办公用品管理制度流程完整版实用.docx
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办公用品管理制度流程完整版实用
制度名称
办公用品管理制度
编号
JLT-RL-ZD-
受控状态
管理部门
第一章总则
第一条为加强办公用品管理，提高利用效率，降低办公经费，规范办公用品的申请、发放、领用程序，特制定本制度。
第二条本制度适用于山西中条山林源森林食品有限公司的所有人员。
第二章细则
第三条规定中的办公用品包括：
办公用的固定资产和一般办公用品；
一、固定资产包括：
桌子、椅子、文件柜、电脑、电话机、打印机、复印机、电风扇、电暖气等；（注：
固定资产需遵守固定资产管理制度）
二、一般办公用品分为：
消耗品、管理消耗品和管理品三类；
1、消耗品：
铅笔、橡皮、刀片、大头针、曲别针、便签、标签、信封、复写纸、打复印纸、圆珠笔芯、中性笔芯、笔记本、夹子、卷宗、档案袋、档案盒、订书针、胶带、纸杯等；
2、管理消耗品：
中性笔、圆珠笔、白板笔、修正液、电池、固体胶等；
3、管理品：
剪刀、美工刀、尺子、笔筒、计算器、印章、印台、订书机、黑白板、板擦、钢笔等；
第四条办公用品计划
一、根据办公用品的库存量及各部门消耗使用情况，每月25日前报下月办公用品申请计划，部门负责人审批签字后报行政部门；经行政主管审核后，方可交办公用品管理员进行登记申请；（附件：
表1部门办公用品申领单）
二、管理员核对部门办公用品申领单和台账库存后，编制《物品采购申请表》，经行政主管、总经理签字后，方可采买；（附件：
表2物品采购申请表）
第五条办公用品购置
一、行政部根据审批后的《物品采购申请表》上的内容进行购买；
二、了解办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量；
三、临时急需的办公用品，由各部门提出书面申请，部门主管确认，经理批准后购置。
第六条验货入库
一、采购人员应将所购回的物品交给管理员，收到购买的办公用品后，按购货清单验收，核对品种、规格、数量、质量；
二、管理员办理登记入库手续，根据采购价格计入领用部门费用，每月填报《办公用品使用情况汇总表》。
（附件：
表3办公用品使用情况汇总表）
第七条办公用品发放原则
一、消耗品：
可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准；
二、管理消耗品：
自发放使用后，必须以旧换新，但纯消耗品不在此限；
三、管理品：
应列如移交范围，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失则由个人或部门赔偿或自购；
四、部门公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲别针、大头针、尺子、订书机按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）；
五、新员工入职可按标配领用中性笔一支、笔记本一本、文件夹两个；
第八条办公用品领用程序
一、管理员根据各部门已申请签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。
（附件：
表4部门办公用品领取登记表）
二、各部门每月计划外，库房已有库存的办公用品，各部门领用时需在《办公用品物资领用/出库单》上做领用登记；（附件：
表5办公用品物资领用/出库单）
第九条办公用品的管理
一、办公用品严禁取回家私用，一经发现按原物奉还，并处罚款50元；
二、办公用品由行政人事部统一保管，按标准发放；
2、办公用品的领用要严格履行手续后方可领用；
3、各部门应按公司核定的办公用品费用定额申购和领用。
确因工作需要超标领用的，应经行政主管同意；
4、核定的费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整，各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用；
5、办公用品使用要月统计，年结算，人事行政部门出具报表；
6、各部门每人每月最多领用1支中性笔，如果保管不好丢失自行负责购买。
7、纸张应合理利用反面，杜绝浪费；
8、每周二和周四下统一领用办公用品,其他时间严禁领用。
第十条管理员的职责
1、管理员应严格按照程序对办公用品进行归档和领用；
2、管理员建立和登记办公用品台账，定期或不定期盘点库存，保证账实相符；
三、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用；
第十一条办公用品的交接与回收
一、凡员工离职或岗位变动时，应对所领用的办公用品及固定资产进行交接或收回（一次性消耗品除外），有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续；
二、移交人需列出物品清单，管理员根据清单核实后填写《物品交接表》，存档备查。
（附件：
表6《物品交接表》）
第三章附则
第十二条本制度修改权、解释权归属公司人力资源部；
第十三条本制度由公司总经理批准后生效，自颁布之日起执行；
第十四条本制度相关流程、表单：
编制日期
2016年3月11日
审核日期
2016年3月11日
生效日期
2016年3月日
表1：
部门办公用品申领单
申请部门：
年月日
编号
名称
规格
单位
数量
使用人
备注
部门领导签字
行政总监签字
注：
部门人员填写→部门领导审核→行政管理中心签批→管理员建档后如实发放
表2：
物品采购申请表
申请部门
申请日期
编号
采购物品
单位
数量
预计单价（元）
合计（元）
物品用途
备注
合计（小写）：
元
金额（大写）：
总经理审批：
副总经理审批：
财务部审核：
部门主管意见：
经办人：
注：
管理员编制购买清单→行政主管签字→财务部签字→总经理签字
表3：
年月办公用品使用情况汇总表
编码
物品名称
单位
期初库存
本月增加
单价
本月领用情况
总经办
政策研究室
人力行政
财务
招商
销售
物流
厂区
项目
注：
此表每月更新一次
表4：
部门办公用品领取登记表
所在部门
部门负责人
领取时间
物品名称
规格
单位
数量
单价
总价
备注/使用人
注：
此表由办公用品管理员负责登记、建档。
表5
物资领用/出库单
年度/月份：
部门:
序号
日期
物资类别
办公/生活/劳保
物品名称
规格型号
单位
数量
领用人签字
部门名称
备注
表6
物品交接表
日期：
年月日
序号
物资类别/办公/生活/劳保
物资名称
规格型号
单位
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
移交人部门
移交人职务
移交人签字
年月日
接受人部门
接受人职务
接受人签字
年月日
监交人部门
监交人职务
监交人签字
年月日
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