商务信函的特点与规范外贸英语PPT文档格式.ppt

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如果知道对方姓名，就用DearMr.X或者Mrs.X或者MissX或者Ms.X；

如果不知道对方姓名，可用DearSir或者DearMadam,也可用Towhomifmayconcern；

如对方职务较高，最好用其职务名称，如DearProf.Smith,DearDr.Henson等。

称呼一家公司就用DearSirs或Gentlemen（注意是复数形式）。

正文（Bodyoftheletter）：

正文即信的主体部分，一般包括写信的原因、目的、己方的要求、对对方的期盼等内容。

结束礼辞（ComplimentaryClose）：

英文中结束礼词一般用“Yourssincerely”，“Yoursfaithfully”，“Yours”，“Sincerely”等。

值得注意的是，结束礼词应该和称呼敬语相匹配，如果称呼用DearSir，DearSirs，DearMadam，结束敬语就应该用Yoursfaithfully；

如果称呼用DearMr.John，DearMr.Smith等,结束敬语就应该用Yourssincerely。

签名（Signature）：

签名后书信才能够让对方信服,才具有法律效力。

附加部分：

有时可以根据实际需要对信函的次要内容和遗漏的内容进行增补，包括：

附件（Enclosure，简写Enc）；

再启（即附加遗漏内容）（Postscript，简写P.S）；

抄送（CarbonCopyNotation，简写CC.）等等。

内容的简明性,商务信函不需要使用华丽优美的词句，而是要求用简单朴实的语言，清楚而准确的表达信息内容。

鉴于商务的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，如普通社交信函往往是通礼寒暄在先，正题叙述在后，而商业信函则往往免却通礼寒暄的客套，直接切题，就事论事；

另一方面，要长话短说，行文简短，切忌长篇垒牍，避免罗嗦和重复。

商务信函与普通社交信函的区别就在于其简明性上，具体表现为开门见山，直入主题；

主体鲜明，要点突出；

内容简洁,语言精炼。

例1,HavinghadyournameandaddressfromtheCommercialCounselorsofficeoftheEmbassyofthePeoplesRepublicofChinain.,wenowavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationsbyastartofsomePracticaltransactions.译文：

从中华人民共和国驻（国）大使馆商务参赞处获悉贵公司名称和地址，现冒昧与贵方联系，欲以一些实际业务为开端，促进双方建立业务联系。

这是一封建立业务关系函的主体部分。

建立业务关系函的目的在于试探对方的意图，希望和对方建立业务往来关系。

所以这封电函在开头部分就提出了获得对方信息的途径，然后开门见山地提出了自己的想和对方建立业务关系意图，内容简洁而明了。

语言的准确性,商务信函对重要的信息强调完整而具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要求精准，因此对句子的语法结构、逻辑联系、遣词表达，甚至标点符号等的准确性都要求很高。

例2,：

由“维多利亚”轮运走的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。

译文：

ThelastbatchperS.S.（=Steamship）“Victoria”willarriveatLondononOctober.由“维多利亚”轮运来的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。

ThelastbatchexS.S.“Victoria”willarriveatLondononOctober.由“维多利亚”轮承运的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。

ThelastbatchbyS.S.“Victoria”willarriveatLondononOctober.源自拉丁语的介词ex与per有各自不同的含义。

英译由某轮船“运来”的货物时用ex，由某轮船“运走”的货物用Per，而由某轮船“承运”用by。

例3,该货于11月10日由“东风”轮运出，41天后抵达鹿特丹港。

ThegoodshallbeshippedperM.V.（=motorvessel）DongFengonNovember10andareduetoarriveatRottedamlin140days.指“多少天之后”的确切的某一天，常常必须用介词in，而不能用after，因为介词after是指“多少天之后”的不确切的任何一天。

语气得体性,在商务信函中，使用语言的礼貌和得体的措词能够给对方留下良好的印象，创造良好的交流氛围，一方面体现了发函方业务人员的业务素质，另一方面也有利于树立公司的形象，从而有利于促进交易的达成，因此，商务信函中都十分注意使用得体的礼貌语言。

例3：

.WehavetodayreceivedwiththanksinformationconcerningtransactionsontheNewYorkWheatExchangewhichwillbemadefulluseofbyourresearchdepartment.译文：

欣悉有关纽约小麦交易所的业务信息。

我们将充分研究和利用这些信息。

例4：

.Wehavethepleasuretoacknowledgeyourfavorofyesterdayadvising25casesforShanghai.译文：

您昨日告知向上海发出25箱的信函我们已敬悉。

内容的专业性,由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及很多商业与贸易领域的术语，如：

海运提单（marineBillofLading）；

（空白支票等的）背书人（endorser），被背书人（endorsee），还包括很多缩略词、套语等。

例5,WedliketoinformyouthatourcountersamplewillbesenttoyoubyDHLbytheendofthisweekandpleaseconfirmitASAPsothatwecanstartourmassproduction.Paymentwillbemadeby100%confirmed,irrevocableLetterofCreditavailablebysightdraft。

现通知贵方，我方的回样将于本周末用特快专递寄发，请尽快确认，以便我方开始批量生产。

要求用100%不可撤消的即期保兑信用证支付货款。

在这段信函中包含了很多的商务术语：

countersample（对等货样）；

DHL（敦豪速递公司）;

ASAP=assoonaspossible（尽快）；

confirmedL/C（保兑信用证）；

irrevocableL/C（不可撤消信用证）；

sightdraft（即期票据）。

例6,荣幸地向贵方推荐我方电子产品，随函附上第28号报价单供贵方参考。

WehavepleasureinrecommendourelectronicproductstoyouandencloseherewithquotationNo.28foryourconsideration.商务信函中还有很多套语频繁地得以使用。

由于商务信函的目的不同，因而各种函件（如建立业务关系函、通函等）的套语也有所区别。

具体参见附件：

商务信函的常见套语。

商务信函的翻译,外贸信函翻译的思路,商务信函是不同其他题材的实用性文书，其基本目的在于传递信息，因此在翻译时，应以“达意”为最高翻译原则，注意格式规范的调整、语气措词的恰当、语言表达的简洁、专业术语的对应等诸多方面。

具体表现为以下几点：

首先要注意格式的转化。

其次要注意句式的转换。

再次要注意运用商业术语和套语。

最后要注意语言表达的简洁、措词准确和专业术语的正确使用。

格式的转化,在同一中语言里，信函的基本格式是相同的，但在不同语言间，格式却有所差别。

英语和汉语的书信格式是不同的，例如，收（寄）信人地址在英语里是按从小到大的顺序进行排列的，而在汉语里则刚好相反，即是按从大到小的顺序进行排列；

英汉语里收（寄）信人地址所摆放的位置和日期等也是不同的。

鉴于这种差异性，翻译时应做出调整，以适用目的语的格式规范。

例7,AllenP.Fairbank2FlowerPlaceOregon,Wisconsin36752U.S.A.将上面的收信人地址译成汉语为：

美国，36752（邮编）威斯康星州，欧莱根市，弗洛尔普拉斯2号，艾仑普弗尔柏克先生,句式的转换,由于英语和汉语分属两种不同的语言体系，句法结构上存在一定的差异性。

英语被动句的使用较多，在译成汉语时应注意转换成主动句，反之亦然。

例8.NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankersClubonMar.1.译文：

本公司股东年会，将于3月1日在银行家俱乐部召开，特此函告。

例9.Astampedenvelopeisenclosedforreply.译文：

盼复，并随信附上贴邮票的信封一个。

英语是形合语言，十分注重语言的语法结构，一般主、谓、宾齐全；

而汉语是意合语言，无主语句的使用频繁。

翻译时要注意转换和调整。

例10：

Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.译文：

兹随函奉上有关文件。

例11：

WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.译文：

兹随信附去50包棉花的提单一张。

英语长句的使用比较常见，尤其是各种从句和短语的套用形成多级从句和多级短语；

而汉语中多用短句，翻译时注意进行拆分和归并。

例12：

Wecanconfidentlyassertthatanybusinessyoumayfavouruswillbetransactedtoyoursatisfaction.译文：

我们保证我们承接的任何业务都会令您满意。

例13：

Inordertofacilitatebusinessinconsiderationofthepresentmonetarystringency,thecooperation,onbehalfofwhichIamstudyingthisproposition,iswillingtobasetransactionontradebybarterandwouldimportanyarticles,whichyouwouldshiptotheUnitedStates.译文：

鉴于最近银根紧缩，为谋求交易的达成，本人代表公司正在研究这项建议。

我方愿意以易货贸易为基础，进口贵方运到美国的任何商品。

商业术语和套语的运用,在商业信函里有很多的套语，在翻译时套用即可。

例如，在英语商业信函里使用最普遍的称呼套语是：

DearSirorDearSirs（用于男性），DearMadamorDearLadies（仅用于女性）或者Gentlemen（仅用复数形式，可单指男性，也可指男女合指）等。

而汉语惯用的称呼套语是：

尊敬的阁下或者尊敬的先生（女士或夫人）。

同样，结尾套语在英语里常用的是：

Yourstruly,Sincerelyyours等，汉语里则惯用XX谨呈或者敬呈等。

另外，还有其他很多套语如起始套语、结束套语、回函套语等等都可以在翻译时套用。

信函常用的起始套语,IwasgladtoreceiveyourletterofMay6.（欣悉贵方5月6日来函。

）WithgreatdelightIlearnthat.（欣闻）Ihavethepleasuretotellyouthat（很荣幸地告诉贵方）YourkindletterofSaturdayarrivedthismorning,（今晨收悉贵方星期六的来函）Imgladtohearfromyousosoon.（欣悉回函。

）,信函常用的结束套语,Ihopetohearfromyousoon.（祈盼早复。

）Ilookforwardtohearingfromyousoon.（祈盼早复。

）Ilookforwardtoournextmeeting.（祈盼早晤。

）Yourkindearlyreplywillbeappreciated.（若能早复，甚为感激。

）Withbestregard.（祈安。

）Hopingforanearlyreply.（祈盼早复。

）,语言表达的简洁、措词准确和专业术语的正确使用,最后还要注意。

鉴于商业活动的时间、空间和利益等因素的影响，语言表达应力求简洁明了，但要将有关事项表达清楚，不能因追求简洁而忽视了准确性。

同时，由于商业信函与商务往来有关，必然牵涉到各自语言中的习惯使用的专业术语，因而在翻译时尽量按照译文习惯使用的术语进行表达。

例如negotiatingbank对应汉语中的“议付银行”，即汇票贴现的银行；

negotiableform对应汉语中的“可转让提单”，即经过背书即可将所有权转让给他人的提单；

CIF对应汉语中的“到岸价”；

particularaverage对应汉语中的“单独海损”，等等。

例16：

WehavereceivedyourletterofJuly1,enquiringaboutthebesttermsofthegoods.译文：

已收悉贵公司7月1日就优惠条款询盘的来函。

原文中的enquiring是一个专业术语，汉语里有“询盘”与之对应。

同时为了简洁，译文省略了主语。

例17：

Youmaygeta5%discountifyourorderisonaregularbasis.Ifyouextendcredittoatimedraft，youhavemadeatradeacceptance.Andyoucanrequestthatthebankfinancethetransactionbybuyingthedraft.译文：

如果贵方定期给我方下定单便可享受5%的折扣。

如果贵方可以开具定期汇票，便可以做商业承兑汇票业务，申请银行买进承兑汇票贴现。

在翻译商务信函时，还要谨慎选用极易混淆的词语，有时由于选词不当而寻致词不达意或者意思模棱两可，甚至表达的是完全不同的含义。

因此了解与掌握极易混淆的词语的区别是极为重要的，是提高英译质量的关键因素之一。

例18：

一旦接到装船通知，我们将立即通过中国银行天津分行寄出装运单据给你方。

Immediatelyuponreceiptofshippingadvice,wewillsendtheshippingdocumentsthroughTheBankofChina,Tianjin.在翻译时很容易将shippingadvice与shippinginstructions混淆。

Shippingadvice是由出口商（卖主）发给进口商（买主）的“装运通知”。

而shippinginstructions则是由进口商（买主）发给出口商（卖主）的“装运须知”。

类似的还要注意区分vendor（卖主）与vendee（买主），consignor（发货人）与consignee（收货人）等。

例19：

交货期改为8月并将美元折合成人民币。

BothpartiesagreethatchangethetimeofshipmenttoAugustandchangeUSdollarintoRenminbi.ChangeAtoB是指“把A改为B”，而“把A折合成（或者兑换成）B”应该译作“changeAintoB”，两者不可混淆。

例20：

发票货值须货到付给。

Theinvoicevalueistobepaidon（upon）thearrivalofthegoods.“一到，就”常常用介词on或者upon，而不用after，因为after所表示的“之后”的时间不明确。

例21：

卖方须在6月15日前将货交给买方。

ThevendorshalldeliverthegoodstothevendeebyJune15（or:

beforeJune16）.（说明含6月15日在内。

）ThevendorshalldeliverthegoodstothevendeebeforeJune15（or:

byJune14）.（说明不含6月15日。

）表示终止时间，如“在某月某日之前”，如果包括所写日期，就用介词by；

如果不包括所写日期，即指到所写日期的前一天为止，就要用介词before。