档案管理基本情况登记表 docWord下载.docx
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实物档案
底图
724
187
45
库房设施设备
建筑面积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
30m2
8个
1台
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级二级
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
序号
责任部门
归档范围
注明短期、长期、永久
1
经营管理部
ERP等软件服务购买合同
长期
2
ERP项目文档（立项、调研、实施、验收等）
3
公司管理标准
4
船公司、货代公司投标资料
5
工作任务书、总结等材料；
6
市场部
产品样本、单页
7
重大活动的光盘、录像带资料（集团介绍、平面设计）
8
各类新闻宣传资料（包括图片、影像资料）
9
广告合同（促销品礼品、信息购买、印刷、展会等）
10
重要的文档协议（专利、独家代理协议等）
11
每个展会的资料
12
新兴市场部
独家代理协议
13
新品项目建议表
14
与客户签订的销售合同
15
客户来访重要的会议纪要
16
集团、子公司工作报告
17
业务PI/PO
短期
18
业务流程单
19
技术质量协议
20
采购委托单
21
盈亏预算表
22
客户开发信息及沟通进度档案
23
工作联系书
24
与产品公司联系报告
25
与客户签订的协议或备忘文件
26
党支部
党员签收表
27
党员花名册
永久
28
进出口公司党支部民主生活会议议程及相关文件
29
中国共产党海信集团公司委员会文件
30
年度先进评选和年度党务工作总结的通知及相关文件
31
年度先进集体和个人的决定及相关文件
32
集团公司年度评奖中进出口公司获奖名单
33
青岛市工业系统"
最佳营销员“推荐表
34
中国共产党党内统计年报表
35
中国共产党党员组织关系介绍信
36
党费收据及相关单据
37
整改提高阶段民主测评汇总表及调查问卷
38
通信销售部
采购订单
39
形式发票
40
销售合同
41
流程单
42
通关单
43
发货通知
44
报关单
报关箱单
46
报关发票
47
提单
48
保险单
49
原产地证
50
特检证书
51
保函
52
信用证复印件
53
全套议付单据复印件
54
客户资料
55
安全
机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定（山东省公安厅）
56
青岛市消防安全委员会文件
57
海信集团有限公司文件
58
总裁办安全通知
59
报总裁办安保部（安全责任人）
60
报总裁办保安部文件（用电设备）
61
大厦消防系统简介及功能说明
62
员工防火守则
63
安全生产消防安全目标责任书
64
报集团工会“全国安全生产月”活动方案
65
青岛海信进出口有限公司安全文件
66
2003年海信进出口安全生产工作要点
67
海信进出口关于变更安全员的通知
68
海信进出口关于消防安全工作的规定
69
青岛海信进出口有限公司安全责任划分区
70
青岛市安全生产监督管理局文件
71
安全生产责任书
72
海信进出口有限公司安全事故应急救援预案
73
安全工作计划
74
安全生产情况统计表
75
安全生产责任目标自评报告
76
海信集团消防安全评价标准
77
销售支持部
78
信用证复印件
79
80
81
82
83
形式发票（PI）
84
集团报告
85
公司报告
86
87
意向订单
88
89
90
91
国内采购合同
92
其他
93
94
95
定舱委托书
96
入货通知
97
98
装箱反馈
99
100
101
102
103
议付发票
104
议付箱单
105
106
报检单
107
通关单或换证凭单
108
特检证书（B/V、ITS、SGS）
109
110
111
盘点表
112
合同委托函
113
合同
114
开证保函（电子版）
115
信用证副本
116
发票
117
箱单
118
运单
119
120
T/T或L/C付款水单
121
工资变化凭证\工资单
122
请假条
123
人事信息详情表（月度）
124
人事信息详情表（年度）
125
年度劳动保障年检表
126
社会保险人员基本信息及增减变化表
127
劳动人事报表（对集团、对外）
128
员工人事档案、劳动合同
129
劳动合同、公积金变化情况资料
130
劳动合同见证花名册
131
员工入公司审批手续
132
员工离职手续办理情况
133
薪酬方案、激励机制
134
干部介绍信
135
大中专毕业生报到证、协议书、推荐表等
136
人事调令、员工调动呈批表
137
海信进出口《海信进出口公司校园招聘》相关材料
138
员工培训计划、培训协议
139
培训体系文件
140
培训讲义、培训通报
141
学员培训档案
142
培训基础数据汇总表、分析表
143
管理人才毕业生登记表
144
计划生育资料
145
公司与各部门签订经济责任书
146
国际快递招标文件
147
工会重大活动资料留存
148
149
商务部等政府部门发文
150
公司年度大事记
151
海信经销商大会资料
152
进出口公司印信管理责任状、印章调整申请单、印信备案表
153
进出口公司红头文件
154
集团发红头文（与公司有关）
155
公司股东大会决议
156
公司章程
157
公司报废章
158
多媒体产品部
涉及产品质量和标准的关键报告（包括工作联系书）
159
关键的会议既要
160
与股份公司签订的公司性质的技术合同和标准协议
161
162
换屏通知单
163
同股份签署的技术质量类协议
164
165
166
计财部
会计凭证类；
167
会计帐簿类；
包括总帐、明细账、日记帐、辅助帐簿等
168
核销、税务资料
169
会计报表及审计资料
170
信用保险赔案资料
171
财务报告（表）
2、本单位档案分类编号办法
青岛海信进出口有限公司管理标准
HSIE2007062601-RZB
档案分类编号管理办法
1主题内容与适用范围
1.1本办法规定了青岛海信进出口有限公司档案分类编号办法。
1.2为科学地管理办公司档案，促进档案信息资源的利用与交流，特制订本办法。
1.3本单位档案的分类原则是：
以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
1.4本办法适用于青岛海信进出口有限公司。
2管理分工
2.1人力资源部负责根据国家有关规定编制档案分类目录、专题目录等检索工具，负责档案的编号的编制。
2.2各部门负责档案编号的填写
3档案分类
3.1档案一级类目的设置
设置管理档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案九大类。
3.2档案二级及二级以下类目的设置
3.2.1管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；
三级类目按保管期限设置。
3.2.2会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；
会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置。
3.2.3产品档案二级类目按产品系列（或类）设置；
三级类目按产品型号设置（如果本单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按产品型号设置）。
3.2.4科研档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置）。
3.2.5基建档案二级类目按性质（或用途）设置，三级类目按建筑项目设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按项目设置）。
3.2.6设备档案的基本分类方法是型号分类法。
根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有两种方法：
性质—型号分类法和工序—型号分类法
3.2.7照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》（青档字[2005]14号）执行。
3.2.8音像档案二级类目按载体形式（如录音带、录像带等）设置。
3.2.9实物档案二级类目按实物种类（如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、废止的印章等）设置。
4档号编制
档号由类目号、件号组成
4.1类目号的编制
4.1.1一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：
管理、KJ：
会计、CP：
产品、KY：
科研、JJ:
基建、SB:
设备、SW：
实物、YX：
音像。
4.1.2二级及二级以下类目：
管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；
管理类的三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号；
科技类档案，有代号的，一般优先采用，无代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。
4.2件号的编制
4.2.1各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件（以“件”为单位的文件材料）顺序号。
4.2.2同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。
4.2.3类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。
5档号示意
5.1管理档案
GL2003·
1-12003年永久性的管理类档案第1件
2-12003年长期的管理类档案第1件
3-12003年短期的管理类档案第1件
5.2会计档案
KJ1-6财务报告第6件（历史以来）
KJ2·
2003-82003年账簿第8件
KJ3·
2003-162003年会计凭证第16件
KJ4·
2003-12003年会计类其它材料第1件
5.3产品档案
CP1·
1-1**系列**型号产品第1件
1-126**系列**型号产品第126件
CP2·
1-1%%系列%%型号产品第1件
1-26%%系列%%型号产品第26件
2-1%%系列##型号产品第1件
2-56%%系列##型号产品第56件
5.4科研档案
KY1·
1-1**性质**课题第1件
1-22**性质**课题第22件
5.5基建档案
JJ1·
1-1**性质**项目第1件
1-1266**性质**项目第1266件
5.6设备档案
SB1·
1-1*性质**型号设备第1件
1-12**性质**型号设备第12件
5.7实物档案
SW1-6证书类第6件
SW2-8奖牌类第8件
SW3-2锦旗类第2件
5.8音像档案
YX1-1录音带第1盘
YX1-26录音带第26盘
YX2-1录像带第1盘
YX2-22录像带第22盘
5.9本公司档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类
GL
年度
（文件材料形成年度）
保管期限
（1永久；
2长期；
3短期）
会计类
KJ
1财务报告；
2账簿；
3凭证；
4其它
（账簿、凭证、其它设置）
基建类
JJ
设备类
实物类
SW
1证书；
2奖牌；
3锦旗；
4奖杯；
5废止印章；
6宣传样本
照片类
ZP
1照片；
2底片；
3建设照片；
4领导照片；
音像类
SX
1录像带；
2光盘；
3录音带
6档案排架
公司档案按大类分别排架：
6.1管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
6.2会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架；
在各个二级类目中分别按年度顺序排架。
6.3科技类档案，分别按大类、属类、项目（一个型号产品、一个课题、一项工程、一台或一个型号多台设备）排架。
6.4音像档案按载体种类分别排架。
6.5实物档案按实物种类分别排架。
附加说明：
本标准由青岛海信进出口有限公司提出
本标准由人资部并负责解释。
本标准第一版于20074颁布。
3、对下属单位年检的通报
4、对照检查标准，填写完成情况
项目
完成情况
标准分
自查得分
备注
档案业务工作规范化建设
完成
2006年度文件材料的归档整理
档案管理效能评估
重点建设项目档案工作
全宗卷
对下属单位的监督指导
无
照片档案管理
档案信息化建设
部分完成
5、本年度档案工作的创新点
填报时间:
2007年8月16日填报人:
张新新
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