信用管理制度.docx
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信用管理制度
山西教场坪集团玉岭煤业有限公司
信用管理制度
山西教场坪集团玉岭煤业有限公司
二零一六年一月二十日
目 录
法律法规学习制度
1、定期组织进行合同法律法规的系统、详细学习，制订学习的内容、时间安排计划表，组织人员学习，并做好每次学习记录。
2、董事长、矿长、各部门负责人必须带头参加合同法律法规的学习。
信用管理人员、销售、供应、财务等部门业务人员及专（兼）职信用管理员必须经过合同法规的系统培训和考核。
3、公司分管信用工作的负责人，部门分管信用工作负责人及信用管理员定期组织活动，结合信用管理中遇到的实际问题，学习新法规，解决新问题。
组织案例分析会等，并做好书面记录。
信用体系建设工作方案
一、信用建设的指导思想
按照市场经济体制要求,开展信用建设活动，建立良好的信用制度和诚实、守信的约束机制，提高企业信用管理水平，增强企业防御市场风险和参与市场竞争的能力，为创造诚实、守信的社会氛围和构建和谐社会作出努力。
二、开展企业信用建设的主要内容
1、依法经营，诚实守信，自觉维护煤炭市场正常秩序，为用户提供优质产品。
2、遵守《安全生产法》、《煤炭法》和《合同法》，认真执行山西省煤炭生产行业行为规范，依法开展煤炭生产、销售经营活动。
3、做到文明经营，注重环境保护，抓好安全生产，自觉维护国家和人民生命财产安全。
4、加强质量管理，做到不掺假、不以次充好、不哄抬物价，价格浮动予以事先公布，并设定合理的过渡期。
5、处理好煤矿的债权、债务，依法追讨煤炭销售拖欠款和计划调拨煤炭款项等各种债权；及时支付员工工资，及时偿还拖欠的材料款及其他债务，在社会经济活动中树立良好的企业形象。
6、严格用工制度，关心职工生活，加强职业培训教育，提高全员文化素质和业务素质。
如期发放职工工资，为员工办妥医疗、养老等各种保险，做好企业稳定工作，确保社会稳定。
7、依法纳税,自觉维护国家利益。
三、开展企业诚信建设的方法
1、宣传发动，引导员工投入企业信用建设活动中来。
通过各种会议、讲座和培训，在企业中广泛宣传依法经营、诚实守信，增强企业全体员工的诚信意识，提高守信和维护自身合法权益的能力。
2、建章建制，加强企业信用管理，建立和完善一整套从用工管理、施工管理、质量管理、预决算管理、安全生产、职工教育等制度，在企业内部建立信用管理体制，增强企业守信自觉性。
3、建立企业内部征信机制，收集整理好企业日常发生的涉及企业各个方面的信息，用文字和表格形式加以集中，便于及时反映和宣传企业，提高企业在社会中的形象和影响。
4、教育企业内部各级领导管理干部，充分重视企业信用建设，要认识到信用是生产力，良好的信誉是企业综合素质的体现，是企业进入市场“通行证”，亦有利于提高企业的竞争力。
5、建立信用建设自评自查制度，定期检查信用建设情况，总结经验，找出存在的问题，及时改进，为创品牌企业作不懈的努力。
四、组织保障：
（一）建立领导机构
成立信用管理部，煤矿分管经营副总为信用管理部分管领导，负责企业信用体系建设工作的组织领导和工作协调。
商议、决定、协调处理企业诚信体系建设中的重大事项。
（二）纳入财务预算
在充分利用现有资源的基础上，本着精打细算、逐步投入的原则，编制工作经费计划，纳入财务预算，确保我矿企业信用体系建设工作得以顺利进行。
信用管理机构、人员岗位责任制度
为了我矿信用工程建设方案的有效贯彻与执行，经研究决定成立信用管理组织机构。
一、成立信用管理机构领导组
组长：
纪秀钦
副组长：
孟德元郑一金郭耀斌靳选庞尔星杜占芳
专职管理人员：
张秀清、秦普杰
一、信用管理部职能
1、组织宣传、贯彻合同法律法规条例，培训信用管理人员，依法保护本矿的合法权益。
2、制定、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法，组织实施信用管理工作的考核。
3、对客户进行资信调查，建立客户信用档案，并进行动态化管理。
4、处理好企业的债权、债务，依法追讨销煤拖欠款和计划调拨款项等各种债权；及时支付员工工资，及时偿还拖欠的材料款及其他债务。
5、利用征信数据库资源，帮助销售部门开拓市场。
二、岗位责任制度
1、组长的主要职责
（1）加强信用管理工作，支持信用管理部开展工作，解决信用管理工作中的重大问题；
（2）授权委托合同承办人员对外签订合同；
（3）对本公司合同承办人员进行考核、奖惩；
（4）定期了解合同的签订、履行情况。
2、副组长的主要职责：
（1）组织合同法律法规的宣传、培训，组织信用管理案例评析会；
（2）制定、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法，组织实施信用管理工作的考核；
（3）统一办理授权委托书，严格管理本矿合同专用章的使用；
（4）汇总、分析客户信用数据，向有关部门提供咨询服务；
（5）协调经营、销售、财务等部门的相互关系。
3、专职管理人员的主要职责：
（1）协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。
（2）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现，保管好合同专用章。
（3）检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。
（4）登记合同台帐，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况。
（5）参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
（6）定期向组长、副组长汇报信用管理情况。
（7）配合有关部门共同搞好信用管理工作。
4、供销部门的主要职责
（1）参与本矿重大合同的论证、洽谈、起草和签订工作；依法签订、变更、解除本部门的合同；
（2）严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审；
（3）对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。
做好本部门合同的登记、统计、归档工作；
（4）在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向信用管理机构、信用管理员通报；
（5）负责评审顾客对质量要求的标准和质量保证能力；
（6）参加本部门合同纠纷的处理。
（7）配合企业信用管理机构做好信用管理工作。
5、财务部的主要职责
（1）加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。
（2）做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议。
（3）配合企业信用管理机构做好信用管理工作。
三、诚信管理员考核与奖励
1、考核范围：
本公司信用管理员。
2、考评时间：
公司每年年终组织一次考核评审活动，在对各有关部门信用管理工作检查基础上进行考核。
3、考核内容
序号
考核内容
应得分
一
1、掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识
3
2、认真参加本矿举办的业务和有关法律法规学习。
5
二
1、检查所签订合同符合“三性”（合法性、真实性、可行性）
3
2、检查所签订合同符合“五审查”（对方主体是否合格，授权代理是否合法，资信是否有保证，经营范围是否超出，合同结算方法和法定程序是否符合规定）。
3
3、检查除即时清算结帐外的经营业务，是否签订了书面合同。
3
4、检查使用分类合同文本的正确性和合同内容合法、条款齐全、手续完备。
6
5、检查签订合同人员的有效代理范围和权限。
4
6、检查杜绝无效合同的出现。
4
三
1、检查有关合同审查表的办理和送审，内容齐全，手续完备。
5
2、定期或不定期与部门业务员对帐。
6
3、经常督促合同的履约行为。
5
4、全面了解本部门的合同履行情况。
6
四
1、检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续齐全。
6
2、协助做好信息反馈和信访工作。
4
五
1、建立合同台帐。
6
2、合同台帐的登记质量（台帐登记及时、正确、全同）。
10
3、检查合同章的使用和保管。
5
4、做好有关资料的保管和归档工作。
6
六
1、在信用管理上有创新的典型事例（包括运用计算机管理等事项）
10
合计
100
4、考核部门
获奖名单由综合办根据考核内容进行考核评审后报组长批准。
取消资格的审批程序由综合办将名单及考核依据报组长批准。
5、奖惩方法
信用管理员的奖励等级设三等：
即先进、优胜和表扬；获奖者以精神奖励为主，并分别给予适当的物质鼓励。
（1）获先进名单从考核总分在95分以上者中产生；
（2）获优胜名单从考核总分90-95分者中产生； （3）获表扬名单从考核总分在80-90分者中产生；
诚信管理员的惩处方法：
（1）凡考核总分首次达不到60分者，由部门分别给予教育、帮助和扣发奖金；
（2）凡考核总分两次达不到60分者，取消诚信管理员资格；
（3）凡利用合同从事违法违纪活动者，取消诚信管理员资格并按情节轻重，追究其行政或法律责任。
法人授权委托书管理制度
1、“法人委托书”必须是本矿生产经营活动中确需签订合同，并授予具有经济工作经验的有关人员。
未取得“法人委托书”的其他人员一律不得对外签订合同。
2、信用管理机构负责“法人委托书”的申请审核、证件办理，变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作。
3、凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定的信用管理规定和有关的配套制度，做好合同台帐记录，以备考查。
4、凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续：
①“法人委托书”授权内容变更；
②证件有效期届满，不再对外签约；
③持证人因工作变动，不再对外签约；
④持证人因调离本矿、退休或死亡；
⑤持证人因违反本矿管理制度，情节严重需撤消“持证人”资格；
⑥持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假的。
5、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用管理机构，由信用管理机构向组织或信用管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。
6、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责回交信用管理机构统一处理。
合同签订前评审制度
合同签订前实行评审制度。
合同评审机构设在信用管理部，组成人员包括组长、副组长、信用管理员、合同承办人、供销、财务部门负责人等。
（一）合同评审程序
1、合同承办人将合同草本及相关资料交信用管理员初审；
2、信用管理员填写合同评审表中初审记录交信用管理机构负责人审批，签署审批意见。
3、特殊/重大合同，由信用管理部负责人组织有关部门进行会审，信用管理员汇总各部门会审意见后交信用管理部负责人签署意见，并报主管领导批准实施。
4、信用管理员将合同评审表归入该合同档案。
（二）评审内容
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
（1）对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件。
（2）对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。
对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
（3）对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
（1）代理人职务资格证明及个人身份证；
（2）被代理人签发的授权委托书；
（3）代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同前，必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同前，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。
对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
（1）名片；
（2）厂家介绍、产品介绍等资料；
（3）各类广告、宣传资料；
（4）各类电话、传真等通讯工具号码；
（5）对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
（三）特殊/重大合同的适用范围 签订的下列合同，视为重大合同：
（1）订立价款在一百万元以上的合同；
（2）投资、联营的合同；
（3）合同承办人认为需可行性审查的其他合同。
（四）特殊/重大合同评审的附加程序
1、签订特殊/重大合同时，应当及时进行可行性审查。
合同的可行性审查由信用管理部负责人组织有关部门以会签的形式进行。
也可以通过召开有关部门负责人会议的形式进行。
2、签订特殊/重大合同，应当进行合法性审查。
合同的合法性审查，由合同承办人按其隶属关系，送交信用管理机构进行合法性审查。
合同签订、履约、变更和解除制度
一、合同签订管理
1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同评审机构进行评审。
2、订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织。
本矿各业务部门不得以本部门的名义或擅自以其他单位、部门的名义对外签订合同。
严禁其他公司或个人所办各类企业以本矿及下属部门的名义对外签订合同。
3、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。
介绍信的存根应当保存五年，以备核查。
4、合同管理工作是企业管理的重要内容，也是企业依法经营，维护自身合法权益的重要工作，须遵循下列原则：
（1）依法签订合同，保证合同的合法性；
（2）严格审批程序，确保合同条款完备；
（3）切实履行合同，提高合同的履约率；
（4）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。
5、合同的签订和审查
（1）签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。
（2）对外签订合同必须以独立法人资格企业的名义进行，严禁以分支机构名义对外签订合同，严禁签订各种对外担保和借款合同。
对违反规定的追究承办部门负责人的责任。
（3）本矿对外签订合同应由法定代表人或由其授权委托的代理人签署，并加盖合同专用章。
委托代理人签订合同的必须持有由法定代表人签发的《法人授权委托书》，在委托权限范围内进行，坚持一事一委托。
委托书必须填明委托代理的权限和时限，禁止超越权限、时限签订合同。
凡超越权限、时限对外签订的合同均为无效合同，其后果由承办人自负。
（4）对法定代表人授权委托书和空白合同文本，制定制度，严格管理，防止意外事件发生。
（5）签订合同，除即时清结者外，应采用书面形式。
合同要做到主体合格、内容合法、条款齐全、权利义务平等、文字表达准确、违约责任清楚。
（6）合同内容与对方当事人协商确定，一般包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的（指货物、劳务、工程项目等）； （三）质量； （四）数量； （五）价款或者报酬； （六）履行期限、地点和方式； （七）违约责任； （八）解决争议的方法。
（7）签订合同必须使用国家、省级工商行政管理部门颁发的示范文本。
无示范文本的，依据国家示范文本格式及内容要求自行制定。
（8）签订合同，应认真审查对方企业名称、资金、信用、经营状况、经营场地和履约能力，并验证、复印对方法人营业执照、税务登记证、机构代码证、授权委托书、经营许可证、资质等级、技术资质认证、开户银行出具的证明等（复印件要加盖公章，法定代表人身份证书、授权委托书、投标书、开户银行出具的证明等要收取原件），不得盲目签约，必要时要求对方提供经济担保。
对方指定受托人的，要审查收取授权委托书和复印受托人身份证件。
（9）对签约对方主体资格、经营范围、履约能力等情况不了解的，应及时到工商行政管理机关申请资信调查和办理合同鉴证，并及时了解对方在银行的资金情况。
根据国家有关规定必须经过公证的合同以及上级公司企业管理和法律事务处认为需要进行公证的合同，应到有关机关办理公证手续。
（10）重点审查内容：
①资格审查：
主要审查对方是否具有签订合同主体资格能力，包括对方法定代表人身份证书、授权委托书、法人营业执照、税务登记证、机构代码证、委托人身份证件等。
②资信审查：
审查对方的资金和信誉能力。
③履约能力审查：
审查对方经济状况、经营规模、生产技术、工艺、供货能力及产品质量等。
6、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择当地的仲裁机构或法院。
7、合同的内容要合法可行，并做到格式规范，主要条款完备，权利义务明确，文字表达准确，填写清楚，印鉴齐全。
8、签订合同必须严格遵守下列规定：
（一）、不准签订《合同法》第五十二条所列情形的合同；
（二）、不准与无营业执照或不具备独立承担责任的经济组织或个人签订合同；
（三）、不准与无履约能力、资信能力和信誉度差的企业或个人签订合同；
（四）、不准以行贿、受贿等不正当手段签订合同；
（五）、不准超越代理权限签订合同；
（六）、不准签订未经集体研究通过的大额经营合同。
二、合同履行管理
1、法定代表人全面负责合同的履行。
合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。
如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可现场考核合同履约情况和对方当事人的履约能力。
3、合同结算必须通过本单位财务部门进行。
对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。
对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
财务部门依据合同内容履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝结算：
①应当订立书面合同而未订立书面合同； ②结算单位与合同对方当事人名称不一致的； ③开户银行、帐号与对方合同章上的开户银行、帐号不一致的； ④未经法定代表人授权或超越权限、时限而签订的合同。
4、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。
对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。
我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。
通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。
5、信用管理员负责监督检查合同履行情况，按时间顺序及时建立合同签订与履行情况台帐。
6、合同订立后，信用管理机构和信用管理员应按照签订、履行、完成三个环节，及时登入“合同履行情况统计台帐”，随时与财务、合同承办人员检查合同履行情况，发现问题，及时提出处理意见。
7、合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。
遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关资料。
8、发现对方不履行或不完全履行合同的，合同经办部门除催促对方继续履行外，应将有关情况及时报主管领导和本矿信用管理部，合同履行中发生的所有纠纷必须向法定代表人报告。
9、信用管理部和信用管理员应随时检查合同履行情况，发现问题，及时提出处理意见。
合同承办人员发现合同不能履行或者不能完全履行时，应及时报告本矿信用管理部和合同管理人员，负责人和有关人员及时研究补救措施，以尽可能减少由此而造成的损失。
三、合同变更和解除
1、合同订立后，经双方协商同意可以变更或解除合同，变更或解除合同应采用书面形式。
合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报本矿信用管理机构审核，批准后，尽快与对方签订变更或解除协议。
2、对方因企业变更或改制,必须由对方单位提供书面的工商部门认定的改制通知书和债权债务继承书。
在新的书面协议签订以前，原合同依然有效。
当事人协商一致变更或解除合同的文书、电报、传真等书面文件应当与合同一并装订入卷，不得分散存放。
3、因对方变更或解除合同而造成本企业经济损失的，除法定免除责任外,应当向对方提出书面索赔请求。
4、依法向人民法院或者仲裁机构请求变更或解除合同的，应当在法定期限内提出。
5、合同签订时按照法律、法规规定或约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、解除或转让时，仍需办理相应的批准、登记、公证等手续。
6、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。
7、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
四、合同纠纷的处理
1、发生合同纠纷后，经办人要及时报告法定代表人、信用管理部，信用管理部处理纠纷时，有关部门要积极配合协助，同时向有关仲裁部门或法律服务单位报告，在企业管理和法律服务的指导下处理纠纷。
2、与外单位发生合同纠纷时，需要通过仲裁或诉讼解决的，应在法定时效期内，以书面形式向法院或仲裁机构提出，并由合同管理部负责人携带有关资料到仲裁部门和法律事务处办理登记，审定代理人手续。
3、追索违约金、赔偿金必须在法定或约定的时效期限内书面提出，并注意收集有关证据。
4、合同纠纷解决后，经办人员要迅速将纠纷处理结果连同仲裁机关的协调裁决书或是人民法院的调解书、判决书送交给信用管理员存档保管。
五、合同管理、存档
1、以公司名义签订的各类合同、协议和所有对外合同及总经理认为应该存档的其他合同，由矿信用管理部门存档：
①合同文本和合同草稿。
②合同原始资料、数据、函件、电文、电付、谈判协商记录、图表等一切有关的书面材料。
③对方的工商营业执照、税务登记证、企业代码证、法定代表人身份证、法定代表人的授权委托书（个体客户的身份证）复印件。
④根据履行合同的需要，重要的合同应包括对方资信及履约能力调查报告。
⑤签订合同涉及的其他资料。
要求：
要装订成册，整理归档，送交信用管理员。
矿信用管理人员应按年度将公司签订的合同分类登记，按时间顺序编号装订立卷。
建立合同管理台帐，及时将公司的合同签订、履行情况登入台帐。
2、每份合同履行完毕，合同承办人员要写出此份合同的履行报告，信用管理员存档。
3、合同管理监督检查
合同监督检查是合同管理的重要内容。
矿信用管理机构对合同管理情况进行监督检查。
合同监督检查采取不定期抽查、定期检查的方式进行。
对于本矿签订的各类合同管理工作每半年至少要进行一次全面检查、总结。
4、合同监督检查的内容：
（1）《合同法》及相关法律、法规贯彻执行情况；
（2） 合同管理机构建立、合同管理人员配备情况； （3） 合同管理制度的制定和落实情况； （4） 合同档案建立的情况； （5） 合同有无违反规定自行签订的情况、合同履行和跟踪管理的情况； （6） 办理了授权委托的合同事宜，有无超越权限和限期范围的； （7） 对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员责任追究情况。
客户授信与年审评价制度
1、信用管理机构加强与各业务部门的联系沟通，及时掌握客户的信用信息，对客户实行分级管理，将客户的信用等级分为A、B、C、D四级，分别制订不同信用等级所对应的信用额度、信用期限、信用折扣。
2、信用管理部负责建立每位客户包括名称、住所、法定代表人、注册资金、电话、信用标准（对客户资信情况进行要求的最低标准）、信用等级内容的表单，并及时进行动态更新。
3、信用管理部负责制定客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准信函等表格；受理客户信用申请；采用对客户进行走访、调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息，填写客户调查表，对客户进行信用评级，报主管副总
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