28关于技术文件的发放更改回收的管理规定试行 2Word下载.docx
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浙银机（2018）28号
备注
标题：
关于技术文件的发放、更改、回收的管理规定（试行）
各有关部门：
为了确保公司技术文件在实施过程中得到有效的控制、减少差错、更好地服务于生产/采购/质量控制等过程，特制订本规定，希各职能部门严格按此执行。
一．范围和职能
1．技术文件的范围：
产品图纸、工艺文件、检验文件、PPAP文件、技术标准。
2．职能：
以上技术文件由技术中心资料室统一发放并盖章有效，其它任何部门不得随意发放和更改由技术中心控制的任何技术文件。
对于需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，按规定的程序进行更改。
二．晒印与申请
1．技术文件晒印人员必须根据批准的图样晒制申请单进行晒印技术文件，并按时发放到位。
2．技术文件首次发放的范围：
a．产品图样及其相关设计文件的发放范围：
✧制造部总图一套，外协图二套；
✧质保部总图一套，外协图一套；
✧技术中心一套；
✧市场部产品总装图一份；
✧各个分厂原则上各二套；
其中分厂技术科、质检科各一套。
b．工艺文件/检验文件发放范围：
✧工艺文件相关分厂各四套；
✧检验文件相关分厂各二套，质保部二套。
c．技术标准/规范由技术中心按各部门具体情况进行单套发放。
3．技术文件的晒印申请
a．对于首次发放或换版的技术文件由主管工程师填写《图样技术文件晒印申请单》，技术中心副主任以上人员批准晒印。
b．各部门对技术文件的需要超过以上规定的数量时，必须填写《图样技术文件晒印申请单》，并经过本部门领导批准，然后送技术中心资料室晒印发放。
4．对于未填写晒印申请单的晒图要求，晒图人员有权拒绝晒图。
三．发放
1．晒图员或资料管理员应按晒图申请要求，按时将有关的技术文件准确无误地发放到各使用部门。
2．技术中心发放的技术文件均应填写《文件发放签收表》，由主管工程师或上一级领导批准，同时建立技术文件发放、回收台帐。
四．更改
1．对于所有需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，填写《技术文件更改申请表》，按规定的程序提交技术中心，由技术中心按规定程序批准后统一更改。
其它任何部门不得随意发放、更改由技术中心控制的任何技术文件。
2．所有在用技术文件的更改均应填写、发放技术文件更改通知单，晒图员或资料管理员则根据该文件原发放记录及时准确地将更改通知单传递到位或更换文件。
3．各分厂技术科长负责所在分厂所有技术文件的更改/更换与技术中心下发的更改通知单要求保持一致；
其它部门必须指定专人负责技术文件的保管、更改、更换与传递，或由部门负责人负责。
4．技术文件底图及蓝图上的任何更改必须采用划改，不得采用刮改，每次更改均应有明显标记、更改文件号和更改人的签名、更改日期。
5．产品主管工程师负责督促技术文件的更改是否到位。
五．回收
1．对所有技术文件更换、撤销、回收都必须填写《更改、废弃、撤销文件更改通知单》，同时更新技术文件发放、回收台帐。
2．对于不能及时回收的作废的技术文件，资料管理员应填写《技术文件限期回收通知单》并由使用部门负责人签字。
对于使用不能及时回收的作废文件而造成的损失，由使用部门自行担负责任。
3．对于遗失或限期不能回收的技术文件，文控部门必须填写《技术文件失控报告单》，报总工程师审批，送公司办存档。
六．销毁
1．对于所有回收和作废的技术文件，资料管理人员、晒图员和其它任何人员都无权擅自处理。
2．所有回收和作废的技术文件应由资料管理人员建立台帐，
3．对于需要销毁的技术文件应由资料管理人员提出销毁申请，集中办理销毁审批手续，报总工程师批准，在保卫科负责人的监控下销毁。
七．外协图的发放和回收管理
1．制造采购部门除了对在用外协图建立文件目录外，还应对发放到外协单位的图纸和其它技术文件建立发放、回收台帐。
2．技术中心不得对外协单位直接发放任何技术文件（技术合作项目除外）。
3．外协单位需增加或更换图纸时必须向制造部门提出申请，并经制造部长批准后方可办理补发手续。
4．外协单位无正当理由不得增发图纸；
对于破损需更换的技术文件，外协单位必须持原文件予以换发。
5．采购部门应做好外协图纸和其它技术文件的回收工作。
八．技术文件的监控
1．技术中心将每半年不定期对各部门技术文件的保管、使用情况进行检查，将检查结果形成书面形式，由被检查部门签字，然后送公司办备案。
附件：
技术文件限期回收通知单、
技术文件失控报告单
浙江银轮机械股份有限公司
2018-9-3日
技术文件限期回收通知单
技术文件名称/代号
通知单号
存根
文件数量
签发
日期
执行部门
执行人
期限
回收原因
签字
执行结果
单号
失控部门
负责人
失控原因
文控部门意见
审批意见
注：
该联复件送交公司办。
浙银机[2002]28号
一、范围和职能
1．技术文件的范围：
2．职能：
二、晒印与申请
1．技术文件晒印人员必须根据批准的图样晒制申请单进行晒印技术文件，并按时发放到位。
2．技术文件首次发放的范围：
a.产品图样及其相关设计文件的发放范围：
b.工艺文件/检验文件发放范围：
c.技术标准/规范由技术中心按各部门具体情况进行单套发放。
3.技术文件的晒印申请
a.对于首次发放或换版的技术文件由主管工程师填写《图样技术文件晒印申请单》，技术中心副主任以上人员批准晒印。
b.各部门对技术文件的需要超过以上规定的数量时，必须填写《图样技术文件晒印申请单》，并经过本部门领导批准，然后送技术中心资料室晒印发放。
4.对于未填写晒印申请单的晒图要求，晒图人员有权拒绝晒图。
三、发放
1．晒图员或资料管理员应按晒图申请要求，按时将有关的技术文件准确无误地发放到各使用部门。
2．技术中心发放的技术文件均应填写《文件发放签收表》，由主管工程师或上一级领导批准，同时建立技术文件发放、回收台帐。
四、更改
1．对于所有需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，填写《技术文件更改申请表》，按规定的程序提交技术中心，由技术中心按规定程序批准后统一更改。
2．所有在用技术文件的更改均应填写、发放技术文件更改通知单，晒图员或资料管理员则根据该文件原发放记录及时准确地将更改通知单传递到位或更换文件。
3．各分厂技术科长负责所在分厂所有技术文件的更改/更换与技术中心下发的更改通知单要求保持一致；
4．技术文件底图及蓝图上的任何更改必须采用划改，不得采用刮改，每次更改均应有明显标记、更改文件号和更改人的签名、更改日期。
5．产品主管工程师负责督促技术文件的更改是否到位。
五、回收
1．对所有技术文件更换、撤销、回收都必须填写《更改、废弃、撤销文件更改通知单》，同时更新技术文件发放、回收台帐。
2．对于不能及时回收的作废的技术文件，资料管理员应填写《技术文件限期回收通知单》并由使用部门负责人签字。
3．对于遗失或限期不能回收的技术文件，文控部门必须填写《技术文件失控报告单》，报总工程师审批，送公司办存档。
六．销毁
1．对于所有回收和作废的技术文件，资料管理人员、晒图员和其它任何人员都无权擅自处理。
所有回收和作废的技术文件应由资料管理人员建立台帐，
2．对于需要销毁的技术文件应由资料管理人员提出销毁申请，集中办理销毁审批手续，报总工程师批准，在保卫科负责人的监控下销毁。
七、外协图的发放和回收管理
1．制造采购部门除了对在用外协图建立文件目录外，还应对发放到外协单位的图纸和其它技术文件建立发放、回收台帐。
2．技术中心不得对外协单位直接发放任何技术文件（技术合作项目除外）。
3．外协单位需增加或更换图纸时必须向制造部门提出申请，并经制造部长批准后方可办理补发手续。
4．外协单位无正当理由不得增发图纸；
5．采购部门应做好外协图纸和其它技术文件的回收工作。
八．技术文件的监控
技术中心将每半年不定期对各部门技术文件的保管、使用情况进行检查，将检查结果形成书面形式，由被检查部门签字，然后送公司办备案。
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