中心行政文秘工作运转管理办法.docx

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中心行政文秘工作运转管理办法

中心行政、文秘工作运转管理办法（试行）

第一章总则

为规范中心工作运转流程，明确职责分工和工作要求，保障中心各项工作运转效率，根据有关规定并结合中心实际，特制定本办法。

第二章中心文件印发流程

中心文件印发工作由办公室统一管理，需中心领导签字的文件一律由办公室负责流转。

中心文件印发执行以下流程：

1．起草文件。

主办单位明确1名拟稿人员按照《中心公文处理办法（试行）》起草文件清样，同时附发文稿纸，并在“主办单位”“份数”“拟稿人及电话”3个栏目内填写信息。

2．主办单位负责人审核。

拟稿人员负责将文件清样报主办单位负责人审核修订。

经审核无误后，由主办单位负责人在发文稿纸“主办单位领导核稿”栏目内签写姓名及日期。

如主办单位负责人外出，可授权本单位其他领导代为签字；如主办单位负责人外出且暂无可授权的领导代签，则使用铅笔在“主办单位领导核稿”栏目内说明情况（如“XX同志外出调研”），待外出返回后补签。

3．办公室秘书初审。

拟稿人员负责将文件清样报办公室秘书审核。

如发现问题，办公室秘书应在文件清样上进行修订，并将“花脸稿”退至主办单位拟稿人进行修改并重新打印清样，连同“花脸稿”再次上报。

文件清样经审核无误后，由办公室秘书负责编定文号。

4．办公室主任复审。

办公室秘书负责将文件清样及花脸稿报办公室主任审核。

如办公室主任外出，可授权办公室其他领导代为签字，或视文件紧急程度直接进行下一程序。

如发现问题，办公室主任应在文件清样上进行修订，并将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改并重新打印清样，连同“花脸稿”再次上报。

文件清样审核无误后，由办公室主任在发文稿纸“办公室核稿”栏目内签字，并根据公文处理有关规定确定密级。

其中，公开属性为“主动公开”的文件，可在网站、微信等平台进行公开发布。

5．中心副主任审核。

办公室秘书负责将文件清样及花脸稿报分管副主任审核。

如文件主办单位暂无分管副主任，直接报中心主任签发；如文件主办单位有分管副主任而分管副主任外出无法签字，则使用铅笔在发文稿纸“分管负责人”栏目内说明情况。

如发现问题，分管副主任应在文件清样上进行修订，并由办公室秘书将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改并重新打印清样，连同“花脸稿”再次上报。

文件经审核无误后，分管副主任应在“分管负责人”栏目内签写姓名及日期。

6．中心主任签发。

办公室秘书负责将文件清样及花脸稿报中心主任签发。

如中心主任外出无法签字，可授权其他中心领导代为签发，或经办公室请示中心主任同意，在发文稿纸“签发”栏内说明情况，亦可印发。

如审核无误，中心主任应在“签发”栏内签写姓名及日期。

7．印发文件。

办公室负责将文件印制过程稿和发文稿纸原件整理归档，及时印制文件并交付主办单位。

同时，收集电子版文件定稿清样，并在中心网站、微信等平台发布公开属性为“主动公开”的文件。

第三章中心对外签报流程

中心对外签报由办公室统一管理，需中心领导签字的签报一律由办公室负责流转。

中心对外签报执行以下流程：

1．起草签报。

主办单位明确1名拟稿人员按照《中心公文处理办法（试行）》起草签报正文清样，同时附教育部司局签报纸，并在“呈报”“事由”“主办单位”“经办处室”“拟稿人及电话”“是否发文”6个栏目内填写信息。

2．主办单位负责人审核。

拟稿人员负责将签报报主办单位负责人审核修订。

经审核无误后，由主办单位负责人在签报纸“处长审核”栏目内签写姓名及日期。

如主办单位负责人外出，可授权本单位其他领导代为签字。

3．办公室秘书初审。

拟稿人员负责将签报报办公室秘书审核。

如发现问题，办公室秘书应在签报正文清样上进行修订，由拟稿人员将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改，并重新打印清样上报。

4．办公室主任复审。

办公室秘书负责将签报报办公室主任审核。

如办公室主任外出，可授权办公室其他领导代为签字，或视签报紧急程度直接进行下一程序。

如发现问题，办公室主任应在签报正文清样上进行修订，由拟稿人员将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改，并重新打印清样上报。

签报经审核无误后，由办公室主任在签报纸“办公室核稿”栏目内签字。

5．中心副主任审核。

办公室秘书负责将签报报分管副主任审核。

如签报主办单位暂无分管副主任或文件主办单位有分管副主任而分管副主任外出无法签字，可直接报中心主任签发。

如发现问题，分管副主任应在签报正文清样上进行修订，并由办公室秘书将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改，并重新打印清样上报。

签报经审核无误后，分管副主任应在签报纸“分管负责人”栏目内签写姓名及日期。

6．中心主任签发。

办公室秘书负责将签报报中心主任签发。

如中心主任外出无法签字，可授权其他中心领导代为签发。

如审核无误，中心主任应在签报纸“签发”栏内签写姓名及日期。

7．呈送签报。

办公室负责将签报复印件归档，并将签报原件送交呈报单位或领导。

如所呈签报由送往单位或领导签批返回，办公室应及时整理归档返回的签报原件，并将签报复印件按收文程序办理。

第四章中心对内签报流程

中心对内签报由办公室统一管理，需中心领导阅批的签报一律由办公室负责流转。

中心对内签报执行以下流程：

1．起草签报。

主办单位明确1名拟稿人员按照《中心公文处理办法（试行）》起草签报正文清样，同时附中心签报纸，并在“呈报”“事由”“主办单位”“拟稿人及电话”4个栏目内填写信息。

2．主办单位负责人审核。

拟稿人员负责将签报报主办单位负责人审核修订。

经审核无误后，由主办单位负责人在签报纸“主办单位领导审核”栏目内签写姓名及日期。

如主办单位负责人外出，可授权本单位其他领导代为签字。

3．办公室秘书初审。

拟稿人员负责将签报报办公室秘书审核。

如发现问题，办公室秘书应在签报正文清样上进行修订，由拟稿人员将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改，并重新打印清样上报。

4．办公室主任复审。

办公室秘书负责将签报报办公室主任审核。

如办公室主任外出，可授权办公室其他领导代为签字，或视签报紧急程度直接进行下一程序；一般性签报（如内部工作汇报等）可不经办公室主任复审，由办公室秘书直接呈送中心领导。

如发现问题，办公室主任应在签报正文清样上进行修订，由拟稿人员将“花脸稿”退至主办单位负责人进行修改，并重新打印清样上报。

签报经审核无误后，由办公室主任在签报纸“办公室核稿”栏目内签字。

5．主办单位负责人签发。

办公室秘书负责将通过办公室审核的签报送交主办单位，由主办单位负责人在签报纸“签发”栏目内签写姓名及日期。

6．呈送中心领导。

办公室秘书负责将签报呈送中心领导阅批。

7．签报存档。

办公室秘书负责将领导阅批的签报原件转交主办单位负责人承办，并整理归档办结后的签报原件。

第五章中心收文流程

中心收文工作由办公室统一负责，各部门参加会议、活动等收到的文件须交由办公室按《中心公文处理办法（试行）》办理收文。

中心收文执行以下程序：

1．签收与登记。

办公室秘书负责对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

按照收文登记簿栏目设置，详细登记公文有关信息和办理情况，同时更新收文电子记录表。

2．审核。

对收到的公文进行初审。

初审的重点是：

是否应当由中心办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

3．流转。

对符合规定的公文，由办公室主任根据《中心公文处理办法（试行）》提出拟办意见，并交由办公室秘书流转公文。

其中，阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后传阅。

批办性公文应当提出拟办意见并报中心领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文应当明确办理时限。

4．归档。

文件已阅知或完成办文的，由办公室秘书负责将来文原件整理归档。

第六章中心会议（培训）流程

以中心名义召开或有中心领导出席的重要会议（培训），由主办单位或申请单位负责组织，并接受办公室的监督指导。

中心会议执行以下流程：

1．会议申报。

中心会议主办单位或申请单位负责填写《中心会议安排申请表》，并报办公室审批。

2．会议审批。

办公室根据会议管理有关规定及中心领导工作安排，确定是否同意会议申请，并报中心有关领导同志审批。

3．申请会议室。

主办单位申请组织会议获批后，如需使用中心会议室召开会议，应根据中心《会议室管理办法（试行）》填写《会议室申请表》；同时，应将会议列入本单位下周重点工作安排表。

4．筹备会议。

会议室申请成功后，由主办单位负责筹备会议。

期间，办公室负责监督指导会议座签摆放、议程制定、材料印发、会务安排等重大事项，并审核涉及中心领导参与的其他会议事项。

5．召开会议。

会议召开期间如遇突发情况，主办单位应妥善处置，并在第一时间向办公室报告。

在中心会议室召开的会议结束后，主办单位负责清扫会场，将设备家具归位，并通知办公室验收。

6．宣传总结。

完成会议收尾工作后，主办单位根据中心《信息管理工作规程（试行）》起草会议新闻稿，按照领导指示起草会议纪要，并报办公室审核。

办公室将通过审核的会议新闻予以发布，并将会议纪要存档。

第七章附则

本办法自发布之日起执行，由办公室负责解释。

附件：

1．中心文件印发流程

2.中心对外签报流程

3．中心对内签报流程

4.中心收文流程

5.中心会议（培训）组织流

附件1

中心文件印发流程

附件2

中心对外签报流程

拟稿人员按中心公文格式规范起草签报，并填写教育部司局签报纸

办公室秘书初审

主办单位领导核稿并签写姓名、日期

办公室主任复审并签字

办公室存档签报复印件，并将原件送交呈报单位或领导

修订意见

退回修订

中心主任签发

退回修订

分管副主任签字

办公室呈报

附件3

中心对内签报流程

附件4

中心收文流程

来文审核

办公室主任拟办意见

办公室秘书

流转文件

中心领导阅示

主办单位领导阅示

主办单位办文

原件返还办公室秘书

登记归档

结束

来文签收、登记

附件5

中心会议（培训）组织流