档案管理教案.docx
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档案管理教案
档案管理教案
专门档案管理 专门档案是指在一定的专业领域或专门因为活动中产生的，记载特定的专业信息，具有稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自的整理和管理办法的各种门类档案的总称。
如科技档案、司法档案、会计档案、人事档案、教学档案、艺术档案、外交档案、病历档案等。
专业档案与文书档案相比，在产生的领域、内容、形式、形成规律，以及价值和作用等方面都存在差异性，文书档案通常是指各个单位或组织的党、政、工、团组织在其活动中形成的文书和相关文件材料的总和。
其内容有较强的政治性和行政管理性，具有通用性的文种和相应的文件格式，文书档案的形成规律与党务活动和政务活动的规律相一致。
而专门档案则是各个单位或组织在从事专业活动中形成的专门文件材料，其内容具有很强的专业性，在形式上，每种专门档案都具有规范的、专门的格式，其形成规律与移液管的专业性活动的规律相一致。
专业档案一般具有很强的现行效用，为特定的专业活动提供基本数据和信息。
专门档案的种类繁多，而每种档案都有自己特定的形成领域、内容和形式。
第一部分：
人事档案管理 所谓人事，“并不是指人和事，而是指用人治事，主要是指人的方面，以及同人有关的方面”。
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记载和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。
它是考察和了解员工、做好组织人事工作不可缺少的依据，也是人才开发的重要信息和数据，是编写人物传记和专业史的宝贵史料。
在我国主要有干部档案、工人档案、学生档案和军人档案四种。
一、人事档案的特点：
1、真实性 1 人事档案是组织、人事、劳资等部门在培养。
选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料，是进行人事管理活动的重要依据，。
从个体上说，档案人员要保证每一份人事档案材料从来源、内容、形式等方面都必须完全真实可靠。
从整体上说，要求人事档案应完整系统地既客观地反映过去，又真实地反映现在，达到“档若其人”。
真实性是人事档案的生命，是人事档案是否正确发挥子作用的基础和赖以存在的前提。
2、动态性 一份人事档案建立以后，并不意味着人事材料的完成和收集工作的结束，而是随着它所记录的个人情况的变化，连续不断地增加新的内容，补充新的材料，并随人员的流动而流动。
人事档案的动态性表现在人事档案载体经常流动和内容不断增加两个方面。
一方面，人事档案的主体是不断流动的，调动、晋升、免职、辞职、下岗再就业等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。
因此，人事档案须随人员的流动经常传递和流动，只有等当事人死亡，有保存价值的人事档案移交给档案馆后，才能停止这种流动。
“档随人走”、“人档统一”，这是我国目前人事档案管理得一条基本原则。
另一方面，人事档案的主体大多数仍然在各行各业的岗位上工作或学习，当事人每时每刻都在谱写自己的历史，这就决定了人事档案将随着个人的成长、工作或学习的延续不断产生新的记录材料，因而人事档案也在不断补充新材料，增添新内容。
3、保密性 人事档案集中记述了一个人的自然状况、学习、工作经历、德才表现、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入情况、职务职称、技术专长等各方面的信息，其中必然有相当一部分内容涉及到公民的个 2 人隐私或其他机密，因此，人事档案在相当长的时间是保密的，不能对外公开，以维护个人权益。
人事档案的解密与开放，必须在当事人死亡以后若干年才能实行。
4、专指性 人事档案是以个人为单位组成的专卷，其内容集中反映了一个人的经历、政治状况、品德才学、业务状况等全貌。
卷内的每一份文件，都必须反映特定个人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。
因此，无论是从人事档案的内容还是形式上看，人事档案都集中反映了某个人的历史全貌，具有明显的个人专指性。
二、人事档案管理的地位和作用
（一）人事档案管理的地位：
人事档案管理即档案管理人员根据工作的实际需要，依据上级的有关规定，把单位的人事档案集中起来统一管理的工作。
人事档案管理是组织人事工作的一个重要组成部分，是贯彻执行党的干部路线、方针和政策、选贤举能、知人善任的重要依据，在组织人事工作中占有相当的地位，是组织人事工作地“先行官”。
人事档案管理工作质量的高低，直接影响着组织、人事工作地正常进行。
人事档案材料收集齐全、管理得当、利用方便，就会事半功倍，大大提高组织人事工作的效率。
否则将会贻误时机，影响对干部的正确选拔和使用，给工作带来被动。
（二）人事档案的主要作用：
1、依据作用。
于人事档案是个人历史的记录，所以在人事管理工作中，要全面、客观、历史地了解职工，除要在实际工作中对职工进行考察外，还必须借助查阅人事档案来了解或查考职工的情况。
人事档案是正确挑选、培养和使用职工的一个重要依据。
3 2、凭证作用。
人事档案的凭证作用，是人事档案的形成和本身的特点决定的。
于人事档案客观地记录了每个人以往的历史情况，是令人信服的历史凭据，所以作为历史凭据的人事档案，具有无可臵疑的证据作用。
从人事档案的形式上看，档案材料上保留着真实的历史标记，如本人或当事人的签字，机关或个人的印信以及有关照片等，因此，人事档案可以成为查考、了解和处理职工有关问题的证据。
3、参考作用。
人事档案不仅记录了职工在社会活动中的经历，而且反映了每个人在不同时期的思想状况以及从事政治和生产活动的经验教训，因此，人事档案是一种难得的第一手材料，在一定的程度上反映了当时的历史情况，这对于考察了解以往情况，研究有关事物的发展规律，以及撰写党史、革命回忆录和其他历史材料等有着重要的参考作用三、人事档案的收集 人事档案材料收集的重要性：
将反映员工个人有关情况的文件材料集中到人事档案管理部门即是人事档案材料的收集工作。
人事档案资料的收集是人事档案工作的起点。
人事档案工作的其它各项工作都是在收集工作地基础上开展起来的。
收集工作质量的高低，直接影响着人事档案工作中的其它环节。
因此，要做好人事档案工作，必须首先做好人事档案材料的收集工作。
人事档案收集的基本要求人事档案收集的基本要求是全面和及时。
所谓全面，就是将有关组织和个人在现实生活中形成的人事档案材料毫无遗漏地收集上来。
4 所谓及时，就是将人事档案材料在尽可能齐全的基础上尽快地集中到人事档案管理部门。
及时和全面有着密切关系，只有收集的全面，及时才有意义；同时，只有收集的及时，才能做到归档及时，才能充分体现收集全面的作用。
档案管理人员必须充分认识全面和及时的重要性，积极做好收集工作人事档案的收集范围 人事档案是集中反映个人经历、品质才学、工作表现的历史记录，凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治面貌、思想品德、业务能力、工作业绩、技术专长、学术水平、奖惩情况等方面的弱势材料，都属于人事档案的收集范围。
根据《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《企业职工档案管理工作规定》等有关文件的规定，人事档案主要包括如下几个方面的材料：
1、各种履历材料，包括履历表、简历表、各类人员登记表、个人简历材料、更改姓名的材料。
2、自传及属于自传性质的材料。
3、各类鉴定、考察、考核材料。
4、学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料。
包括：
高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习成绩表、学历证明材料、选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表；创造发明、科研成果、著作及其重大影响的论文如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
5、政审材料。
包括：
审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待和说明情况的材料、主要证明 5
材料；甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
6、参加党团组织及其他社会组织的材料。
包括：
中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。
7、奖励材料。
包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹，各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报、表扬等材料。
8、处分材料。
包括：
处分决定，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。
10、其他可供参考的材料。
包括：
体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残疾等级的材料，办理干部丧事活动中形成的悼词，报纸报道的消息、讣告，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等等。
人事档案的收集渠道 人事档案来源广泛，须通过各种途径尽可能收集齐全。
不同类型的人事材料有不同的收集渠道：
1、通过组织、人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升专业技 6 术职称、出国、提干、入党入团、调整工资级别、离退休等方面的材料。
2、通过各级教育部门收集学历、学位、学衔、学习成绩、在校表现等方面材料。
3、通过业务部门和科技管理部门收集业务成绩、技术职务评定、技术发明、成果鉴定材料。
4、通过纪律检查部门、司法部门、行政监察部门、公安部门收集个人违法乱纪所受的党内外处分、刑事判决书、个人检查及其撤销处分、平反决定等材料。
5、通过军队有关部门和民政部门，收集曾在部队服役人员的档案材料，地方干部兼任部队职务的审批材料，复员和转业军人的档案材料。
6、向有关单位和个人收集其他按规定应予归档的人事材料。
人事档案的收集方法 1、人事档案应连续不断地进行收集 在个人的生命里程中，人事档案材料会随着个人的成长和持续的社会活动而不断的增加，因此必须连续不断地对其收集、补充，才能保证人事档案的完整、齐全，反映个人学习、工作、品质和才学的全貌。
2、人事档案应根据其来源定向收集 人事档案材料的形成情况比较复杂，有的是在个人活动中形成的，有的是在各部门人事活动中形成的，致使人事档案材料分散在部门和个人手中。
应根据个人经历和社会实践活动的实际情况，向经常产生人事档案资料的一定单位和部门实行定向收集。
3、人事档案应根据单位的工作活动规律定时收集 定时收集是按照一定的时间规律定期向有关部门进行收集。
人事档案部门要掌握单位单位工作活动规律和人事档案的产生特点，及时收集新产生的人事档案材料。
4、人事档案应根据其形成规律进行追踪收集 7 人事档案材料不是孤立形成的，一项活动、一次事件，都会产生一系列互有联系的人事档案材料。
例如，围绕某次事故的处理，会形成事故调查、复查、取证、对当事人处分决定、当事人检讨和申诉等一系列材料。
应根据现有档案或掌握的线索，将一次事故或一项活动中形成的与当事人有关的人事材料收集齐全。
四、人事档案的整理 人事档案的整理是对收集来的人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
于人事档案来源广泛，形式多样，往往是单份或活页材料，零散杂乱，规格不一，因此，人事档案的整理工作是一项比较烦琐的工作。
人事档案的整理须分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
人事档案的正本和副本 人事档案的正本和副本主要用于干部档案。
人事档案的正本是全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的，主要供主管干部的人事部门保管使用。
副本是正本的浓缩，正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件，主要供协助管理干部的人事部门使用。
建立人事档案的正本和副本，有利于保护人事档案的安全，也在一定程度上方便了人事管理工作的进行。
人事档案的分类 根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理细则》的规定，干部档案材料的内容可分为10类：
第一类：
履历材料。
第二类：
自传及属于自传性质的材料。
8 第三类：
鉴定、考察、考核材料。
第四类：
学历和评聘专业技术职务材料。
第五类：
政治历史情况的审查材料。
第六类：
参加中国共产党、共青团及民主党派材料。
第七类：
奖励材料。
第八类：
处分材料。
第九类：
反映职务、职称、工资情况的材料。
第十类：
其他可供组织上参考的材料。
人事档案的排列 人事档案归类以后，每类中的材料要按一定的顺序排列。
人事档案排列的基本要求是：
重点突出，方便查找，反映材料之间的内在联系，便于新材料的补充。
人事档案的排列方法主要有：
1、按时间顺序排：
即按人事材料形成时间的先后顺序。
适应于一、二、三、四、七、十类。
2、按重要程度排列：
即按照人事档案材料内容的主次关系排列。
适应于五、六、八类。
如入党志愿书应排在入党的其他材料之前。
3、按材料性质相对集中排列：
即按人事档案内容所反映的问题分别排列。
这种方法便于揭示材料间的内在联系适应于内容比较繁杂的如第九类的排列。
上述三种排列方法常常是结合采用的，如按问题结合时间顺序排，按问题结合重要程度排列。
人事档案排列后，要填写卷内目录于卷首，以固定人事档案材料的位臵。
目录登记的项目有：
类别、材料名称、形成时间、份数、页数、备注等。
五、人事档案的鉴别 9 人事档案的鉴别，是人事档案管理部门按照有关规定对收集起来准备归档的材料进行审查、甄别材料的真伪，判断材料的保持价值，确定其是否归入人事档案的工作。
是人事档案质量的保证，政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。
主要方法有：
、人事档案鉴别的依据 人事档案的鉴别的依据主要有两方面：
1、人事档案的内容。
即对人事档案的内容进行鉴别，对其真伪和价值进行甄别和取舍； 2、人事档案的主体。
即对人事档案形成者的社会地位、影响力及其主管部门进行判断，决定其在何处保管以及保管期限。
、人事档案鉴别的方法1、判断是否属于人事档案。
2、判断是否属于本人的档案材料。
人事档案是以个人为单位整理立卷的，归档的每一份材料都应确属其人，要避免张冠李戴的错误。
区别材料是否同名异人的有效方法是将材料与档案认真核对，主要是看性别、年龄、籍贯、工作单位、工资级别、职务等是否一致。
3、检查材料是否齐全、完整。
4、检查材料是否真实、准确。
人事档案的内容必须真实、准确，能够实事求是的反映个人的实际情况，鉴别时对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。
对那些恶意歪曲或诬陷的虚假材料，一经发现，应立即剔除。
5、审查材料是否处理完毕，手续完备。
凡不符合归档要求、手续不完备的归档材料，须补办完手续后再归档。
10
凡因编写历史资料需了解员工有关情况的，只要员工在世，一般不提供人事档案； 履行一定手续后允许从档案中摘抄复制有关的材料，经同意摘录或复制的材料，应档案管理人员认真核对无误后加盖人事档案材料专用章，说明此件抄自某某档案。
借用 借用是指因特殊情况，查阅不能解决问题时，将档案借出利用，属于下列情况之一的，按规定办理手续后，可以借出利用:
1、对员工某个问题进行复查； 2、对员工进行组织处理需考查有关情况； 3、本单位分管员工任免、调动、考察等部门需要时；4、为培养、选拔而对某人进行必要的了解时；5、其他一些特殊情况。
编写参考资料 参考资料是人事档案管理部门根据保管的人事档案内容，综合编写、加工而成的材料。
它是利用工作的一种方式。
参考资料的种类有：
1、人事卡片。
它是人事档案基本内容的高度概括和综合，它能反映员工的基本情况，在一定程度上可以代替人事档案提供利用，满足组织人事工作的需要。
又称人事档案代理卡片。
2、员工职务变动和工资变动审批表。
这两种表是对员工基本某方面情况的积累登记，能够系统地反映员工某方面的情况，放在人事档案中就转化为档案的构成因素。
3、基础数字汇编。
就是将员工的年龄、性别、文化程度、政治面貌、职务等 16 基本情况整理出基础数字汇集，为组织和领导分析、决策问题提供参考。
第二部分：
科技档案的管理 科技档案是指在科技和生产活动中形成的，具有查考利用价值、已经归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带、磁带、光盘等各种类型和载体的科技文件材料。
科技档案是一个复合的概念，它是对在科技和生产活动的各个专业领域所形成的专业档案的通称。
来源广、数量大、涉及专业领域多，而且多国家的科技事业和社会生产力发展具有重要意义。
一．科技档案的特点：
1、专业性 科技档案的专业性主要体现为其形成领域的专业性和内容的专业性。
首先，科技档案都产生于科学技术活动的专业领域，是相应的专业科技活动的记录和产物。
其次，科技档案的内容都具有鲜明的专业性。
科技档案的内容是它所反映的科技、生产活动决定的，在哪个专业领域的形成的科技档案，就集中反映了哪个专业领域的内容性质和相关的技术方法和手段。
专业性特点是科技档案管理的主要依据之一。
2、成套性 科技档案的成套性特点，是科技、生产活动的特点决定的。
任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，围绕这个项目或对象，自然而然形成了一系列相关的科技文件材料，这些文件材料在在内容上密切联系，记录和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，从而构成了一个反映该项科技、生产活动的档案材料的有机整体。
3、多样性 17 科技档案的来源十分广泛，凡是进行科技、生产活动的单位，都在形成与自己工作活动相关的科技档案。
于科技档案众多不同的专业来源，导致了其种类的多元化。
如基本建设活动中产生了工程设计档案、施工档案；生产活动中产生了产品设计档案、生产工艺档案、设备档案；自然观测活动中产生了气象档案、水文档案、天文档案、地震档案等。
4、现实效用性 文书档案归档后，基本上完成了现行功能，绝大多数只是用于历史查考。
而归档进入档案部门的大多数科技档案材料，任然处于活跃的现行期，而且在较长时间内发挥现行效用。
如，在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行这件的必要条件；在生产单位，归档保存的设备档案是设备安装、使用和维护不可缺少的依据。
科技档案的现实效用性特点，对科技档案的管理提出了特殊的要求。
如科技档案必须与其反映的科技对象保持一致，当科技对象的结构、要素和功能发生变化时，相应的科技档案须及时补充和更改，以维护科技档案的准确性。
5、科技成果性 科技档案不仅记录了科技活动的完整过程，而且承载了大量的科技信息，其本身就是科学研究和技术活动的科技成果。
科技活动中形成的每一份科技文件，都具有二重性，既是某一工作环节的记录，又是这一环节的成果。
在一项科技活动中，每份科技文件的记录性和成果性并不是均等的，而是有强有弱。
一般而言，开题阶段所形成的科技文件记录性较强，成果性较弱，而总结阶段所形成的科技文件记录性较弱，成果性较强。
科技档案收集、整理的完整性和成套性对于科技档案的成果性具有重要的保证。
二、科技档案的种类 随着人类科技活动领域的拓展，新的科技档案种类将不断增加，大体可分为六 18 大类：
1、工业生产技术档案 工业生产技术档案是在工业产品的设计、研制、生产活动中形成的科技档案。
可分为工业产品设计档案和产品制造档案两大部分。
工业生产技术档案的基本特点是以产品型号成套。
围绕一个型号产品的设计、生产和制造活动，就形成了一套具有相关联系的档案整体。
2、农业生产技术档案 农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业的生产、技术活动中形成的科技档案。
农业生产技术档案主要有种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等。
农业技术档案具有形成周期长、地域性强等特点。
3、基本建设档案 基本建设档案是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维护活动中形成的科技档案。
基本建设档案按工程对象性质的不同，分为工农业生产基建档案、军事国防工程基建档案和民用工程基建档案三种；按内容可分为工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。
基建档案的特点是以工程项目成套。
其成套性特点十分突出。
4、设备档案 设备档案是各种机器仪表和仪器仪表的档案材料。
设备档案的基本特点和产品档案一样，是以型号成套的。
其来源可分为自制设备档案和外购设备档案两种。
5、自然科学研究档案 自然科学研究档案是指科技研究部门、高等院校、生产建设单位在自然科学研 19 究活动中形成的科技档案。
科研档案按科研性质可分为基础科学研究档案、技术科学研究档案和应用科学研究档案三种类型。
科研档案是围绕某一个科研课题形成的一整套相互联系的档案材料，其基本特点是以科研课题成套。
这是有科研活动的特点决定的，科研活动都是以某一课题为单元，按课题来开展研究的，围绕这个课题的研究活动就形成了一套在程序上前后衔接、在内容上相互联系的科技档案整体。
6、自然现象观测档案 自然现象观测档案是在地质、地貌、水文、气象、天文、地震等自然现象观测和研究活动中形成的档案。
于观测对象和观测方法的不同，自然现象观测档案在内容构成方面差别很大。
自然现象观测档案的显著特点是包含有大量的数据和图表。
三、科技档案工作的性质和基本原则科技档案工作的性质 1、科技档案工作是一项专业性很强的工作 科技档案工作的专业性体现在三个方面：
一是工作对象具有专业性。
二是工 作内容和工作方法的专业性；三是科技档案工作具有较为完整的专业理论知识体系。
2、科技档案工作是科技管理工作的组成部分 科技档案是伴随着科技、生产活动同时产生的，又是继续进行科技、生产活 动的必要条件。
科技档案承载了大量的、系统、完整的科技信息，为科技、生产活动的持续进行提供了信息储备和知识储备，有利于减少重复劳动，提高工作效率。
我国《科学技术档案工作条例》规定：
科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。
科技档案工作的基本原则 20
我国《科学技术档案工作条例》在第一章总则中规定：
各单位应当按照集中 统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
四、科技档案的收集1、科技文件材料的归档范围 科技文件材料归档范围的标准和普通档案大致相同，即看它是否具有保存和 利用价值。
凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围。
2、科技文件材料的归档时间 与普通文书不同，科技文件材料没有固定的归档时间，应根据科技文件材料 的不同类型和特点、不同的形成规律和利用需求来确定合适的归档时间。
一般可分为随时归档和定时归档两种：
随时归档适用于机密性强的科技文件材料和外来材料； 定时归档的可分为按项目结束时间归档、按子项目结束时间归档、按工作阶 段归档和按年度归档四种。
凡是需要归档的科技文件材料，科技业务部门和有关科技人员收集齐全， 核对准确，并加以系统整理，组成保管单位，方可归档。
为确保归档材料的完整与质量，凡需归档的科技文件材料，都应经过项
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