消防技术服务机构程序文件最终版Word文档下载推荐.docx
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对应章、节和条号
修改内容
批准人
批准日期
程序文件
文件编号：
XJTX-QP-00
第一版第0次修改
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目录
颁布日期:
2021年1月1日
1保密和保护所有权程序
2文件控制程序
3检测分包管理程序
4服务和供应品采购控制程序
5合同评审管理程序
6顾客申诉和投诉处理程序
7不符合工作控制程序
8纠正、预防措施管理程序
9记录控制程序
10内部审核管理程序
11管理评审程序
12人员培训管理程序
13设施与环境管理程序
14检测方法确认控制程序
15数据处理控制程序
16仪器设备管理程序
17量值溯源控制程序
18期间核查控制程序
19抽样和样品管理程序
20结果质量控制程序
21结果报告控制程序
22偏离标准、规范和检测方法控制程序
23检测工作管理程序
24开展检测项目工作程序
25改进管理程序
26测量不确定度的评定程序
27实验室安全管理操作程序
XJTX-QP-01
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保密和保护所有权程序
1.目的
维护客户权益，保护客户的机密信息和所有权不受侵害。
2.适用范围
适用于本检测检测公司与客户及相关人员。
3.职责
3.1技术负责人负责技术资料外借、复印和涉及客户机密及所有权问题的处理和审批。
3.2业务部负责检查和受理客户对机密信息和所有权问题的反馈、调查，提出处理意见。
3.3办公室负责对员工进行保密知识教育。
3.4检测室负责程序实施。
4.程序
4.1对客户提出保密要求的样品及有关技术资料，样品接收人员应在样品委托单中加以记录，指定专人保管，严格保密。
样品流转的各环节应有交接记录，不得丢失和随意处置。
4.2外来人员不得随意进入检测区域，客户要求进入检测区参观或观看其送检样品的检测过程时，需经检测室的许可，在《外来人员进入检测室登记表》上登记，并应有本室人员陪同，确保其它客户机密不受侵害。
4.3样品的检测记录、证书、报告等有关技术资料，检测室负责管理和保密，末经客户允许，不得透露给他人。
4.4如客户要求用电话、传真或邮寄等方式传递检测结果时，业务部、检测室应严格确认并采取有效措施，确保传输数据的保密性、真实性。
执行《数据处理与控制程序》。
4.5业务部负责受理客户机密信息（包括借阅、复印资料）和所有权问题的调查，提出处理意见报技术负责人审批。
4.6办公室负责定期向员工进行保密知识教育，增强员工的保密意识。
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5.相关文件
《抽样和样品处理程序》XJTX-QP-l9
《数据处理控制程序》XJTX-QP-l5
6.相关记录
《文件借阅/复印登记表》ZJ/004
《外来人员进入检测室登记表》zJ/058
XJTX-QP-02
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文件控制程序
对本检测公司的质量体系文件进行管理和控制，确保工作人员能及时获得和使用现行有效版本的文件。
适用检测公司范围内的各类文件管理与控制。
3.1检测公司主任负责质量手册、程序文件、质量方针、质量目标及相关体系文件的批准和发布。
3.2质量负责人负责组织质量手册的编制、修订，负责组织管理型程序文件的编制、修订并保持其有效性。
3.3技术负责人参与质量手册的编制、修订，负责组织技术型程序文件的编制、修订，负责组织作业指导书的编制、修订和审批并保持其有效性。
3.4质量部负责文件的控制和管理，确保所用文件现行有效。
4.1质量体系文件的构成与分类
4.1.1质量体系文件的构成
质量体系文件由三层构成，第一层为质量手册，第二层为程序文件，第三层为作业指导书及表格。
4.1.2质量体系文件的分类
质量体系文件根据文件的来源分为本检测公司内部制订的体系文件和外来文件两部分。
4.1.2.1内部制订的体系文件包括，质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、表格、体系活动计划、内审、管理评审报告等。
4.1.2.2外来文件包括:
标准、规程、规范、规则等。
4.1.3所有文件可以承载在各种媒体上。
媒体可以是纸张、磁盘、光
盘或其它电子媒体、照片以及它们的组合。
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4.2质量体系文件的编制、审核与批准
4.2.1第一层文件质量手册，由质量负责人组织编制，检测公司主任审核批准。
4.2.2第二层文件程序文件，管理型的由质量负责人组织编制，技术型的由技术负责人组织编制，检测公司主任审核批准。
4.2.3第三层文件作业指导书和技术性的质量记录格式，由检测室制定，室主任审核，技术负责人批准。
管理性质量记录格式，由质量部审核，质量负责人批准。
4.2.4所有文件批准后，均由质量部文件管理员负责编号管理。
4.3文件的发放回收
4.3.1对质量管理体系起重要作用的各个场所，由文件管理员及时发放到位，保证有关人员使用现行有效文件。
4.3.2文件发放时要注明分发号和文件受控状态，文件管理员记录《文件发放回收登记表》，由检测室资料员或室主任负责签字领取。
4.3.3文件发放范围由质量部根据工作需要确定，报质量负责人批准。
特殊情况下需向上级有关部门、认可机构或客户提供有关文件时，要由检测公司主任批准。
4.4文件的修改
4.4.1文件修改的申请、编制、审核和批准与4.2条款规定相同。
一般由原编制部门负责填写《文件制（修）订申报审批表》，并负责办理。
4.4.2文件修改后，将所改文件按《文件发放回收登记表》发放到位，并收回所有被修改的作废文件。
对非受控文件不作修改。
4.4.3文件修改单页不超过30字的，可直接用碳素墨水笔划改相应部分，文件作重大修改或两次以上修改，应重新印发。
4.4.4质量部应定期对文件修改情况进行核对，编制文件修改一览表，防止误用作废文件。
4.5文件的借阅、复制借阅体系有关的文件，应向质量部提出
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并填写《文件借阅/复制登记表》，经质量部主任批准后借阅或复制。
4.6文件的作废和销毁
4.6.1所有作废文件，=由质量部文件管理员负责按《文件发放回收登记表》的记载收回。
对特殊需要保留的作废文件，应加盖醒目的作废标记，防止误用。
4.6.2对要销毁的作废文件，由质量部文件管理员填写《文件销毁申报审批表》，经经质量负责人批准后，由质量部实施。
4.7外来文件的控制
4.7.1外来的法规性文件，如国家标准、校准规范、规则等经质量部确认，填写《外来文件使用/变更审批表》，经技术负责人批准后执行。
4.7.2外来文件由质量部负责收集，统一编号并加盖受控印章，发放时应填写《文件发放回收登记表》，并同时收回旧文件。
4.7.3质量部文件管理员对外来文件要定期检索，及时更换有效版本。
4.8文件的保存
4.8.1质量管理体系文件必须妥善保管，内审时应对各部门、检测室的文件保管情况进行检查。
4.8.2质量部应编制检测公司和各部门受控文件清单，以便检索。
各部门应填写本部门文件清单，便于管理。
4.8.3受控文件不得乱涂划改，不准私自外借或复制，要确保文件的清晰，易于识别。
4.8.4文件编制、审核、批准、发放、修改等形成的记录，由质量部整理归档。
4.8.5原版文件由质量部登记归档，存入磁盘的文件应有备份，备份文件也应标识归档。
4.9文件的评审
质量负责人、技术负责人应定期组织对现有体系文件进行评审，各部
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门、检测室结合平时使用情况迸行适时评审，必要时予以修改。
具体实施执行4.4条款规定。
4.10受控文件饱编号规则
4.10.1受控文件的编号范围质量手册、程序文件、作业指导书和记录（质量记录和原始记录）
4.10.2编号规则
4.10.2.1质量手册为XJTX-QM-XX（流水号九其申XJTX-QM为管理手册的代号（拼音打头字母、以下类同）。
4.10.2.2程序文件为XJTX-QP-XX（流水号）。
其中XJTX-QP为管理程序的代号。
4.10.2.3作业指导书为ZY/XX（类别代号）-XX（专业代号）-XX（流水号）。
其中ZY-作业指导书的代号;
类别代号:
BP-测量不确定度评定、CZ-操作规程、JC-检测方法、qJ-期间核查、ZJ-自校方法。
专业代号见表1。
4.10.2.4质量计划为ZL-JH-XX（流水号）。
其申皿为质量计划代号。
4.10.2.5质量报告为ZL-BG-XX（流水号）。
其中BG为质量报告的代号。
4.10.2.6质量记录为ZJ/XX（类别代号）-xx（流水号）。
其申ZJ为质量记录的代号;
类别代号见表2。
4.10.2.7原始记录为YJ/XX（专业代号）-XX（流水号）。
其中YJ为原始记录代号。
4.10.2.8外来文件为WMXX（专业代号）-XX（流水号）。
其申WL为外来文件代号。
《保密和保护所有权程序》XJTX-QP-O1
《记录控制程序》XJTX-QP-O9
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《文件制（修）订申报审批表》ZJ/001
《文件发放回收登记表》ZJ/006
《受控文件清单》ZJ/003
《文件销毁申报审批表》ZJ/O05
《外来文件使用/变更审批表》ZJ/O02
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表1专业室代号
专业
代号
检测一室
FX1
LH1
JC
检测二室
FX2
LH2
RN
质量记录类别
类别
记录名称
001
文件制（修）订申报审批表
031
专业人员培训申报审批表
002
外来文件使用/变更审批表
032
人员外出培训审批表
003
受控文件清单
033
人员外出培训反馈及评价表
004
文件借阅/复印登记表
034
操作考核记录表
005
文件销毁申报审批表
035
温湿度监控记录
006
文件发放回收登记表
036
检测方法审批表
007
检测工作分包申报审批表
037
检测方法评审表
008
检测工作分包考核表
038
购置仪器设备审批表
009
检测工作分包评审表
039
仪器设备验收记录
010
分包合同书
040
租借仪器设备审批表
011
采购申请表
041
仪器设备维修申报审批表
012
月采购计划
042
仪器设备降级、报废审批表
013
支持服务供应商名录
043
量值溯源计划表
014
支持服务供应商评审表
044
期间核查年度计划
015
供应品验收单
045
期间核查报告
016
样品检测委托单
046
样品抽样单
017
合同评审表
047
检测流转单
018
顾客申诉/投诉处理审批表
048
检测结果异常情况申报审批表
019
客户满意度调查表
049
检测公司比对、能力验证计划实施记录
020
客户满意度评价表
050
监控有效性评审表
021
纠正、预防措施申报审批表
051
更改结果报告审批表
022
纠正、预防措施跟踪验证审批表
052
补发结果报告审批表
023
年度内部审核计划
053
偏离申报审批表
024
内部审核实施计划
054
偏离调查处理审批表
025
内部审核检查表
055
现场检测登记表
026
不符合项报告
056
开展检测项目审批表
027
内部审核报告
057
开展检测项目验收申报审批表
028
管理评审年计划
058
外来人员进入检测检测公司登记表
029
管理评审记录
030
管理评审报告
XJTX-QP-03
检测分包管理程序
对检测分包方进行评审;
选择合格分包方的各项控制活动。
适用于检测工作分包全过程。
3.职责
3.1技术负责人负责组织实施。
3.2业务部
3.2.1负责受理检测室提出分包工作的申请。
3.2.2组织检测室对分包方进行技术考核。
3.2.3协调与分包方、客户关于分包工作的相关事宜，制定分包协议。
3.2检测室负责对分包方进行技术考核、监督，员责分包检测工作的实施。
4.程序
4.1分包工作的申请
检测室确因工作量或因某些特殊设备、环境条件等原因的影响，不能满足某项检测工作及客户需要时，可提出分包工作申请。
填写《检测工作分包申报审批表》报业务部。
4.2分包方的考核和审批
4.2.1业务部在受理检测室报来的分包工作申请时，应组织检测室对分包方进行技术考核，填写《检测工作分包考核表》，考核内容有以下几个主要方面:
a.分包方检测公司的仪器设备状况;
b.环境条件;
c.人员素质;
d.检测能力的验证。
4.2.2业务部根据对分包方的考核结果进行评审，填写《检测工作分包评审表》，报技术负责人批准后，签发《分包合同书》。
4.3分包工作的实施
4.3.1检测室在进行检测工作分包时，应通知客户，适当时应书面通知并得到客户的确认。
4.3.2由分包方完成的工作，检测室应在原始记录中予以说明，并将分包方提供的数据连同原始记录一并存档。
4.3.3为客户出具的结果报告，应注明分包项目。
4.4分包工作的管理
4.4.1分包合同开始履行后，检测室组织分包检测工作的实施和必要的监督，审核分包检测结果。
确有需要，检测人员可参入协助分包方的检测工作。
4.4.2业务部对分包方的工作质量，按照质量管理体系的要求进行监督，必要时可在内审时一并进行。
4.4.3业务部应保存分包工作形成的全部材料，整理后归档。
《合同评审管理程序》XJTX-QP-O5
《检测1作分包申报审批表》ZJ/007
《检测1作分包考核表》ZJ/008
《检测工作分包评审表》ZJ/O09
《分包合同书》ZJ/O10
XJTX-QP-04
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服务和供应品采购控制程序
使选择的服务和采购的供应品能够符合规定要求。
适用于检测公司选择支持服务和采购供应品。
3.1技术负责人负责对支持服务部门、购置计划的审批。
3.2业务部负责对选择支持服务部门的审核评价。
3.3业务部负责供应品采购，对供方审核评价，建立供方档案。
3.4检测室负责对服务和供应品需求的申报及其使用的评价和反馈。
4.1对支持服务部门的选择
4.1.1选择经省级计量行政管理部门授权的或国家认可委认可的检测公司，来承担本所的量值传递和溯源。
4.1.2选择具有管理规范的、师资水平高的取得培训资质的单位承担人员培训。
4.1.3选择具有法人证明、工商执照、诚信服务的供应商。
4.2服务和供应品的申请
4.2.1检测室根据检测工作的需要，每月底填写《采购申请表》，室主任签字后交业务汇总。
4.2.2《采购申请表》应注明所需供应品的特征，技术要求、提供时间等信息。
4.3制定供应品采购计划及实施
4.3.1业务部依据各检测室的《采购申请表》进行汇总，制定《月采购计划》，经技术负责人审批后，选择供应商并实施采购。
4.3.2实施采购应确保采购质量、数量和供应时间。
·
并建立保存采购过程中形成的质量记录。
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4.3.3采购过程出现变化时，应将原因及时通知相关检测室，重新申请审批，再进行采购。
4.3.4仪器设备采购或采购配件、消耗材料数量较多时，应与供方签定采购合同，以确保采购质量。
4.4对支持服务供方的评审
4.4.1业务部在支持服务及供应品采购前，均需组织检测室对供方进行评审，填写《支持服务供应商评审表》。
4.4.2评审的内容包括供方资质、提供服务项目、服务质量、（收费）价格、供货（检测）期限、质量保证能力等情况、提供资质证明，如生产或销售许可证、工商营业执照、认证证书、国家授权的资格证书等复印件。
4.4.3业务部将《支持服务供应商评审表》连同资质证明复印件一并报技术负责人审批后，列入《支持服务供应商名录》，每年进行一次复评，填写《支持服务供应商评审表》，并建立供方档案，分别保存。
4.5采购配件、消耗品的验收
4.5.1验收依据
a.采购计划标定的质量技术要求。
b.采购合同标定的质量技术要求。
c.国家行业相关产品服务的技术标准。
d.本检测公司进货验收规范。
4.5.2供应品的验收
a.采购供应品到货后，由保管员根据进货发票及检验依据进行逐项验收，填写《供应品验收单》，合格后签字入库。
b.保管员发现不合格，签字连同供应品返给采购员，进行退货处理。
4.6供应品管理、储存和领用
4.6.1保管员对验收合格的供应品按仓库保管规定进行储存。
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4.6.2业务部负责保证一定数量常用供应品的库存，以备使用部门随时领取。
4.6.3检测室填写"
领料单"
，经室主任签字到仓库领取。
4.7服务供应方再评审
技术负责人每年定期组织业务部及检测室对服务和供应品的供方选择实施情况和《支持服务供应商名录》的取舍进行评审，确保检测结果质量不受影响。
《量值溯源控制程序》XJTX-QP-17
《人员培训管理程序》XJTX-QP-l2
《采购申请表》ZJ/O1l
《月采购计划》ZJ/O12
《支持服务供应商名录》ZJ/013
《支持服务供应商评审表》ZJ/014
《供应品验收单》ZJ/O15
XJTX-QP-05
合同评审管理程序
积极理解并指导客户明确要求，使各项要求能被明确规定且为客户和检测公司共同接受。
适用于与客户签订检测工作的标书、合同的评审。
3.1技术负责人负责组织有关部门对标书、合同的评审。
授权修改合同，组织合同的实施，解决实施中的技术问题。
3.2业务部
3.2.1负责对检测业务接待过程中
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