电子档案管理系统解决方案doc.docx

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电子档案管理系统解决方案doc

电子文档信息管理系统

解决方案

电子档案管理系统解决方案

xxxx电子科技有限公司

1.系统功能模块的划分和各模块的设计...........................................................

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1.1

总体功能设计..............................................................................................

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1.2

信息管理....................................................................................................

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1.2.1

数据录入............................................................................................

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1.2.2

文件上传、下载................................................................................

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1.3

日常管理.....................................................................................................

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1.3.1

检索查询............................................................................................

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1.3.3

统计报表............................................................................................

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1.4

视频资料管理.............................................................................................

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1.4.3

媒体文件资料管理............................................................................

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1.5

系统设置.....................................................................................................

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1.5.1

建立符合用户要求的文档管理结构

................................................

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1.5.2

对现有文档管理系统的其他设置

....................................................错误！

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1.6

系统安全.....................................................................................................

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1.6.1

用户管理............................................................................................

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1.6.2

角色管理............................................................................................

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1.6.3

权限管理............................................................................................

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1.7

日志管理.....................................................................................................

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1.8

数据存储和备份.........................................................................................

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1.8.1

数据存储............................................................................................

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1.8.2数据备份..................................................................................

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电子档案管理系统解决方案

1.系统功能模块的划分和各模块的设计

1.1总体功能设计

如图所示：

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电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，

根据文档管理工作的分工不同分为：

信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息

管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。

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系统安全则充分保证了文档系统和数据的xx，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。

同时具有如下优势特点：

1.电子文档管理平台技术文档类型可以自由定制

文档管理的层次可以自由定制

文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制用户的录入及检索界面可以自由定制

录入方式可以自由定制

文档的分类表可以自由定制文档的统计报表可以自由定制

用户对文档的操作和使用权限可以自由定制

内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段

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通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统

2.多文件浏览技术：

支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览

3.标准化程度高

符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》

4.功能丰富

六大部分十一个子系统，包含了基本文档管理工作业务

WEB方式的检索查询、文档管理网站

5.网络功能强大

B/S架构

不受用户站点限制

模块化结构，适合网上应用

6.可与OA等系统接口形成文档的一体化管理

OA系统接口

其它业务系统接口

7.xx高

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多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件

文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用

8.电子文档管理系统为用户提供了未归档库，专门用于文档的收集、整理工作。

未归档库提供文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式文档。

可以随时将未归档库中整理好的文档编目进入已归档库，形成正式文档。

同时未归档也可以进行检索查询和利用。

可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。

9.我们在文档的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的

功能，可以将整理好的文档目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。

10.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高文档的查询速度和检索能力。

同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。

11.统计报表功能可以对文档数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。

12.光盘制作可以随时将需要的文档信息制作成标准格式（国标）的光盘文档，用于数据交换等工作，而该文档无须依赖任何环境。

1.2信息管理

信息采集部分功能示意图

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1.2.1数据录入

数据录入功能示意图

数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文

件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入

操作，录入时能够按照用户需要自动生成文档管理所需的流水号、文

档号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指

定某一记录进行复制。

数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确

性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对xx的校对功能。

修改后重归档功能可以使被修改后的电子文档替换掉旧文档，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。

同时，记录了修改信息和旧文档，以备用户对文档修改情况的跟踪。

电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的文档记录和电子

文档原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到文档条

目的同时浏览电子原件，并减轻了文档人员的录入工作量。

分类表管理则可以让文档管理人员随时可以建立、编辑和修改文档的分类表，为数据录入创造条件。

系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。

兼容新老立卷方式。

文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。

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另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能

1.2.2文件上传、下载

对不同用户身分对文档的可操作权限不同。

对管理员而言，对上

传文档（上传的文档可以分为共享文档和不共享文档）、下载共享文

档、删除共享文档和管理员自己上传的文档、浏览共享文档、修改用

户上传的共享文档的相关信息。

对普通用户而言，浏览共享文档、上

传文档（上传的文档可以分为共享和非共享）、下载共享文档和删除

自己上传的文档。

上传文件

等待审核

发布

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用户

登录

搜索文件

N

分类检索模糊查询

目标文件

Y

下载

退出系统

用户流程图

1.3日常管理

1.3.1检索查询

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查询浏览界面

在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。

系统可以浏览200多种文件格式（象常见的文本、表格、各类图形图象和数据库文件），并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式，同时支持多媒体文档的在线播放。

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文档检索功能图

如上图所示，文档检索子系统由条件检索和文件浏览器设置等功能模块组成。

条件组合检索使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。

上述网上的检索查询均受到权限设置子系统中用户和文档权限的限制。

1.3.3统计报表

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新建统计项

修改统计项

提

供

各

删除统计项

报表设计

统计报表

模

块

使

用

复制统计项

模板管理

修改属性

统计报表

统计报表功能示意图

统计报表子系统可以对电子文档库所有文档类型下的工程项目

库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。

可以打印所有文档管理所需的信息，例如：

卷内目录、案卷目录、背考表等。

该子系统由xx统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。

提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出。

xx统计项

可以建立电子文档xx所有字段的统计项目，即从xx选出那些字

段需要统计和打印。

由以下步骤来实现：

统计项建立示意图

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选统计表：

使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。

例如：

党群关系案卷库、文件库。

定义xx关系：

由于可以选多个库，所以要定义xx之间的xx

关系。

例如：

案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。

选统计字段：

在所选库中确定要统计和打印的字段。

排列顺序：

可确定统计报表中记录的排序。

修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性：

可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。

报表设计

使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用

户的各种需求。

该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统

计功能，可以输出图文并貌的统计报表。

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统计报表实例

总之，通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，满足各种用户对报表的不同要求。

1.4视频资料管理

采用B/S的软件架构对视频资料管理进行管理。

1.4.3视频资料管理

是业务管理员对已有权限媒体文件资料库媒体文件编目属性著录

的工作模块。

媒体文件资料管理模块，可以管理已知的所有格式的电

子数据文件，包括多媒体：

MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、

MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF、RT、SMI（字幕）、

ASX（元文件）等，管理员权限执行添加文件、删除文件、替换文件

的操作。

提供媒体文件资料的发布、下载和密级管理的工作流程。

媒

体文件资料工作模块也采用树形目录方式，类似Windows的资源管理

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器，简单明了的显示上载到媒体库的媒体文件（我的文件夹）。

用户选择编目的媒体文件后，做简单的正题名、分类、选择资料库的著录操作，就可完成媒体资料文件的编目属性著录。

发布完成后，不用切换工作模块，就可以实现媒体资料的检索。

在这个功能模块中，业务管理员只能对自己上载的媒体文件和由他自己创建的组的用户上载

的媒体文件，做编目属性著录和发布。

发布操作受系统后台参数控制，默认是编目完成后直接发布。

1.5系统设置

该部分为文档用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位文档管理的规范和需求，对文档系统进行自由的定义（其中包括各种文档类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使文档系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的数字文档管理系统。

如下图所示：

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1.5.1建立符合用户要求的文档管理结构

用户一般需建立以下文档管理的结构：

文档类型

项目分类表

案卷

文件

电子原件

上述工作可以通过系统设置子系统中：

自定义文档类型、选择文档类型、自定义数据库结构、查看库结构和分类表管理五个功能模块实现。

自定义文档类型

用户可根据本单位文档管理的要求，建立所需的文档类型，例如：

党群关系、行政管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的文档类型，例如：

图书资料、声像文档等。

提供用户自定义文档类型的主要功能如下：

添加：

添加文档类型并定义其属性。

包括：

文档名称以及该当案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。

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删除：

删除已建立的文档类型

复制：

可以复制已有文档类型的属性、库结构及数据，形成新的文档类型。

恢复：

恢复已删除的文档类型。

属性：

可以更改任一文档类型的现有属性，即：

是否包含项目、案卷和分类表。

选择文档类型

选择文档类型就是指定以后要操作的文档类型。

如果您的系统中有两种或两种以上的文档类型，在进行各种功能操作之前，必须指定文档类型，以确定后续的操作是针对哪一个文档类型进行的。

自定义数据库结构

根据用户选定的文档类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。

提供用户的主要功能如下：

插入、添加和删除：

用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户文档管理的需求。

建库：

对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。

定义录入界面：

用户可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。

系统提供给用户的自定义功能十分的丰富：

用户不仅可以自定义字段的排列位置和显

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示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能，使得用户可以充分发挥自己的天赋，设计出任意美观和实用方便的用户界面来。

查看库结构

用来察看建立好的项目库、案卷库和文件库的数据库结构

分类表管理

用户可根据本行业的文档分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。

任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字的xx，还可以从参数表中挂接分类项，使用起来十分的灵活。

1.5.2对现有文档管理系统的其他设置

代码表设置

代码表就是系统中公用的表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入。

为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。

系统提供用户对代码表设置的主要功能有：

xx、修改、录入、删除和属性设置。

用户根据使用情况可建立越来越多的代码表供用户选用，可以为用户使用文档管理系统提供极大的方便。

1.6系统安全

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文档系统的安全主要包括三部分：

与文档系统访问安全设计、系统数据安全设计和xx管理。

其中：

与文档系统访问安全设计包括文档管理软件中的权限管理；数据库访问密钥；防扩散措施（IP和MAC地址绑定）。

系统数据安全设计包括文档数据的安全存储和备份；电子文件的安全利用。

xx管理包括系统xx、借阅xx和鉴定销毁xx三部分，提供了完整的xx管理。

如下图所示，在电子文档数据存储、安全方面我们由权限管理和存储及数据安全两部分共五个功能模块组成。

其中权限管理主要完成电子文档管理系统对用户和文档权限的控制功能，包括了权限管理和临时赋权两个功能模块；存储及数据安全部分主要保证电子文档数据的长期、安全的存储以及灾难的预防和恢复，包括：

数据维护、数据压缩和数据加（解）密三个功能模块。

下面就分别介绍上述内容的各部分设计。

权限和数据安全部分的设计特色如下：

软件中对文档的权限可以控制到每一份文件是否可以浏览、下载和借阅。

针对xx查询的情况，提供方便的临时赋权功能。

与中办机要局的xx系统完美集成，充分保证了数据的存储、权限、传输过程中的安全问题，并已经有成功案例。

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可采用流技术对电子文件原文进行浏览和下载，不会形成临时

文件、最大限度地保障了数据传输的xx。

权限和数据安全示意图

1.6.1用户管理

对不同用户身份登录，对用户管理功能的操作权限不同。

若为管

理员身份，能对用户的进行添加、删除、修改管理员个人的密码、修

改管理员自身及其它用户的相关信息的操作。

若为普通用户登录，就

只能对用户自已的密码及个人信息进行修改。

1.6.2角色管理

对角色进行添加，修改，删除等操作，并且同用户管理相关联。

在对角色进行操作时，用户管理中用户的角色信息将进行相应的操

作。

1.6.3权限管理

电子文档管理的主要目的之一，就是能够使计算机网络上的用户

可以根据需要随时在本机上就可以检索、查询、浏览和下载所需的文

档资料。

但是众所周知，文档是带有保密性质的。

权限设置子系统使

文档管理人员在网上既可保证有权用户对文档的有效利用，又可限制

用户对文档的使用权限，更可以保障文档的安全与可靠。

文档管理人

员可通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或

专业对文档的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和

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文件的权限（如：

该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。

权限设置好后，除临时赋权外，不需要再进行日常繁琐的检索、借阅、归还等工作，而只需要定时的对文档利用情况进行统计即可，对文档的查询和浏览可由用户自己在网络上通过我们提供的信息服务方式完成。

权限管理流程示意图

上图为用户进行文档利用时的权限管理流程。

如果一个部门的用

户要查询文档，需先经主管领导进行常规审批，通过后再根据自身的

权限，在允许的范围内享受文档的信息服务。

如果因工作需要而需xx查询文档，则需进行临时赋权，确定审批流程，由相关领导网上赋权后进行利用。

赋权流程设计为用户直接提交主管领导，主管领导根据所要查询文档的性质，确定由哪个领导审批，就这样完成审批流程。

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角色

用户维护

密级

密码

用户管理

档案类型权限

代码