关于收发函件的管理规定.doc

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郑州骏龙房地产开发有限公司

收发函件管理流程

编号：

JLDC–ZJ-HJ01

版号：

A/0

类别：

公文管理类

收发函件管理流程

编制

日期

审核

日期

审核

日期

审批

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

审批人

一目的

为了规范公司收发函件的流程，提高工作效率，制定本规定。

二适用范围

本规定适用于骏龙地产公司收发内外部所有函件的流程管理。

三函件分类及收发流程

1外部来函

1.1流程图：

1.2流程说明：

外部来函，包含集团各职能部门来函、来宝公司来函、其他公司来函。

外部来函均统一由总经办资料员接收，加盖总经办备案章、存档后，由总经办资料员送达公司领导及相关部门。

2对外发函

2.1以骏龙公司名义对外发函

2.1.1流程图：

2.1.2流程说明：

以骏龙公司名义对外发函，包含以骏龙公司名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。

该函件须使用公司对外发函统一格式，经地产常务副总、总经理审批后加盖公司公章，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。

2.2以骏龙公司各职能部门名义对外发函

2.2.1流程图：

（见下页）

2.2.2流程说明：

以骏龙公司各职能部门名义对外发函，包含以骏龙公司各职能部门名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。

该函件经部门经理、地产常务副总审批后，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。

3公司内部来往函件

3.1流程图：

3.2流程说明：

骏龙公司内部来往函件，指骏龙公司各职能部门为推动工作开展而进行部门间发函。

该函件经部门经理审批后，由该部门人员发至相关部门，同时递交总经办资料员盖备案章存档。

四相关要求

1函件收发人员应及时传递，函件，并确保函件送达相关责任人，同时要求相关责任人在发文登记表签字确认，发文登记表见附表一；

2各发函主体部门负责跟踪落实函件所述工作事项，总经办备案并监督；

3总经办资料员每周五汇总本周备案的所有函件及相关工作落实情况，报送常务副总。

4本规定即日起生效，各部门须严格遵守，同时告各相关公司及职能机构知悉。

附件一

发文登记表

郑州骏龙房地产开发有限公司

页号：

序号

日期

时间

发文部门

文件编号

文件名称

签收部门、经办人签名、签收时间

备注

第4页共4页