物资采购合同管理制度Word文档格式.docx
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（三）合同变更与解除
1.合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关单位、部门，尽力保障合同履行。
实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。
2.对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。
3.变更、解除合同应采用书面形式（包括合同当事人的信件、函电、电传等），审批权限和程序按原合同执行，但报批前供销部门应书面通报监督部门和相关单位。
变更、解除资料与原合同一并归档管理。
（四）合同主体变更
1.合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料：
（1）变更函或更换关系证明；
（2）当地工商行政部门开具的变更证明；
（3）变动前后的资质文件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定证书、产品的必要证件）；
（4）变动前后供应商的全套财务印鉴。
2.在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项资质进行初审，并出具《关于×
×
变更为×
的情况说明和审查意见》（详见附件2），经办人和供销部负责人签字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。
（五）合同主体变动的审查，由供销部、财务部、经营管理部共同进行。
相应审查办法如下：
1.供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。
该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单（详见附件
3），由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使用单位及公司领导会签。
2.供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。
（1）变更后对我方继续履约有利的，按第一种情形进行处理。
（2）变更后可能使我方继续履约存在风险或其他不确定因素。
要判断变动后的供应商是否具备继续履约能力，形成变动评审意见，变动评审意见由评审人员签字确认。
如有必要，可由供销部门牵头，组织财务、生产技术、经营管理、监督、使用单位等部门对变动后的供应商进行实地考察，并形成考察报告，由考察人员分别签署意见后作为变动评审意见的附件报公司领导或其授权代表审批后做相应处理。
（3）供应商更换为存在关联关系的另外一家供应商的情形的，按第二种情形中的第二种情况处理。
（4）供应商更换为不存在关联关系的另外一家供应商的情形的。
若合同尚未履行，原合同予以终止，可考虑与原第二中标
单位签订合同或重新组织招议标；
合同已履行的，建议原供应商继续履行合同，若不具备继续履约条件的，原合同予以终止，并按必要程序完善相关手续，以规避风险。
（六）合同主体变动审查后的业务处理
会签或评审通过后，由供销部门牵头，按以下程序进行相应业务处理：
1.通知财务部门与变动前供应商核对往来账目并出具书面核对结果。
2.签订三方合同主体变更协议（详见附件4）
我方与变动前供应商、变动后供应商签订三方合同主体变更协议，以说明三方之间的债权、债务转移情况、新合同主体的账户、联系方式等信息，三方法人代表（或其授权委托人）签字并加盖三方单位公章（或合同专用章）后方可生效。
变更协议作为合同附件予以备案。
3.将合同主体变更协议原件、当地工商部门出具的变更证明或查询单、变动后的供应商财务印鉴原件各一份及时交财务部门做相应账务处理。
4.将变更全套资料存档，并更新供应商档案。
（七）对方当事人提出解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，从严控制。
（八）合同纠纷处理
1.合同纠纷处理应坚持合法、合情、合理、有利、有节的原则，以确保矛盾不激化、不扩大为前提。
2.发生合同纠纷时，供销部门应立即报公司招议标领导小组，在其指导下妥善处理。
（九）合同归档管理
1.合同均应有唯一编号，不得重复或遗漏，由档案室妥善保管。
2.合同签约完毕后应按规定将合同资料归档管理，包括：
采购计划、采购申请材料、招投标资料、结果审批材料、合同会审会签单、合同正本、合同修改变更记录等。
3.供销部门应同时建立合同总台帐和分类台帐。
台帐主要包括序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、合同总价、供应商全称、合同履行情况、使用单位及备注等。
四、考核：
（一）合同台帐不完整，漏掉一份对合同管理员罚款100元。
（二）因合同管理混乱造成丢失、泄密的，发现一次对合同管理员罚款100元。
由此造成严重后果的，视情况加重处罚。
（三）合同会签单上签字不全而继续进行合同签订的，对合同管理员处以100元罚款，情节严重的调离本岗位。
五、附则：
（一）本办法由河南XXXXX实业有限公司负责解释。
（二）本办法自下发之日起执行。
附件：
1.合同签订流程
2.合同会审会签单
3.合同变更情况说明及审查意见
4.合同主体变更会签单
5.三方合同主体办更协议
篇三：
物资采购管理制度
物资采购管理制度
第一章总则
一、为适应临床医疗工作需要，维护医院整体利益，切实履行物资采购科“服务和管理”双项职能，提高医院物资管理水平，特制订《大庆市医院物资采购管理制度》。
第二章物资计划管理
二、各使用科室书面提出物资使用计划（产品名称、规格型号、数量等），每月20日前报物资采购科调拨员。
三、调拨员会同保管员，根据库存和使用科室提出的计划，经过平库利库后，按照实际需要编制全院当月物资采购计划。
计划经调拨员与保管员签字后，报物资采购科计划员汇总。
四、计划员将计划汇总，核实物资编码，确认计划要素，签字后，报物资采购科科长（副科长）审核签字。
科长（副科长）将计划交院长审批同意后，物资采购科长（副科长）组织采购员实施采购。
五、急需计划及追加计划由使用科室书面报物资采购科科长（副科长），必要时，需对申请事项作出书面说明，经核实后请示院长，院长签字同意后，由采购员执行。
六、对项目填写不清的计划，采购员必须到使用科室进行核实，得到确认后方可采购。
七、采购员要及时执行计划，并将计划执行情况向科长（副科长）汇报，对于不能执行的计划，科长（副科长）负责向院长汇报并向使用科室通报。
月末采购员要对计划执行情况做出书面小结，交科长（副科长）掌握。
八、物资到货后，由保管员负责及时通知使用科室领取。
使用科室接到通知后，应及时领取，防止库存积压。
第三章物资采购管理
九、采购渠道
1、选择具有营业执照、经营许可证、产品注册证、生产许可证、卫生许可证、批次检验报告等证件齐全、守信誉、重质量、售后服务好的经销商或厂家为采购渠道。
2、选择经招标、议标或比质比价后确定的经销商或厂家。
3、为便于监督管理，实行货比三家，定点采购，阳光采购。
不准随意采购，越权采购。
十、物资定购管理
1、采购额在50万元以上的物资实行招标采购；
合同价在5万元至50万元实行议标采购；
合同价在5万元以下实行比价采购。
2、药品采购全部按省卫生厅和药监局招标范围和省物价局规定的价格范围采购。
3、卫生耗材、检验试剂、医疗小器械、护理用品等卫
生材料按比质比价采购。
4、劳保、五金电料、水暖器材、维修配件、办公用品按公司规定到公司物资供应中心采购。
第四章物资采购合同管理
十一、物资采购合同由物资采购科统一负责签订，其他科室不得签订物资采购合同。
十二、物资采购合同必须按采购计划进行，先审批后签订，严禁无计划签订物资采购合同。
十三、签订物资采购合同必须经院长审批。
十四、签订物资采购合同必须严格按照国家《合同法》有关规定和公司合同管理规定执行，做到合同内容合法合规，条款齐全，用词严密，技术要求和质量标准清楚，审查审批手续齐备。
第五章物资采购质量管理
十五、选择供应商，对其质量保证体系进行考察，了解产品的质量保证能力，建立资质档案，确保采购的物资质量符合使用要求。
十六、对质量要求高，Ⅲ类医疗器械或耗材的采购验收，要请使用科室现场测试验收。
植入性材料按照药监局有关规定，做好登记和使用记录。
对发生不良反应的药品、器械、卫生材料，按照规定程序，向药监局报告。
十七、物资采购科对订购物资的质量负责，采购人员和
保管验收人员对出入库物资要把好质量关，对有质量问题的物资及时退换。
十八、对重要设备，使用科室与设备科要认真做好论证报告和技术协议，同物资采购科共同把好质量关。
十九、对保质期、保修期内出现的质量问题，物资采购科要及时督促商家尽快处理解决。
第六章物资仓储管理
二十、物品在物资采购科库房保管期间内，要保证数量不缺、质量完好、性能不变、收放准确无误。
库内物品上架，摆放整齐，卫生清洁。
二十一、到货入库物资验收必须由采购员、保管员共同完成，验收交接手续齐全，到货验收记录填写详细明确。
二十二、保管员见手续齐全的出库单发料，不允许白条子发料。
二十三、物资出库入库单据要做到日清月结，帐物卡一致，单据、账册、记录等资料妥善保管，按要求填写装订。
二十四、库房要做到防水、防潮、防火、防盗、防积压、防过期。
第七章废旧物资管理
二十五、废旧物资处理按公司有关规定执行，处理废旧物资所得收入全部上缴医院财务，任何科室或个人不得私自处理。
二十六、固定资产报废处理必须按公司有关规定，履行审批手续，由物资供应中心统一处理。
二十七、废旧物资由专人专库保管，做到账物相符。
废旧物资利旧使用，须经物资采购科科长（副科长）批准，并做好记录，禁止私自外借。
第八章考核办法
二十八、对违反物资计划管理规定的科室或个人进行考核。
1、不按照规定时限上报物资使用计划的，按照医院绩效考核办法进行考核。
2、超量储存物资，造成资金占用的，按照超量物资价值的30%进行考核。
3、因管理不善，造成物资变质、过期报废的，按照实际损失价值对相关责任人进行考核。
4、违反规定的其它情形，每次考核100—200元。
二十九、对违反物资采购管理规定的科室或个人进行考核。
1、不按照采购渠道违规采购的，按实际违规金额进行考核。
2、不按照定额限制违规采购的，考核责任人500元。
三十、对违反物资采购合同管理规定的科室或个人，按照违规实际情况及造成的经济损失进行考核。
篇四：
物资采购合同管理实施细则
物资采购合同管理实施细则
第一章总则
第一条为加强************（以下简称公司）物资采购合同管理工作，规范物资采购合同管理行为，保证依法签订、履行、变更和解除合同，防范法律风险，避免经济纠纷，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及*************等相关规定制定本细则。
第二条本细则适用于以公司名义签订的物资采购合同管理。
第三条本细则所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同、框架（长期）协议、寄售协议。
第四条本细则所称合同管理包括合同准备、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同存档等全过程管理。
第二章合同管理机构及其职责
第五条物供中心采购部门负责物资采购合同文本的起草及准备工作。
第六条物供中心合同部负责接收登记采购部提交的合同文本，完成合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同量统计、合同档案管理工作。
第七条公司法律事务部是公司物资采购合同文本的审查部门，对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准采购合同文本进行审核。
第三章合同准备
第八条物供中心采购部门根据已批准的采购结果起草合同文本。
第九条起草合同文本依据资料有：
采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件。
第十条合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：
（一）当事人的名称和住址：
（二）标的物；
（三）品牌；
（四）项数；
（五）数量；
（六）价款：
（七）履行期限、地点和方式；
（八）违约责任；
（九）解决争议的方法；
（十）适用法律等。
第四章合同的审批签署
第十一条物供中心合同部接收采购部门提交的合同文本统一编号、记录。
第十二条属于非标准采购合同文本：
如单独起草的有特殊
条款的合同，由合同部负责送交公司法律事务部审核。
第十三条属于标准采购合同：
如备件/材料采购订单由物供中心合同部审核，中心主任在关键页小签。
程序如下：
1、采购员草拟合同文本，并在采购合同审批单上签字；
2、采购员将合同交采购主管签字确认，统一交合同管理部；
3、合同管理部统一编号、登记，分发到各合同管理员；
4、合同管理员进行初审，并在采购合同审批单上签字；
5、合同主管进行复审，并在采购合同审批单上签字交副主任审核后在采购合同审批单和合同关键页上签字；
6、加盖物合同审核章，按额度分级报领导进行合同审批签署。
第十四条领导按额度分级审批签署的金额如下：
（1）物供中心副主任：
10万元人民币或万美元以下；
（2）物供中心主任：
50万元人民币或万美元以下；
（3）公司分管物供领导：
50万元人民币或万美元以上；
（4）特别项目或500万元人民币（100万美元）的采购项目需经公司总经理批准或由总经理授权代表标准。
第十五条各类合同都必须以书面形式签署；
合同的签署时间应为签署合同的真实时间。
第十六条签署合同时应检查签约人员的资格。
直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。
法定代表人直接签署合同时，应出示加盖公章的《营业执照》复印件和《法定代表人身份证明书》。
授权代理人/被授权人签订合同时，必须出示加盖公章的《营业执照》复印件和授权明确的《授权委托书》。
第十七条签署完成的合同文本由合同部统一加盖平朔煤业有限责任公司合同专用章或平朔煤业管控单位的合同专用章，合同生效。
第五章合同的履行、变更及解除
第十八条一般情况下，正式合同文本四份（特殊情况：
外币合同、大型设备合同适当增加合同份数），由物供中心合同管理员分发，一份分发给采购员，转供货商作为供货依据，并负责催货工作；
两份分发给合同执行员，作为下达入库通知单和付款依据；
一份连同所有物资采购资料存档。
第十九条采购员、合同执行员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。
备件/材料采购订单：
到货后合同执行员下达入库通知单，相关仓库按照入库通知单办理收货、验收入库手续，进行系统输入，出具验收报告（100万元以上由物供中心主任审批），合同执行员汇总付款手续[验收报告、合同1份、发票（国际采购的外币合同还需准备提单、箱单和报关单）]，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
设备购货合同：
设备到货后，海运协调员下达入库通知单，组织设备管理中心和使用单位验收（工程建设项目由工程建设单位参与验收），物供中心出具验收报告，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
框架（长期）协议：
物供中心采购部门接到采购申请后，可以填写“订货通知单”履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。
之后办理合同、验货、付款手续。
寄售协议：
根据结算单起草合同文本签署付款合同，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
第二十条合同的变更、转让或解除的条件：
（一）合同在履行过程中，法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件出现时，可以变更或解除合同。
（二）需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与双方当事人进行协商，书面通知限期答复。
第二十一条合同的变更、转让或解除的程序：
（一）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；
（二）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本。
（二）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权
篇五：
工程
工程
第1章总则
第1条目的
为加强对工程物资采购合同管理，维护公司的利益，特制定本制定。
第2条适用范围
本制度适用于公司所有工程项目的物资采购合同管理相关工作。
第3条管理部门及职能
工程物资采购合同由材料设备部负责签订、执行、管理。
第2章采购合同的签订
第4条物资采购合同的签订方式
1、公开招标。
2、询价、报价、签订合同。
3、直接定价。
第5条物资采购合同的内容
1、双方当事人名称、地址、代理人的姓名与职责，法定代表人的姓名与授权委托书等。
2、物资名称、品种、型号与规格等，应符合采购单的规定。
3、明确技术标准和质量要求。
4、物资数量与计量方法的规定。
5、物资的包装要求。
6、物资的交付方式与交付期限。
7、物资的价格与付款方式。
8、违约责任及其他有关的特殊条款。
第3章物资采购合同的履行
第6条供应商交付的物资必须与合同规定名称、品种、货号相一致，不得擅自以其他货物、违约金或赔偿金的方式代替履行合同。
第7条合同双方按合同规定的期限、地点交接物资。
提前交付物资的，公司项目经理部可拒绝接受；
逾期交付的，供应商应承担逾期交付的责任。
公司若要求供应商停止供应该物资，应在接到供应商交货通知后7个工作日内通知供应商。
第8条合同双方按合同规定的数量和质量交接物资。
第9条合同双方按约定的价格与结算条款履行合同义务。
第10条物资采购合同内应具体写明我公司对不合格产吕提出异议的时间和拒付货款的条件。
公司在提出的书面异议中，应说明检验情况，出具检验证明，对不符合规定的物资提出具体处理意见。
第11条如果双方对物资的质量检测、试验结果发生争议，应按相关法律的规定，请标准化管理部门的质量监督检验机构进行仲裁检验。
第4章合同的变更或解除
第12条合同履行过程中，如需变更合同内容或解除合同的，必须依据《合同法》的关规定执行。
一方当事人要求变更或解除合同时，在未达成新的协议前，原合同仍然有效。
第13条要求变更或解除合同的一方应及时将自己的意图通知对方，对方也应在接到书记面通知后的7个工作日或合同约定的时间内予以答复，逾期不答复的视为默认。
第14条物资采购合同变更的内容可能涉及订购数量的增减、包装物标准的改变、交货时间和地点的变更等方面。
第15条公司对合同内约定的订购数量不得少要或不要，否则要承担中途退货的责任。
第16条当供应商不能按期交付物资，或交付的物资存在严重质量问题而影响工程使用时，公司认为继续履行合同已不必要，可以拒收物资，甚至解除合同关系。
第17条如果公司要求变更物资交付地点或接货人，应在合同规定的交货期限届满前40天内通知供应商，以便供应商修改发运计划和组织运输工具。
第5章支付结算管理
第18条物资采购合同内应首先明确是验单付款还是验货后付款，然后再约定结算方式和结算时间。
第19条物资款项支付方式
物资款项支付方式可以是现金支付、转账结算或异地托收承付。
1.现金支付只适用于成交货物数量少且金额小的购销合同。
2.转账结算适用于同一声调或同一地区内的结算。
3.异地托收承付适用于合同双方不在同一城市的结算。
第20条公司拒付货款，应按照中国人民银行结算办法的拒付规定办理。
第21条采用托收承付结算时，如果公司的拒付手续超过承付期，银行不予受理。
公司对拒付货款的产品必须负责接收并妥善保管，不准动用。
如果发现动用，由银行代供应商扣收货款，并按逾期付款对待。
第22条公司有权部分或全中拒付物资款项的情形包括但不限于以下三个方面。
1.交付物资的数量少于合同约定的，可拒付少交部分的款项。
2.交付物次的一部分质量不符合合同要求的，可拒付质量不符合合同要求部分物资的款项。
3.供应商交付的款项多于合同规定的数量，且公司不同意接收多出部分，在承付期内可以拒付这部分款项。
第6章违约责任规定
第23条任何一方不能正确履行合同义务时，均应以违约金的形式承担违约赔偿责任。
双方应通过协商，将具体采用的建约金比例写在合同条款内。
第24条供应商未能按合同约定交付款项可分为不能供货和不能供货和不能按期供货两种情况，由于这两种情况给对方造成的损失不同，因此承担违约责任的形式也不完全一样。
第25条因供应商的原因导致不能全部或部分交货，应按合同约定的违约金比例乘以不能交货部分的货款计算违约金。
若违约金不足以偿付公司所遭受的实际损失时，可以修改违约金的计算方法，使实际受到的损害能
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