职位分析详细分析以及各种表格.docx
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职位分析详细分析以及各种表格
工作分析是人力资源管理众要素中最基本的要素，是开展人力资源工作的基础。
编制一份工作说明书实际两方面的工作：
一是工作描述；二是任职资格，这是一项十分细致的工作常用方法是：
观察法、问卷法、访谈法、工作日记法等。
做好了工作分析就为企业设计组织结构、制定人力资源规划、人员招聘、员工培训与发展、绩效管理、薪酬管理等提供了一个平台。
——导语
工作分析概述
1.工作分析的含义
工作分析，也可以叫做职位分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把这种职位相关的信息描述出来，从而使其它人了解这种职位的过程。
通过工作分析，我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题：
第一，“某一职位是做什么事情的？
”这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位的名称、工作的职责、工作的要求、工作的场所、工作的时间以及工作的条件等一系列内容。
第二，“什么样的人来做这些事情最合适？
”这一问题则与从事该职位的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证书、工作经历以及心理要求等内容。
2.与工作分析相关的概念
由于工作分析与职位以及职位对应的工作活动是紧密相连在一起的，因此有必要澄清与之相关的一些概念。
◎行动（action）。
也称工作要素，指工作活动中不变再继续分解的最小单位。
◎任务（task）。
也称工作任务，指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描述。
◎职责（responsibility）。
也称工作职责或工作责任，由某人在某方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。
◎职位（position）。
也称岗位，由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合。
在组织中的每个人都对应着一个职位或岗位，因此从理论上说职位的数量应该等于人员的数量，组织有多少人员相应地就有多少职位。
◎职务（headship）。
是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。
和职位不同，职位与员工是以一一对应的，而职务却并非一一对应。
◎工作（job）。
是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合。
一个工作可能涉及一个职位，也可能涉及多个职位。
◎工作簇（occuppation）。
企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群，又被称为职位簇、工作群。
◎职业（profession）。
由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。
◎职业生涯（career）。
指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。
3.工作分析的作用和意义
（1）工作分析为其它人力资源管理活动提供依据
◎工作分析为人力资源规划提供了必要的信息。
通过工作分析可以对企业内部各个职位的工作量进行科学的分析判断，从而为职位的增减提供必要的信息；此外，工作分析对各个职位任职资格的要求也有助于企业进行人力资源的内部供给预测。
◎工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准。
由于工作分析对各个职位所必需的任职资格条件作了充分的分析，因此在招聘录用过程中就有了明确的标准，减少了主观判断的成分，有利于提高招聘录用的质量。
◎工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据。
工作分析对各个职位的工作内容和任职资格都做出了明确的规定，因此可以据此对新员工进行上岗前的培训，让他们了解自己的工作；还可以根据员工与职位任职资格要求的差距进行相应的培训，以提高员工与职位的匹配程度。
◎工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础。
工作分析对各个职位承担的责任、从事的活动、资格的要求等做了具体的描述，这样企业就可以根据各个职位在企业内部相对重要性的大小给予不同的报酬，从而确保薪酬的内部公平性。
◎工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。
通过工作分析，每个职位从事的工作以及所要达到的标准都有了明确的界定，这就为绩效考核提供了明确的标准，减少了评价的主观因素，提高了考核的科学性。
（2）工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应
◎通过工作分析，有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为，以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献。
◎在工作分析过程中，企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程，从而有助于公司的人力资源职能真正上升到战略地位。
◎借助于工作分析，企业的最高经营管理层能够充分了解每个工作岗位上的人目前所做的工作，可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象。
为更加直观地了解工作分析这一活动，我们用一个系统模型把它加以表示，如图6-1所示。
图6-1工作分析的系统模型
【自检】
什么是工作分析？
它有什么意义和作用？
工作分析的具体实施
1.工作分析的具体步骤
一般来说，工作分析的整个过程要经过以下几个步骤来完成：
准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段，如图6-2所示。
图6-2工作分析的步骤
（1）准备阶段
这一阶段主要完成以下几项任务：
◎确定工作分析的目的与用途。
也就是说，明确分析资料到底是要用来干什么的，是要解决什么问题的。
工作分析的目的不同所要收集的信息和要使用的方法也会不同。
◎成立工作分析小组。
为了保证工作分析的顺利进行，在准备阶段还要成立一个工作分析小组，从人员上为这项工作的开展做好准备。
小组成员一般由以下三类人员组成：
一是企业的高层领导；二是工作分析人员，主要由人力资源管理专业人员和熟悉本部门情况的人员组成；三是外部的专家和顾问，他们具有丰富的经验和专门的技术，可以防止工作分析的过程出现偏差，有利于结果的客观性和科学性。
◎对工作分析人员进行培训。
为了保证工作分析的效果，还要由外部的专家和顾问对本企业参加工作分析小组的人员进行业务上的培训。
◎做好其他必要的准备。
例如，由各部门抽调参加工作分析小组的人员，部门经理应对其工作进行适当的调整，以保证他们有充足的时间进行这项工作；在企业内部对这项工作进行宣传，消除员工不必要的误解和紧张。
（2）调查阶段
这一阶段需要完成的任务主要有以下几项：
◎制定工作分析的时间计划进度表，以保证这项工作能够按部就班地进行。
◎根据工作分析的目的，选择搜集工作内容及相关信息的方法。
◎搜集工作的背景资料，这些资料包括公司组织结构图、工作流程图以及国家的职位分类标准，如果可能的话，还应当找来以前保留的工作分析资料。
◎搜集职位的相关信息。
在完成以上的工作之后，就可以正式开始搜集职位的相关信息了。
一般来说，工作分析中需要搜集的信息主要有以下几类：
1工作活动，包括承担工作所必须进行的与工作有关的活动和过程；活动的纪录；进行工作所运用的程序；个人在工作中的权力和责任等。
2工作中的人的活动，包括人的行为，如升提行动以及工作中的沟通；作业方法分析中使用的基本动作；工作对人的要求，如精力的消耗、体力的消耗等。
3在工作中所使用的机器、工具、设备、以及工作辅助用品。
4与工作有关的有形和无形因素，包括完成工作所要涉及或者要运用的知识；工作中所要加工处理的材料；所生产的产品或提供的服务。
5工作绩效的信息，如完成工作所耗费的时间、所需要投入的成本以及工作中出现的误差等。
6工作的背景条件，包括个人时间；工作的地点；工作的物理条件。
7工作对人的要求，包括个人特征，所需要的教育与培训水平；工作的经验等。
上述的工作信息，一般要从以下几个渠道来获得：
工作执行者本人、管理监督者、顾客、分析专家、职业名称辞典以及以往的分析资料。
（3）分析阶段
在搜集完与职位相关的信息之后，就要进入到工作分析的下一阶段，即分析阶段。
在这一阶段需要进行以下几项工作：
◎整理资料。
将搜集到的信息按照工作说明书的各项要求进行归类管理，看是否有遗漏的项目，如果有的话要返回到上一个步骤，继续进行调查搜集。
◎审查资料。
资料进行归类整理以后，工作分析小组的成员要一起对所获工作信息的准确性进行审查。
◎分析资料。
如果搜集的资料没有遗漏，也没有错误，那么接下来就要对这些资料进行深入的分析，也就是要归纳总结工作分析的必要材料和要素，解释出各个职位的主要的关键因素。
在分析的过程中，一般要遵循以下几项基本原则：
1对工作活动是分析而不是罗列。
工作分析是反映职位上的工作情况，但却不是一种直接的反映，而要经过一定的加工。
2针对的是职位而不是人。
工作分析并不关系任职者的任何情况，它只关心职位的情况，目前的任职者被涉及的原因，仅仅只是他通常最了解情况。
3分析要以当前的工作为依据。
工作分析的任务是为了获取某一特定时间内的职位情况，因此应当以目前的工作现状为基础进行分析，而不能把自己或别人对这一职位的工作设想加到分析中去。
（4）完成阶段
这是整个工作分析过程的最后一个阶段，这一阶段的任务是：
◎编写工作说明书。
根据对资料的分析，首先要按照一定的格式编写工作说明书的初稿；然后反馈给相关的人员进行核实；最后，形成工作说明书的定稿。
◎对整个工作分析构成进行总结，找出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行工作分析。
◎将工作分析过程的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面，真正发挥工作分析的作用。
【事例】
W公司的工作分析实施方案
一、背景
W公司是一家大型的电子产品公司。
最近，某大学经济管理学院专家组为其进行了组织诊断与组织在设计工作。
通过该项工作，W公司形成了新的组织机构智能权限和业务工作流程。
为使W公司实现有效的组织运行，需实施工作分析。
二、目的
通过工作分析，使W公司组织设计的结果进一步深入和细化，将部门的工作职能分解到各个职位，明确界定各个职位的职责和权限，确定各个职位主要的工作绩效指标和任职者基本要求，为各项人力资源管理工作提供基础。
三、工作分析的内容与结果
本次工作分析要完成下列工作内容：
●了解各个职位的主要职责与任务；
●根据新的组织机构运行的要求，合理清晰地界定职位的职责权限以及职位在组织内外的关联关系；
●确定各个职位的关键绩效指标；
●确定工作任职者的基本要求。
四、需要的资料
●组织机构图；
●各部门职能说明书；
●工作流程图；
●职权体系表；
●岗位责任制；
●人员名单。
五、工作分析的方法
●资料调研；
●工作日志；
●访谈；
●职位调查表；
●现场观察法。
六、工作分析的实施者
本次工作分析由某大学专家组和W公司有关人员共同组成工作分析实施小组。
该实施小组的组成为：
某大学的专家组，负责项目的总体策划与实施；W公司人力资源部人员，作为项目的协调与联络人；W公司的高层领导，提出总体的原则并对工作结果进行验收。
七、工作分析的实施程序
本次工作分析主要分3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。
阶段一：
准备阶段（5月10日～5月20日）
●对现有资料进行研究；
●选定待分析的职位；
●设计调研用的工具。
阶段二：
实施阶段（5月21日～6月30日）
●召开员工会议，进行宣传动员；
●制定具体的调研计划；
●记录工作日志；
●实施访谈和现场观察；发放调查表。
阶段三：
调查整合阶段（7月1日～7月20日）
●对收集来的信息进行整理；
●与相关人员确认信息，并做适当的调整；
●编写职务说明书。
2.工作说明书的编写
在编写工作说明书时，一般都要按照一定的格式来进行，这里我们首先来看几种工作说明书的格式，如表6-1、表6-2和表6-3所示。
表6-1工作说明书范例一
工作名称
部门
工作内容
1.
2.
3.
任职资格
1.学历要求
2.工作经验要求
3.必要的知识和能力
4.综合素质要求
5.其他要求
工作环境
1.工作地点
2.工作条件
表6-2工作说明书范例二
职称名称：
职位编码：
职位概要：
所在部门
编制日期
职位职责
1.（职责一）
1.1
1.2
关键绩效指标（KPI）
任职资格
项目
必备要求
期望要求
学历与专业要求
所需资格证书
工作经验
知识要求
技能要求
能力要求
个性需求
主要关系
关系性质
直接上级
直接下级
内部沟通
外部沟通
关系对象
职位环境和条件
工作场所
工作设备
工作条件
工作时间
备注
表6-3工作说明书范例三
职位编号
职位名称
所属部门
职位类型
上级职位
编写日期
职位概要
履行职责及考核要点
履行职责
占用时间
绩效标准
工作关系
直接下属人数
间接下属人数
内部主要关系
外部主要关系
工作条件
工作场所
工作时间
使用设备
职位关系
可转换的职位
部门：
职位：
部门：
职位：
可晋升的职位
部门：
职位：
部门：
职位：
职位关系图
任职资格要求
一般条件
最佳学历
最低学历
专业要求
资格证书
年龄要求
性别要求
必要的知识
和经验
必要知识
外语要求
计算机要求
工作经验
必要的业务培训
必要的能力
和工作态度
能力
态度
其他事项
表6-1是一种相对简单的描述式的工作说明书，而表6-2和表6-3则是一种相对复杂的表格式的工作说明书，此外还有其他格式的工作说明书。
不管格式如何变化，工作说明书都要包括两大部分的内容：
一是工作描述，也叫做TRDs；二是工作规范，也叫做KSAOs。
一般来说，一个内容比较完整的工作说明书都要包括以下几个具体项目：
①职位标识；②职位概要；③履行职责；④业绩标准；⑤工作关系；⑥使用设备；⑦工作的环境和工作条件；⑧任职资格；⑨其他信息。
下面将结合这些项目来具体解释一下应该如何编写工作说明书。
（1）职位标识
这就如同职位的一个标签，让人们能够对职位有一个直观的印象，一般要包括以下几项内容：
职位编号、职位名称、所属部门、直接上级和职位薪点。
职位编号主要是为了方便职位的管理，企业可以根据自己的实际情况来决定应该包含的信息。
职位名称确定时要简洁明确，尽可能地反映职位的主要职责内容。
职位薪点是工作评价所得到的结果，反映了这一职技在企业内部的相对重要性，是确定这一职位基本工资标准的基础。
（2）职位概要
就是用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪些职责。
（3）履行职责
就是职位概要的具体细化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。
首先，将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进一步地细分，分解为不同的任务，这一过程可以用图6-3来表示。
图6-3职位履行职责的分解示意图
将职位的活动分解完之后，就要针对每项任务来进行描述。
描述时一般要注意下面几个问题。
◎要按照动宾短语的格式来描述，既按照“动词+宾语+目的状语”的格式进行描述
◎要准确使用动词。
使用动宾短语进行描述时，动词的使用是最为关键的部分，一定要能够准确地表示出员工是如何进行该项任务的，以及在这项任务上的权限，而不能过于笼统。
在履行职责部分，还有一个问题需要注意，如果某一职位是由多项职责组成，那么就要将这些职责按照一定的顺序进行排列，而不能是胡乱地堆砌。
在排列职责时有两个原则。
◎按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列。
◎按照这些职责所占用时间的多少进行排列。
（4）业绩标准
就是职位上每个职责的工作业绩衡量要素和衡量标准，衡量要素是指对于每项职责，应当从那些方面来衡量它是完成得好还是不好；衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。
（5）工作关系
是指某一职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。
（6）使用设备
就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等。
（7）工作的环境和工作条件
包括工作的时间要求、工作的地点要求以及工作的物理环境条件等。
（8）任职资格
任职资格应包括以下几项内容：
所学专业、学历水平、资格证书、工作经验、必要的知识和能力以及身体状况。
不管任职资格包括什么内容其要求都是最基本的，也就是说是承担这一职位工作的最低要求。
（9）其他信息
这属于备注的性质，如果还有其他需要说明，但又不属于工作描述和工作规范范围的可以在其他信息中加以说明。
2.工作说明书的举例
例1实验车间技术员职务描述书
职务：
实验车间技术员职务编号：
15038
部门：
技术开发部职务等级：
8
日期：
1990年5月4日
工作范围：
从事实验工作，包括零部件的设计、加工、装配和改造。
工作职责：
（1）根据图纸或工程师的口头指示，运用各种机械工具或安装设备，加工、改造产品等。
（2）与工程师及车间主任一道，改进生产工艺；
（3）操作机床，使用焊枪并从事焊工的工作；
（4）阅读有关图纸及说明；
（5）指导本车间工人操作机器；
仪器设备及工具：
普通车床、成型机、钻孔机、磨削机、电锯、冲压机、测量仪及其他手工工具。
任职条件：
高中毕业，或具有同等学历，具备了3～4年操作各种机械设备的经验，有较高的理解、判断能力，会看图纸，能熟练完成实验操作，且身体健康。
4.工作说明书的发展趋势
近几年，工作说明书又有了新的发展趋势。
随着外部竞争环境的日趋激烈，传统的以“命令—执行”为特征的工作方式正在转变为以“服务”为特征的工作方式。
在这种工作方式中，企业内部的每一个职位都以服务者和被服务者的双重身份出现，需要接受上游职位的工作输入，又要对下游职位进行工作输入，工作的链条关系越来越重要。
为了反映这种关系，结合工作流程编写“履行职责”已成为一个趋势。
第二个趋势就是企业越来越重视工作规范，尤其是其中的能力和素质要求，以“素质模型”为主要标志的新的招聘标准正在逐步形成。
【自检】
工作分析的步骤是什么？
每一步需要完成什么任务？
工作说明书有哪几部分组成？
如何来编写工作说明书？
应注意什么问题？
工作分析的方法
工作分析内容确定之后，则应该选择适当的分析方法与工具。
（1）资料分析法
为了降低工作分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，岗位责任制文本等，以便对每个工作任务、责任、权利、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。
表6-6是一份完善的岗位责任制，对工作分析有较大的参考价值。
表6-6某炼钢厂计划科综合统计员的岗位经济责任制
职责
在科长的领导下，按照专业管理制度和上级有关规定，负责全厂生产、经济、技术指标综合统计工作、归口数据管理。
工作标准
①综合统计、编制报表、图表。
月报于次月6日报出，季、年报表于季后第1月7日前、次年1月10日前报出，每月15日前完成图表上墙，每月28日提出产品、品种及主要经济指标预测，准确率达9项。
②负责结算炼铁厂生产原料、燃料耗用量。
每月1日与烧结厂、原料处结算烧结矿、废铁数量，做到准确无差错。
③负责收集国内外同行业有关生产经济指标等资料。
每月20日前将16个单位主要指标登入台帐，填写图表上墙。
④负责提出统计分析，每月28日前完成。
⑤建立健全数据管理制度，建立厂级数据库，使全厂数据管理系统化、规范化。
任职条件
必须熟悉上级有关统计规章制度、统计方法，并严格执行，懂得炼铁生产工艺及主要设备生产能力；掌握企业管理的一般知识和工业统计理论知识及统计计算机能。
从表中可为工作描述与任职说明提供许多有用的信息。
另外，我们还通过作业统计，对工人的工作内容、负荷有更深的了解，它是建立工作标准的重要依据
（2）访谈法
访谈法主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话，主要围绕以下内容进行：
◎工作目标；
◎工作内容；
◎工作的性质和范围；
◎所负责人；
◎所需知识与技能等。
为求资料的一致，企业当找出多位相同工作的员工参与访谈，并有系统地进行。
从访谈中，可以得到有关该职务的以下信息：
◎企业设置该职务的理由；
◎对该职务进行报酬的根据；
◎该职务的最终工作成果以及如何评价；
◎该职务的主要工作职责以及任职条件等。
这种方法也有弊端，如耗时较多，成本较高。
另外，访谈双方的谈话技巧对效果影响较大。
因此，工作分析者在访谈时应注意以下几点：
◎尊重被访谈者，态度要真诚热情，语言恰当；
◎营造良好的访谈氛围，使被访者感到轻松愉快；
◎应注意对被访谈者的启发、引导；但应避免发表自己的个人的观点和看法；
◎访谈前盈余先准备好相关问题和访谈记录表（如表6-7所示）。
表6-7访谈记录表
姓名：
日期：
地点：
任职时间：
现时职位和级别：
1.工作目的：
2.主要职责
3.次要职责
4.使用设备：
继续使用经常使用偶尔使用
（3）观察法
观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。
①观察法的使用原则
◎被观察者的工作应相对稳定，即在一定的时间内，工作内容、程序、对攻uzorenyuan的要求不会发生明显的变化；
◎适用与大量标准化、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作；
◎要注意工作行为样本的代表性，有时，有些行为在观察过程中可能为出现出来；
◎观察人员尽可能不要引起被观察者的注意，不应干扰被观察者的工作；
◎观察前要有详细的观察提纲和行为标准。
②现场观察法的观察提纲
下面是一个观察提纲的例子（如表6-8所示）。
表6-8工作分析观察提纲（部分）
被观察者姓名：
日期：
观察者姓名：
观察时间：
工作类型：
工作部门：
观察内容：
1.什么时候开始工作？
2.上午工作多少小时？
3.上午休息几次？
4.第一次休息时间从到
5.第二次休息时间从到
6.上午完成产品多少件？
7.平均多少时间完成一件产品？
8.与同事交谈几次？
9.每次交谈越多长时间？
10.室内温度度
11.上午抽了几只香烟？
12.上午喝了几次水？
13.什么时候开始午休？
14.出了多少次品？
15.办了多少次原材料？
16.工作地噪声分贝时多少？
③观察法的操作
观察法进行时，有几种方式，一种是工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动，然后和员工进行面谈，请员工进行补充。
工作分析人员也可以一边观察员工的工作，一边和员工交谈。
第二种方式是通过问卷调查获得基本信息，再通过访谈和直接观察来确认和补充已了解的情况。
④观察法工作分析的程序
第一步：
初步了解工作信息
◎检查现有文件，形成工作的总体概念：
工作使命、主要任务和作用、工作流程。
◎准备一个初步的任务清单，作为面谈的框架。
◎为在数据收集过程中涉及的还不清楚的主要项目做一个注释。
第二步：
进行面谈
◎最好首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合起来的。
◎确保所选择的
升级会员 