浅谈京沪高速铁路建设竣工文件的整编与移交.doc

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浅谈京沪高速铁路建设竣工文件的整编与移交

张明海

摘要竣工文件是建设过程的真实记录和历史凭证，是质量责任追溯的重要依据，如实反映工程实体状况，也是项目运营后进行维修、管理的基础资料。

现结合我公司在京沪高速铁路工程中从事施工的桥梁、路基、站场、涵洞等项目，浅谈高速铁路竣工资料的管理、编制与移交，供类似工程参考借鉴。

关键词京沪高速铁路竣工文件管理、编制移交

京沪高速铁路竣工文件系指在建设过程中形成的、如实反映工程实体状况且具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、音像资料等，是建设过程的真实记录和历史凭证，反映了建设全过程的有效载体，质量责任追溯的重要依据，是对京沪高速铁路项目进行稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，也是项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。

竣工文件原始资料的收集、整理贯穿于项目建设的全过程，是与工程进度同步进行的。

因此必须要坚持科学认真、实事求是的态度，做好平时资料的积累、形成、整理、编制、立卷工作，才能在工程竣工验收时及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的竣工文件和图纸。

竣工文件的整理与编制是一项系统而精细的工作，主要包括以下几个方面。

1竣工文件管理模式

京沪高速铁路竣工文件的编制工作由京沪高速铁路股份有限公司负责组织，施工单位负责编制、组卷和归档工作，并接受使用单位档案部门协助指导和京沪公司分指挥部和监理单位的检查和审核。

施工单位需加强对竣工文件编制和交接的管理，各级技术管理部门都需有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作，施工单位的同级档案部门应协助做好这项工作。

指挥部、监理单位在施工过程中要督促、检查施工单位、办理购地单位及时整理竣工文件和竣工验收资料，并按规定审核竣工文件的质量和完整性，对存在问题提出处理意见，限期整改，并进行复审。

施工单位必须按期移交完整齐全的竣工文件，凡竣工文件不齐全、不完整、不真实的工程，不能进行工程验收交接，不能进行末次验工计价。

2竣工文件的形成积累

竣工文件的收集、整理、归档及移交，要做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进度与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。

竣工文件的编制要按照各专业内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，更要注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料，及时填写施工日志，做到准确、符合实际。

单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始资料，按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内，以防文件材料的散失和损坏。

3竣工文件的组成及内容

凡与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状及具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

京沪高速铁路竣工文件由综合部分和专业部分两大类组成。

专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车、给水排水、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成。

凡各专业未包括或不能包括进去的，根据实际情况可以纳入综合部分。

根据铁道部文件规定，凡在大中城市范围内施工的铁路建设项目，应向当地城市建设档案馆报送有关城市建设档案，由于我公司承建的项目在山东济南市范围内，因此需要向济南档案馆报送一套资料，内容包括：

（1）城市规划区范围内的车站、地下管线径路图、段（所）等平面布置图，以及竣工验收证书；

（2）城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图、桥梁平面图、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。

铁路建设项目建设用地竣工文件的组成与内容主要包括：

建设用地小结和竣工文件编制说明；铁路建设项目的批准文件；建设用地的批准文件；征地、拆迁和回收土地补偿协议书；竣工用地平面图等。

征购土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由办理购地单位财务部门单独组卷，归入地亩档案，交京沪公司永久保存，办理购地单位财务部门保存复印件。

各专业所采用的通用图、标准图须作为竣工图归档，原则上只归采用张页，原图纸标题栏内容不变。

施工过程中形成的各种变更、洽商、文件，随竣工资料组入工程案卷之中。

4竣工文件的整理方法与案卷质量要求

4.1资料的整理

（1）对已形成单位工程的施工资料进行排列，装订成册。

其排列顺序是：

开、竣工报告及批复文件→工程施工小结→竣工工程数量表→变更设计通知单→建交表→各种检查证（程检表或检验批质量验收记录表）→各种原始记录→各种原材料、成品出厂合格证→各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书→单位工程质量验收记录表→竣工验收记录表→其他报表和文字材料→施工日志→竣工图（按专业、图号排列）。

（2）资料装订厚度控制在15mm～20mm内，装订为左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，细尼龙线沿左线装订，装订前先除去金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份、表格文头是否一律向上或向左，资料装订线是否预留，小于A4开纸是否粘贴在A4开纸上。

文件材料采用尼龙细线在左侧装订，以打4个眼为宜，装订后用胶水粘上铁道部统一规定的竣工文件软封面。

装订后要求结实牢固、整齐美观。

4.2竣工图的绘制

（1）竣工图上的里程应为竣工统一里程（不是施工里程），线路平、纵断面图上应将桥、涵、站、水准基点、曲线始终点、百米标、公里标等都应为统一里程（或称竣工里程）。

路基设计宽度应为实际宽度。

（2）桥梁、房建专业在施工中如部分采用定型图、通用图，只需在竣工图上标明采用的图号即可，如整个建筑（房屋、水塔等）全部采用定型图、通用图时，应向维修部门提供一套完整的图纸。

（3）新绘制或用设计图修改的竣工图，都应将原图标更换成正规的竣工图标，大小尺寸应以能遮盖原图标为准，图标内施工负责人等要签署齐全，法律手续完备。

4.3竣工图的整理

（1）竣工图纸一般散装在盒内，不装订。

竣工图折叠尺寸为297x210mm，为便于查阅，要求将图纸先折成210mm手风琴式，然后再折成297mm。

为使图标外露，叠图时应从图标处往后叠。

（2）成套性使用的图纸应进行装订，如通信信号、各种标准、安装图册、装订尺寸为420x297mm，厚度不超过20mm。

图纸装订成册后对折在盒内。

（3）进铁道部档案馆的竣工底图，将一个单项工程图纸集中在一起，卷成卷，包上牛皮纸，编上临时卷号，交京沪公司转交铁道部档案馆。

4.4施工日志的整理

（1）去掉空白页及“流水帐”，留下有参考价值的内容，必要时对内容进行摘抄。

（2）小桥、涵渠等按区间组成保管单位（卷）内的单项工程其施工日志，可集中在一起用尼龙细绳进行装订，厚度不超过20mm，粘上统一规定的软封面。

4.5卷内施工资料、施工日志、图纸编张号

将整理好的施工资料、施工日志、图纸按组成保管单位的要求装入统一规定的科技档案盒内，然后再编张号。

一个保管单位内按施工资料、施工日志、图纸的先后顺序排列，统一编一个张号，不是一个保管单位，不能连续编张号。

卷内张号用打号机打印，施工资料及施工日志在每一张的右上角（双面字页编一个张号），图纸在图标的右上方。

一个保管单位内如只有图纸，且本身有张号，可不必另行编张号，如图纸与施工资料放在一个盒内，不管图纸是否有目录，应统一编张号。

张号从施工资料的内容开始，统一用阿拉伯数字，从001起编；卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。

4.6填写卷内目录

每一个保管单位，均应填写卷内目录，以揭示每一个案卷的内容。

（1）卷内目录“名称”栏第一格应填写单项工程名称。

（2）将盒内每份施工资料、施工日志、图纸的内容逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。

卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起、止号、但最终件注起止号（如最后一项内容只有一张是30号，也要填上30-30），这样能知道卷内总张数。

（3）文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的"图号或文件号"栏内填写清楚。

（4）卷内目录应用碳素笔或蓝黑钢笔填写，要求字迹工整、清晰、文面整洁不得涂改。

（5）卷内目录应放在一个保管单位文件材料的前面（一式两份、不装订、不得复写和复印）。

4.7填写备考表

每个保管单位内均应填写一份备考表，便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内存在的问题。

备考表放在一个保管单位文件材料图纸的后面。

4.8竣工文件装盒

竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的盒内，装盒的顺序是：

卷内目录、施工资料、施工日志、图纸、备考表。

4.9案卷封面和脊背的填写

案卷封面分为案卷软封面和案卷盒封两种，案卷盒封面为科技档案盒封面，案卷软封面在原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项，其他各项内容与科技档案盒封面的内容相同。

案卷标题主要包括项目名称、单位工程内容、是文件材料还是图纸三要素。

施工里程一般用DK表示。

竣工里程为建设项目竣工后统一丈量的里程一般用K表示。

形成单位为卷内文件材料或图纸形成的责任者。

形成日期为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。

保管期限、密级：

根据有关规定填写。

案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级各项内容由施工单位填写。

案卷标题的填写，案卷标题的拟写应体现地域、性质、阶段、文件种类名称。

案卷盒封面及脊背各项内容由接收单位填写。

移交单位只需填写各项内容写成纸条别在纸盒封面即。

4.10其他要求

文字资料组卷时应按受控前五项开工报告、竣工验收报告、施工小结（按规定格式书写）、工程数量表（同时具备施工图设计数量和工程竣工数量）、变更、洽商、协议排序。

之后按文件材料形成时间、重要程度排序，检验批需编置于最后。

归档文件中开工报告、竣工验收报告、工程数量表（逐张加盖）、施工小结以及案卷软封面、备考表、移交目录、移交证明书均需加盖法律受控章。

5竣工文件的交接手续和份数

在办理工程验收交接前，要编好已完工程全部竣工文件（包括征地资料）达到档案验收标准，经初验工作组审查确认合格后，交接管理单位并按规定向各级档案部门办理移交。

竣工文件移交程序为：

监理单位对所辖施工单位的竣工资料进行检查，确认无缺项、漏项后（签章）→移交维修使用的接管单位（签章）→移交各相关路局档案馆（签章）→移交铁道部档案馆→移交城建档案馆（签章）→档案移交回执（或证明书）、工程竣工验收报告、移交目录。

竣工文件编制2份以上，正本1份（交京沪公司），其余为副本（按相关要求移交相应单位）。

正本是竣工文件主要材料的原始件，各种文件材料仅有1份的（不含各种原始记录），应列入正本。

所有程检表、检验批、分项、分部工程验收资料只纳入正本和第二副本。

其他副本材料除竣工图外，可采用原件复印后加盖相应施工、监理单位公章的形式进行复制。

文件交接时要按规定格式填写“文件清册和目录”，一式两份，交接双方各执一份，以备存查。

6结语

京沪高速铁路竣工文件编制、整理历时两年多时间，在编制期间走了不少弯路，也费了不少的功夫，在土建三标各项目部中最终提前完成了符合标准要求的竣工文件，在竣工文件的整编和移交中起到了领头作用，得到了京沪公司、济南指挥部、济南档案馆和监理单位的肯定和好评，为铁路建设行业交了一份满意的答卷，也为类似工程提供了新理念，积累了有益的经验。