采购合同价格执行节点检查.doc

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采购合同价格执行节点检查

项目总结报告

完成单位　　财务会计部物资采供部　　

主持人　　**　　　

组员********

二ＯＯ九年九月

一、项目实施概况

（一）项目背景

随着我公司产量的稳步上升，技术的不断进步，零部件的采购品种也逐渐增多。

我公司依据市场价格的波动，对零部件采购价格进行适时调整，同时物资采供部严格执行不同时期的零部件采购价格给供应商付款结算。

为了协助物资采供部更准确有效的控制价格执行节点，避免公司效益流失，2009年3月，项目组以《采购合同价格执行节点检查》为题，申报了部门级项目，被财务会计部作为重点项目立项。

项目组经过认真研讨、精心设计、反复试行，终于在2009年9月，《采购合同价格执行节点检查》项目正式实施。

项目组认为该项目属公司同类研究首创，成果具有创新性和可操作性，达到了预期效果。

建议进一步实施、完善后进行推广应用。

（二）项目目标

本项目细分为三个目标，总体目标之下分设若干既相对独立又相互联系的分项目标，最后确定最终目标。

1．总体目标

严格执行合同价格，重点强化节点检查，避免效益流失。

2．分项目标

（1）以物料清单生成月挂账明细的实现。

（2）动态物料价格、零星审批物料价格资料库的建立。

（3）分析报表的生成。

（4）试运行情况。

（5）改进、提高、固化流程。

3．最终目标

以物料清单生成月挂账明细，其中物料清单价格（即发票价格）料合同时间节点价格、零星审批价格完全一致，或能发现那种物料价格不符合价格管理制度，即：

执行价格错误的物料；未审批的物料价格；差异率较大的物料价格（即计划价与合同价的差异）。

（三）项目内容

1．规范电子版合同价格库维护更新程序

（1）根据价格文本来源，确定合同编号的编制规则。

（2）确定合同电子版整理格式，制定合同整理规范。

（3）确定合同电子版整理周期及人员。

2.规范原材料合同整理、签订、执行及节点检查情况

（1）制定原材料编码规则。

（2）规范原材料电子版价格库整理内容。

（3）规范原材料合同签订流程。

（4）规范原材料合同执行流程。

（5）规范原材料合同价格执行节点检查办法。

3.设计价格执行节点检查程序

（1）使用应用软件设计价格节点检查程序。

（2）试运行程序。

（3）修改、固化程序。

4.规范合同价格执行流程

（1）编写合同价格执行流程图。

（2）制定合同价格执行规范。

二、项目实施效果

（一）提高了电子版合同库的可靠性、准确性、完整性

根据合同价格来源方式的不同，项目组制定了合同编号的编制规则，改善了以往合同文本与电子版对应查询困难的情况，使合同文本与电子版一一对应，有据可查，大大提高了电子版数据的可靠性与准确性。

同时，项目组制定了电子版合同库整理规范，进一步完善了电子版合同库信息内容，便利了价格查询工作，为价格执行节点检查项目的实施奠定了夯实的基础。

（二）准确掌握了原材料价格执行节点

为推进本项目实施，项目组针对原材料合同的特殊性制定了相应的措施，使原材料的每个规格品种都增添了物料编码，每一份合同都编制了合同编号，同时物料编码与合同编号在发票中的体现，有助于发票核对人员清晰准确掌握原材料价格执行的节点，也为价格执行节点检查工作提供了重要依据。

（三）保障了价格执行节点检查工作的高效运行

价格节点检查工作的具体操作是将匹配明细表与合同价格库中的物料根据厂家在不同时期签订的价格进行对接而生成物料价格检查表。

这也是该项目实施的核心环节。

项目组克服重重困难，精心设计程序，通过试运行，使价格对接准确率达到100%，将工作量由1周缩短到3天，有效地提高了价格执行节点检查工作的质量和效率。

（四）降低了价格执行过程中的错误率

项目组在调查价格执行过程中，与合同员进行探讨，再一次明确了“没有通过财务会计部审批的价格，不能挂账”的原则。

同时，项目组再次强调了合同员要严格按照合同中的生效与失效时间执行价格，时刻关注厂家发票多开金额的冲回情况，督促厂家及时冲回多开金额。

该讨论得到了合同员的大力支持，进一步降低了价格执行过程中的错误率。

三、项目主要创新点

（一）建立了合同文本与电子版合同库动态管理体系

项目组认为，合同文本与电子版合同库动态管理体系是指合同文本与电子版在合同编号、供应商、物料、价格、执行时间节点上，有章有序，一一对应。

物料价格电子版的维护更新随着合同文本签订的变动而滚动。

合同文本是电子版的依据，电子版是合同文本的直接体现，二者紧密结合，缺一不可。

通过对电子版合同库动态管理的应用，有助于提高测算各项经济指标的质量和效率，形成新的可持续发展的重要合同管理体系。

（二）创新了原材料价格执行节点检查方案

本项目的研究与实践，实现了原材料合同价格、发票价格、系统匹配价格三种价格执行节点的有机统一：

在合同价格执行过程中使用发票编号与物料编码，使发票编号与物料编码成为价格检查的重要依据，直接为合同价格执行服务，可以让任何人都知晓该发票对应的合同内容，解决原材料价格执行情况只有少数人了解的问题。

（三）设计了合同价格执行节点检查软件程序

本项目注重成果的应用推广。

合同价格执行节点检查软件程序是通过反复的试运行、修改而设计的，操作简单易懂。

该程序的关键问题在于如何使物料在不同的时间点上自由选择相应时间段的价格。

掌握了这个重点，不仅可以使该软件程序应用于此，还可以延伸应用至其他工作中，具有广泛的应用领域。

四、项目主要成果

7月初，因下半年合同价格未确定，为不影响各供应商的结算，物资采供部经财务会计部批准，决定供应商7月份的开票数据暂按上半年价格结算。

待价格确定后，将各供应商7月份已开发票数据的价差进行多退少补。

目前，下半年合同价格已经确定，项目组正式运行该项目检查程序，核查出个供应商多开金额万元，目前供应商已经冲回万元。