信用社银行员工人事档案管理办法.docx

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信用社银行员工人事档案管理办法

信用社（银行）员工人事档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强全省信用社（银行）员工人事档案工作，全面推行人事档案规范化、科学化、制度化管理，更好地为员工管理、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央组织部、国家档案局《干部人事档案工作条例》等有关规定，特制定本办法。

第二条员工人事档案是信用社（银行）人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条员工人事档案管理是信用社（银行）人事管理工作的重要组成部分，必须贯彻、执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为我省农村合作金融事业服务。

第四条员工人事档案工作由省联社人事部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第五条员工人事档案管理，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第二章体制、机构、人员和职责

第六条员工人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

各级联社（含农村合作银行，下同）按照本单位的人事管理权限，对所辖的员工人事档案实行集中统一管理。

县级联社（不含）以下单位不准存放、保管所辖人员的员工人事档案。

第七条按照专兼结合的原则设置人事档案管理部门和人员。

省联社配备专职或

兼职档案管理人员，县联社配备以人事档案工作为主的兼职档案工作人员。

第八条人事档案管理部门职责如下：

（一）保管员工人事档案，为国家积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理员工人事档案材料；

（三）办理员工人事档案的查阅、借阅和转递；

（四）登记员工职务、工资和变动情况；

（五）为有关部门提供员工情况；

（六）做好员工人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究人事档案管理工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和指导；

（八）推广、应用人事档案现代化管理技术；

（九）定期向档案馆（室）移交死亡员工人事档案；

（十）及时向地方人才（劳务）交流中心转交流动人员档案；

（十一）办理其它有关事项。

第九条专（兼）职人事档案管理人员应具备以下条件：

（一）政治上可靠，作风正派，责任心强；

（二）具有中专（高中）以上学历；

（三）中国共产党正式党员；

（四）熟悉国家有关人事档案工作的规定、条例以及本单位的各项规章制度。

第十条人事档案管理人员职责如下：

（一）负责本联社所辖人员的人事档案管理工作，制定员工人事档案管理工作计划、措施、制度；

（二）负责编制员工人事档案名册，建立档案保管底册，做到记录完整，准确无误；

（三）收集、补充、整理档案材料，严格按照档案整理程序进行整理，做到分类准确、目录清晰、材料完整、装订整齐；

（四）办理调出人员的档案转递和调入人员的档案入户手续；

（五）负责接待外调人员和借阅档案人员；

（六）负责计算机档案管理系统使用和管理，及时输入、更新材料，保证管理系统正常运行；

（七）严守秘密，不泄露员工人事档案内容，不传播虚假消息；

（八）严格执行档案室、阅档室各项规定，确保档案安全，以防事故发生。

第三章档案的内容和分类

第十一条各级联社人事部门要对所管理的员工建立人事档案。

第十二条档案正本内容及分类如下：

第一类履历材料：

各类人员登记表、个人简历材料、更改姓名材料。

第二类自传及属于自传材料。

第三类鉴定、考核、考察材料：

以鉴定为主要内容的各类人员登记表、鉴定性材料、作为员工任免调动依据的正式考察综合材料、考核登记表、民主评议综合材料。

第四类学历、学位、学绩、培训、专业技术职务评聘材料：

报考高等院校学生登记表、审查表，学生成绩表，毕业生登记表，学位学历证明材料，培训结业成绩表，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申请表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务审批材料，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表，员工的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录。

第五类政治历史情况的审查材料：

审查员工政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况材料，主要证明材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关依据材料；入党、入团、参军、出国政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党（团）和参加工作时间及入伍时间的组织审查意见，上级批复及所依据的证明材料。

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；入党、入团志愿书，入党、入团申请书，转正申请书、党员登记表、不予以登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员形成的意见及登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织意见；团员登记表，退团材料；加入民主党派等有关材料。

第七类奖励材料：

各种先进人物登记表、科学技术奖励和业务奖励材料、先进模范事迹材料，嘉奖、通报表扬等材料。

第八类处分材料：

员工犯法、违纪的查证核实报告，处分决定、免于处分的意见、上级批复意见、本人对处分的意见和检查交代材料；通报批评材料；甄别复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

第九类员工工资级别登记表、职务工资变动登记表、调资审批表、定级和解决待遇的审批材料，任免呈报表，录用和聘用审批表，聘用合同书，续聘辞退材料；

退（离）休审批表，入伍登记表、军衔审批表、军队转业干部审批表；出国出境人

员审批表；党代会、人代会、政协会、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表登记表。

第十类其他可供组织参考并有保留价值的材料：

证明残疾的体检表、残废等级材料，员工逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等材料。

第十三条员工人事档案副本是员工人事档案正本主要材料的复制件。

内容及其分类如下：

第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、员工考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料；其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章档案管理范围

第十四条各级联社员工人事档案的管理范围，原则上应与人事管理权限相一致。

省联社理事长、副理事长、主任、副主任等高级管理人员的档案由省委组织部管理，省联社其他人员的档案由省联社人事部门管理；省联社派出机构负责人的档案由省联社人事部门管理，派出机构一般工作人员的档案由省联社委托派出机构所在地联社代为管理；县（市、区）联社、农村合作银行的理（董）事长、副理

（董）事长、监事长、主任（行长）、副主任（副行长）的档案由省联社人事部门管理，其他员工的档案由县（市、区）联社、农村合作银行人事部门管理；基层信用社员工档案由县（市、区）联社人事部门管理。

第十五条员工退（离）休后，档案仍由该员工管理单位保管。

第十六条员工死亡后，其档案按以下办法分工保管：

（一）有特殊贡献的英雄模范人物、知名人士，其档案由原管理单位移交省联社人事管理部门保管，并按《干部人事档案管理条例》规定的期限移交同级档案馆。

（二）其他员工人事档案，按照人事管理权限由原管理部门保存五年后，按同

级国家档案馆接受范围的规定进馆。

第十七条员工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，其档案转至人才流动服务中心保管。

第十八条员工被开除公职以后，其档案转至所在地人才流动服务中心保管。

第十九条员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由所在联社人事部门保管。

刑满释放和解除劳动教养后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动中心保管。

第二十条员工出国不归、失踪、逃亡、死亡以后，其档案由原管理部门保管。

第二十一条人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位指定有关部门专人保管。

第二十二条凡因第十七至二十条之原因而离开信用社（银行）的，其本人档案可代为保管三个月，超过时限者不再提供档案资料。

第二十三条各级联社人事部门不准擅自接收和寄存非本系统人员和非所属人员的人事档案。

第五章档案材料的收集、鉴别与归档

第二十四条各级联社人事部门要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，及时充实档案内容。

第二十五条各级联社人事部门每五年应组织所属人员填写履历表。

第二十六条员工人事档案都要设有《员工变动登记表》、《员工工资变动登记表》，当员工职务、工资发生变化时，人事档案管理人员应及时填写，登记入档案。

第二十七条凡员工人事档案不齐的，应进行登记，及时向有关部门索取后补充归档。

第二十八条各级联社的党、团组织、工会、监察、纪检等有关部门，在员工人事档案材料形成后一个月内，及时将新形成的档案材料送交干部人事档案管理部门归档。

对不符合要求的入档材料，应及时退回，由有关部门按规定重新办理。

人事档案管理人员要经常主动到有关部门收集应归档的材料。

第二十九条收集的材料，必须经过认真的鉴别。

属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签

字后方能归档。

第三十条不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

凡销毁的材料，必须详细登记，并报分管领导审查批准。

第三十一条凡属于应归入员工人事档案的材料，均应按照中共中央组织部《干部人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

第三十二条员工人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章档案的整理

第三十三条每类员工人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料右上角编上类号或顺序号，在其右下角编上页数。

档案材料排序的基本方式如下：

（一）按档案材料形成时间先后排序有：

第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按材料内容主次及材料之间联系排序有：

第五类、第六类、第八类，其中第五类、第八类排序为：

上级批复、结论或处分决定意见，调查报告证明材料，本人检讨或交待材料等。

其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。

第六类入团志愿书应排在入团其它材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）档案中有多次审查材料的，分同一问题或非同一问题的审查材料，及新问题和原审查过的问题混合的审查材料。

对这种情况，如果档案已整理过，可按每次审查的成套材料按成文时间顺序排列，如需重新整理档案时，可把新审查材料放在前面。

（四）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。

按材料性质相对集中排序方法是：

1、工资情况；2、任免材料；3、出国、出境材料；4、其它材料。

每种材料再根据形成时间顺序排列。

这种排序法编目时每种小类目录后面，要留出适当空格，供增加同种内容的材料编目用。

例：

九—1—1、1—2——、九—2—1、2—2——。

第三十四条每卷员工人事档案必须有详细的档案材料目录，编写材料名称要确切、简要、准确无误，字迹清楚，应符合以下要求：

（一）按照类别排列顺序和目录格式，根据材料题目逐项进行填写。

（二）无题目材料，应拟定题目，材料题目过长，可适当简化。

拟定或简化题目，必须确切反映材料内容或性质特点，凡原材料题目不符合实际内容，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）填写材料形成时间，一般采用材料最后落款标明的时间。

复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”以每个完整的材料为一份（包括附件），材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录时，每类目录之后，须留出适当的空格，供补充档案材料时使用。

第三十五条对建立副本需要的材料，圆珠笔、复写纸、铅笔书写的材料和字迹

不清的材料要进行复制。

复制手段分静电复印、打印复制、抄写复制和摄制四种。

第三十六条对一些纸张不规则、破损、折皱材料要进行技术加工。

其方法如

下：

（一）对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件

下，要酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，需进行折叠、横竖交叉或梯形折叠方法。

折叠后的档案材料，要保持整个案卷平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

（二）对于破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。

有单面裱糊，夹面裱糊，开窗裱糊，鳞或梯形托裱，不腐蚀纸张。

裱糊后档案材料要晾干，不得在阳光下曝晒或使用高温烫烤。

（三）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边，打眼装订，不得压字或损伤材料内容。

（四）拆除档案材料上的大头针、回形针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

第三十七条员工的档案材料必须装订成卷。

装订后的档案目录卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦、装订结实。

其具体做法如下：

（一）核对目录与材料；

（二）整齐全卷材料，材料条件好的，应做到四面整齐；条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐；

（三）在材料左侧树直打上统一的装订孔；

（四）一律使用按规定标准的人事档案卷皮，卷皮上的人名，不得用同音字和不规范简化字；

（五）员工人事档案经验收合格后，方能入库。

第三十八条员工人事档案整理工作应注意以下事项：

（一）人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行有关规定，严格遵守安全保密

制度；

（二）整理档案时严禁吸烟，以确保档案的安全；

（三）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；

（四）不得擅自处理或销毁档案材料。

整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理；

（五）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工人事档案内容。

第七章档案的保管和保护

第三十九条按照安全保密、便于查找的原则要求，对员工人事档案应严密、科学地保管。

（一）各级联社要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。

库房内应设置去湿、灭火等设备。

（二）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。

（三）保管员工人事档案，应建立登记和统计制度。

每年应全面校对一次档案，发现问题及时解决。

（四）各级联社档案管理部门，要设置档案查阅室。

有条件的联社，档案库房和阅档室应分开。

第四十条档案卷皮、目录和档案袋式样、规格实行统一制做标准（见附1）。

第四十一条严禁任何个人私自保存他人档案。

对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

对违犯《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第八章档案的提供和利用

第四十二条因工作需要查阅和借用员工人事档案，应遵守以下规定：

（一）查阅员工人事档案应填写《查阅员工人事档案审批表》，经人事部门主管领导签字同意后，在专人监督下方可查阅。

（二）凡查阅员工人事档案，查阅单位应派二名中共党员员工到查阅室查阅。

（三）任何个人不得查阅或使用本人及其亲属档案。

（四）档案一般不得外借。

如必须借出使用时，要说明理由，经分管领导批准。

并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（五）查阅档案人严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

（六）借阅、查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案内容。

因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案管理部门同意后才能复制（拍摄）。

摘录有关材料要核对无误后方可盖章。

（七）阅档时要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。

第九章档案的转递

第四十三条员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

（一）调入人员的档案交接，应遵守以下规定：

1.主管人员接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，征求干部部门意见，办理接收手续。

2.按照通知单所列内容逐项验收。

3.主管人员在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章，及时退还或寄回档案转出单位。

4.主管人员将转来的档案入库，在《员工人事档案底册》上注明转入时间、数

量。

（二）调出人员的档案交接，应遵守以下规定：

1.主管人员根据人事管理部门的通知，填写《人事档案（材料）转递通知

单》，对拟转出档案进行检查密封、编号后送交机要室用机要寄出。

2.主管人员在《人事档案手册》上注明转出时间和数量。

收到对方回执后，做好登记。

若一个月内未收到回执，要及时查问，避免丢失。

第四十四条档案的转递，应遵守下列规定：

（一）员工人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转达出；

（三）转送档案必须按统一规定的“人事档案转递通知单”的项目登记，严密

包封（详见附2）。

（四）对收到的档案严格进行材料核对，材料不齐的，应退给调出单位补齐后方可签收；经核对无误的，应在回执上签名盖章立即退回。

第四十五条向上级单位报送员工人事档案应遵守以下规定：

（一）接到员工人事任免通知一个月内，本单位复制好档案副本留用，将员工人事档案正本及时报送省联社人事主管部门。

（二）报送档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

对原件上出现缺页、少份、被烧、破损等情况要加以说明。

（三）不得扣留材料或分批报送。

第四十六条严禁执行转递制度，避免产生“无头档案”。

对已出现的“无头档案”，应认真查转。

对确属查不到员工下落的，凡有保存价值的档案材料要移交员工原籍档案馆保存。

第十章组织领导和队伍建设

第四十七条各级联社应加强对员工人事档案工作的领导，要将人事档案管理工作列入本单位的工作计划，及时研究解决档案工作中出现的新情况、新问题，采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。

第四十八条各级联社人事部门，对同级和下级的人事档案工作，在业务上负有监督、检查和指导责任。

其具体任务是：

（一）了解人事档案工作情况；

（二）研究解决人事档案工作的问题，根据党和政府有关方针、政策制定有关规定和办法；

（三）推广人事档案工作先进经验；

（四）召开人事档案管理工作会议；

（五）对人事档案管理工作人员进行业务培训。

第四十九条各级联社的领导和人事部门要重视人事档案工作队伍的建设。

要按照《干部档案工作条例》的要求，选调档案管理工作人员，切实加强对人事档案管理人员的教育和培训，对那些为档案工作做出贡献的同志应给予表扬和奖励，对失职者应视情节轻重给予批评教育直到纪律处分。

第十一章附则

第五十条本办法由信用社（银行）负责解释。

第五十一条本办法自印发之日起执行。

附：

1.员工人事档案卷皮、档案袋样式和规格

2.人事档案（材料）转递通知单存根及通知单（略）

3.查（借）阅员工档案审批表（略）

附1：

员工人事档案卷皮、档案袋样式和规格

一、档案卷皮（卷面、卷皮各一页）

1.卷皮规格：

长27.4厘米，宽20.5厘米；左边高三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上、下线眼中心距上、下边沿各为5.4厘米。

2.卷面标签：

由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。

规格为：

上下高6.5厘米，左右长9厘米。

两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相联接。

3.卷皮材料：

一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面，或只用布包角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。

4.卷皮颜色：

应采用汪、浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。

卷面上的字，一律用正红色。

5.卷面项目：

“员工人事档案”、“正本”（或“副本”）、姓名。

6.字体与字间距离：

“员工人事档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“正本”（可“副本”）用小初号宋体，在“员工人事档案”下方，相距2.5厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米。

7.卷面里页印“注意事项”：

（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。

（2）爱护档案，不得涂沫、勾画及乱加批注。

（3）卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

二、档案袋

1.规格：

长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2.5厘米。

2.材料质量：

可根据条件选用较好的牛皮纸。

3.袋面项目：

“员工人事档案袋”、“姓名”、“制作单位”。

4.字体和字的颜色与档案卷面同。

“单位”在“姓名”下边，各项目字间距离参照档案卷面安排。