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　　决定用于对重要事项或者重大行动做出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　决议用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（国家行政机关不用此文种。

　　通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　批复用于答复下级机关请示事项。

纪要用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。

　　（条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。

但从国家行政机关的行文规范和从写作规律看，将其列入法规和规章文体为宜。

2、呈报性公文

　　议案用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表天会常务委员会提请审议事项。

（党的各级领导机关不用此文种。

　　请示用于向上级机关请求指示、批准。

　　报告一用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

3、公布性公文

　　公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（党的各级领导机关主要通用公文无以上两文种。

公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

4、商洽性公文

　　函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

5、兼容性公文

意见行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法。

（党的机关使用意见就是下行文了。

二、分类：

（一）按形成和使用的公务活动领域划分：

通用公文、专用公文　　

（二）按公文的来源划分：

对外文件、收来文件、内部文件　　

（三）按公文的行文关系和行文方向划分：

上行文、平行文、下行文　

（四）按公文的秘密程度和阅读范围划分

　　1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

　　2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

　　3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

　　4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。

　　5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。

　　6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。

　（五）按公文处理时限的要求划分

　　1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。

　　2.急件（党的机关公文作加急件）指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。

　　3.平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。

　　如系电报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。

（六）按收文机关对收到公文的处理方式划分：

阅件即阅知性公文、办件即承办性公文　　

（七）从物质载体的角度划分：

纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件

第三节公文格式规范

公文格式内容包括：

公文组成部分（要素）的排列顺序和标识规则、纸张规格尺寸、印刷要求等。

一、公文各组成部分（要素）及其标识规则

（一）眉首：

（文头，在红色反线上方）

1、公文份数顺序号：

（1）6位数（不得少于两位，阿拉伯数字，不够前面用0补齐）；

（2）秘密、机密、绝密文件均应标明；

（3）置于版心左上角顶格第一行，3号字。

2、密级和保密期限：

（1）绝密：

是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

（2）机密：

是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

（3）秘密：

是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

标注方法：

在密级与时限中间加“★”。

如“秘密★六个月”、“机密★”、“机　密”。

位置：

置于版心左上角第二行，3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。

保密时限：

一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。

3、紧急程度：

（1）包括：

特急、急件；

电报：

特提、特急、加急、平急。

（2）置于版心左上角密级之下。

（3）时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。

4、发文机关标识：

（1）一般由发文机关（单位）全称或规范简称加“文件”组成（俗称大版头），居中排一行。

（2）联合行文并列几个发文机关（单位），但应将主办机关（单位）排列在前，党政军群。

如联合行文机关（单位）过多，必须保证公文首页显示正文。

（3）在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。

（4）政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出55毫米的空白作“领导批示域”，供上级机关领导批示文件用。

5、发文字号：

（1）由发文机关代字、年份（用阿拉伯数字写全,加六角括号[]）和序号组成（序号不编虚位，不用“0”占空位，序号前也不写“第”）,发文机关下空2行，3号仿宋字。

（2）一件公文只有一个发文字号，几个机关（单位）联合发文，只标明主办机关（单位）发文字号。

（3）位置：

有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；

用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；

“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。

6、签发人：

（1）只有上行文才标注，要由本机关（单位）的主要负责人签发。

（2）签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。

“签发人”三字用3号仿宋字，签发人姓名用3号楷体字。

（3）如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。

（二）主体：

（红色反线下方，主题词上方）　　　　

1、标题：

（1）公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成（省略情况：

a省略公文机关名称b省略事由的c机关名称和事由同时省略的。

不能只用文种作标题。

）。

发文机关名称应写全称或者规范化简称。

（2）标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（党的机关公文则要加书名号。

（3）2号小标宋体字，位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。

分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。

多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。

2、主送机关（全称或规范化简称、统称）

（1）下行文，除批复外，有两个以上主送机关；

上行文一般只有一个主送机关；

直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了。

（2）主送机关位于标题下空一行，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。

如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。

3、正文

（1）分为导语、正文主体、结束语，首页必须显示正文（公文的数字、年份不能回行）

（2）结构层次序数：

第一层为“一、”三号黑体字

第二层为“

（一）”三号楷体加粗可视情况而定

第三层为“1”三号仿宋视情况可加粗

第四层为“

（1）”

（3）正文中，人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

应当使用国家法定计一量单位。

4、附件及附件说明

（1）附件是公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

（2）公文若有附件的，须在正文后空一行左空两格用3号仿宋字体标写“附件”，全角冒号后注明附件顺序和名称，后面不加标点符号，每件一行。

（3）附件原文一般另起一页附在正件版记之后一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表顺一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。

5、印章及发文机关（单位）署名

（1）发文机关（单位）的名称要用全称或者规范化简称。

有的公文如命令、政府制发的议案、有些经济文书，也可以不署发文机关（单位），而由机关、单位主要领导人签署。

即在发文机关的位置，写明签署的领导人职务和姓名（或盖签名章），如“省长XXX”、“县长XXX”、“厂长XXX”、“经理XXX”

（2）发文机关（单位）或者领导签署位于正文（附件）后面右下方。

联合行文时，一个发文机关（单位）占一行。

会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行公文，党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。

除此之外，其他一切公文均应加盖印章。

（3）单一发文印章，应上距正文（附件）不到1行的空白，加盖印章的方式：

一是下套，即将印章的下弧压在成文的时间上，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的公章。

二是中套，适用于印章下弧有文字的印章，要求印章的中心线压在成文时间上。

政府机关和企事业单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；

主办机关印章在前；

两个印章均压成文日期。

（4）联合行文一般将各发文机关（单位）名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

（5）当正文（附件）后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6、成文日期

（1）指定稿形成公文的时间。

（不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期。

）除公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文日期就是生效时间。

成文日期通常以领一导人签发的日期为准；

联合行文以最后会签单位领导人签发口期为准；

凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；

电报以发出日期为准。

（2）成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。

成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”。

党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标示。

7、附注

附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，用3号仿宋字左空两格加圆括号标示。

每项（名词术语、事项等）说明为一个自然段，如两项和两项以上的，每项前标明序号。

（三）版记：

1、主题词：

（1）除类别词外，最多不超过5个（类别词——类属词——文种）。

（2）主题词位于公文末页注释之下，抄送栏之上。

居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词：

”字样后标注主题词语，各词语间空一格。

2、抄送机关：

（1）抄送机关要掌握的原则：

①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。

②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。

③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。

④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。

⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

（2）抄送机关（单位）位于主题词之下，用两条平行细实线形成抄送栏。

居左空1字用2号仿宋字标出“抄送：

”字样，抄送单位之间用逗号停顿，结尾用句号

3、印发机关和印发说明：

其内容包括承制单位、印发日期、印制份数等。

印发单位一般为机关（单位）的办公厅（室）或文秘部门。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下）占一行，用3号仿宋字体。

印发机关左空1字，印发（翻印）时间右空1字。

线下右边用圆括号标注印刷份数。

二、公文的排版形式与装订要求

（一）公文的排版形式

1、公文排版的有关问题：

（1）公文用纸尺寸与规格：

国际A4：

长297mm、宽210mm

（2）公文的书写形式：

一律采用从上至下、自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

多层次结构的标识方法：

第一级用：

一、二、三…

第二级用：

（一）、

（二）、（三）……

第三级用：

1、2、3、……

第四级用：

（1）、

（2）、（3）

（3）字体字号的选用：

文机关标识使用小标宋，红色标识；

大标题2号宋体，小标题3号宋体；

秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；

一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；

签发人姓名用3号楷体。

（4）排版规格：

正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。

（5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。

（5）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

（二）公文的装订要求：

公文一律左侧装订、不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。

采用线装、钉装或胶粘等的办法。

第四节公文的稿本

1、草稿。

不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

2、定稿。

具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。

有法定的生效标志（签发等）。

3、正本。

正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

4、试行本。

在试验期间具有正式公文的法定效力。

5、暂行本。

在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

6、副本。

正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；

作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

7、存本。

指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

8、修订本。

可以标题结尾处标作：

“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

第五节公文的行文规则

一、行文关系;

机关之间的工作关系有如下几种类型：

第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。

第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。

如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。

第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。

如军事机关与各级地方人民政府之间。

二、行文的方向;

1.逐级行文：

向直接的上级或者直接下级行文。

2.越级行文：

越过自己的直接上级或下级行文。

可以采用越级行文方式的情况：

一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；

二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；

三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；

四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；

五是需要检举、控告直接上级机关等。

3.多级行文：

向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文

第六节公文的办理程序

一、收文办理程序主要有：

　　1、签收、拆封、登记。

　　2、审核、分发、传阅

　　3、拟办、批办、承办

　　4、崔办、查办、注办。

拟办，是指对来文的处理提出初步意见，供领异批办时参考。

批办：

是指机关领导人对送批的文件如何处理作批示。

承办：

是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或者办理复文。

崔办：

是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限要求，及时地对文件办理情况进行督促和检查。

注办：

是指公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

（履行注办手续是为了便于公文的整理和日后的查考。

二、发文办理程序主要有：

　　1、拟稿、审核、签发

　　2、核发、缮印、校对

　　3、用印、登记、封发

拟稿：

是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

审核：

是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行全面的审核和检查。

签发：

是指机关体育场人对文稿的最后审批。

（公文的草稿签发后，即为公文的定稿，公文就可据以生效。

封发：

是指对准备发出的文件进行分装和发送。

（文件封装发出以后，文书人员应将发文的底稿和文件的正本及时归卷。