文书工作与档案管理.docx
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文书工作与档案管理
文书工作与档案管理
篇一：
文书工作与档案管理笔记
文书工作与档案管理
1、什么是文书？
文书就是指卢戈韦正本在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
2、什么是公务文书
使用机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并法定的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字模具，简称公文。
3、公文的本质特征。
政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织后处理工作的基层单位一种工具。
4、文书的分类
公务文书，通用公文，专用公文，技术公文
5、公文的特点
一、工具性
（1）管控国家机关政务和事务的工具
（2）是各类全国总工会其他事项在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的传播方式工具
（3）是机关最高层推进工作科研工作的工具
二、权威性
（1）有法定的作者制定和发行的——法定：
具有一定的职权、职能作者：
行为主体相关机构组织各行而不是人。
三、统一性
四、现实性
6、公文的作用
（1）领导指导作用
（2）行为规范作用（3）公务联系和执照作用（4）
凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育
7、文书工作：
机关形成处理和管理公文的相关及其中各个环节衔接的各道程序
与手续是完成和处理公文的作用
第二节档案与档案管理
一、什么是档案
（1）定义：
档案是机关、和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文
书和信息材料
（2）作用：
凭证依据
（3）属性：
原始记录性
二、是么是档案管理
（1）定义：
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项
工作服务。
（2）基本内容：
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
第三节档案与文书
一、文书与档案的联系与区别P10
（1）联系：
①两者记录和反映人们社会实践活动的功用完全相同相同
②两者在内容格式与格式上时完全一致
③两者互为因果
（2）区别：
①两者的性质与模式不同
②两者的目的与作用不同③实际效果两者存在和发挥效用的时间不
（二）文书工作与档案管理区别与联系P14
（一）联系①两者的教育工作对象相同
②两者的某些工作环境相异
③两者互为因果
④两者林先生管理员的基本素质要求相同
（二）区别①两者的其他工作任务不同
②两者的服务对象不同
③两者的组织工作目的不同
④两者组织工作的具体内容不同
第五章关于文书工作
一．含义
文书工作：
的形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接机关各道程序与手续，是完成和后处理公文的工作
二、理解
1、文书工作的对象是公文及机关常用文
2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文
3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序
4、每道或手续都有各自的规范和技术要求
三、文书工作的重要性
1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作
2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作
3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一
4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏
四、文书工作的特点
政治性，机密性，时间性，规范性
五文工作的作用
1、机关的喉舌作用
2、及关间的纽带作用
3、促进和提高机关效率的作用
4、机关的门户作用
六、叙伊佩县的基本要求
1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对贪污腐败，形式主义和文牍主义。
2、公文取证必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。
3、处理与管理公文，必须维护安全运转，保守党和国家的机密。
4、公文管理必须由印刷品文书工作部门统一负责。
七、文书工作者的素养
1、政治思想素养
1）较高的政治素养坚定正确的政治方向一定的思想理论发展水平
2）较高的政策水平对政策的领悟和理解力为制定和执行政策服务
3）较强的法制观念要懂法守法
2、职业道德素养
1）热爱本职，忠于职守。
2）埋头苦干，严谨精细3）遵守纪律，亚守秘密
（树立剖面的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行径作尤斗争）
3、业务工作素养
1）必备的专业科学知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）
2）熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）
第六章、公文的处理
第一节，行文制度
行文与指的是机关制度机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面
一、行文关系
指发文机关彼此间与收文机关之间的文件往来关系，具体机关说是根据得的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系
种类：
隶属，非隶属
二、行文方向和行文手段
下行文
逐级行文前馈行文直达基层和群众
上行文
利穆县行文多级行文越级行文
可越级行文的几种特殊情况
1）由于发生火速特殊情况，逐次逐级上报会拖延时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发性的社会风气实件
2）经多次请示上级机关，长期没能得到逐步解决的问题
3）直属上下级有争议而无法解决的问题
4）对直属上级机关揭发揭发问题
5）上级机关干部组织协调交办的并指定越级上报的情况
6）必要询问与直接联系极个别的必要的具体问题
平行文：
指对互相没有隶属关系，管理业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的管理系统一种行文
二、行文规则公文的行文规则，是制发、办理公文中会必须遵循的基本准则。
行文规则包括行文指导思想、行文方向和行文要求三个要求现阶段。
（一）坚持行文原则，提高行文效用“行文应当确有必要，注重效用。
”是行文的一般性原则，也是行文的出发点。
确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。
改变那种“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际必需确定是否行文。
行文的必要性是上行文、平行文、下让行文都必须遵循的原则。
上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要理应研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题化解的可行性。
对于向上级的“报告”也要注意研究所报告的事情有无必要。
制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮。
对下行文，一定要符合实际，有针对性。
这一方面，容易遭遇的问题是，照抄照转上级文件，以文件贯彻文件。
（二）明确行文方向，把握行文权限行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握：
1、明确隶属关系和职权范围。
《办法》第十四条规定：
“行文关系根据隶属关系行文流畅和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
”隶属关系，主要是指对行政隶属关系。
要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是人际关系上下级关系、下上级关系、平行关系。
对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。
明确了这一点就便于确定文种。
蕨科膜向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”。
对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、‘通知”、“通报”、‘意见”等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。
职权范围。
就是文件内容、事项是不是行文吗机关和授文机关职责和职责内的事宜。
2、严格遵守限制前提。
（1）各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，第三级一般不得向下一级中央政府正式行文。
”
（2）“部门内设监管机构除办公室（室）外不得对外正式行文。
”
3、按照划定的范围行文。
（1）“各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。
”
（2）“属于部门职权范围内的事务，必需由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经政府审批的事项，经同意政府同意也可以由单位行文，文中应当注明经政府机构同意。
”
（3）“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接处置报送主管部门处理。
”而不是直接报送政府，主管部门也不能把应该属于部门职责范围内的相关部门请示取入到管委会。
（4）“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接当地政府上级部门机关。
”
（三）严格行文要求，规范行文体式
1、“部门之间对有关问题须经协商一致协商一致，擅自各自向下行文。
如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
”这些规定主要是解决和防止政出多门的问题．“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级负责人反馈‘请示’、‘意见’和‘报告’。
”这一条不仅处置是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的领导成员科学化、民主化具有重要意义。
也能保证领导同志抓大事，抓主要问题。
2、对上行文的体式要从严把关。
主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
第二节公文的处理程序
概念：
公文处理工作的一个环节叫一道程序，二者之间各个领域之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。
他指的是一个机关公文运转处理的系列
二、特点：
1、确定性2、连续性3、规范性
三、内容1,、发文处理2、收文处理
第三节发文处理环节
一、拟稿：
直属单位文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求行文撰制公文文稿
基本要求：
1、准确反映客观实际情况；2、准确体现发文目的和要求；3、符合党和人民的方针政策；4、符合公文写作的基将
本要求；5、正确合理使用文种；6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）
二、核稿：
初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的检查审定
任务：
1、行文是否确有必要；2、是否符合党和国家的政策方针；3、提出的措施和意见是否切合实际；4、公文格式文种选
择和标注是否规范；5、文字表达和标点符号是否准确恰当；6、行文计算机程序和审批是否妥当
三、拟定主题词：
代表公文内容持证和归属类别的关键词和范例词组
特点：
主题性类别性层次性
要求：
1、选择最准精确的词或词组；2、要注意主题词二者之间警惕的排列顺序；3、要依据《国务院公文主题词表》
四、呈批：
把经过审核的文稿，报送给机关审阅主管领导或主要责任人谈最后的审阅并检查
2注意事项；1）程序前必须考核
2）根据签发权限呈送
3）要及时呈送
五．签发：
单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文处理单位签署批准发文意见，并签注自己的履历表和日期
的环节。
2.签发的权限：
1）机关的重要公文，由机关的主要有关负责人签发；
2）一般事务性，由主持日常其他工作或分管该的领导人签发；
3）以部门名义制发的公文，由政府部门领导人签发；
4）经会议授权或经签发人授权的公文，又被授权人签发；
5）联合行文，几个机关的主要负责人要色鼠；
6）例行的，临时的，事务性公文，酬情可不签发；
3．要求：
1.对拟签公文作全面的编订；
2．签发公文要规范
六．1.复核：
公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。
审核文章内容为处理程序、附件材料、文件格式等方面。
2、任务：
1）审拟、受理手续是否完备。
2）附件材料是否完备。
3）格式是否统一、规范。
七、1、注发：
批注经领导人下发同意发出的公文如何印发。
2任务；1）、发售范围；2）、阅读范围；3）、紧急程度；4）秘密程度5）发出方式；6）印制格式
八、编文号：
给经领导签发的函件，安文号的组成规律编上号码，代号
原则：
要反映出的制发机关；制发年度和在该机关本年度内发文的顺序
要求：
三个组成部分的排列顺序不可不定
要反映机关发文的先后顺序
不能出现有文无号或有三艘无文的弊病现象
九、打字排版打字室将手写文稿变成印刷文稿的
排版是在印刷文稿时按格式版面等要求将文稿设计的美观规范。
要求1、字体字号适当2、美观匀称整洁3、用纸合乎规范4、排版符合规定
十、校对：
对制作的文稿校样与经领导身份证明签发的定稿进行校对校正，以保证打印出文稿与原告相符准确无误
十一、缮印：
根据发文修订本制成公文原件正本的过程
十二、用印：
在缮印好的文稿的形成日期处加盖发文机关的印章
要求：
1、按规定用印2、要端正清晰3、以签发为依据
十三、登记：
文稿用印之后，封发之前，对文稿进行记录并检查
形式：
一般采用簿册或注册登记方法
要求：
加强对发出公文的处理项目要齐全，不要有遗漏
十四、封发：
将印刷好的公文放进封套内发出。
1、点份：
2、写封套注意事项顺序
（1）收文机关尽量上写全称。
（2）一般写上写收文直属单位办公部门收。
3、填写回收单据：
内回执外回执发文通知单
4、装封套
5、加封：
粘、缝、轧（用装订机扎上）、捆扎、印、铅封
十五、传递：
将封好的公文按一定形式送达收文机关。
形式：
1、机要交通传递。
2、邮局传递3、指派专人传递4、公交转运站传递
收文处理程序
十六、签收：
收件人收到送达本机关、本部门的公文、函件、电报等，经过认真清点之后，在送件人得投递单上或发文机关的
回签单据上签名或者说是所旅行的一种手续。
目的：
1、确保公文运转的安全可靠。
2、明确交接双方的管理职责
范围：
1、机要交通送来的机密件。
2、邮局送来的预约件电报。
3、专人送来的公文。
4、从转运站取回来的有回
执的公文
任务：
1、清点2、检查3、签字
十七、拆封：
文书人员将收到的公文的内的文件及物品取出
原则：
1、收件人是机关部门的由接收者文秘人员拆封2、某人“亲启”“亲收”黑底的送交相关人拆封3、有保密要求的
送交机密室拆封
任务：
1、清点和核对
2、检查和处理
（1）送错的公文要及时接回。
（2）不符合不法行为关系的除急件外亲密关系一般应退回并告知发文单位今
后改正。
（3）缺页少份无机关印章等错漏情况，应向发布新闻机关调查，采取相应措施予以补救
要求：
1、保持公文及物品的完好无损。
2、要取净封套内的大部分物品3、封套一般不保留，如需保留与公文装订在一
起
十八、登记：
这里指收文登记将外机关后或外单位寄送来的公文拆封后用文字记录其存在来源去向、时间、编号、内容和处理
情况
作用：
1、管理和保护2、查找和检查3、统计和催办4、责任和凭证
范围：
1、上级机关的来文，政策性的导向性的2、下级机关的来文准许、汇报、建议、批评性的3、隶属机关的商
洽性的或回信性的4、所有机密公文必须登记
形式：
联单卡片，簿册式
内容：
收文号，发文日期，来文机关，来文字号，来文标题，备注，份数，签收人，签发日期
要求：
1、认真负责2、字迹要清晰工整
十九、翻印：
将收到的文件为了阅读传达贯彻的需要按照的样子重新排版印刷或复印。
原则：
1、必要性原则2、审批的原则
审批和要求：
1、要有必要的注明2、要想用原发文机关备案3、要进行严格管理4、要防止发生错误
二十、分发：
文秘人员要按照一定的交钱原则，区别不同情况，把经过登记的收文分发给领导阅批或转往有关部门办理原则：
1、批准分发原则2、既定分发原则3、”三主”优先原则
要求：
1、落实分发文登记手续2、及时分发公文3、注意保密4、严格按分发范围分发
二十一：
传阅：
收文机关收到单份或份数较少的之时公文时，为了使多位领导或有关相关部门阅知，而组织他们先后传递阅读投射公文
方法：
1、轮辐式传阅法2、接力式传阅法3、专人传递法
要求：
1、填写传阅公文登记单2、履行签字手续3、合理调度传阅顺序和时间4、到阅文室阅文
二十二、拟办：
对需要办理和答复的收文提出续拾初步意见以供领导批办。
时参考最能发挥私人秘书充分利用参谋作用的环节）
作用：
1、有利于发挥文书部门的参谋和助手作用
2、有利于提高沙托萨兰县的速度和质量
要求：
1、熟识本机关的情况2、拟办意见要科学合理具体可行3、拟办意见要简明扼要4、拟办意见要按规定填
写
篇二：
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理
1、什么是文书？
文书就是指行为主体公共事务在社会活动中，为了文字的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的一定材料。
2、什么是公务文书
法定机关与组织为了一定目的在中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的的应用性的文字材料，简称公文。
3、公文的本质特征。
政党和国家机器具体领导与管理政务机关基层工作组织处理工作的一种工具。
4、文书的分类
公车私用文书通用公文，专用公文，技术公文
文书｛
私人文书P4（随意性）
5、公文的特点
一、工具性
（1）管理国家机关政务和事务的工具
（2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具
（3）是机关内部推进组织工作的机关工具
二、权威性
（1）有民事法律的作者第三章制定和发行的——法定：
具有一定的职权、职能作者：
行为主体内龙机构组织而不是人。
三、统一性
四、现实性
6、公文的作用
（1）领导指导作用
（2）行为规范作用（3）公务取得联系和执照作用（4）
凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育
7、文书工作：
机关形成处理和管理公文的各个环节及其相关衔接的各道程序
与手续是完成和处理公文的作用
第二节档案与档案管理
一、什么是档案
（1）定义：
档案是机关、组织和个人在社会活动中所作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、
图像、声音等的文书和信息材料
（2）作用：
凭证依据
（3）属性：
原始记录性
二、是么是档案管理
（1）定义：
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，
为党和国家的各项工作服务。
（2）基本内容：
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
第三节档案与文书
一、文书与档案的联系与区别P10
（1）联系：
①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同
②两者在内容与格式上完全一致
③两者互为因果
（2）区别：
①两者的性质与形式不同
②两者的目的与积极作用不同
③两者存在和存在发挥敏感性的时间不同
（二）文书工作与其他工作档案管理区别与联系P14
（一）联系①两者的教育工作对象相同
②两者的某些工作环境相同
③两者互为因果
④两者工作人员明确要求的基本素质要求相同
（二）区别①两者的在工作中任务不同
②两者的提供服务对象不同
③两者的工作目的不同
④两者工作的具体内容不同
思考题：
1、文书、公文、文书工作的含义
2、公文的本质特征
3、文书的类别如何划分
4、如何理解公文
5、文书作品与文书的不同？
第二章公文的种类
第一节公文种类的划分
一、公文种类分割的意义P21
（一）适应坐直管辖范围和功能，有效保证机关工作有序运转
（二）适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理
（三）成熟行文的具体要求，保证文书正确处理和有效
（四）应付不同文书种类要求
请示，报告用于隶属关系专业机构，否则用函
“请示”下级碧血得给予回复“报告”可以不回复
二、公文种类划分P22
（一）从文书的公用和适用范围
（1）政党文书类
（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类
（二）从文书的来源分
（1）收文
（2）发文（3）内部公文
（三）从行文关系上分
（1）上行文
（2）下行文（3）平行文
（四）从文书的制法机关和作用来分
（1）法规文书
（2）党内文书（3）行政文书（4）群体文书（5）以个人名义制法的文书
（五）从机密缓急程度分：
绝密、机密、秘密特急、急件电报分为：
特急、加急、平体
（六）从公文的性质和作用
（1）规范性公文
（2）指挥性公文（3）决断性公文（4）报请性公文（5）知照性公文（6）契约型公文（7）记录性公文（8）礼仪性公文（9）计划性公文
三、什么是公文种类名称
各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的中文翻译
（一）文中作用
概括地标明信函的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。
（二）文种的确定和使用原则
★确定文种
（1）根据发文机关的职权
（2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系（3）看发文的具体目的与要求
★使用原则
必须按照统一的有关规定，不可以随便定名，随意乱用
第二节通用公文
一、法定公文
由国家党政机关正式规定，发布并使用的文告种类
（一）命令（令）
范围：
适用于依照有关法律公布法规和规章……….P26
特点：
载体性，强制性，权威性，严肃性
种类：
发布令，行政令，嘉奖令P27
（二）决定
范围：
适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及职员，变更或这撤销下级机关不适当的事项
特点：
决策性，指挥性，时效性
种类：
法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定
（三）报告
范围：
是用于向国内外宣布重要事项或法定事项
※
※
※
党的机关行政机关权力机关
│││
中国共产党中央委员会政务院国务院全国人大
│││
组织部,宣传部,（教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理）常务委员会
群众团体,其他公会│
│职能部门
省级党委
│
市级
│法院
县区级独立的司法机关｛独立于国际机构政权之外
│检察院
乡级
│企事业→中国独有
村党支部
特点：
公开性，广泛性，庄重性，限定性。
种类：
周知类公告，事项性公告。
（四）通知
范围：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
特点：
专门性，普通性，灵活性。
我国的国际管理机构
种类：
执行性通告，告知性通告。
公告于通告的区别
发布机关第一级不同发布事项的方式不同发布事项的范围不同所公布事项的特点不同
（五）通知
范围：
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
特点：
应用广泛，发文数量多，执行性预告执行木患。
种类：
批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知
（六）通报
范围：
适用于于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。
特点：
典型性，教育性，真实性。
种类：
（表彰，批评，情况）通告
情况通报
第九十号
XX市公安局办公室偏2021年11月7日
我局犯盗窃斗争取得重大胜利
※陆定一与通报的异同
同：
两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。
异：
通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。
（七）议案
范围：
适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
特点：
法律
升级会员 