超市采购管理信息系统设计方案措施Word文档下载推荐.docx
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1、可适应各种不同规模的大、中型连锁华泰超市；
2、系统的整体结构具有开放性、先进性、实用性、可扩充性、可靠性、完全保密性和通用性；
3、实现商品的单品管理、进价核算体系；
满足商业系统的进、销、调、配、补、存、统、财等基本业务的要求，流程清晰、规范；
4、该系统有严密的过程控制，似的业务流程的要求的以准确执行。
5、该系统的子系统有：
采购管理信息系统、库存管理信息系统、供应商管理信息系统、价格管理信息系统、配送管理信息系统、门店管理信息系统，比较全面的实现了华泰超市管理的信息化。
6、子系统建议机子系统内部采用严格的分层管理技术，各自设置权限，可靠性高。
1.3华泰超市采购管理子系统概述
商品采购是商场主要业务活动之一。
为了保证企业采购到适销对路的商品，必须认识了解采购过程，做好采购业务决策，加强对商品采购过程的监督，确保采购工作的圆满完成。
为了科学地组织商品采购，商场必须根据自身状况，建立相应的采购机构；
根据商品经营范围、品种，形成商品经营目录;
确定采购渠道；
进行进货洽谈、签订订货合同；
完成商品检验与验收活动。
商场的商品采购机构有两种：
一种是正式的采购组织，专门负责商品采购工作，人员专职化。
设立正式的采购部门，采购工作专业化，可以统一规划商品采购工作，人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货单位的业务联系。
另一种是非正式的采购组织，企业不设专职采购部门，由销售部、组负责商品采购工作。
非正式采购组织一般不设专门采购人员，而由销售人员兼职从事商品采购。
非正式采购组织由销售人员参与采购，便于根据市场商品销售确定采购活动，使购销紧密连接，但不利于对采购工作的统一控制管理。
为了科学地组织商品采购，必须根据自身状况，建立相应的采购机构；
根据库存量，形成商品请购单;
本系统采用第一种采购组织。
其中采购人员的职责有：
（1）把握预算实绩。
采购人员对于每月各店的营业额，有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成，有绝对的责任；
（2）制定销售计划及采购计划。
每月的重点销售商品须有一套完整的销售计划。
为了执行销售计划，采购人员同时要拟定一份采购计划以利于执行。
如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源等；
（3）进行采购作业。
包括：
商品的议价；
交易条件协商；
新商品的引进及议价；
商品的配送方式；
数量决定；
（4）实施商品管理。
畅销品及滞销品的分析；
滞销品的处理；
库存状况的掌握及控制；
商品的店间移动调度；
商品配置表的制定与管理；
坏品退货监督；
订货业务的检查；
商品鲜度的监督；
商品台帐的管理；
卖场陈列展出指导；
（5）商品信息收集。
主要有：
本店商品销售信息收集；
顾客商品需求信息；
竞争店商品销售信息；
供应商商品变动信息等的收集。
采购方式也有很多种，主要有：
订购，选购，进口商品，分配、调拨，企业代销，联营联销。
在对供货商进行评价选择的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。
在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要双方协商，达成一致，然后签订购货合同。
一项严谨的商品采购合同应包括以下主要内容：
（1）货物的品名、品质规格；
（2）货物数量；
（3）货物包装;
（4）货物的检验验收；
（5）货物的价格，包括单价、总价；
（6）货物的运输；
（7）贷款的收付；
（8）争议的预防及处理。
签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。
供货商按约交货，采购方支付货款。
商场采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
1、加强商场采购合同签订的管理
2、建立合同管理机制和管理制度，以保证合同的履行
3、处理好合同纠纷
4、信守合同
采购的商品到达商场或指定的仓库，要及时组织商品验收工作，对商品进行认真检验。
商品验收应坚持按采购合同办事．要求商品数量准确，质量完好，规格包装符合约定，进货凭证齐全。
商品验收中要做好记录，注明商品编号、价格、到货日期。
验收中发现问题，要做好记录，及时与运输部门或供货方联系解决。
1.3.1把采购管理纳入华泰超市管理信息系统的必要性
在前言中已经提到采购管理是企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源。
因此，正确认识采购，是当前企业在全球化、信息化市场经济中赖以生存的一个保障，更是现代化企业谋求发展壮大的一个必然要求。
商品采购是华泰超市向其他企业、公司购进商品的业务经营活动，它是华泰超市一项十分重要的经营活动，是其经营的起点，做好商品采购工作具有重要的意义。
其功能如下：
1、开发新商品，开发新供应商
华泰超市商品采购的主要功能是开发新商品，开发新供应商。
随着社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品要求越来越高。
在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁华泰超市，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，积极开发新的供应商，开发新的产品，不断适应消费者需求的变化，更好地满足消费者的需要。
2、淘汰滞销商品，淘汰不良供应商
为了更好地适应消费者需求的变化，也为了更有效地利用有效的卖场空间，提高销售业绩，华泰超市采购部门在开发新商品的同时，必须认真做好滞销商品的淘汰工作。
具体如下：
（1）及时发现那些销路不佳的代销商品、处于衰退期商品或虽是经销但销售业绩不佳的商品，尽快与供应商联系，及时退货，及时中断继续订货；
（2）对那些存在质量问题（如卫生、安全、包装等不合格）的商品要尽早停止订货有供货；
（3）对违反采购合同的信誉不良的供应商要毫不留情地给予淘汰。
3、控制采购付款
虽然支付货款最终由华泰超市财务部门实施，但货款支付的时间、数量等其他交易条件应根据采购合同的条款，在采购部门控制下执行。
采购管理的内涵：
就企业功能而言是，采购管理是企业为了达成生产或者销售计划，从适当的供应商，在确保适当品质下于适当的时期，以适当的价格，购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。
就管理功能而言是，采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划，事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。
采购在华泰超市经营中的重大意义，概括的说有以下几点:
1、采购制约着华泰超市销售工作的质量。
作为华泰超市经营的先导环节，只有购进的商品的品种、数量符合顾客需要，商品的销售业务经营才能实现高质量、高效率、高效益，从而达到采购与销售的和谐统一。
2、采购决定着华泰超市商品周转的速度。
采购人员必须解决业务经营中的适时和适量问题。
如果采购人员运行的时间和把握的量度同华泰超市的销售速度库存量适合，就可以加快商品周转速度，从而加速资金周转，减少保管费，节省处理积压商品的人力物力，为华泰超市带来切实利益。
3、采购关系到华泰超市经济效益的实现程度。
尽管经济效益是在商品销售之后实现的，但效益高低却与商品购进业务经营有着密切的关系。
特别近年来，采购职能从原来被动的花钱，开始有了节省资金、满足供应、降低库存等等一系列目标。
购进商品的质量，价格如何，以及如何选择采购地点和供应商才能达到减少采购成本都与经济效益相挂钩。
4、再从采购流程角度看，采购流程的关键步骤可以概括为以下九部：
（1）提出要求；
（2）描述要求，即对所需的物料、或服务的特点和数量进行确认；
（3）选择、评估供应商；
（4）确定价格和采购条件；
（5）发出采购订单，制定采购合同；
（6）对订单进行跟踪并催货；
（7）验收货物；
（8）支付货款；
（9）准确记录。
从流程可以看出，采购相对华泰超市的其他业务是比较复杂烦琐的，对华泰超市管理的采购业务信息化处理有很大的紧迫性，针对目前华泰超市管理信息系统普遍不完善，我们要重点建设采购管理这一块，开发出功能强大，自动化程度高，安全性强的采购管理子系统。
1.3.2子系统介绍
满足华泰超市管理信息系统的要求，有明确的系统目标，对华泰超市采购过程作信息处理与系统管理。
与库存，供应商、财务子系统有效关联，及时响应其他系统信息，并传递处理的结果。
按照管理的内容不同，设有不同的登入密码，保证管理明确分工和安全度。
设计操作简单友好的界面，方便管理员使用。
具体分为三个模块：
请购单管理、采购订单管理、采购合同管理。
登录任意界面都需要不同的登录密码，各系统之间也有紧密联系。
2系统分析
2.1系统目标
本系统用最简单的操作完成最繁琐的细节，从繁重的脑力劳动脱离出来，由软件统一管理库存采购的管理，使人一目了然。
总的任务有：
1、大大提高华泰超市的运作效率。
2、通过全面的信息采集和处理，辅助提高华泰超市的决策水平。
3、使用本系统，可以迅速提升华泰超市的管理水平，为降低经营成本，提高效益，增强华泰超市扩张能力，提供有效的技术保障
要求达到界面友好，使用简单，操作方便，运行稳定可靠。
总控模块包括操作员管理、权限管理、系统数据管理、系统设置管理等。
它为整个系统提供安全保障。
采购管理模块包括进货资料录入和维护;
采购订单的录入和维护和付款的计算机的操作等。
使用对话框窗体方式，使得条例清晰、逻辑性强，并有关键性的强调和警告：
对于数据库的更新、删除及用户登录等操作，利用警告的方式来帮助用户进一步来帮助用户进一步确认操作的有效性。
以先进成熟的计算机和数据库技术为主要手段，建成华泰超市内部的采购管理信息系统，以做到为经营决策提供有力的信息保证。
实现公司的管理现代化、信息资源化和决策科学化。
对采购过程中的三个重要记录——请购单、采购订单和采购合同做重点管理，各自生成条件合理，数据传递快速有效、按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化。
本系统开发混合运用结构化系统开发方法与面向对象开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。
系统计划实现后，计算机系统代替原来繁琐的人工档案管理，
2.2系统边界
采购系统与华泰超市的就各子系统都有关联。
因为采购本来就是一个过程，反映在系统上不仅在本子系统内是一个数据传递处理过程，而且与子系统间数据也有一定的流向。
其中请购单管理就是对库存缺货信息响应的结果，假设商品库存量是库存子系统提供的数据，直接在数据库中建立表。
商品的供应商也假定是供应商管理。
子系统提供的数据，共采购订单生成时使用，对各个供应商的合作执行情况做分类统计，得到供应商信誉记录，供应商子系统能够直接引用。
采购任务完成后，能够提供一个入库单给库存子系统，为了能够表现入库单的影响，设计了商品库存量的更新。
类似的还有把采购用款信息提供给财务部门更新可用资金数目。
所以从采购过程的完整性考虑，本系统设计了仓库和财务的相关界面，但只是小部分内容。
2.3系统管理的主要要求
可将系统的功能分成三个模块来处理：
1.
请购单管理：
包括需求的商品的详细内容：
商品号，名称，规格，需求时间等。
接受库存部门的请购信息，供主管审批时参照使用。
审批结束后对请购单按是否批准作分类记录。
2.
采购订单管理：
根据审批通过的请购单，生成采购订单，除了请购的基本内容外还包括供应商，运输方式，付款方式，付款条件，交货日期等详细情况。
按不同的状态实现订购单的新建、修改、撤销功能。
具体地说，未执行状态下才能够新建，撤消订购单，执行中状态下才能修改和撤销，订购单一旦完成，就不允许修改和撤销。
另外也对订购单按状态分类列表记录。
3.
采购合同管理：
（1）一份采购定单生成后对应生成采购合同（采用合同号和订购单号对应）；
（2）对撤销，执行中，已执行的合同分类列表记录，并且合同状态和采购订单状态有效关联：
一份合同生成后，合同和对应的采购订单自动进入执行状态；
一份合同完成后，对应的采购订单也自动进入完成状态；
（3）按供应商名称和商品名称提供供应商供货记录查询列表；
按商品名称、供应商名称和合同执行时间提供进货数量统计；
（4）按照合同的付款信息，及时向财务部门反馈用款信息，经批准后更新部门可用资金数目。
合同完成后，为库存提供到货信息（名称，数量等）。
系统只是华泰超市管理信息系统的一个子系统。
所以还需考虑与其他子系统之间的联系，从库存获取商品数据，从供应商管理获取供应商信息，采购任务完成后需生成入库单传给库存管理系统等。
还有财务款项的进出与财会子系统有关。
所以系统设计需有仓库和财务的界面（接口）。
2.4系统业务流程图
若商品缺货或对某商品有需求，就由库存部门生成请购单，主管部门结合销售计划和财务状况及前期合同执行情况来进行审核，并将未批准的请购单退给库存部门；
采购部门根据审批通过的请购单生成采购订单发往供应商，供应商得到采购订单后提交采购合同，采购部通过合同管理审核合同，签订合同后返回供应商要求供货，同时将生效合同存储备查并提交采购部以便采购部向库存部门。
发送入库单。
如图2-1所示：
图2-1华泰超市采购管理信息系统业务流程图
2.5需求分析
2.5.1需求分析的任务
需求分析是软件定义时期的最后一个阶段，也是设计数据库的一个起点，它确定了系统必须完成哪些工作，提出完整、准确、清晰和具体的要求，直接影响到后面各个阶段的设计，及设计结果是否合理和实用。
需求分析的任务是通过详细调查现实世界要处理的对象（组织、部门、企业等），充分了解原系统（手工系统/计算机系统）工作概况，明确用户的各种需求，然后在此基础上确定新系统的功能。
新系统必须充分考虑今后可能的扩充和改变，不能仅仅按当前应用需求来设计系统。
其主要解决的问题：
●信息要求：
用户希望从数据库中获取什么数据，并由此决定在数据库中存储哪些数据；
●处理要求：
明确用户对数据有什么样的处理要求，从而确定数据之间的相互关系；
●安全性与完整性要求：
确定用户的最终需求是一件很困难的事情，用户缺少计算机知识，不能准确表达自己的需求，所提出的需求往往经常变化。
设计人员缺少用户的专业知识，不易理解用户的真正需求。
因此在需求分析阶段要求客户的广泛参与，设计人员也要去熟悉客户的业务工作，才能逐步确定用户的实际需求。
2.5.2华泰超市采购管理信息系统的需求分析
华泰超市采购信息管理系统是一个基于全国连锁制管理的华泰超市统一集团内部商品采购的管理工具，以实现信息的全面采集和处理、规范管理、提高效率。
通过实际调查，要求本系统具有以下功能：
●要求系统具有良好的人机界面，使客户不用了解过多的操作方法就可以熟练运用系统；
●如果系统的使用对象较多，则要求有较好的权限管理，保证系统的稳定和安全；
●方便的数据查询，通过简单操作快速得到所需数据；
●采用结构化的分析方法进行面向数据流的分析，主要有分层数据流图和数据字典组成；
帮助更好的理解系统的流程；
●在相应的权限下，可方便的删除数据，同时也要保证安全性操作。
●商品基本档案维护（新建、查询、统计）
●商品基本档案的数据检索（按不同要求分类模糊查询，组合查询）
●报表处理（以不同选择方式，输出基本档案信息）
2.5.3数据流程图（DFD）
顶层数据流程图说明了系统总的处理功能，输入和输出。
采购系统就是采购部门根据库存送来的请购单进行系统处理，货到后向库存发出入库单。
如图2-2所示：
图2-2第一层DFD图
中层数据流图是对顶层数据流图的数据流和加工进行分解，分解为更多的处理。
首先是主管根据销售列表和资金状况对仓库发来的请购单进行审批处理，然后对通过审批的请购单进行订单、合同处理。
再把请购单、订购单、合同归档，除了采购订单外，还需向财务部门提供用款信息。
如图2-3所示：
图2-3第二层DFD图
第三层考虑财务部门与销售计划将审批分解，如图2-4所示：
第三层DFD图
图2-4第三层DFD图
第四层数据流图在第二层的基础上进一步分析，把订单、合同处理分开，再把合同处理分为合同生成处理和合同管理。
得到四个处理，审核、采购订单管理、采购合同生成和采购合同管理。
如图2-5所示：
图2-5第四层DFD图
2.5.4数据字典（DD）
表2-1
数据流名：
请购单
简述：
库存部门发出的请购信息
组成：
请购单编号+商品编号+商品名称+规格+单价+请购数量+需
要日期+请购单状态+账号+生成日期+审批意见
备注：
表2-2
商品库存信息
规定库存下限，当前仓库里商品库存量随进货完毕而改变
商品编号+库存量+库存下限
表2-3
商品信息
由其他部门提供，审批时使用
商品编号+商品名称+规格+单价+供应商编号+生产商编号+备注
表2-4
财务部门信息表
由财务部门提供，审批时使用
部门代码+可用资金+最近使用时间+最近使用理由
表2-5
采购订单
采购订单管理模块生成，流向合同生成模块
订购单编号+订购单状态+下单日期+账号+商品编号+商品名称+规格+数量+单价+金额
表2-6
采购合同
采购合同生成模块生成，流向合同管理模块
合同编号+订购单编号+合同状态+总金额+交货日期+付款方式编号+付款方式名称+预付款+供应商编号+供应商名称+运输方式编号
表2-7
用款信息
又名待批准资金，合同管理模块生成，流向财务部门
请求编号+部门代码+部门名称+请求资金+请求理由+请求时间+付款方式名称+是否批准
表2-8
入库单
采购部门生成，流向仓库部门
商品种类+商品名称+数量
表2-9
数据文件名：
采购合同记录
备注
表2-10
数据元素名：
订购单编号
订购单的代码
取值：
“年、月、日、编号”如：
090501*****
字段类型为数字
表2-11
商品编号
订购商品的代码简称sp
“1”__“500”
表2-12
供应商编号
供应商的代码简称gy
“1”—“500”
表2-13
合同编号
生成合同的代码
“年、月、日、编号”—如090502****
表2-14
请求编号
请求部门代码
“1”—“50”
表2-15
数据项名：
账号
请求资金时的银行账号
如8101-12345678902001
表2-16
登录名
登录进入系统的用户名
qq，dd，hh，zj
qq为仓库管理者帐号，dd为主管账号，hh为采购管理者帐号，zj为财务管理者帐号
3系统设计
在整个系统的开发时期中，设计阶段是最主要的阶段。
设计任务通常分为两个阶段来完成，第一个阶段是概要设计，它的任务是建立软件的总体结构，即软件的组成，以及各组成成分之间的相互联系。
第二个阶段是详细设计，其任务是确定模块的内部算法和数据结构，产生描述各个模块程序过程的详细设计文档，本系统采用了原型法，即先跟据需求分析设计出原型，然后在原型的基础上进行测试和改进。
本系统在设计过程中采取了模块化的设计方法，化繁为简。
3.1设计思想
本系统分为四种操作员进行，每种操作员有自己的账号和密码。
按照采购流程来认识每种操作员的任务。
首先是仓库部门的操作员，他在请购单管理模块里主要是根据商品库存是否有缺货可能来进行请购单添加、修改操作。
升级会员 