文书工作与档案管理.doc
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文书工作与档案管理
1、什么是文书？
文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
2、什么是公务文书
法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。
3、公文的本质特征。
政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。
4、文书的分类
公务文书通用公文，专用公文，技术公文
文书｛
私人文书P4（随意性）
5、公文的特点
一、工具性
（1）管理国家机关政务和事务的工具
（2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具
（3）是机关内部推进工作的工具
二、权威性
（1）有法定的作者制定和发行的——法定：
具有一定的职权、职能作者：
行为主体机构组织而不是人。
三、统一性
四、现实性
6、公文的作用
（1）领导指导作用
（2）行为规范作用（3）公务联系和执照作用（4）
凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育
7、文书工作：
机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序
与手续是完成和处理公文的作用
第二节档案与档案管理
一、什么是档案
（1）定义：
档案是机关、组织和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料
（2）作用：
凭证依据
（3）属性：
原始记录性
二、是么是档案管理
（1）定义：
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
（2）基本内容：
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
第三节档案与文书
一、文书与档案的联系与区别P10
（1）联系：
①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同
②两者在内容与格式上完全一致
③两者互为因果
（2）区别：
①两者的性质与形式不同
②两者的目的与作用不同
③两者存在和发挥效用的时间不同
（二）文书工作与档案管理区别与联系P14
（一）联系①两者的工作对象相同
②两者的某些工作环境相同
③两者互为因果
④两者工作人员的基本素质要求相同
（二）区别①两者的工作任务不同
②两者的服务对象不同
③两者的工作目的不同
④两者工作的具体内容不同
思考题：
1、文书、公文、文书工作的含义
2、公文的本质特征
3、文书的类别如何划分
4、如何理解公文
5、文书作品与文书的不同？
第二章公文的种类
第一节公文种类的划分
一、公文种类划分的意义P21
（一）适应坐直管辖范围和功能，保证机关工作有序运转
（二）适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理
（三）适应行文的具体要求，保证文书正确处理和有效
（四）适应不同文书种类要求
请示，报告用于隶属关系机构，否则用函
“请示”上级碧血得给予回复“报告”可以不回复
二、公文种类划分P22
（一）从文书的公用和适用范围
（1）政党文书类
（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类
（二）从文书的来源分
（1）收文
（2）发文（3）内部公文
（三）从行文关系上分
（1）上行文
（2）下行文（3）平行文
（四）从文书的制法机关和作用来分
（1）法规文书
（2）党内文书（3）行政文书（4）群体文书（5）以个人名义制法的文书
（五）从机密缓急程度分：
绝密、机密、秘密特急、急件电报分为：
特急、加急、平体
（六）从文书的性质和作用
（1）规范性公文
（2）指挥性公文（3）决断性公文（4）报请性公文（5）知照性公文（6）契约型公文（7）记录性公文（8）礼仪性公文（9）计划性公文
三、什么是公文种类名称
各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的名称
（一）文中作用
概括地标明公文的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。
（二）文种的确定和使用原则
★确定文种
（1）根据发文机关的职权
（2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系（3）看发文的具体目的与要求
★使用原则
必须按照统一的规定，不可以随便定名，随意乱用
第二节通用公文
一、法定公文
由国家党政机关正式规定，发布并使用的公文种类
（一）命令（令）
范围：
适用于依照有关法律公布行政法规和规章……….P26
特点：
载体性，强制性，权威性，严肃性
种类：
发布令，行政令，嘉奖令P27
（二）决定
范围：
适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或这撤销下级机关不适当的决定事项
特点：
决策性，指挥性，时效性
种类：
法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定
（三）报告
范围：
是用于向国内外宣布重要事项或法定事项
※
※
※我国的国际管理机构
党的机关行政机关权力机关
│││
中国共产党中央委员会国务院全国人大
│││
组织部,宣传部,（教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理）常务委员会
群众团体,其他公会│
│职能部门
省级党委
│
市级
│法院
县区级独立的司法机关｛独立于国家政权之外
│检察院
乡级
│企事业→中国独有
村党支部
特点：
公开性，广泛性，庄重性，限定性。
种类：
周知类公告，事项性公告。
（四）通知
范围：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
特点：
专门性，普通性，灵活性。
种类：
执行性通告，告知性通告。
公告于通告的区别
发布机关级别不同发布事项的方式不同发布事项的范围不同所公布事项的特点不同
（五）通知
范围：
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
特点：
应用广泛，发文数量多，执行性预告执行兼而有之。
种类：
批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知
（六）通报
范围：
适用于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。
特点：
典型性，教育性，真实性。
种类：
（表彰，批评，情况）通告
情况通报
第九十号
XX市公安局办公室偏2007年11月7日
我局犯盗窃斗争取得重大胜利
※同志与通报的异同
同：
两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。
异：
通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。
（七）议案
范围：
适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
特点：
法律的依据性，事项的重大型，批准的生效性，行政范畴的独特性
种类：
立法案，条约案，预算决案，重大事项按，机构变动案，人事任免案，
人民政府议案与人民代表议案的比较
联系：
1、依照有关法律条文，人民政府和人民代表都有议案提出权
2、都关系到国计民生
3、其批准单位都是人民代表大会
区别：
1、作者属性不同。
2、办理的方法不同。
3、涉及的范畴不同。
4、提出的时间不同
（八）报告
范围：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
特点：
汇报性，陈述性，具体性
种类：
综合性报告，专题性报告，情况报告，呈转性报告，答复报告，例行报告送文送物报告。
（九）请示
范围：
适用于向上级机关请求指示，批准。
特点：
请求性，权限明确性，内容单一性，
种类：
直请性，请转型。
使用范围：
涉及方、针政策界限不清的问题
工作中遇有疑难问题
工作中遇到困难请求上级支持
工作中遇到新情况新问题而无章可循
工作中意见分歧，无法统一执行，需上级作出裁决。
超出本机关职权处理范围的事项
印本单位情况特殊难以执行上级的统一要求需要变通处理的事项
指定上级应当请示的事项
※请示与报告的区别
行文目的不同，行文时间不同，内容要求不同，结尾用语不同
（十）批复
范围：
及审批答复适用于答复下级机关的请示事项，
特点：
针对性，权威性
种类：
专指性批复，普发性批复
（十一）意见
范围：
适用于对重要问题提出见解和处理办法
特点：
作者广泛，内容具体行文方向多样
种类：
指导性意见，建议性意见，商洽性意见
（十二）函
范围：
适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项
特点：
灵活简便，平行往来
种类：
告知函，商洽函，询问函，求情批准函，答复函
（十三）会议纪要→整理和概况会议纪要→尊重原貌
范围：
适用于记载、传达会议情况和议定事项
特点：
行文关系的多样性
种类：
指示性，通知性，讨论性
（十四）决议
范围：
政党机关才适用于会议讨论通过的重要决策事项。
特点：
内容的限定性，形式过程的限定性
种类：
方针政策性，专门问题的公布性
决定和决议的区别
（形式过程，内容作用有差别）
（十五）指示→党政机关用
范围：
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求
特点：
高度的原则性，鲜明的决策性
种类：
指挥类，方针政策类
（十六）公报→党政机关
范围：
用于公开发布重要决定或者重大事项。
特点：
受文对象广泛性，内容的重要性，强列的新闻性，制发机关的特定性。
种类：
新闻公报、会议公报。
公报与公告的区别
使用机关不同；内容侧重点不同。
（十七）条例——党机关
范围：
用于党的中央组织制定规范党组织的工作，活动和党员行为的规章制度。
特点：
制发机关的稳定性;内容的稳定性；格式的固定性；执行的强制性。
（十八）规定——党机关
范围：
用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范
特点：
规范对象，范围的确定性；措施的具体性；执行的强制性
条例与规定的区别
条列的系统性强，规定的具体性强；条例的政策性强；规定的针对性强。
机关常用公文
（一）公示
范围：
适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。
种类：
干部任免公示；各种评奖结果公示；其他福利待遇等情况公示；各种资质人员公示；规章制度共识；其他公示
（二）计划
范围：
对即将开战的工作所作出系统化条理化的安排设想的书面表达形式
特点：
目的性，超前性，实践性，计划性
种类：
综合性，专项性。
阶段性。
（三）简报
范围：
带有新闻性质的，机关，团体，企事业单位用来指导工作，向上级机关反映情况和问题交流经验以及沟通信息的一种公务文书。
特点：
简练，快捷，实际
种类：
综合性，汇报性，总结性
（四）述职报告
范围：
领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性的书面报告。
特点：
述职主题的唯一性；报告内容的规定性；形式时间的特定性；使用价值的鉴定性
（五）总结
范围：
对已完成或正在进行的某项活动的效果作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳，分析而形成的文字材料。
特点：
指导性，真实性，专门性
种类：
经验总结，工作总结
工作总结和综合性报告的区别
☆报告主要是具体表述工作情况，不搞经验的提炼，只做理论陈述；总结要求总结经验理出体会。
找出问题，对工作情况只做概述。
☆报告要求之处工作中存在的问题，并提出下一步的工作意见；总结在谈存在的问题时，重点在分析问题出现的原因，造成影响。
（六）调查报告
范围：
以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论
特点：
针对性强，用事实说话，揭示事物的本质规律；具有时效性，
种类：
反映社会情况的；介绍新生事物的；总结典型经验的；揭露问题的，考擦历史事实的。
企业常用公文
（一）商品广告
由商品经营者或服务提供者承担费用媒介和形式，介绍（信息）是构成商业的基本要求。
特点：
沟通性，感染性，灵活性
种类：
报纸，杂志，广播，电视，手机短信，邮寄，车船，现场广告
（二）经济合同
范围：
P62
特点：
法律性，一致性，互利性，规范性，双向性
种类：
P62
（三）产品说明书
范围：
P63
特点：
知识性；准确性；平易性
（四）市场调查报告
范围：
P63
专用公文，杂体类公文
专用公文
（一）司法文书
范围：
P63
特点：
法律的约束性，内容的规范性，形式的程式性，文字解释的单一性
种类：
P66
（二）人事文书
范围：
P66
特点：
内容真实可信，材料有凭证标记；材料以涉及个人为主
种类：
P66_67
（三）会计文书
范围：
P67
特点：
依据性，凭证性，考核性
种类：
会计凭证，会计账簿，会计报表
（四）信访文书
范围：
P67
特点：
信访人员成动态性，文书处理的急迫性，文书主题的广泛性
种类：
求决类，申诉类，控告检举类，批评建议类，杂体类
（一）迎送类、礼仪公文
范围：
特点：
种类P68
（二）信函类文书：
P68——69
建议与倡议书的区别P69
复习思考题
1、公文种类划分的意义?
2、公文可分为哪些种类？
3、了解一些专用文书的基本概念和内容？
4、文种作用？
确定和实用文中的原则
5、法定公文中每种公文的适用范围，特点，种类。
6、《国家行政机关公文处理办法》《中共机关公文处理条例》中各规定了多少重多少种公文种类，它们的名称。
7、总结：
商品广告，经济合同。
8、计划的特点；总结与报告的区别。
调查报告的种类
9、请示与报告；公文与公告；公告于通报；决定与决议
；通知与通报规定与条例有什么区别
人民政府议案和人民代表议案的联系与区别
第三章
公文的体式与稿本
一、什么是公文的体式
指的是文书的文体和格式，文书具有规范的文体格式，文书的制作必须按照这种规范的文体格式要求，不随便标新立异
二、文体的分类
（一）文体与公文文体的含义
①文体：
为适应不同的实际需要，文章形成了各种不同的语文体式P72
②公文文体：
为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式
③现行机关公文的文体特征：
公文文体是一种兼有议论文说明文记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体
三、公文作为应用文体的具体表现
1、公文在讲清道理说明观点分析情况得出结论时要有适当的议论，但又与议论文不同，不需要做过多的专门议论。
2、公文要说明一定的事实但他又与一般的说明文不同，不需要对不必要的细节作过多的说明。
3、公文在反映工作情况，事件发生的经过某人某单位事迹时，需要叙述有关情况但它又与一般记叙文不同，它的重点不在具体记叙事实而是为了说明一定的问题，因而叙事必须简明朴实不做过多的描述。
四、公文的格式
含义：
就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现形式和样式
公文格式的范畴：
公文介质——纸介质公文数据的表现形式——文字，符号，图表，图形
公文的组成要素——从内容形式的所有要素
公文格式的类型
行政公文格式专用公文格式一般文章式公文格式
公文格式的标准化
含义：
指国家行政机关的公文，采取法定性的规格式标准并严格贯彻执行
公文格式标准化的作用P78
1、体现了公文的权威性，有效性，有利于公的贯彻执行
2、方便了公文的处理，有利于提高工作效率
3、顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化
练习
五、公文的稿本及其作用
1、含义：
指的是同一文中在撰写，审核，印制过程种根据公文处理的需要而形成的在形式，内容作用上有所不同的文稿和文体
2、文稿草稿——特点：
尚未定型；非正式；无效力种类：
讨论稿，征求意见稿，修改稿，送审稿
定稿——是文种标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或最后通过的最后完成稿，它是缮印和发出的正式文件标准和依据
3、文体
①根据已经签发的定稿所制发的正式公文文体
②特点：
根据定稿制作发给主送机关具有实际效力
③定型本（试行本，暂行本）——有时有证明的效力主要用于条例规章办公等规定性的文章修订本
4、副本
根据公文正本复制誊抄的其他本成为副本
4、存本
指发文机关印制一份公文的正本留本机关的除草稿，定稿以外的制本
复习思考题
1、公文的体式？
公文的文体？
公文的格式？
2、公文文体的特征？
3、书熟悉掌握国家标准的《国家行政机关公文格式》内容
4、公文的标题有哪几个要素构成，哪些要素可以省略。
5、公文的文稿和文中大致有哪几种
第四章公文的形成p96
思考题
1、公文写作的基本原理有哪些
2、简述公文实用性原理
3、什么是主题？
其作用依据和要求是什么？
4、公文材料的使用特点和要求是什么？
5、如何筛选加工材料
6、公文结构的任务方法作用是什么
7、公文语言表达的要求
8、公文有哪些要素
9、公文形式的步骤是什么
10、论述美观是公文形式的必然要求
第五章关于文书工作
文书工作：
机关形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各道程序与手续，是完成和处理公文的工作
二、理解
1、文书工作的对象是公文及机关常用文
2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文
3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序
4、每道程序或手续都有各自的规范和技术要求
三、文书工作的重要性
1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作
2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作
3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一
4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏
四、文书工作的特点
政治性，机密性，时间性，规范性
五文工作的作用
1、机关的喉舌作用
2、及关间的纽带作用
3、促进和提高机关效率的作用
4、机关的门户作用
六、文书工作的基本要求
1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对官僚主义，形式主义和文牍主义。
2、公文处理必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。
3、处理与管理公文，必须保障安全运转，保守党和国家的机密。
4、公文管理必须由文书工作部门统一负责。
七、文书工作者的素养
1、政治思想素养
1）较高的政治素养坚定正确的政治方向一定的思想理论水平
2）较高的政策水平对政策的领悟和理解力为制定和执行政策服务
3）较强的法制观念要懂法守法
2、职业道德素养
1）热爱本职，忠于职守。
2）埋头苦干，严谨精细3）遵守纪律，亚守秘密
（树立高度的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行为作斗争）
3、业务工作素养
1）必备的专业基础知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）
2）熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）
习题
1、什么是文书工作？
应如何理解？
2、文书工作有什么重要性？
3、文书工作的特点，作用，基本要求是什么？
4、文书工作人员的政治素养包括哪些？
5、什么是职业道德，文书工作人员应具备哪些职业道德。
6、文书工作人员应具备哪些业务工作素养。
第六章、公文的处理
第一节，行文制度
行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面
一、行文关系
指发文机关与收文机关之间的文件往来关系，具体得说是根据机关的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系
种类：
隶属，非隶属
二、行文方向和行文方式
下行文
逐级行文多级行文直达基层和群众
上行文
逐级行文多级行文越级行文
可越级行文的几种特殊情况
1）由于发生紧急特殊情况，逐级上报会延误时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发性的社会实件
2）经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题
3）直属上下级之间有争议而无法解决的问题
4）对直属上级机关揭发检举问题
5）上级机关干部交办的并指定越级上报的情况
6）询问与联系极个别的必要的具体问题
平行文：
指互相没有隶属关系，业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的一种行文
三、行文规则P289
第二节公文的处理程序
概念：
公文处理工作的一个环节叫一道程序，各个环节之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。
他指的是一个机关公文运转处理的系列
二、特点：
1、确定性2、连续性3、规范性
三、内容1,、发文处理2、收文处理
第三节发文处理环节
一、拟稿：
机关文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求撰制公文文稿
承担者：
办公部门的文秘人员；业务部门的有关人员；组织专门班子；机关的其他工作人员；机关领导
基本要求：
1、准确反映客观实际情况；2、正确体现发文目的和要求；3、符合党和国家的方针政策；4、符合公文写作的基本要求；5、正确合理使用文种；6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）
二、核稿：
初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的检查审定
承担者：
1、办公部门的负责人（办公室主任，一般小型机关采用这种方式）2、机关工作经验丰富的文秘人员
任务：
1、行文是否确有必要；2、是否符合党和国家的政策方针；3、提出的措施和意见是否切合实际；4、公文格式文种选择和标注是否规范；5、文字表达和标点符号是否准确恰当；6、行文程序和审批是否妥当
三、拟定主题词：
代表公文内容持证和归属类别的关键词和词组
特点：
主题性类别性层次性
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