机械制造业程序文件.docx
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机械制造业程序文件
某某市某某精密锻压件有限公司
程序文件
分发号：
KD/QP-A-2016
受控状态：
版本：
A.0
本程序文件自二○一六年发布
自二○一六年起实施
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次1/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
1目的
通过对质量管理体系文件的控制，保证各职能部门使用受控有效版本的文件，本程序规定了质量管理体系文件的审批、分发、更改和保管等内容。
2适用范围
适用于公司对质量管理体系有关的所有文件及适当的外来文件（包括图纸、标准、手册等）管理。
3职责
3.1综合管理部是公司质量管理体系文件的归口管理部门，其职责是：
3.1.1负责全公司质量管理体系文件的目录管理，控制公司质量手册、程序文件、质量表格和第三层次文件的数量及其有效性。
3.1.2负责组织、指导各职能部门进行质量管理体系文件的编制。
3.1.3负责质量管理体系文件的标识、编码、复印、发放、更改、归档、处置及销毁。
3.2质量管理体系文件编制分工如下：
3.2.1综合管理部负责质量手册的编制，管理者代表审核，总经理批准。
3.2.2各职能部门负责本部门程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
3.2.3技术质量部负责技术文件（如图纸、标准等）的编制，部门负责人审批。
3.2.4综合管理部负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。
3.3质量管理体系文件的使用部门负责本部门的有关文件的管理。
4内容
4.1质量管理体系文件的范围和分类
4.1.1质量管理体系受控文件的范围是：
质量管理体系标准/规范、质量手册、程序文件、第三层次质量管理文件、经营计划、各种质量计划、作业文件、外来文件和资料、质量表格（空白表格）、质量记录。
4.1.2本公司质量管理体系受控文件分为以下几类：
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次2/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
第一层次：
质量手册；
第二层次：
程序文件；
第三层次：
质量管理文件、经营计划、图纸、控制计划、作业指导书、
外来文件和资料、质量表格（空白表格）等。
4.2质量管理体系文件的编写、审批
4.2.1综合管理部负责质量手册的编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2相关部门负责程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.3技术质量部负责技术文件（如图纸、作业指导书、标准等）的编制、部门负责人审批。
4.2.4综合管理部负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.5APQP小组负责APQP相关文件的编制，部门负责人审核/审批，需要时，报上级领导批准。
4.3文件的编号：
综合管理部负责组织相关部门编制《文件编号管理办法》并执行。
4.4部门代码及分发号
按《文件编号管理办法》执行。
4.5质量管理体系文件的发放管理
4.5.1质量管理体系文件应编号发放，分为受控类和非受控类，受控文件由发放部门盖红色“受控”章，并注明分发号；非受控文件盖红色“参考”章；作废而保留的文件盖红色“作废”章。
4.5.2综合管理部负责质量手册、程序文件、质量表格的发放，管理者代表负责审批发放的范围和数量。
4.5.3如果外来文件需要发放，由相关部门负责对该文件进行审批确认，并确定发放的范围和数量。
4.5.4相关部门负责本部门编制的第三层次文件的发放，部门主管负责审批发放的范围和数量。
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次3/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
4.5.5文件发放部门填写“文件发放/回收登记表”并发放，接收部门负责
在“文件发放/回收登记表”中做好记录。
4.5.5.1特殊情况下，如以传真或电子邮件方式发放时，收发人应在“文件发放/回收登记表”做好记录，如以在相应的收发文内作“√”标记。
4.5.6当文件丢失、损坏、增发时，由提出部门填写“文件申请单”，经原审批部门批准后，并由原发放部门按4.5.5条款进行发放。
4.5.6.1对于损坏的文件，由发放部门负责在“文件销毁清单”上做好记录，并销毁。
4.5.6.2对于丢失的文件，发放部门应给予新的分发号，原分发号作废。
4.5.7对于因增发文件时，应在部门原分发号上加分号。
4.5.8各相关部门应将受控有效文件的版本发放到现场使用处，以便于操
作。
4.5.9通常，质量手册、程序文件、质量表格发放范围：
总经理、管理者代表、各职能部门等；第三层次文件发放范围：
具体使用部门。
4.6质量管理体系文件的标识
4.6.1所有的受控文件均应有“受控”字样的红色标识或分发号。
4.6.2所有受控文件均不得随意复印，确需复印时，应经原发放范围批准人批准后方可，并在复印文件上加盖红色受控标识。
4.6.3受控文件应由各使用部门的持有者保管，不得外借、外传、外赠，文件持有人（一般工作人员）工作调动时，应将所使用的文件归还本部门；文件持有人（管理层领导）工作调动时，应将所使用的文件归还原发放部门，归还者应在“文件发放/回收登记表”上签字，文件转交他人时，应按4.5.5条款执行。
4.6.4各相关部门负责编制本部门的“受控文件清单”，每年12月，综合管理部按“受控文件清单”进行核查。
4.7质量管理体系文件的更改和换版
4.7.1质量管理体系文件更改时，应由提出部门/人员填写“文件更改通知单”，说明更改的原因并填写更改内容，经部门负责人审批后，报原文件编
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次4/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
制部门进行更改。
4.7.2质量管理体系文件的更改、换版应由原审核、批准部门/人员进行，因特殊原因由其他部门/人员进行编制审核、批准时，该编制审批部门/人员必须获得该文件有关背景资料。
4.7.2.1当公司机构、职责、方针、目标等发生变化时，综合管理部负责质量手册的更改，管理者代表审核，总经理批准。
4.7.2.2各职能部门负责程序文件、质量表格、第三层次文件的更改，原审核、批准部门/人员负责审核、批准。
4.7.3质量管理体系文件更改的内容、生效日期应明确，对以活页方式装订的文件，每次更改时，采用换页的方式进行更改，并在修订状态栏上按“1、2、3……”表示，将更改后的新页加在原页的相应位置，原页
作废。
4.7.4质量手册的换版
4.7.4.1质量手册的换版应依据以下原因：
a质量手册引用的标准或法规已进行更改；
b公司产品结构、经营环境、组织机构发生重大变化；
c质量手册规定的质量活动内容或职责分工需作较大变动时；
d质量手册章节更改数超过40%时；
e需要时每三年可换版一次。
4.7.4.2质量手册换版时，应更改版本号：
版本号用“A、B、C、D……”，
表示，当质量手册版本号升级后，原每个章节更改状态全部重置“0”。
4.7.5程序文件的换版
当程序文件的更改超过40%或单页更改超过5次以上时，版本升级一次，版本号用“A、B、C、D……”，表示，当程序文件版本号升级后，原页更改状态全部重置“0”。
4.7.6第三层次文件的更改和换版，按4.7.3、4.7.5条款执行。
4.7.7质量表格的更改和换版，应每次更改后进行换版一次，版本号用“A、B、C、D……”，表示。
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次5/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
4.7.8各相关部门应按原发放范围和数量进行发放，并收回作废文件。
4.8所有更改、换版、编制发放的受控有效质量管理体系文件送综合管理部一份备案。
4.9质量管理体系文件的收回、作废与销毁
4.9.1对于文件编制部门收回的质量管理体系文件，则应填写“文件回收/回收登记表”，经原批准部门/人员批准后，通知各部门送回，并在“文件发放/回收登记表”上做好记录。
4.9.2对有参考价值的作废文件而需保留的文件，需盖“作废”章，印章并隔离存放，对没有参考价值的作废文件应及时销毁（烧毁、粉碎），并填写“文件销毁清单”。
4.10外来文件的控制
4.10.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制其分发以确保其有效，具体按4.5.1、4.5.3、4.5.5条款执行。
4.10.2每年至少一次，综合管理部负责与外来文件（受控）的管理部门联系，需要时，技术质量部协同，以便随时掌握有关质量管理体系方面的法律法规、国际、国家、行业标准的最新版本，确保外来文件的适宜性、充分性和有效性，并及时收回失效版本。
4.10.3顾客图纸由技术质量部按《技术文件控制程序》执行。
4.11质量管理体系文件的借阅
4.11.1当有关人员要借阅文件时，须在“借阅登记表”上登记，经文件保
管部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内完好归还文件。
4.12记录的保管
本程序产生的记录由各相关部门按《质量记录控制程序》执行。
5相关文件
5.1《技术文件控制程序》
5.2《质量记录控制程序》
5.3《文件编号管理办法》
6质量记录
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42010
FL
文件控制程序
版本：
A.0页次6/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
6.1文件发放/回收登记表
6.2文件申请单
6.3受控文件清单
6.4借阅登记表
6.5文件销毁清单
6.6文件更改通知单
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42020
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次1/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
1目的
本程序规定了技术文件（包括电子媒体）的控制方法，以保证各技术文件使用场所均使用现行有效的文件。
2使用范围
适用于与公司产品有关的技术文件的控制，包括适当范围的外来文件如顾客工程图样、工程标准/规范、法律法规等。
3职责
3.1技术质量部是技术文件的归口管理部门，其职责是：
3.1.1负责全公司技术文件的目录管理。
3.1.2负责技术文件的编制、修改。
3.1.3负责技术文件的标识、编号、复印、发放、更改、归档、处置及销毁。
3.2各使用部门负责本部门有关技术文件的管理。
4内容
4.1技术文件的范围和编号
4.1.1技术文件主要包括：
各类国家标准、行业标准、企业技术标准、图纸、作业指导书、检验标准、实验方法、校准标准、技术协议、产品图样、技术通知及适用的外来文件，如顾客工程图纸、图样、规范、技术协议、企业标准等。
4.1.2技术文件编号方法
所有的技术文件都应编号，技术质量部负责按《文件编号管理办法》执行。
4.2技术文件的编制、审核与批准
技术质量部负责技术文件的编制，部门负责人负责审批，需要时，组织相关部门会签和/或报管理者代表批准。
4.3技术文件的发放管理
4.3.1技术文件发放时，应经技术质量部负责人确定发放的对象和份数，由技术质量部填写“文件发放/回收登记表”并发放。
4.3.2外来文件如需要发放时，应经技术质量部负责人负责审批其适用性，
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42320
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次2/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
并确定发放的对象和份数，由技术质量部填写“文件发放/回收登记表”并发放。
4.3.3收文部门负责在“文件发放/回收登记表”上签收，并检查文件的完整性，对不完整的文件有权拒收。
4.3.4技术文件因破损而影响使用时，应将破损的文件送回技术质量部更换，更换后的文件仍沿用原文件的受控号，破损的文件由技术质量部负责销毁。
4.3.5技术文件丢失或增发文件时，由提出部门填写“文件申请单”，经原审批部门批准后，并由原发放部门按4.3.1或4.3.2条款执行，发放部门应给予新的分发号，原分发号作废。
4.3.5.1对于因增发的文件，应在部门原分发号上加分号。
4.3.6技术质量部应将受控有效的技术文件发放到现场使用处，以便于操作。
4.4技术文件的标识
4.4.1所有的受控的技术文件均应有“受控”字样的红色标识或分发号。
4.4.2所有受控技术文件均不得随意复印，确需复印时，应经技术质量部原发放批准人批准后方可，并在复印文件上加盖红色受控标识。
4.4.3受控技术文件应由各使用部门的持有者保管，不得外借、外传、外赠，文件持有人（一般工作人员）工作调动时，应将所使用的文件归还本部门；文件持有人（管理层领导）工作调动时，应将所使用的文件归还技术质量部，归还者应在“文件发放/回收登记表”上签字，文件转交他人时，应按4.3.1或4.3.2条款执行。
4.4.4各部门应编制本部门“受控技术文件清单”，每年12月，综合管理部按清单对各部门进行检查。
4.5技术文件的更改和换版
4.5.1对于顾客提出的过程更改，由技术质量部按4.8条款执行。
4.5.2对于内部或供方提出的过程更改
4.5.2.1提出部门/人员填写“文件更改通知单”交技术质量部（说明更改的原因并填写更改内容）。
4.5.2.2技术质量部负责就更改对过程的影响进行评审，评审应考虑更改对
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42020
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次3/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
产品组成部分和已交付产品的影响。
4.5.2.3技术质量部在评审后应就更改能否满足过程设计输入的要求进行验证，并对更改后产品能否满足使用要求进行确认，确认后，更改方可能执行，
4.5.2.4对于有专有权的设计，如果更改影响到顾客要求（如影响到产品的装配性、成型、功能或耐久性要求），技术质量部均应将更改的情况形成文字，并与顾客共同进行评审，以便所有的影响都能得到评价，并尽可能得到顾客的批准，具体按《生产件批准控制程序》执行。
当顾客有要求时，技术质量部应满足其额外的附加验证/识别要求。
4.5.2.4更改应经技术质量部原审核、批准人员同意后，由技术质量部原编制人进行更改，因特殊原因由其他人员进行编制、审核、批准时，该编制、审批人员必须获得该文件有关背景资料，填写“文件更改通知单”通知相关部门进行更改，以确保与顾客需求相一致。
4.5.3更改的内容、生效日期应明确，可采用以下方式进行更改：
4.5.3.1“划改”
某页中有个别文字/数字需更改时，应采用“划改”的方式进行，在更改的文字上划一横线，在划改的适当位置注明正确的内容，并加盖更改者印章或签名及注明日期。
4.5.3.2“换页”
某页中有三处文字/数字需更改时，应采用“换页”的方式进行，
将更改后的新页加在原页的相应位置，原页作废。
4.5.3.3“换版”
引用的标准或法规已进行更改、产品结构发生重大变化时、改动超过40%或单页更改超过5次以上时，需要重新编制的应进行换版，换发新的版本，收回旧的版本。
4.5.3.4对于“划改”、“换页”存在修订状态栏的技术文件，应在修订状态栏按“1、2、3……”表示。
4.5.3.5对于存在“更改记录栏”的技术文件，应在“更改记录栏”内标明更改情况。
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42020
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次4/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
4.5.3.6对于“换版”存在版本号的，版本号用“A、B、C、D……”，
表示，当技术文件版本号升级后，原页更改状态全部重置“0”；对于不存在
版本号的，应以年月日来表明最新版本。
4.5.4相关部门应及时更新受影响的文件，如PPAP的文件等，包括在线产品的处理。
4.5.5更改的日期必须记录在更改通知单上予以保存，如顾客有时间要求，必须按其时间要求注明更改实施日期。
4.5.6临时更改
如果工程更改是临时的，技术质量部按照以上要求发出“文件更改通知单”，并注明为“临时更改”，以及更改的截止日期（或所适用的范围），相关的文件可不变动，临时更改过期后，原工程规范自动代替该更改继续使用，或者技术质量部根据需要，按以上要求发出正式的更改通知单，并要求相关部门修改相关的文件。
4.5.7技术质量部应按原发放范围和数量进行发放，并收回作废文件。
4.6技术文件的归档
所有更改、换版、编制发放的受控有效的技术文件应送技术质量部一份备案，
4.7技术文件的收回、作废与销毁
4.7.1对于技术质量部收回的技术文件，应填写“文件回收/回收登记表”，经原批准人员批准后，通知各部门送回，并在“文件发放/回收登记表”上做好记录。
4.7.2对有参考价值而保留的作废文件，需盖“作废”章，印章并隔离存放，对没有参考价值的的作废文件应及时销毁（烧毁、粉碎），并填写“文件销毁清单”。
4.8外来技术文件的控制
4.8.1技术质量部在接到顾客工程标准/规范及其更改时，应按顾客要求的时间安排（如顾客没有要求，应尽快进行评审，评审不应超过2个工作日），技术质量部负责组织相关部门进行评审，填写“顾客工程规范/更改评审记
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42020
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次5/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
录”，有异议时应及时与顾客沟通，如评审可以实施由技术质量部负责发放到相关部门实施。
4.8.2对于顾客的工程更改，技术质量部应按顾客时间要求注明更改实施日期，并填写“文件更改通知单”通知相关部门并保存。
4.8.3如顾客工程规范或其更改影响到相关文件（如PPAP包含的文件）时，技术质量部应组织相关部门更新这些文件。
4.9外协图纸的控制
4.9.1技术质量部根据供销部对外协件的布点，发给其相应数量的图纸，填写“文件发放/回收登记表”。
4.9.2对外协图纸的更改，由技术质量部下发给供销部“文件更改通知单”，由供销部通知外协厂家图纸已更改或换版。
4.10每年至少一次，技术质量部负责与外来文件（受控）的管理部门或顾客联系，以便随时掌握有关产品技术方面的法律法规、国际、国家、行业标准或图纸的最新版本，确保外来文件的适宜性、充分性和有效性，并及时将现场使用的失效版本收回。
4.11技术文件的借阅
4.11.1当有关人员要借阅技术文件时，应经技术质量部同意后，并在“借阅登记表”上登记后，方可借阅，并在规定期限内完好归还文件。
4.12公司技术文件主要是以书面的形式出现，对承载媒体不是纸张的文件不用于执行，仅作为备份。
4.13记录的保管
本程序产生的记录由各相关部门按《质量记录控制程序》执行。
5相关文件
5.1《质量记录控制程序》
5.2《生产件批准控制程序》
5.3《文件编号管理办法》
6质量记录
6.1文件发放/回收登记表
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42020
FL
技术文件控制程序
版本：
A.0页次6/6
章节号：
4.2.3
实施日期：
2016
6.2文件申请单
6.3受控技术文件清单
6.4借阅登记表
6.5文件销毁清单
6.6文件更改通知单
6.7顾客工程规范/更改评审记录
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42030
FL
记录控制程序
版本：
A.0页次1/3
章节号：
4.2.4
实施日期：
2016
1目的
确保记录的有效性、完整性，为证明产品满足规定要求的程度和质量管理体系的有效运行提供客观证据，并为质量改进提供参考，同时为有可追溯性要求的场所提供证实。
2适用范围
适用于公司质量管理体系文件中涉及到的所有质量记录。
3职责
3.1综合管理部是本程序的归口管理部门，负责质量记录的编号、标识、复印、发放。
3.2各职能部门负责本部门范围内质量记录的归档。
4内容
4.1凡是用于证明产品是否符合规定的要求和质量管理体系是否有效运行的质量记录，都属于需控制的范围，包括但不限于：
a合同评审记录；
b检验/试验记录；
c产品认可/过程认可记录（如样品认可报告、批准/批量认可报告、CPK/PPK能力测定报告、人员培训/签定记录等）；
d质量审核记录（体系/过程/产品/供方审核报告）；
e质量控制图；
f顾客索赔记录；
g与纠正和预防措施有关的记录；
h设备/模具/工夹具保养、维修记录；
i测量设备校准记录。
4.2质量表格形式的设计和审批
4.2.1各部门根据工作需要，自行设计成固定的质量表格格式，其格式应简明、清晰完整，内容应满足所记录的质量活动的要求，质量表格编号受控后方可使用，并报综合管理部备案。
4.2.2质量表格的审批按《文件控制程序》执行。
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42030
FL
记录控制程序
版本：
A.0页次2/3
章节号：
4.2.4
实施日期：
2016
4.3质量表格的标识
质量表格的编号按《文件控制程序》执行，为保证质量表格具有唯一性的标识，由综合管理部负责编制“质量记录清单”，以明确每一种质量表格的名称、编号、填写部门、保存期、保存部门。
4.4质量记录的管理
4.4.1各职能部门负责本部门范围内质量记录的收集、整理并归档，每年一次，综合管理部负责综合检查质量表格的编号及归档情况，对过期的质量记录进行销毁。
4.4.1.1每月一次，各部门应及时收集汇总本部门范围内的质量记录，并分类整理、编目，并按先后顺序装订成册后归档，便于查阅和追溯。
4.4.2质量表格的填写应用碳素笔或圆珠笔填写，字迹清晰可辨、端正，数据准确、真实并填制完整、齐全，并应有记录者的签名或盖章而成为质量记录。
4.4.3质量记录必须存放于适宜的贮存环境，防止在规定的保存期限内损坏、变质和丢失，同时应便于存取和检索，贮存应符合以下要求：
a质量记录应有文件柜保存；
b应提供防火、防潮、防虫、防霉变的贮存环境；
c必要时对重要质量记录采用双备份方式归档。
4.4.4质量记录保存期限应满足国家法律法规、行业通用规则、顾客的特殊要求和产品责任方面要求，并写入“质量记录清单”中，对于以下质量记录应遵守最低保存期限：
a生产件批准文件、工装记录、采购订单/销售合同和修订单的保存时间，为零件在现行生产和服务中的在用期或停产后再加上一个日历年，除非顾客另有特殊要求。
b质量性能记录（控制图、检验和试验结果）在其产生的当年和下一个日历年中保存。
c内部质量体系/过程/产品审核记录、管理评审记录的保存期为三年。
4.5质量记录的更改
某某市某某精密锻压件有限公司
文件编号：
KD/QP—42030
FL
记录控制程序
版本：
A.0页次3/3
章节号：
4.2.4
实施日期：
2016
4.5.1在原记录下划线，并填写正确记录及更改人姓名、日期。
4.6质量记录的查阅
4.6.1本公司人员因工作需要查阅质量记录时，应经质量记录归口管理部门同
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