4S行政管理制度Word文档格式.docx

4S行政管理制度Word文档格式.docx

《4S行政管理制度Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《4S行政管理制度Word文档格式.docx（59页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

◆周会议：

分为周会、部门晨会、全员晨会等。

该会议每周一或每日早上定时召开，周会以30-45分钟为宜，晨会以15－20分钟为宜。

周会由集团职能管理中心/子公司部门负责人组织安排，部门主要人员或全体人员参加，会议内容以总结、计划周工作及分享工作中的收获和得失；

晨会原则上全员参加，以宣导企业文化、服务理念及公司重大事件通报等。

◆学习会议：

分为学习研讨会，互助学习会等。

该会议每月或每周召开一次，由集团职能管理中心/子公司部门负责人组织安排，分线职能系统/部门主要人员参加或职能管理中心/子公司部门之间主要人员参加。

会议内容以实际工作中的案例进行研讨、分析与交流、分享技术经验。

◆临时会议：

分为紧急会议、专题会议等。

当公司发生紧急、重要事件或需要解决专业问题而临时召集组织的会议，该会议由主管职能中心/子公司部门组织、发起和主持，相关专业人员和分管领导参加。

6会议组织管理

6.1会前准备

◆会议目标：

会议主办部门应明确会议召开的职权范围并评估会议召开的必要性；

根据会议的不同类型，设定的会议目标应切合实际，能够达成会议最终成效。

◆会议议题、资料：

由会议主办部门确定。

每个议题应合理安排预估讨论时间，议题经确认后，事先通知会议重要或主要人员；

会议主办部门负责准备会议报告、参考资料等，与会人员应根据会议议题要求提前准备相关资料。

◆会议议程：

根据不同的会议类型，拟订出具体的会议

事项、日程安排、时间顺序。

◆与会人员、会议时间：

根据会议类型选择与会人员，会议时间应安排适合与会人员。

◆会议通知：

周会议按照规定定期执行；

临时性、学习性、月度、年度会议由会议主办部门发起通知。

其中年度会议、月度会议必须以书面形式或OA通知，

一般在会议前四天传达与会人员，对于出席会议的重要或主要人员，主办部门应通过电话等方式确认。

◆会议场地：

会议主办部门可根据会议的类型和需求提出会议场地，以降低会议成本为原则。

会场由会议主办部门布置，可根据会议的类型和与会人数等需要来调整（课桌型、马蹄型、椭圆型、长方形等），视会议的性质准备白板、投影仪、音响设备等，并在会前调试准备就绪。

◆工作人员：

由会议主办部门负责安排会务人员，年度会议可跨部门或跨公司成立会务工作组。

6.2会中执行

◆会议接待与签到：

由会议主办部门负责接待，大型会议由会务组接待，在会议召开前30分钟报到；

与会人员在会议召开前15分钟签到。

◆会议主持：

由会议主办部门指定主持人，一般由召集人主持。

会议主持人要控制会议的主题、进度和讨论时间，对会议过程管理负责，对于偏离主题的发言有权打断。

◆会议记录：

由会议主办部门负责安排记录人员，以笔录（或录音笔）形式对会议情况进行记载。

◆会场服务：

根据会议不同类型的要求，会中所需文件材料应及时、准确分发到与会人员；

会场内外的紧急事项转达，应谨慎行事；

会中应制止与会议无关人员进入会场；

对临时变动调整的事项，根据指示及时采取应急措施，妥善处理。

◆生活服务：

根据会议不同类型的需求，会议茶歇、住宿、会议用餐、会议医疗、交通、娱乐等生活服务由会议主办部门或会务组协助安排。

6.3会后工作

◆会场清理：

会议结束后，由会议主办部门或会务工作组整理会场，集团综合办/子公司行政部查收设备。

◆费用结算：

对于外租场地，或餐饮和住宿等费用由会务人员及时结算。

◆会议纪要：

原则上会议主办部门必须将会议内容在会后48小时之内整理形成会议纪要，经与会领导签字确认后，发布参会人员；

会中所提及事项需会后解决的，应制定计划跟踪表，确保会议的最终成效。

◆会议总结：

根据会议召开的类型，大型会议由会议主办部门负责人召集会务工作人员以召开总结会的形式，对整个会议的组织和服务工作进行全面的效果评估，肯定成绩，找出缺点和不足点，连同会议资料一并归入档案。

◆会议档案：

将会议文件材料立卷归档，建立会议档案。

大型会议资料（如会议通知、会议议程、签到表、会议纪要、会议总结等文书）由会议主办部门收集、整理齐全，提交至子公司行政部/集团档案室，按一会一卷的立卷方法设立案卷。

7会议纪律

◆为严肃会议纪律，端正会风建设，所有参加会议人员应严格遵守会议制度。

◆原则上会议不允许请假，如确有特殊事件或因工作所需不能参加会议的，需提前向会议主办部门说明情况，提报会议请假单，在得到批准后方可告假；

会中需作汇报的人员因特殊原因不能参会的，需安排其他相关参会人员代替

参会并作汇报。

未向会议主办部门请假，擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，视为缺席。

◆参加会议的人员在会议规定召开时间后到达会场的，视为迟到。

◆未经会议主办部门同意，在会议还未结束提前离开的，视为早退。

◆会议视情况实行签到制，在会议开始前5分钟将手机、小灵通作消声或震动处理，会中严禁在会场内接听电话，如确有重要事件在会场外接听；

会中严禁交谈、走动。

8会议处罚

由集团组织召开的年度会议根据会议纪律要求进行处罚，其余类型的会议由会议主办部门视情况对违反本纪律规定的提出处罚或体罚。

◆会议缺席者罚款300元；

◆会议开始后5分钟内到的迟到者罚款100元，超过5分钟的罚款200元；

◆会议早退者罚款200元；

◆会中手机、小灵通铃声响起者罚款20元/次，会中场内接听电话者罚款50元/次；

◆上述处罚未尽事宜参照集团《人力资源管理制度》相关规定处理。

9表单

表单1：

会议请假单（JC/XZ/BD-001）

表单2：

会议签到表（JC/XZ/BD-002）

印章管理制度

JC/XZ/ZD/A-002-01

1目的

为进一步强化公司管理，规范印章使用行为，结合实际情况，制定本制度。

2范围

适用于集团及所属子公司。

3职责

集团综合办和子公司行政部分别为集团印章和子公司印章监督管理部门；

公司所有员工均应自觉维护与遵守本制度。

4印章分类

根据公司印章分为企业公章、法人印鉴章、财务专用章、合同专用章、部门印章等其他专用章等。

5印章的保管

◆法人印鉴章、企业公章、合同专用章经集团总裁室授权分别指定专人负责保管，其中法人印鉴章必须指定财务人员负责保管；

财务专用章由集团财务管理中心指定专人保管；

部门印章由集团各职能管理中心/子公司各部门指定专人保管；

其中法人印鉴章、企业公章及财务专用章必须由三名印章管理人员分开保管。

所有印章必须报备集团综合办/子公司行政部。

◆印章保管人员因故外出，为不影响印章使用，可申请主管领导指定外出期的临时保管人员，同时应确认临时保管人员的保管意识与盖章申请手续。

◆印章保管人员如工作变动，应及时将印章上缴主管领导，待重新确定印章管

理人员后再办理接收印章的手续，不得私自转交他人。

印章收缴和移交手续由集团综合办/子公司行政部负责监督办理，其中财务专用章和法人印鉴章由集团财务管理中心负责监督办理。

6印章的使用

6.1法人印鉴章、财务专用章的使用规定详见《财务管理制度》。

6.2子公司使用企业印章

除日常文件（如销售合同等）事先经集团相应职能中心审阅备案后，填写《印章使用申请单》，写明盖章申请事项，经部门负责人审核确认，总经理批准后方可使用；

其他文件用章经子公司总经理确认后上报集团总裁室批示。

6.3使用集团企业印章

填写《印章使用申请单》，写明盖章申请事项，经职能中心负责人/子公司总经理审核确认，报集团总裁室批准后方可使用。

6.4其他部门印章

集团职能管理中心/子公司部门印章用于集团内部及子公司部门之间的行文，使用部门印章须填写《印章使用申请单》，写明盖章申请事项，经职能管理中心/子公司部门负责人批准后方可使用。

6.5文件盖章

必须由印章保管人员加盖，所有用章文件登记备案，如因印章使用不当而造成损失的，当追究其相应责任。

6.6印章只限在办公室内使用，不得随意携带外出。

特殊情况须将印章带出使用的，按以下规定办理：

◆印章的外带使用申请实行谁使用谁申请，不得代替申请；

◆集团/子公司企业印章外带前，视情况将所需盖章的文件事先经职能中心负责人/子公司部门负责人审阅确认，填写《印章外带申请单》，写明印章外带申请事项，经集团总裁室/子公司总经理批准，印章保管人员登记备案；

◆印章外带必须由印章保管人员同行，或指定专人同行，确保安全；

◆申请人返回后应将所盖文件复印件备案。

非保管人员同行的，需向印章保管人员办理交接手续。

7印章的刻制

◆集团/子公司有下列情形之一需刻制或变更印章的，必须提出申请，填写《印

章制作申请单》，经集团职能中心/子公司部门负责人审核，集团总裁室/子公司总经理审批，报集团综合办/子公司行政部备案后，由行政部负责办理印章的刻制、发放。

✧公司新设立的部门或机构；

✧单位、部门名称根据公司文件变更的；

✧印章有损坏现象，需重新刻制的；

✧原有印章遗失，需重新刻制的；

✧其他临时设立机构须刻制印章的；

✧其他需要刻制或变更印章的情形。

◆集团各职能管理中心/子公司各部门向集团综合办/子公司行政部领取新印章时，应同时将原使用印章一并送交集团综合办/子公司行政部备案，集团综合办/子公司行政部对领取的新刻印章留存印样备案。

8印章的销毁

印章销毁由印章保管人员提出印章销毁申请，经集团职能管理中心/子公司部门负责人审核，集团总裁室/子公司总经理审批，报集团综合办/子公司行政部登记备案留样；

印章销毁由集团综合办/子公司行政部、印章保管人及印章保管人的主管领导共同监督实施。

9检查与惩罚

◆集团综合办将不定期对子公司的印章使用情况和对本制度执行情况进行检查。

◆有下列情形之一的，对直接责任人予以通报批评或行政处分，并处经济处罚或调离工作岗位：

✧印章保管人因工作失误造成印章丢失者；

✧未经审批确认使用印章而导致公司受到重大影响者；

✧未经审批许可擅自携带企业印章章或合同专用章外出者。

◆有下列情形之一并构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：

✧私自刻制公章（指公司行政、合同、部门等印章）者；

✧合同未经审核会签程序，擅自使用合同专用章者；

✧恶意使用印章，致使公司造成重大经济损失者。

◆其他因印章使用损害公司行为者。

◆上述处罚未尽事宜参照集团相关管理制度规定进行处理。

10表单

表单3：

印章使用申请单（JC/XZ/BD-003）

表单4：

印章外带申请单（JC/XZ/BD-004）

表单5：

印章制作申请表（JC/XZ/BD-005）

文档管理制度

JC/XZ/ZD/A-003-01

本制度的建立是确保公司所有的有效文件被准确发放到所需的地点并被正确使用，作废文件能迅速得以处理，以及各种档案记录能得到有效控制和利用。

本制度规定了文件和资料的管理要求，适用于集团即将使用及正在使用的涉及管控体系的程序书、图纸及集团重大会议决议等文件，在业务过程中产生的记录，以及外来文件、公司图书资料和设备随机资料。

◆集团综合办及子公司行政部负责妥善保管、按时发放所有涉及集团管控的文件，根据要求及时销毁过期和作废的文件和记录，执行文件、记录控制程序并确保文件、记录的有效性。

◆文件编写者/修订者负责编写/修订文件，并将获得批准的文件交由行政部登记、存档及发放。

◆接收外来文件的人员负责将接收的外来文件，在经有关部门认可后，交由集团综合办行政部登记、存档及发放。

◆未经集团综合办/行政部的允许，不得复印有“受控”或“受控复印件”印章之文件或复印件；

◆检查所收到受控文件或复印件的完整性并妥善保管；

◆当集团综合办/行政部需要收回某受控文件或复印件时将其及时退回。

4档案管理

4.1管理部门

◆公司所有文件为集体所有，任何人不得占为已有，集团实行档案集中与分散管理相结合的体制。

各子公司由行政部（集团由综合办）负责主体、重要档

案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

◆各部门形成的重要文件材料统一归口档案管理部门，日常使用的重要文件由本部门负责立卷和归档，并在每季度的最后一个星期向档案管理部门移交保管原始、正本文件，经办部门根据实际需要留存复印件。

◆各部门将日常使用的重要文件，档案存放于文件柜中，根据文件类别将档案分类、编制目录及编号。

4.2文件点收

◆各部门将重要文件材料移交档案管理部门归档，根据如下原则点收：

◆检查文件的文本及附件是否完整，如有缺损，应立即追查和补充。

◆文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

◆与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.3档案分类

◆档案分类应根据文件内容、部门组织和业务项目等因素，按部门、大类和小类三级分类。

先以部门区分，之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

◆同一类的文件以装订于一个文件夹为原则，如文件较多，一个文件夹不够使用时，可分为两个以上的文件夹装订，并应明确编号，以便查阅。

◆一个文件夹封面内首页应设“文件归档目录清单”，文件归档时依据编号登记。

4.4档案名称及编号

◆档案按各级分类后应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

◆档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级

名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。

◆档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

◆档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，

应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.5档案整理

◆归档文件，依目录顺序以活页方式装订于相关类别的文件夹内，以便翻阅。

◆文件夹内应标明文件夹内所含文件的分类、编号及名称，以便查阅。

4.6档案清理

◆档案管理人员应随时擦拭档案柜，维护档案清洁，以防虫、腐蚀。

每年更换档案时，依规定清理一次，对于各部门的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理。

◆已到保存期限的文件，予以销毁，销毁前编制清册呈总裁室核对签注，并于目录表附注栏内注明销毁日期，销毁清册应永久保存。

◆保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，文件管理人员应将文件重新归档，并注明销毁日期。

◆保存期满并且没必要继续保存的文件，经主管领导决定，在上级主管监督下，填写销毁文件目录清单，领导签字确认之后，予以作废处理。

机要文件一律以碎纸机进行销毁，其他普通文件可作第二次利用。

◆销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。

4.7调阅程序

◆各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，必须填写“文件调阅单”依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅，档案管理人员需在文件调阅登记单上填写调阅人员、调阅内容、借出日期后，将档案交与调阅人员。

“文件调阅单”则按归还日期的先后整理，以备催还。

◆调阅人员归还档案时，经档案管理人员核查档案无误后，归入文件夹，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

“文件调阅单”由档案管理人员留存

备查。

4.8调阅管理

◆“调阅单”以“一单一案”为原则，借阅时间以一周为限，调阅人员如特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

◆调阅人员应爱护所调档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理。

◆调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受。

◆调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关档案，应经文件管理部门主管同意。

◆外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理（集团总裁室）批准后

◆方可借阅，且不得带离档案室。

其抄摘内容也须总经理（集团总裁室）同意且审核后方能带出。

◆政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

4.9档案的保密制度

◆档案管理人员首先要求政治上可靠，能严于律己，严格遵守各项管理制度；

◆档案管理人员要树立高度的责任感，经本人翻阅存档的保密资料，不得对他人透露、在公共场合演说；

◆不准私抄、复制保密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；

凡属于公司密级档案资料，确定与撤销档案密级时，均由公司领导批示；

◆若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。

4.10档案保存年限

◆永久保存文件，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文件和股票关系文件等，重要的诉讼关系文件，重要的政府许可证书，有关公司历史的文件，决算书和其他重要的文件。

◆保存十年文件，包括请示审批文件，人事任命文件，奖金工资与津贴有关文

件，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文件。

◆保存三年文件，指不需要保存十年的次重要文件。

◆保存一年文件，指无关紧要或者临时性文件。

◆重要的机密文件，一律全部存放在带锁的文件柜中。

5表单

表单6：

文件登记表（JC/XZ/BD-006）

表单7：

外来文件收文登记表（JC/XZ/BD-007）

表单8：

文件更改与处理申请单（JC/XZ/BD-008）

表单9：

文件资料借阅登记表（JC/XZ/BD-009）

表单10：

受控文件清单（JC/XZ/BD-010）

表单11：

项目资料清单（JC/XZ/BD-011）

表单12：

项目文档分发清单（JC/XZ/BD-012）

表单13：

受控文件借阅申请单（JC/XZ/BD-013）

表单14：

资料交接单（JC/XZ/BD-014）

保密管理制度

JC/XZ/ZD/A-004-01

为推动公司商业拓展、技术进步和可持续发展，保护公司的商业秘密，维护公司的合法权益，根据国家有关法律、法规，结合集团及各公司实际，特制定本制度。

集团及各公司任何员工在劳动合同期内和离职后，均应严格遵守有关保密办法，不得泄露、非法使用或非法允许他人使用未经解密的商业秘密。

集团及各公司各部门和人员各司其职，各负其责，密切配合，做好各项保密工作。

泄露、非法使用或非法允许他人使用公司商业秘密情节严重的，移交司法机关处理。

4公司秘密的范围和等级

4.1商业秘密定义

指不为大众所知悉，能为企业带来经济利益，具有实用性并经本公司采取保密措施的经营和技术等信息，载体具体表现为以文字、符号、图象、声像等形式记载的文件、资料、数据、图象、声像制品和其他物品（以下简称为文件、资料、物品）。

4.2商业秘密具体范围，包括但不限于：

◆公司董事会、综合办公会、总经理月度会会议记录、决议；

◆公司的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

◆采购、销售渠道和客户名单资料；

◆财务安排、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表、凭证、帐簿（册）；

◆投资、收购、兼并、技术改造；

◆公司的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录、规章制度；

◆诉讼资料和情况，各类法律文书；

◆投标、招标资料和情况；

◆产品成本核算表、发票、单据、业务函电；

◆设计图纸（含草图）、产品质量、计算机软件及数据；

◆计算机及网络服务器储存的业务数据；

◆人事任免（未公告前）、公司职员人事档案、培训教材；

◆使企业在商业竞争中处于被动或不利地位、影响企业对外交流和商业谈判顺

利进行、影响企业稳定和安全、影响企业对外承担保密义务的事项，国家秘密，和其他应保密的事项。

以上内容不论是否形成文件、资料和物品均属保密范围。

4.3按商业秘密的重要程度、技术水平及失密后的危害程度，公司商业秘密保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

◆“绝密”是最重要的公司商业秘密，是公司商业秘密中的核心部分，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受特别严重的损害，严重影响公司的发展，仅限于个别人知悉。

◆“机密”是公司商业秘密中比较重要的部分，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受严重的损害。

◆“秘密”是一般的公司商业秘密，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受损害。

除了“绝密”、“机密”以外的都是“秘密”。

◆涉及商业秘密的文件、资料和物品一经产生，应当及时标明相应的识别标志。

4.4保密等级与期限。

◆属密级公文分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★一年”；

属企业商业密级公文则标明“商密”，参照国家密级公文等级分为商密AAA、商密AA、商密A，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“▲”隔开，如“商密AA▲一年”。

密级程度通常