商品管理相关规定.docx

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商品管理相关规定

商品管理相关规定

第一部分入库

一、物流商品入库规范

1.商品入库必须有我司采购订单，无订单一律不允许收货。

（无采购订单包括：

1、无采购订单；2、商品型号不符；3、工厂出仓单未注明或注明错误我司采购订单号。

）

2.工厂送货车辆必须向我司保安提供我司的采购订单或订单号方能进入配送中心（MOTO、NOKIA、索爱三个品牌由物流负责查询订单号）。

3.仓管员在系统中审核采购订单，确认有效后验收入库。

4.商品入库前必须检查外包装，同时根据坏机拖回率抽样开箱检验，并在系统中做质检记录。

如发现包装有损或外观有损的残损机，仓库填写《拒收单》签字交工厂送货人，拒收残损机。

5.仓管员按质检拒收后的实际数量收货入库。

（送货数量大于订单数量按订单数量收货；送货数量小于订单数量，按实到数量收货。

）厂家送货时附带的随机赠品可以直接收货，但物流必须登记台帐。

6.商品卸货入库后，仓管员立即按实收数量办理系统入库（5分钟内完成），并记录拒收数量。

办理系统入库时，在“送货单号”栏填写“工厂出仓单号”。

不允许填写“无”或不填；“提货单”栏填写手工质检单号。

入库单办理错误时，必须办理冲销，不允许办理退货操作。

7.仓管员将入库单号填写在出仓单上，同时持工厂出仓单与工厂送货驾驶员一同至商品帐务管理员处打印入库单。

商品帐务管理员核对工厂送货驾驶员的相关资质（姓名、车号、驾驶证号），确认无误后留存一联工厂出仓单（工厂出仓单不允许盖章签字）。

打印一式一联采购入库单盖收货章（入库单不需要签字）。

（门店由仓管员进行打印入库单与记录车号、驾驶证号）。

8.工厂出仓单与入库单必须一一对应，不允许多张出仓单对应一张入库单，反之亦不允许。

（MOTO、NOKIA品牌可以一对多,不允许多对多）

9.对于开业必须提前一周根据采购订单开始备货。

备货入库同样必须要有采购订单，不允许手工入库。

10、关于手机、数码产品送货提供盖有工厂公章的串号明细表，详见单品管理规定（未出台）。

二、免费样机入库

直送门店

1.免费样机入库必须要有我司盖章（采购订单专用章）确认的商函，商函可以用复印件。

2.工厂携商函、样机到门店。

连锁店人员确认商函有效后，办理对应供应商的RTP收货入库。

3．连锁店人员用移动类办理系统收货，打印一式一联的免费样机入库单。

4．连锁店人员入库单盖收货章，交送货人，并收下商函（复印件）备查。

送货到中心库，由我司配送到各门店的

1.免费样机入库必须要有我司盖章（采购订单专用章）确认的商函，商函可以用复印件。

2.供应商携商函、样机送至相应物流办理入库，仓管员确认商函有效后，办理收货。

3.仓管员用移动类型办理系统收货，打印一式一联的免费样机入库单，盖收货章后交送货人，同时收下商函（复印件）备查。

4.仓管员依据营销下的业务用车单，用移动类型从中心仓样机库的RTP库存状态退货。

5.仓管员打印一式一联免费样机出库单，移库人员签收，仓库留存。

6.移库人根据业务用车单送货至门店，连锁店人员确认用车单后用移动类型办理系统收货，打印免费样机入库单，并至现场库盖收货章。

7.移库人员凭现场库仓管员打印的免费样机入库回物流中心销单。

三、促销品转商品

1.促销品转商品必须有营销采购品管签字的库位移动申请单。

2.仓管员根据签字的库位移动申请单在系统中采用一步式移动类型将转促销品至商品库位。

3.允许转到促销品的库位操作有：

赠品库（0006）转至常规机库（0001）；

赠品库（0006）转至特价机库（0002）；

赠品库（0006）转到包销机库（0003）。

第二部分出库

一、销售发货出库

配送发货

1.商品发货出库必须凭零售配送交货单。

2.仓库打印交货单一式两联（空调三联），先系统过帐，再实物发货，系统过帐后加盖电脑录入章。

3.仓库根据已盖章的交货单第一联（空调支架发放为第三联）进行实物发货，发货时必须核对交货单上的商品型号、数量，确保出库商品准确无误，并加盖货已发章。

4.理货工根据交货单第二联将货送至指定车位，送货工核对《派工汇总表》，确认商品无误后在交货单第二联上双签交接。

5.零售配送交货单由仓管员保管，第一联和第二联必须对应装订，按日期整理归档，保管期半年。

自提发货

1.自提发货必须有我司发票、服务类型为“自提”的“苏宁售后配送安装阳光服务凭证”。

2.仓管员核对服务凭证的提货地点、商品以及现金收讫章，确认凭证有效。

3.仓管员通过凭证上是否有“销售订单号”确认是SAP还是POS中发货。

✧POS系统操作，仓管员在系统中输入POS单号直接点击发货，不生成发货凭证；

✧SAP系统操作，用销售订单号生成交货单后发货（不需要打印交货单）；

4.自提发货必须先系统过帐，再实物发货，系统过帐后必须在服务凭证上加盖电脑录入章。

5.实物出库，要求仓管员与自提人员核对商品型号、数量，确认无误后自提人员在服务凭证上签字，仓库加盖货已发章。

配送改自提

（一）、流程

1.配送改自提必须有我司购买配送商品的发票和服务类型为“配送销售”的“苏宁售后配送安装阳光服务凭证”。

2.连锁店销售,具体操作参见[连管中心]通知字（2006）126号文“配送商品自提销售流程”。

3.仓库核实发票和服务凭证，确认有效后在SAP中查看目前货物状态。

（1）未发货，未派工，仓库删除线路、装运条件改“自提”，进行发货；

（2）未发货，已派工，仓库通知派工，撤销派工，进行发货；

（3）已发货，车离开配送中心，要求顾客回家等待；

4.仓库发货，具体操作参见“自提发货流程”。

5.发货后，若交货单打印，服务凭证与交货单对应装订。

（二）、相关规范要求

（1）客服在接到顾客的电话时，需告知顾客到商场办理，不再电话受理系统更改“配送改自提”操作。

（2）顾客自带身份证、会员卡、发票和提单相关证件与票据到现场办理“配送改自提”

操作，品类督导负责审核，现场客服见督导签字后进行系统中更改操作。

（3）不允许客服进行“配送改自提”的系统操作，其余权限仍由客服操作。

（4）物流看到品类督导签字“配送改自提”提单及发票，同时查询系统配送状态，确定为“自提”后给顾客发放自提商品。

厂送装发货

1.厂送装操作办理必须要有我司采购订单、苏宁售后配送安装阳光服务凭证。

2.厂送装办理不需要实物移动操作，但仓管员必须审核采购订单与服务凭证上商品、库位、数量保证入库、出库匹配。

3.仓管员根据采购订单办理系统入库，打印采购入库单，并盖收货章交工厂人员。

（中心库办理由商品帐务管理员盖章）

4.仓管员根据服务凭证生成交货单发货。

5．单据管理：

（1）对于印有我司标志的“配送/自提服务单”，店面要将此种单据全部收回，由店长办公室内勤负责保管，连锁店停止使用。

（2）厂送厂装的品牌不允许使用我司的“配送/自提服务单”，由供应商自印单据进行操作。

（3）连锁店“在离线或停电情况下使用《手工销售订单》。

具体操作详见《离线销售操作流程》

注：

全额订金不允许发货。

二、退厂出库

1.如工厂拖机，退厂必须有退厂订单，工厂拖机单、加盖工厂印章的拖机委托书，三者缺一都不允许办理退厂；如我司送货退厂，则凭退厂订单办理退厂。

2.工厂拖货车辆必须向保安提供以上三个凭证才能进入配送中心。

3.仓管员审核三项凭证，确认有效后办理退厂。

4.按退厂订单进行实物出库。

经销残损机退厂必须按退厂订单中的设备号提货出库（营销制退厂订单时必须填写对应实物的设备号，一个行项目只能填写一台商品）。

5.所有商品必须从物流库位退厂，不能从售后借机库退厂。

6.实物退厂必须为整套，不允许出现单件退厂。

7.实物出库后，仓管员必须马上按实际出库数量办理系统退厂，“交货单”栏填写工厂的拖机单号。

8.经销残损机退厂要求在系统中按行项目填写设备号，确保退厂出库单设备号与退厂订单一致。

9.仓管员在《工厂拖机单》上填写“退厂出库单号”，同时持《工厂拖机单》与工厂拖货人一同至商品帐务管理员处打印。

拖货人在拖机单上记录姓名、车号、驾驶证号交商品帐务管理员核对。

商品帐务管理员确认无误后，留存签字的拖机单、委托书，打印一式一联的退厂出库单，加盖“退货出库专用章”。

10.拖机出库时，保安必须审核拖货人持有的退厂出库单，确认盖章才能放行出配送中心。

11.每月末28号后不办理退厂手续。

12.门店退厂要求同上，由仓管员负责盖章确认。

13.工厂拖机单以及工厂的签收件每周一由商品帐务管理员（门店由仓管员）整理交结算部或财务结算部。

三、整理出库

1.整理出库只能为售后借机整理，不允许工厂借机整理或者售后代工厂借机。

2.经销机需要整理、代销不需要整理。

3.残损机整理出库必须要有售后理赔签字的设备清单。

整理出库的商品必须在系统中转到售后借机库（2030）。

4.仓管员采用一步式移动类型将整套商品转到售后借机库，按行项目在文本栏填写对应设备号，并打印一式两联的商品凭证签字。

仓管员根据设备清单提出整套残损机出库，不允许单件出库操作。

（实物操作可参见联合下发的号文）

5.售后整理的商品必须在48小时内归还，否则物流不允许售后再次整理提货。

6.售后整理后送货至仓库，仓管员验机后先收实物，再进行系统收货。

7.仓管员参考原有的商品凭证，在售后借机库制商品凭证一步式接货。

接货必须保证售后整理从哪库区发出，就返回哪个库区。

仓管员打印一式两联商品凭证，与售后理赔双签确认。

四、免费样机出库

退厂

1．供应商拖机必须要有我司盖章确认的拖机商函。

2．连锁店人员/仓管员检查商函，确认有效后凭商函办理对应供应商的RTP库存退货。

3．用移动类型从样机库的供应商RTP库存状态退货，打印一式一联的免费样机出库单。

4．供应商在商函上签收，连锁店人员/仓管员在免费样机出库单上盖仓库发货章，并收下商函备查（中心库由商品帐务管理员签收盖章）。

免费样机销售出库

（一）流程

1．免费样机销售必须先采购入库后再销售发货。

2．采购人员根据销售下样机采购订单。

3．连锁店人员凭样机采购订单在SAP中办理样机入库，参照采购入库规范。

4．采购入库后，连锁店人员必须采用移动类型将商品从门店样机库的供应商库存状态退货。

5．样机自提发货操作。

参见自提发货规范。

6．样机配送操作。

具体参见样机配送流程。

（二）样机销售的规范操作

1．品类督导负责查询系统商品库存情况，存在库存且出样期限未到的的情况下不允许销售样机。

2．销售样机的情况下，不允许办理转仓平帐操作，顾客亲临现场，营业员出具样机库区发票交顾客。

3．特殊情况下，品类督导、店长签字后转到常规机库进行销售。

五、商品转促销品

1.商品转促销品必须有签批的立项报告以及营销采购品管签字、结算审核的库位移动申请单。

2.仓管员根据签字的库位移动申请单在系统中采用一步式移动类型将商品转至促销品库位。

3.允许转到促销品的库位操作有：

常规机库（0001）转至赠品库（0006）；

特价机库（0002）转至赠品库（0006）；

包销机库（0003）转到赠品库（0006）。

六、外部检测出库

1.外部检测机构需出具书面手续，我司总经办签字确认后，以规范借机单的形式出库。

如外部检测机构或质量监督机构出具有效证件后要求立即带走待检测机器的，店面必须以电话形式与总经办确认，并以规范借机单的形式出库。

2.外部单位需明确检测时间范围，连锁店面、总经办应在时间范围内（尽量控制2个月以内）跟进商品返回。

3.商品返回后，物流要加强验收，对损坏严重的或无法再销售的，由其承担全部费用；对仍能销售，但只能是折价的机器，检测部门要承担一定比例的费用（如销售价的50%等）。

4.返回的机器，原则上要求事业部办理退厂操作。

不能办理的，必须在收到后的半个月内折价销售，收取的费用可作为销售亏损的补充。

七、借机单的管理规定与操作规范的要求

（一）、借机的范围与时间规定

1.内部借机：

（1）柜台向现场库的堆码借机，时间不允许超过3天。

（2）促销品的借机，当天必须更新借机单。

（3）手机销售时，顾客购买前存在看真机需求，允许促销员填写借机单，当天必须归还。

2.外部借机：

（1）外部检测出库（指质检局抽检）的借机，控制在2个月以内。

（2）外租车送错货会存在短时间借机，要求24小时之内撤单。

3.不允许其他范围的借机

（二）、借机单的规范操作流程

1.连锁店堆码借机、促销品的借机单据经督导、店长的签批同意后方可执行借机。

2.手机销售时借机单据经督导签字后执行。

3.外部检测出库的借机，经总经办许可，经连锁店店长的签批同意后方可执行借机。

4.外租车送错货短时间借机，经物流负责人的签批同意后方可执行。

（三）、借机单的规范管理

1.借机单进行编号，财务按号码登记；

2.视同财务的票据管理，发放时须由领用人签收；每次领用新单据的同时须核销旧单据。

3.领用人只能是店面内勤，用于现场堆码借机。

第三部分退换货（另约）操作

一、退换货（另约）已发入库

1.退、换货（另约）入库必须要作业单，否则不允许办理入库。

作业单包括：

退换货作业单、代销退换货作业单、退货作业单、退货作业单（代）。

2.连锁店办理退货、换异型操作顾客必须持发票、服务凭证或者盖章的拖机作业单。

3.配送商品退、换货，送货工必须通知客服创建退换货通知单，确保实物拖回仓库能够系统入库。

4.送货拖机必须核实商品、附件。

如果是开箱少附件需要顾客提供证明（顾客提供的证明必须正规，且顾客证明必须保管好，便于后期向厂家索赔附件）。

5.实物入库，仓管员、售后理赔员共同鉴定，检查附件情况，确认附件齐全。

如果存在差异（非开箱少附件），售后理赔员在系统通知单中记录缺少情况，送货工在作业单上签字确认。

仓储负责人每天打印缺附件情况给配送部负责人落实解决，每周三将附件扣款单汇总表交物流财务，由责任人进行现金购买，补齐附件。

补回附件后理赔员进行系统修改。

6.经销残损机入库必须（售后无网点，由仓管员创建）由售后理赔员（门店由退换货专员）鉴定创建设备。

经销残损机设备打印后贴于实物上，确保经销残损机与设备一一对应。

7.售后机入库需要工厂鉴定单。

若退回实物没有鉴定，则入库后售后理赔员（包括电器）通知工厂安排相关人员到仓库鉴定。

售后不是厂家授权网点的经销售后机，由客服通知工厂来仓库鉴定。

8.仓管员根据作业单进行系统操作入库。

代销换货（另约）入库后，需要做好手工台帐。

9.系统入库后必须做相应的库存状态调整。

（1）退货或者换异型退回商品的状态为质检状态，若为正常机系统状态要转成非限制，残损机则不需要。

（2）代销商品退货系统退成经销，退货入库后必须将经销转成代销。

（3）换同型（另约）入库为非限制状态，若退回为残损机必须立即转质检状态。

10.仓管员要及时检查入库的单件残损的空调，将能够合成整套好机的单件实物组合，系统实物均转到好机仓库。

11.商品帐务管理员必须每天查询商品退、换货（ZRTR010/ZRTR143），确认是否存在机器拖回但未办理入库的商品。

不允许存在两天以上未办理入库的退换货。

代销换同型操作可以通过IW59查询。

12.对于共用中心仓的二、三级市场配送作业点，在一周后送货的长期另约配送单据，要求必须做另约订单，同时将实物拖回配送中心办理入库；对于一周内的另约，作业点管理员签字确认，在作业点办理暂存，并做好手工台帐。

二、货未发退货、换异型

1.货未发的退货、换异型必须由连锁店现场服务专员通知派工。

2.派工接到要通知必须确认是否派工，并通知仓库停止发货。

若已派工要求解除派工。

3.仓库接到通知必须找到打印的交货单，停止发货，并盖作废章。

三、换货（另约）出库

1.换货（另约）出库必须要有零售配送交货单。

出库规范同正常商品的零售配送出库。

2.代销换货（另约）出库后必须在手工台帐上销帐。

3.对于空调单件的换货作如下规定：

（1）单件换货允许办理暂存，但必须在24小时内提货销帐。

（2）若换单件，客服按整套商品制换货订单，但必须在备注中注明：

只换内机、只换外机。

（3）仓库系统整套发货，但实物根据备注发半件，其余半件开暂存单办理暂存，并登记手工台帐。

理货工将发货仓库暂存单与半件实物交送货人签收。

（4）残损机换回，送货工持暂存单至发货仓库提出暂存半件商品配成整套，并在发货仓库手工台帐上销帐。

（5）送货工将整套商品送至收货仓库，仓管员根据作业单办理整套入库。

具体入库参见退换货入库。

（6）仓库、配送必须每天核对单件暂存手工台帐，确保暂存单及时提货。

4.空调配管、支架（原配）为商品附件，遇到从正常机中借配管、支架时，系统将整套空调转质检状态。

四、自提商品退换货

1.自提商品退货必须要苏宁售后配送安装阳光服务凭证，经销残损机必须要有设备，部分商品需要质量检测报告。

2.自提商品换同型货采用以物换物的操作。

3.若为退货，实物入库后开手工入库单。

4.仓库打印设备单，贴在商品上办理入库，残损实物单独存放。

5.入库后仓管员必须立刻做相应的库存状态调整。

（1）门店POS退货为非限制，如退换机中心确认为残损机，则在SAP中做转质检操作；如为正常机，则不需要调整；

（2）换货入库，若为残损机直接在SAP中转质检操作。

五、厂送装退货

货已发

厂送的退货，顾客必须持厂家拖机单与发票来我司收银台办理退货手续，收银台收下拖机单，交与结算。

1.督导每周二查询厂送装退货明细，当天收取促销员提供服务凭证，交营销下退厂订单。

2.营销到物流办理厂送装退货提供我司退厂订单、苏宁售后配送安装阳光服务凭证。

3.厂送装办理不需要实物移动操作，但仓管员必须审核退厂订单与服务凭证上商品、库位、数量保证入库、出库匹配。

4.仓管员根据服务凭证生成交货单发货，进行退货收货。

5.仓管员根据退厂订单办理系统出库，打印退厂出库单，并盖出货章交工厂人员。

（若在中心库办理由商品帐务管理员盖章）

货未发

1.顾客持发票、服务凭证到退换货中心办理厂送装货未发退货，退换货专员确认单据有效后，删除交货单，冻结销售订单。

2.顾客持签字的发票、服务凭证退款。

六、退货、换异型业务的规范操作要求，具体操作参见[连管中心]通知字（2006）126号文“退换货流程”。

1．换异型业务要求顾客凭身份证亲自到商场办理。

2．收银台在处理退货、换异型业务时，尽量要求顾客在票据背面签字收到款项金额与身份证号码。

3．我司营业员、促销员一律不得为顾客办理收、付款业务，必须由顾客本人直接到收银

台办理。

第四部分调拨

一、调拨发货

1.调拨发货必须有调拨交货单，不允许借机或手工发货。

2.配送中心由派工每天不定期查询经销调拨交货单，安排派工；代销调拨则由营销传真《业务用车单》触发调拨操作。

门店由门店仓管员查询操作。

3.驾驶员持派工汇总表提货，仓库打印一式两联调拨交货单发货双签（一联仓库留存、一联驾驶员送货）。

4.仓管员操作调拨发货时必须区分是经销还是代销调拨操作，避免用错事务代码。

（1）经销商品调拨采用交货单收发货（正向调拨发货VL02N；退货调拨发货MB0A）。

（2）代销商品的调拨是由一负一正的采购订单操作（发货MB01）。

代销商品不允许跨公司调拨。

5.商品帐务管理员（门店由仓管员查询）每天工作结束前必须查询本地点下是否有未及时调拨的订单。

6.调拨商品出库规范，可参见上面销售商品出库规范。

7.门店之间的调拨系统自动生成交货单。

需要用车的调拨,则营销在订单中维护线路。

8.开业前期出样调拨，同样必须有调拨订单。

二、调拨入库

1.调拨入库必须要有调拨交货单。

2.调拨收货必须区分是经销还是代销调拨操作。

（1）经销商品调拨正向调拨收货MB0A；退货调拨收货VL02N。

（2）代销商品的调拨收货MB01。

3.调拨收货系统数量不允许修改，系统中必须按调出数量完全收货。

对于调拨中的数量差异、包装破损部分要求入库后状态改成冻结。

4.调拨MB0A操作，“交货单”栏填写调拨交货单号；调拨差异填写在行项目“文本”栏。

5.调拨运输中的产生的数量差异部分，要求运输公司盖公章的书面确认（或其他有效书面确认）方能打印调拨入库单交接。

差异部分商品由调入公司做销售冲帐，挂运输公司往来帐，如调入公司与运输公司没往来发生，内部转帐给调出仓库所在公司。

（销售价格由运输公司大协议商定决定。

）

6.运输中包装破损的部分，由运输公司确认索赔包装后，办理入库。

（外包装赔偿标准由营销提供）。

对于包装破损部分索赔更换包装后转非限制。

7.若跨城市调拨，收货商品型号与调拨单不一致，必须通知营销补下调拨订单，再办理发货入库操作，并冲销原来的发货。

8.入库收货后，必须打印一式两联的调拨入库单（一联仓库留存、一联送货回执），并进行双签。

9.调拨回程销单必须持调拨交货单、调拨入库单，否则不予结算。

10.商品帐务管理员（门店由仓管员）每天必须查询本地点下的调拨收货未达（MB5T）；确保调拨及时收货。

（1）同城调拨发货后24小时必须收货；

（2）非快运跨城市调拨发货过帐后48小时必须收货；

（3）手机、数码、电脑等快运商品根据距离远近，最迟在发货后4天内必须收货。

11．对于由调入公司的车辆去调拨发货仓库提货的情况，需要由调入公司传真拖机委托书至调出仓库，相关操作同正常调拨出库的操作。

三、调拨单据的规范要求

转仓操作的商品全部由物流负责配送，货物送达要带回入库单进行结算销单，不允许个人操作转仓提货。

第五部分库存管理

一、堆码

1.商品堆码必须要求整齐，应按层堆放。

2.相同型号的商品应集中存放，因库房客观原因需要分堆存放的最多只能存放两处。

3.同品类商品应存放在相邻的位置。

4.部分C类商品（具体规则见管理中心通知）要求单独摆放。

此类商品允许不同型号混堆，但需要将型号面向通道，便于盘点。

5.残机堆码要求按规范对放。

二、日常盘点：

1.仓库必须每日打印库存盘点表进行实物盘点，代销另约商品需单独查询核对；门店财务主管周一至周五每日早上9：

00负责打印样机盘点表，交督导进行盘点并于每日10：

00前将签字后的盘点表交回财务。

2.盘点过程中，要求盘点人员见物盘物，并在盘点表上记录实物数量。

3.盘点结束后，核对实物盘点数量与系统数量，对于有差异的商品进行再次盘点，确认数量差异，则要求仓管员查找未达、发错货等核实原因。

商品帐务管理员每天抽取仓管员签字的盘点表，不定期进行抽样盘点复查，每周至少2次。

4.确认差异原因后，报仓库主管一周处理一次。

对于仓库作业人员造成的差异由责任人承担，并在当月工资中体现。

5.旺季期间，要求财务对销量大的商品每天监督盘点。

三、新开公司（新开店）的店面盘点：

（由公司财务负责人、连锁店负责人组织落实）

（一）、开业前盘点

1.门店库商品、样机、促销品在开业前一天下午4点开始盘点，4点到盘点结束期间不允许办理出入库。

2.中心库在开业前一天下午2点开始盘点，盘点时不予收、发货。

（二）开业后盘点

1.双周开业的分公司或店面安排在下周二进行盘点。

2.黄金周开业的分公司或店面安排在10日盘点，如10日为周五/周六/周日的，则相应调

整时间。

3.其他时间的开业，其公司开业后的盘点时间另行通知。

四、搬迁仓库、闭店情况的盘点：

（一）、搬迁仓库

1.物流组织在搬迁前日（视库存量的大小，