大的损失。

第一十四条合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档，以备查考。

第五章合同的管理和监督

第一十五条公司供应部、销售部、财务部、总经理办公室为合同管理部门。

第一十六条法定代表人或其授权直接签订合同的人员为合同承办人员。

合同管理部门对相应的合同承办人员所承办合同情况有了解和跟踪管理的权利和义务。

第一十七条合同管理部门的主要职责是：

（一）制定、完善具体的合同管理制度、办法；

（二）审查合同，防止签订不完善或不合法的合同；

（三）负责合同档案、合同管理和统计台帐的建立及合同文本的管理；

（四）监督、检查有关单位合同的签订、履行、变更、解除、争议情况，并定期向主管领导及主管部门报告；

（五）宣传有关法律法规知识，总结推广合同管理工作经验；

（六）参与公司重大合同的可行性调查和谈判、签约；

（七）办理公司重大合同的公证、鉴证；

（八）代理公司对外处理合同纠纷事宜。

第一十八条公司承办人员的主要职责是：

（一）在法人授权的范围内依法签订、变更、解除合同；

（二）提请有关方面审查其经办的合同；

（三）对所签订合同负有认真执行的责任，并有权利和义务随时检查合同履行情况；

（四）及时向合同管理人员通报合同在履行中发生的问题并将相应履行阶段的书面材料提交合同管理员存档。

同时，提出解决问题的建议，必要时可直接向单位负责人汇报；

（五）定期向合同管理人员上报合同履行、变更、解除、终止以及争议情况；

（六）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

（七）保管好合同副本及合同履行、变更、解除合同等有关的证据材料，及时归档。

第一十九条合同审核及档案管理：

所有以公司名义签订的合同及公司直属部门订立的合同由公司合同管理部门审查并编号建立合同管理档案。

第二十条合同依法签订后，合同管理人员要编号登记，逐个建立合同管理档案，凡与合同有关的材料（包括合同正本、附件、相应送审相关资料、合同会签表及变更、转让、解除合同的协议正本等）都要作为档案保存（在合同履行期限内合同管理人员保管，在合同到期并履行完毕后交单位档案管理部门存档，保管期限为10年）。

合同编号方法为：

共15位，公司名称用两位字母表示，年份用四位数字表示，月份用两位数字表示，合同类型由两位字母表示（采购CG、销售XS、工程GC等），序号由三位数字表示，部门和合同类型之间加一下划线，如2011年4月22日第001号销售合同表示为YD20110422—XS001。

第二十一条合同承办人员负责合同副本的保管及合同履行过程中相应证据材料的保管（该资料的保管期限为五年）：

（一）合同履行的情况记录及相应证据，如往来函电、电话记录、谈判记录、收付款相关单据凭据、收发货物单据；

（二）对方违约的证据；

（三）合同客观情况发生变化的证据；

（四）其他应由合同承办人员保管的档案材料。

第二十二条各部门要建立合同管理台帐（见附件4）并形成合同档案借阅登记制度。

第二十三条签订合同都必须使用合同专用章，只有在没有刻制合同章的情况下可以用公章代替；刻制的合同专用章由办公室指定专人保管并严格按程序使用，不准混用、代用。

外出签订合同需要携带合同章或公章的，应由相应部门负责人批准，外出返回公司必须马上（当日）交回。

第二十四条合同管理部门有权对合同的签订和履行情况以及合同承办部门保管的合同相关资料进行定期或不定期的检查。

在检查过程中，发现已签或已履行的合同存在问题，及时与合同承办人员协商弥补漏洞并向相应领导汇报。

发现我方履行过程中的问题和困难或对方未全面、及时地履行合同的情况，及时向向相关领导汇报，并协助合同承办人员处理相应问题。

公司合同管理部门有权对合同档案管理、合同管理台帐以及合同的签订、履行情况进行检查，发现问题，及时与相应单位沟通和处理。

合同管理人员在监督和管理过程中，发现合同承办人员不适合继续承办合同的，应提请其主管领导更换。

第二十五条财务负责人及有关会计主管有权监督合同的执行。

对外付款时，除及时清结并且无出现遗留问题的可能的外，经办人须向财务部门提供相应的合同。

第六章惩罚与奖励

第二十六条有下列情形之一，可视其情节追究有关责任人员的责任：

（一）不经合同管理部门审查及相应权限领导批准，对外签订合同的；

（二）应当签订书面合同而不签订的；

（三）合同承办人员在签订、履行合同时，因主观原因造成经济损失或者导致合同纠纷而承担违约或赔偿责任的；

（四）有关人员丢失或未经批准擅自销毁合同或合同相关资料的；

（五）出现合同纠纷或合同继续执行将对我方造成损失，未及时汇报或未及时采取必要措施造成损失的；

（六）有关人员玩忽职守或者发生重大差错造成损失的；

（七）不按时将已签合同交相应的合同管理部门备案的；

（八）当事人接受对方回扣或馈赠的；

（九）违反公司其他合同管理规定的。

涉及上述行为的责任人，视其情节分别给予纪律处分、行政处分、经济处分直至解除合同并要求其承担相应的损失；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第二十七条合同管理人员、合同承办人员有下列表现的，应视不同情况予以奖金、升职、加薪等奖励：

（一）尽职尽责、工作有显著成效的；

（二）防止重大损失产生或采取有效补救措施挽回重大损失的；

（三）在合同工作中做出其他重大贡献的。

第八章附则

第二十八条下属分子公司参照执行。