归档文件的分类Word文档格式.docx
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机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。
这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。
如2002年12月30日召开的全市经济工作会议，2003年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入2003年度；
跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档，分类时这些文件材料也都归入2003年度；
下级单位2002年12月写的请示，上级单位2003年元月收到，该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2003年。
3>
、几行文件作为一件时“件”的日期的制定
正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；
正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；
来文与复文为一件，以复文为准。
4>
、没有标注日期的文件的判定
在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。
5>
、有专门年度的分类方法。
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文件，就应按专门年度进行分类。
例如，学校以学年为单位进行工作，即2001年9月至2002年8月为一个教学年度，形成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。
2．机构（问题）分类法。
机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。
按机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般2—3层即可。
制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。
机构分类法。
机构分类法，就是按本单位内部机构所形成和处理的文件进行归类。
按内部机构分类，在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
如：
档案局，党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。
农发行：
党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。
采用机构分类法时，一般来说，一个机构就没一个类，内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。
一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。
酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。
类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。
采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。
有些文件是由几个机构共同处理的，可根据具体情况而定：
有主办者的一般归入主办机构；
以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。
业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构（收文：
原则是那个科室办理的归入那个科室；
不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。
机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。
有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。
问题分类法。
问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。
此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。
在实际工作中，使用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。
将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。
如果立档单位小，也没设内部机构。
产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。
问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。
同时，要注意按照机关单位的基职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。
3、保管期限分类法。
保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照档文件进行分类。
也就是，将文书档案划分为永久、长期、短期三种不同保管期限，将不同期限文件归入相应的类别中，将同一期限的归档文件集中排列在一起。
采用此方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。
二>
、复式分类法与分类方案
在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。
通常所说的年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。
根据市县区的实际情况，采取以下两种复式分类方法较多适宜。
但一个单位归档文件的分类，可视具体情况，只能采取其中一种。
1、“管期限——年度——机构”分类法。
此方法适用和内部机构较细、文件数量多的单位。
具体操作方法是：
第一步，把归档文件按保管期限分开；
第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年的会议，事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时情况工作等类似情况结束的年度，前面已年详细介绍，不再重复。
第三步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。
（板书、示范下一页和本局的分类）
酒市档案局文书档案分类方案（略）
2、“保管期限—年度—问题”分类法。
此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。
其具体操作方法是：
每一步把归档文件按保管期限分开；
第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度；
第三步，把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。
（板书、示范、一页减二）。
各县市财险公司文书档案分类方案：
“保管期限——年度—问题”分类法示意图
永久
200年党群类123…..30
行政人事类30.31.32.33…..55
计财类56.57.58.59….60
业务类61.62.63…80
2003年党群类81.82.83…90
行政人事类91.92…95
计财类96.97.98…110
业务类111.112.113…120
…………
2002年党群类123…20
行政人事类21.22.23…28
长期
计财类29.30.31…40
业务类41.42.43…50
2003年党群类51.52…58
行政人事类59.60.61…66
计财类67.68.69….75
业务类76.77.78…90
2002年党群类123…15
行政人事类16.17.18…30
计财类31.32.33….40
业务类41.42.43…55
2003年党群类56.57.58…60
行政人事类61.62.63…75
计财类76.77.78…90
业务类91.92.93…115
3、分类方案。
在选定分类方案的基础上，应结合本单位的实际情况编制出分类方案。
分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。
一个单位归档文件整理时，必须先制定出分类方案。
分类方案是机关档案室工作的基础。
是档案室规范化管理的起点（是给每一份文件指定一个归宿地点，如同单位办公室的划定，小张在1楼1号，小李在1楼2号，小王在2楼1号，小赵在2楼2号，小张上班来就到1楼1号去办公，不要跑到2楼1号去了，你去了小王到哪儿去）。
因此任何一个单位的档案室都必须具备切合实际的分类方案。
方案确定之后，要保持相对稳定。
不宜大动。
即使机关职能了生了大的变化，确需调整分类方案时，最好从一个新的阶段开始，对已整理好的归档文件不再重整。
并对分类方案的调整情况，应在全宗介绍说明。
以便档案管理前后工作的衔接。
分类方案的制定，一定要注意科学，实用、符合单位的档案工作实际，不要太繁锁，层次、类目太多，也不要太简化，层次太多，类目太多了，每个类目内，归档的文件材料太少，很难形成一盒或几盒，很可能是一盒装着2-3份文件；
在简化了，使有的文件不知道往那个类目内归档。
不管怎样制定的，分类方案，必须使本单位的全部文件材料都有指定的归宿地。
分类方案制定的是否科学、合理，检验的标准是：
（1）本单位每份归档文件都有归宿点；
（2）需归档的文件只有一个归宿点。
五、归档文件的排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
这样，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，便于检索利用（因为市县机关内部机构少，机构内再没有分支机构，所以市县区机关归档文件排列时只在机构这一类目内进行排列）。
（一）、归档文件排列的原则
归档文件排列的原则：
即“事由原则”，就是同一事由的相关文件应当排列在一丐。
这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或者一个具体的问题，或一须较紧密的工作过程等等。
通过界定“事由”，使密切相关，参照性强的文件从实体上相对集中，最大限度地保持文件之间的有机联系。
事由的界定可以有较大的灵活性。
一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。
按工文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生，发展、结束的全过程，反映上文件之间的客观联系。
（二）归档文件的排列方法
归档文件的排列方法，《规则》中规定为：
“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套发生文件可集中排列”。
1、同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度排列。
日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；
或者相对重要的文件放在前面，其他的文件入在后面。
2、不同事由，不同事件或不同问题文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。
几个问题，一个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按时间顺序排列；
一个问题，几个责任都形成的文件，按本级、下级、上级分开，在每个责任者中在按时间顺序排列；
几个问题，几个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按本级、下级、上级分开（即责任者分开），在每个责任者形成文件的时间顺序排列（例如：
全市落实两办纪要的文件材料和全区执法检查情况的文件材料，先把问题分开，再把市档案局，各县市区档案局，省档案局分开，再按之间的时间顺序排列）。
3、会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别分期限集中排列在一起。
4、因故在整理时来能及时归档的文件材料，归档后可将其排列在相应类别的最后，并在备考表中加以说明。
在整理归档文件时，文档人员要高度负责，尽可能地保证文件材料收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。
在难以避免的情况下，针对零散件可以采取以下补救措施：
（1）将零散文件排列在相应类别文件的最后，并在备注栏中注明。
（2）将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起，关在目录备注栏中注明“此件为两件”。
六、归档文件的编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
所有归档文件按要求装订、分类、排列完之后，即应进行编号以固定分类、排列次序。
编件号。
件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
件号分为室编件号和馆编件号两种。
归档文件在分类、排列后，其位置得到确定后，此时编别的排列顺序号称为室编件号；
移交进馆时，由于再鉴定、整理、归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
1、室编件号：
按照归档文件的分类体系和排列顺序定件编写在归档章的相应栏目内。
室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按照分类体系分别人“1”开始编写永久、长期、短期三个流水号。
顺序号可根据本单位归档文件数量的多少，每五年或十年一断号，即每5年或十年编一个流水件号。
2、馆编件号：
各级档案室的永久、长期、短期移交进馆后，由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整，如将部分档案抽上，补入等等，使目录中的件号出现断号或跳号等现象，这时就需要重新编制件号。
因此，《规则》中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必重新盖章或更换档案盒。
这一措施充分了《规则》的兼容性，也使《规则》更具有可操作性。
馆编件号以后由档案馆编，如何编不讲。
编页号：
页号是对每行文件的每一页所编的顺序号。
正面编者按在右上角，背面有文字图表的编在左上角，每行文件均从“1”开始编写页号。
一般情况之下用铅笔编号。
如果文件页号已编，不再重新编页号；
如果有的文件（红头文件）第一页没页号，其它所有页都有页号，可以第一页的相应位置用碳笔补填页号“1”即可；
如果正本与定稿为一件时，定稿页号可接正本页号编写，例如：
（正本最后一页页号是8，定稿从9开始编写页号）。
也可以将正本与定稿作为一件，“1”开始重新编写页号；
如果正本与定稿都编写了准确的页号，也可不编页号，交正本与定稿的页号相加填写在页数栏内。
（三）加盖并填写归档章。
在每份文件首页上编靠右的空白处加盖归档填写各项目（确有特殊情况者可酌情处理）。
（示范图如下）
填写归档图章内容时要求：
（1）几手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；
（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；
（3）有单位没党群工作类和行政管理类，也可将有关项目内容直接刻到归档图章上，一律用红色印泥加盖，所缺项目内容手工填写。
如图所示：
七、归档文件目录的编制
编制归档文件目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此，必然受到分类、排列方法的制约。
《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”，也就是说，应按照分类、排列的结果、函类、函件编制目录，以系统、全面地提示归档文件的全貌（拿目录现场讲解）。
编制目录归档文件目录
（一）凡归档文件在装订、分类、排列编号完毕后，即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件归档文件目录。
（二）按照采用的分类方法，根据其机构或问题类别的排列顺序，按永久、长期、短期各一个流水号，分别编制归档文件目录（参照附件一、二、板书示范）
（三）无论采用哪一种分类方法，编制归档文件目录时，遇到不同的机构、问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。
新起页时，应在“题名”栏第一行正中显著地标出机构名称、问题类名“如办公室、党群工作类”（举例示范）。
（四）凡不进馆档案编制归档文件目录一式两套，一套装订到短期案卷中，一套作为日常查档使用。
凡进馆档案编制归档文件目录一式四套，两套备以后向档案馆移交时使用。
（五）归档文件目录为竖式，凡有微机的单位归档文件目录要求打印化，抄写全部用碳素笔。
（六）归档文件目录，各项目录的填写。
方法如下：
1、件号：
填写归档章内的“室编件号”；
正文与附件合为一件时，只对正文进行编目，在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时，只对转发文进行编目，在备注栏内注明附件被转发文；
批复与请示合为一件时，只对批复进行编目，备注栏内注明附请示。
2、责任者：
填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；
3、文号：
填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；
示范：
酒市档发[2000]6号
4、题名照录文件标题，不利省略或变更。
无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；
5、日期：
填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分别标注为20020502或20021015；
示范2001015。
6、页数：
填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；
7、备注：
必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时填写在备考表内。
（七）、归档文件目录编制好后，分期限按套分别装订成册。
1、每本目录均应自“1”开始统一编写页码，编在目录右上角，以便于检索。
2、一般一个断号为一本目录。
每本目录的厚度不超过2厘米。
3、每本目录装订时，均要使用统一归档文件目录夹。
封面各项目填写的方法要求如下：
（1）、全宗名称：
填写立档单位的全称或通用简称；
（2）、年度：
填写每本目录所登录文件的形成年度。
如“2002”、“2002—2003”年；
（3）、保管期限：
根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、长期或短期；
（4）、“机构问题”：
采用本《细则》分类编号方法整理归档文件，此栏目不填写。
（八）、1、采用第一、二种分类方法排列、编号、编目的单位，按照机构或问题分永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒，装满盒后，永久装硬盒，长期装软盒，短期也可用案卷皮装订。
2、一个机构或问题的归档文件比较多，可以按排列顺序单独装一盒或几盒。
不同机构或问题的归档文件不应放入同一档案盒。
即使某个机构或问题形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
3、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
（九）放置备考表
一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。
所设各项目的填写方法如下：
（示范）
1、盒内文件情况说明：
填写盒内归档文件需要说明情况，包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后，修改、补充、移出、销毁的情况等。
2、整理：
填写整理归档文件人员的姓名。
3、检查人：
填写检查归档文件整理质量人员的姓名。
4、日期：
填写归档文件整理完毕的日期。
（十）、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下：
1、全宗名称：
填写立档单位的全称或通用简称。
2、档案盒题名：
根据本单位产生文件数量的多少可拟写也可不拟写。
3、全宗号：
按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写，未给全宗号的暂空置。
4、年度：
填写盒内归档文件的形成年度。
5、保管期限：
填写盒内归档文件的所属机构（问题）。
6、起止件号：
在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号，期间用“一”号连接，暂用铅笔编写。
（十一）、装具及材料。
凡归档文件整理所用的各种装具及材料，均应符合国家有关档案保护的规定。
整理过程中应最大限度地维护归档文件的原貌，使其不受损坏。
（要求全市各级机关、团体、企事业单位整理的各种装具及材料、统一使用，各级档案行政部门提供的。
）
八、归档文件的装盒
装盒包括归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
装盒的方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
档案利用完毕归位后，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。
否则在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
（一）装盒的具体要求
1、装盒的文件顺序是从上往下，最底下是备考表。
2、机构，保管期限的自然顺序装盒。
3、文件装订线一边靠盒里边装。
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