招商会策划各工作组工作流程完整版Word文件下载.docx

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本管理规范资料适合用于管理中，为使全体人员都知道应该做什么，不应该做什么，以及明确自己的主要职责，所担负的职责对整个企业工作具有的意义和作用，从而把全体人员的工作积极性充分地调动起来，成为推动企业生产经营工作的动力。

可直接应用日常文档制作，也可以根据实际需要对其进行修改。

　　招商会策划各工作组工作流程

　　招商会策划登记组的工作流程

　　1、根据会场环境，制定统一的工作流程。

　　2、登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。

　　3、与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。

　　4、提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。

　　5、一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。

　　6、来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工整，便于确认。

　　7、来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看《会议须知》，不明处查询会务组，并告知会务组所在；

由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客人要主动做介绍。

　　8、提醒客人将贵重物品妥善保管。

　　9、客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必须安排的，应向调动双方做好解释工作。

　　10、本地的来宾要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。

　　11、轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。

　　三、招商会策划接站组的工作流程（需要配合完成）

　　1、详细检查接站所用物品：

接站牌、《接站人员一览表》等。

　　2、接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式。

　　3、如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能离会场和车站太远。

　　4、接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象。

　　5、接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明。

　　6、如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。

　　7、如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。

　　8、若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行。

　　四、招商会策划会场组的工作流程

　　1、与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。

　　2、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：

麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。

　　3、选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。

　　4、由1~2人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其出示警示牌，上面写有：

“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。

　　5、引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：

带头鼓掌，向授课人点头示意等。

　　6、来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。

　　7、在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。

　　8、为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动。

　　9、注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用，在一次招商会上，有个客户很刁蛮和苛刻，有很多人认为他不能成为客户，但是会场组人员给我讲了一个细节，这个人的会议记录最全，一直在聚精会神的听课，他至少也是一个身价千万的老板，能这样来参加招商会，我想是肯定要做的，刁蛮和苛刻不过是在谈条件，因为有这个心理准备，那么我在阐述“越是苛刻的客户越是将来有可能合作的客户”观点的时候，切入服务和受益的解释，在不违反公司原则的情况下尽一起努力来协调，同时强调如果原则可以打折，是不是允许服务可以打折，如果可以，我们马上签，结果双方都笑了，合同自然也成交了。

　　五、招商会策划主持人的工作流程

　　1、主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。

　　2、会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。

　　3、拟定每位授课人的经历与职务简介，当授课人上台前进行介绍。

　　4、授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。

　　5、事先准备好活跃课间的话题、活动。

　　6、主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。

　　六、招商会策划业务组的工作流程

　　1、在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。

分组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进。

　　2、了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访。

　　3、准备VI手册，运营手册，各种合同资料的准备。

　　七、招商会策划授课人的工作流程

　　1、会前十五天准备好授课内容，并提供给相关对口副总处审核。

　　2、提前五天将授课内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交组公司文稿，由公司人员协助制作。

　　3、有条件的情况下提前三天做演练，确保授课无误。

　　4、授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。

　　八、招商会策划后勤组的工作流程（需要配合完成）

　　1、做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。

　　2、提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提供经济快捷的返程路线。

　　3、和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中购买，以免耽误时间。

　　4、后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。

　　九、招商会策划沟通组的工作流程

　　1、会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先沟通。

　　2、沟通时要把握“探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断，再行动。

　　3、对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。

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　　4、谈判时可利用“销售紧迫感”对来宾开展心理暗示。

　　十、招商会策划公司留守人员的注意事项

　　1、留守期间详细接听电话，并详细记录。

　　2、如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商会情况，如有需要通知会务组派车将客人接至会场。

　　3、留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。

　　4、用餐时可轮换，或叫餐上门。

　　十一、招商会策划用餐时注意事项

　　1、会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备量。

　　2、用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐。

　　3、如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排。

　　4、对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如自行安排会务组概不负责。

　　5、待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐。

　　6、会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体力。

　　7、如果是自助餐，那么结算的时候一定要按照实际发生数量来计算，要注意一个细节，比如提前领取餐票，加盖我方的公章，不要直接发到来宾的手里，尤其是早餐，有一次开会的时候，我们算的是1000元，结果对方说是1200元，为什么，是因为很多客人早餐没有去，结果把票留在房间，客户可能认为无所谓，但是服务员有时候收拾就有可能有不同的结果，好的餐厅也可能告诉你，不是1000元，而是900元，因为人有的没有来，这样的情况比较少，所以我们人员提前在餐厅门口等候，逐个数完然后计数。

　　十二、招商会策划员工的合理休息

　　在满负荷工作的前提下确保各组员工的合理休息，每组根据自身情况制定合理的休息安排，如：

登记组和会务组的工作主要集中在来宾登记、用餐、休息、返程的时间，其它时间则不是很忙，所以可安排适当的轮换休息；

会场组的工作主要集中在授课期间，剩余时间应协助其它组工作或轮换休息；

业务组与沟通组的主要工作时间是在来宾休息时与来宾沟通，所以在来宾授课时可安排与其它组配合或轮换休息。

　　十三、招商会策划突发事件及客户投诉的处理

　　1、如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。

　　2、如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问题。

公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后。

　　3、公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台，虽然不是故意的，但是起到了这个效果。

　　以上的流程和分工中间有很多交叉，在会议的进行过程当中，可能用不了这么多的部门，有可能一个组负责几个组的职责，开招商会是一个萝卜三个坑甚至都不够，在具体的操作中，可以进行调整，部门可以调整，但是内容不能减少，开次招商会，就会掉层皮，这句话是真的，我们在20xx年8月份在河北的一次全国招商会，花费10万，签单600多万，全国25个省一次签完，四天的会议过后，公司总部二十个人，六个打点滴。

　　营销策划认为对于招商会策划来说这个阶段很关键，控制得当，你就等着签合同吧，即使交锋，也是合作前奏而已，如果控制不当，效果可想而知。

招商会策划细节方面切记要做到位，不然小小的一个瑕疵就有可能影响到整个招商会议的最终结果！

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