XX电大行政管理专科办公室管理作业答案.docx

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XX电大行政管理专科办公室管理作业答案

XX电大行政管理专科办公室管理作业答案

办公室管理形成性考核册答案指引（xx、9）

办公室管理作业1（第一、第二章）

一、单选选择题

1、B2、D3、A4、C5、A6、A7、D8、C

9、B10、A

二、判断题

1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

P5（说明：

这表示要参考教材第5页的

内容，下同）

（l）辅助性：

办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助

性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自

己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

（2）综合性：

办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；

办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（3）服务性：

服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工

作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工

作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

P8

善谋：

能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要

“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环

境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技

巧相结合。

3、简述办公室设备使用规范。

P16

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

P20

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到．④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

1．调研工作的准备阶段

（l）准备调研内容：

①确定调研课题：

领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求：

既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。

③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

（2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。

（3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短．少而精，避免人浮于事。

（4）调研任务前的准备工作：

学习和掌握与课题相关的__的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。

（5）明确调研各阶段的任务和要求：

①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。

②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是

理清思路、摆明措施。

③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。

④调研的末期，拟定调研提纲。

调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。

2．调研工作的实施阶段

实施阶段是调研工作的中心阶段。

其实施步骤为：

确定调查方法，搜集、调研材料，综合分析调研材料。

（l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。

小提示：

各调查方法常综合、交替使用。

（2）搜集、调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。

（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。

3．调研工作的完成阶段

本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。

（l）确定主题：

主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。

（2）选用材料一：

材料要具有典塑性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。

（3）拟写提纲：

注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引

办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）

作业1

1．将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。

记录上司指令及会谈、会议内容

2[文书制作]复印资料。

打印文稿及表格

3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。

信函和邮件的处理。

4[档案管理]档案管理。

5[会议组织]安排会议事务，并做会议记录或纲要。

记录上司指令及会谈、会议内容。

6[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7[信息资料]准备好公司要公开的资料；收集及各种信息

8[信访工作]替上司接洽外界人士。

例如记者、工会职员等。

接待宾客和员工的来访。

9[接待工作]接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。

10[协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11[督查工作]督导一般职员或速记员。

12[日程安排]替上司定约会并做好记录；

13[日常事务"]阅读并分类信件通讯事务、电话；

14[办公室管理]办公室环境的布置和,保管办公室设备及用品15[其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项办的事项-]

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事，如银行、邮局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；

（2）软盘、光盘等；

（3）铅笔；

（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；

（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期

号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

（9）小刀；

（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大

头针、纸夹等。

3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：

计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最

佳。

（2）实施的步骤，要注意：

同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的

工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工

作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的

过程开展。

三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结

果对下一次的计划有所帮助和启示。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

本题的例子请同学们见教材第28页。

同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计

划书，不要抄袭。

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方

法的认识。

1．请示方法和报告方法；

2．计划方法和方法；

3．受意方法；

4．传达方法；

5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。

可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文

件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易

于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就

某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。

有一天，总经理把我叫到办公室让我写一

份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、

公司取得的成绩。

当时，__经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显

得自己没有能力，而没有去请示总经理。

只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根

本就不行。

后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，

才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：

同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。

但是要注意按

照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。

既要简要说明教材中的相关知识

点，又要结合实际谈谈自己的体会。

本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学

们在回答本题时要加以注意。

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些？

1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的，和其它单位__的电话号码本。

4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题的答案请同学们见教材第72页。

教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；

（2）上司繁忙时；

（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

1、注意把握时间，灵活的话，可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏；2、主题；这是一个相当重要的环节，在议题上一定要扣紧；3、发言顺序；这个直接关系到会议质量，一般的顺序是先谈问题，再表扬，最后总结；4、中场休息，这个时间要选择合适；5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能及时的发表意见。

二、日程安排表的种类大致有几种？

试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。

是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。

一般于年初将整个年

度的活动事项成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从

早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？

请列出工作要点。

（1）准备旅行计划和旅馆信息。

旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。

如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

（2）制定约会计划。

约会计划表应该包括：

城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。

（3）为商务洽谈收集资料。

把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有

关的信件、__及其他相关资料。

你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

（4）决定旅行用品。

把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。

打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表

·信纸、信封（普通的、公司的、大号的）、邮票

·笔记本

·地址目录：

电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业__

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛

巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所

以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。

包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入者，以及薪

金以外有超额的收入，都需要按税法申报。

特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，

由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。

文秘人员应将支票

办公室管理形成性考核册答案

办公室管理作业1（第一、第二章）

一、单选选择题

1、B2、D3、A4、C5、A6、A7、D8、C9、B10、A

二、判断题

1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

P5（说明：

这表示要参考教材第5页的内容，下同）

（l）辅助性：

办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

（2）综合性：

办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（3）服务性：

服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

P8

善谋：

能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

3、简述办公室设备使用规范。

P16

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到．④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用晶应保存在干燥和通风好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放

制度，确定物品发放人。

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

1．调研工作的准备阶段（l）准备调研内容：

①确定调研课题：

领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求：

既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。

③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

（2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。

（3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取