YHP1XZ09 集团公文管理制度试行版Word文件下载.docx
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2.公文的行文规则
2.1公文的类别
2.1.1公文是公司在经营管理活动中形成的正式文书，具有法定性、权威性、实用性、规范性等特点。
公文的种类包括：
命令，议案，决定，决议、意见，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要等文体。
2.1.2公文按照其特性可分为以下几类：
（1）按照来源或范围可分为：
外部公文和内部公文；
（2）按照文书形态可分为：
纸质公文和电子公文；
（3）按照行文关系可分为：
上行公文（下级对上级），下行公文（上级对下级），平行公文（同级对同级），泛行公文（行文对象广泛且通用）；
（4）按照文书的性质和作用可分为：
指导或指令性公文（如命令、决定、决议、批复、等），报请性公文（如请示、报告、意见、议案等），知照性公文（如：
公告、通告、通报、通知等），商洽性公文（如：
函等），记录性公文（如：
会议纪要等）。
2.2公文的格式要求
2.2.1以公司名义发出的外部公文一般应具有公司的全称标识、发文编号、标题，收文单位名称或收文人名字、正文、无正文说明、附件说明、主送与抄送单位，发文公司名称，成文日期、印章等部分。
2.2.2内部公文一般应具有公文标题、发文编号、收文单位（部门、个人）、正文、附件说明、主送和抄送单位（部门、个人）、发文单位（部门）、签发人所在部门、姓名与职务、签发日期等部分。
2.2.3外部公文一般应使用纸质公文，尽量不采用电子公文。
无特殊情况，内部公文应使用电子公文，并通过集团EIP文档系统或BPM系统转发和处理。
2.2.4公文标题应当简洁，并能准确清晰地反映公文主要内容和公文种类；
凡是需要尽快处理的公文可根据紧急程度在公文右上角标明“特急”或“急件”。
2.2.5公文中的主送单位是指公文的主要受理单位（部门、个人），一般应置于正文的开始之前（公文标题之下）和正文的结束之后（抄送单位之上）。
对于有些公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，可以不在正文开始时列出主送单位（部门、个人），但在正文结束之后一定要注明主送单位（置于抄送单位之上）。
2.2.6对所有外部公文和内部公文中的指令性文件（如：
命令、决定、决议等），应当在正文结束后的下一行注明“以下无正文”，以体现此类公文的严肃性和完整性。
2.2.7公文如有附件，应当在正文结束之后、在主送单位之前标注附件的名称和顺序；
2.2.8对主送、抄送、发文单位的称呼一律要用全称或规范的简称、统称。
2.2.9外部公文必须加盖公章。
除特殊情况外，内部公文由有权签发人签发，不用盖公章。
2.2.10公文成文日期是公文生效和日后考察的重要依据，成文日期的书写应当规范和完整，例如：
2010年4月25日，不能写成10年4月25日或2010-04-25。
2.2.11公文应当条理清楚，层次分明，语句顺畅，标点准确。
对人名、地点、专用术语、数字、事物的名称应当用词准确和规范，不得使用非正式用语。
2.2.12公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×
297mm）。
公文字体应当相对集中与统一。
在同一份公文中所使用的字体不得超过三种，一般宜用宋体、黑体、华文细黑、楷体，字体大小不得小于五号字。
2.3外部公文的行文规则
2.3.1一般情况，发至政府部门，行业协会、社会团体的外部公文宜用请示、报告、意见等文体；
发至其他外协单位的外部公文宜用通知、意见、函等文体。
2.3.2外部公文的发文单位应是在集团内具有独立法人资格的公司，不能以集团职能部和地区部门的名义对外发布公文。
2.3.3外部公文宜采用国家标准的信函式格式。
即文头应依次打上集团的logo，发文公司全称（红色一号宋体字）、发文号（黑色三号宋体字）、武文线（上粗下细红色双线）。
2.3.4外部公文的发文编号规则：
发文公司代号＋公文种类简称＋[发文年份]+流水号（001－999）。
如：
2.3.5外部公文最后必须加盖与发文公司名称一致的公章。
公章应盖在发文公司名称和成文时间上，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑盖年月。
2.4内部公文的行文规则
2.4.1对于内部公文，下行公文宜用命令、决定、决议、批复、公告、通告等文体；
上行公文宜用请示、报告、议案等文体；
泛行公文和平行公文宜用通知、意见、函、会议纪要等文体。
2.4.2内部公文宜使用WORD文档和PPT文档，EXCEL文档只能用于公文中的附件。
所有内部公文应使用标有公司logo的模版（详见附件一《沿海集团公文样本》）。
2.4.3凡是内部公文都必须通过集团EIP文档系统或BPM系统上载。
电子邮件不能作为发布内部公文的正式途径。
2.4.4凡需要经过审批才能发布的内部公文，应在上载过程中执行已固化的审批流程；
如果无固化的审批流程，可以按照集团权责系统的规定在EIP文档系统中自行设置。
2.4.5如果内部公文在集团EIP或BPM系统上载后还要进行修改或更换文档，应由发文单位以校正函或升级版本的形式进行纠错处理。
原则上不采用要求系统管理员进入系统删除的方式。
如有特殊情况，须经分管执总批准。
2.4.6具有内部公文机构代码的单位是：
集团总部为：
董事会，董事会下设专业委员会，总裁办，总裁办下设专业小组、各职能部（含各专业端口）；
地区公司为：
地区决议机构，地区总经理室，各部门。
2.4.7由集团总部各决策机构发出的公文，统一由集团知识管理部或指定秘书负责编号并留存，地区公司总经理室和地区决议机构发出的文件，由地区人力资源部（或指定秘书）和独立董事分别负责编号并留存，总部各职能部和地区各部门发出的内部公文，发文编号由各部门按照制度规定，自行编号并登记存档；
2.4.7内部公文编号规则为：
机构代号＋内部公文种类简称＋[发文年份]+流水号（001－999）。
其中：
（1）各业务端口的公文编号可采用“部门机构代码-专业端口代码”，但文件编号应依照行文的先后顺序取部门发文流水号。
（2）由几个部门联合发文的，一般只标明主办部门的发文编号。
（3）内部公文的文种简称为：
序号
内部公文种类
简称
1
决定
通
2
决议
3
公告
4
通告
5
通知
6
通报
7
报告
报
8
请示
9
批复
复
10
意见
11
函
12
纪要
纪
2.4.8内部公文必须根据集团权责表的规定，遵循“谁审批谁签发”的原则，经有权审批签发人签字后才能生效。
在公文中标注的签发人应包括签发人所在单位（部门）、签发人的姓名和职务等三个部分。
只要缺少其中一个部分，该公文可视为无效公文。
2.4.9在集团总部，公文的审批权限为：
（1）对仅涉及业务端口的单项专业事务或工作事项的，由端口负责人签发。
（2）如在业务端口的发文中有部分内容是牵涉到其他端口的，发文端口的负责人应先与部门总经理沟通后再签发。
（3）凡涉及部门人事、财务、计划、策略和整体工作、或在本部门内跨端口事项的行文，由职能部总经理签发，遇重大事项可报分管执行总裁，由分管执行总裁审批签发；
（4）对涉及到跨部门和地区公司的重大事项，职能部总经理可报分管执行总裁，由分管执行总裁审批签发。
（5）由几个职能部联合行文的，由各职能部总经理签发，但主办部门应排在前面。
（6）以集团名义发出的公文由集团总裁签发，以董事会名义发出的公文由集团董事长签发。
2.4.10集团董事会行文编号和签发权限划分如下：
发文机构/部门
内部发文字
编号
有权签
发人
公文管理员
董事会
沿地（董）+公文种类简称+字
[年份（四位）]＋流水号（三位）
董事长
董事会秘书
董事会下属委员会
沿地（董-提名）+公文种类简称+字
各委员会主任委员
沿地（董-战略）+公文种类简称+字
沿地（董-绩效）+公文种类简称+字
沿地（董-风控）+公文种类简称+字
示例
沿地（董）通字［2010］001
2.4.11集团总部行文编号和签发权限划分如下：
有权签发人
集团总裁办公会
总部（总）+公文种类简称+字
总裁
指定秘书，
独立编号
总部（总-策）+公文种类简称+字
各评审小组主任委员
总部（总-采）+公文种类简称+字
总部（总-文）+公文种类简称+字
集团知识管理部
本部（知）+公文种类简称+字
分管执总或
部门总经理
部门兼职公文管理员，部门内端口发文取部门流水号
集团人力资本部
本部（人）+公文种类简称+字
集团计划财务部
本部（财）+公文种类简称+字
本部（财-核）+公文种类简称+字
核算端口负责人
本部（财-资）+公文种类简称+字
资金端口负责人
集团投资发展部
本部（投）+公文种类简称+字
本部（投-战）+公文种类简称+字
战略端口负责人
本部（投-运）+公文种类简称+字
项目运营端口负责人
集团产品研发部
本部（产）+公文种类简称+字
本部（产-策）+公文种类简称+字
策划端口负责人
本部（产-设）+公文种类简称+字
设计端口负责人
本部（产-研）+公文种类简称+字
研发端口负责人
集团供应链管理部
本部（供）+公文种类简称+字
本部（供-工）+公文种类简称+字
工程端口负责人
本部（供-商）+公文种类简称+字
供应商端口负责人
本部（供-购）+公文种类简称+字
集中采购端口负责人
本部（供-成）+公文种类简称+字
成本端口负责人
集团营销管理部
本部（营）+公文种类简称+字
本部（营-销）+公文种类简称+字
营销端口负责人
本部（营-客）+公文种类简称+字
品牌与客户端口负责人
集团风控审计部
本部（风控）+公文种类简称+字
示例1
本部（产）通字［2010］001
产品研发部总经理
示例2
本部（产-研）通字［2010］001
产品研发部研发总监
2.4.12在地区公司，内部公文的审批权限为：
（1）对仅涉及到本部门工作或属于部门负责人权限范围的事项，由部门负责人签发。
遇重大事项可报地区公司分管领导，由分管领导审批签发
（2）对涉及到所分管业务端口的相关工作的，由地区公司分管领导签发。
遇重大事项可报地区总经理，由地区总经理审批签发
（3）对主要内容涉及所分管的业务端口，但有部分内容牵涉到非分管业务端口的，地区分管领导应先与地区总经理沟通再签发。
（4）凡涉及地区公司人事、财务、计划、策略和具有整体性、全局性工作的公文，由地区总经理签发；
（5）凡以地区公司名义发出的公文由地区总经理签发，由地区决议机构名义发出的公文由地区决议机构主任委员签发。
2.4.13地区公司行文编号和签发权限划分如下：
发文机构/部门
地区决议机构
**地区公司名（议）+公文种类简称+字
决议机构主任委员
独立董事
地区总经理室
**地区公司名（总）+公文种类简称+字
地区总经理
地区公文管理员
地区人力资源部
**地区公司名（人）+公文种类简称+字
分管领导或部门负责人
地区财务管理部
**地区公司名（财）+公文种类简称+字
部门兼职公文管理员
地区成本合约部
**地区公司名（成）+公文种类简称+字
地区开发管理部
**地区公司名（开）+公文种类简称+字
地区设计管理部
**地区公司名（设）+公文种类简称+字
地区工程管理部
**地区公司名（工）+公文种类简称+字
地区市场营销部
**地区公司名（营）+公文种类简称+字
华北地区（总）通字［2010］001
2.4.14如内部公文涉及到重大事项或需相关部门参与的，主办部门应先征求相关部门意见，再报主办部门的分管领导审阅并说明相关情况，由主办部门分管领导根据情况决定是否行文或提出行文处理意见。
2.4.15内部公文的发送和抄送规则为：
（1）内部公文的主送和抄送对象应遵循隶属关系，控制在与公文内容相关的职权范围内，不得扩大主送和抄送范围，随意滥发。
（2）上行文一般只能主送或抄送至直接上级的上级。
（3）下行文的主送和抄送对象依据公文内容确定，不做特别限制。
（4）对报请性的内部公文（如请示、报告、意见、议案等），原则上应一文一事和主送一个单位（部门，人），不能同时主送几个单位（部门，人），造成多头报请。
主送之外的单位（部门，人）可以抄送或推荐文档。
（5）地区公司各部门对集团总部的上行文，只能发给对应的职能管理部或专业端口，不能跨职能部或业务端口发文。
3、公文的处理规则
公文处理包括公文的发文、收文、存档等管理环节。
3.1公文的发文规则
3.1.1外部公文宜采用纸质文档。
发文流程为：
起草—审核—审批—签发—编号—打印—校对—装订—盖章—登记—分发—归档。
内部公文一般采用电子文档，发文应使用集团EIP文档系统或BPM系统。
起草（含编号）—审核—审批—分发—归档。
3.1.2在本单位（部门）职权范围的发文，一般由经办人负责起草、编号、设置主送和抄送范围，经单位（部门）相关人员审核，单位（部门）负责人审批后，即可通过集团EIP系统或BPM系统分发和归档。
3.1.2超出单位（部门）职权范围的发文，除了由经办人起草、编号、设置主送和抄送范围，以及单位（部门）负责人审核/会签外，还应当按照集团权责系统规定，提交相关部门或上级的有权人审核/审批，最后通过集团EIP文档系统或BPM系统分发和归档。
3.1.4发文经办人在完成公文起草后，应视公文内容与有权审核/审批人做深入沟通，只有在取得基本一致意见后才能在集团EIP文档系统或BPM系统上启动审批流程。
防止因事先不沟通造成在EIP文档系统或BPM系统上被多次退回修改。
3.1.5公文审核实行层层负责制，参与审核的人员要严格把关，在审核或审批文稿时，需要重点关注的问题是：
（1）是否需要发文？
以什么名义发文？
相关部门对文稿内容看法是否一致？
（2）文稿的内容是否与国家政策法规相冲突？
是否与公司方针要求相违背？
（3）文稿涉及的情况是否与事实相符？
提出解决问题的办法措施是否可行？
（4）文稿格式是否符合规定？
主送和抄送对象以及发文的范围是否恰当等？
（5）其他相关问题。
3.1.6对于存在较多问题需要修改的文稿，审核/审批人有权退回，并要求拟稿人进
行修改；
对已经签发的文稿，其他人员不得再要求修改，如确实需要修改，须经过签发人的同意。
3.1.7发送给集团总裁、执行总裁和地区公司总经理的公文（除机密、绝密文件外），一般应抄送上述领导的专（兼）职文秘人员或指定的文秘经办人员。
3.2公文的收文规则
3.2.1若收到的公文不需要处理应按照制度规定存档，若是需要处理的应按以下要求处理：
（1）若收到的是外部纸质公文，其处理流程为：
签收—编号—登记—拟办—传阅—批办—承办—回复—归档。
（2）若收到的是外部电子公文，其处理流程为：
下载—编号—登记—拟办—传阅—批办—承办—回复—归档。
（3）若收到的是内部纸质文件，其处理流程为：
（4）若收到的是内部电子公文，其处理流程为：
拟办—反馈—承办—反馈—归档。
3.2.2对于纸质公文或转化为纸质的电子公文，其收文处理流程一般由公司秘书或行政主管发起，先进行登记，登记内容为：
来文时间、单位、文号、标题、内容摘要，然后填写《收文处理单》，并视文件的性质和内容提出拟办意见，交相关人员传阅和签署意见，再由有权审批人汇总传阅意见签署批办意见，最后交经办人承办。
3.2.3对需要两个以上部门传阅处理的公文，一般先交主办部门传阅和提出处理意见，然后交协办部门传阅会签和提出处理意见，最后送主办部门分管领导批办。
对涉及公司发展重大事项的公文传阅的批办，在总部由分管执总或总裁批办，在地区公司由地区总经理批办。
3.2.4组织公文传阅必须主动、及时、准确。
传阅人收到公文后应抓紧时间阅读，读后不论是否提出意见，都应在《收文处理单》签上名字和时间，表示已阅和负责。
传阅结束后传阅人应将文件交还给传阅组织者，切忌进行横传，即将公文由上一个传阅人直接交给下一个传阅人。
3.2.5对于急件和需限时完成办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。
所有公文在办完后应在《收文处理单》中写明处理结果。
3.2.6对有密级的公文，应严格遵守保密和传阅范围的规定，不得将文件随便放置，不得将文件转借他人，不得对外泄露不得公开的文件内容。
3.2.7接到领导批办的公文后，承办部门应指定专人立即办理，并在规定的时间内完成。
如不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，也应当迅速提出意见并说明理由。
3.2.8不论是在承办过程还是承办完成，承办部门都应当及时向督办部门反馈办理情况。
督办部门负责对领导批办的事项进行跟踪、协调、反馈，并及时将督办情况和承办结果报告有关领导。
3.3公文的存档规则
3.3.1公文处理办结后，经办人应将公文底稿、文件会签审批单，文件处理单、办理结果回复等文件按照档案管理规定归档。
3.3.2在集团总部，以集团名义发布的公文，由知识管理部负责整理、归档；
以职能部名义下发的公文，由各职能部指定专人整理、归档，并定期提交职能部兼职档案员或知识管理部档案管理员归档。
以地区公司及所属部门名义下发的公文，由地区人力资源部档案员负责收集、整理、归档。
3.3.3对于多余、重复、过时和无保存价值的公文，各单位收发人员应定期清理，并按制度有关规定，经批准后给予销毁。
4.使用工具
模版
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