原材料采购管理系统Word下载.docx

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具体步骤：

验收厂商所持订单或其他单据是否准确无误。

如有错误，则拒绝接货；

验收进货商品与订单商品是否一致。

如果送货商品与订单商品不一致，则拒绝接货；

验收商品保质期限、生产日期，不符合保质期限要求或过期商品拒绝接收；

验收商品送货数量，即使货物已装箱密封，也应打开核实。

送货数量与订单数量有差异的按实收数量为结算依据。

如预付款进货数量短少，需填写进货短缺记录表并由厂商签字认可；

6．付款

由财务部统一为供应商办理结帐手续，结帐依据与供应商签订的合同规定条款予以结帐。

整个流程如下图所示：

1.1.2原材料采购流程

我们通过分析一般采购和原材料采购流程，得出原材料采购的流程为：

制定缺货通知单、缺货通知单的审批、选择供应商、采购订单的生产、供应商发货、到货单的形成、入库或者退货。

（1）制作缺货通知单，仓管员根据库存情况以及企业需求情况，对原材料的缺货情况进行统计，形成缺货通知单。

（2）缺货通知单的审批，这一步对企业是相关重要的，缺货通知单上数量的出错、日期的出错或其他方面的出错都会对企业的整体运营造成影响，例如，数量过多会造成增加企业的库存并占据企业的资金，使得资金流动减少，而数量过少，原材料不足，企业则无法生产，所以缺货通知单要审批确认之后才可提交给采购员。

（3）选择供应商，企业的原材料供应不止一家，需要从供应商信息中选择合适的供应商，并取得相应的联系，从而为下一步的采购订单做好准备。

（4）采购订单的生产，当采购员收到仓管员的缺货通知单之后，要查找系统的供应商信息，制定采购订单，发给供应商。

（5）供应商发货，供应商受到企业的采购订单之后，会在相应的限期内进行发货。

（6）到货单的形成，对于供应商所发的原材料，需要对到货的原材料的数量、日期、包装以及合格率等做相应的检查，形成到货单。

（7）入库或退货，对合格的到货单进行入库操作，而不合格的到货单要退货处理。

我们的整个流程图如下所示：

1.1.3系统信息要求

（1）操作员信息：

每位操作员都需要用户名和密码才能登入系统，所以，系统需要对操作员进行管理、还有相关的密码修改和操作权限设置。

（2）采购员信息：

每个采购员都有唯一的采购员号以及相关的基本信息，方便系统对采购员进行查询和管理。

（3）供应商信息：

供应商信息主要是供应商号、名称、联系方式、地址等信息，便于采购员联系和订货。

（4）仓管员信息：

仓管员信息主要是仓管员号、名称、联系方式等信息，便于采购员与其联系和信息的审核工作。

（5）原材料信息：

对于所有原材料信息都需要进行统一管理的，包括材料的名称、规格等属性，使得整个系统的采购（退货）环节有序的进行。

1.1.4用户对系统要求

1、信息要求：

操作员可以在系统上查询所需要的采购信息，包括有提供所订货原材料的供应商信息，相关的联系方式和地址，以及原材料的价格等，以利于对整个采购管理系统的全面管理。

2、处理要求：

当一些信息发生变化时，操作员需要对相应的信息进行修改和管理。

如在某一时段上，供应商提供的原材料价格发生变化时，需要对价格进行修改。

3、安全性与完整性要求：

A、安全性要求：

（1）系统应设置访问用户的标识以鉴别是否是合法用户，并要求合法用户设置其密码，保证用户身份不被盗用；

（2）系统应对不同的数据设置不同的访问级别，限制访问用户可查询和处理数据的类别和内容；

（3）系统应对不同用户设置不同的权限，区分不同的用户。

B、完整性要求：

（1）各种信息记录的完整性，信息记录内容不能为空；

（2）各种数据间相互的联系的正确性；

（3）相同的数据在不同记录中的一致性。

1.2系统功能分析：

基于以上系统信息和系统要求的分析，我们将本系统分成以下几个功能（如下图）：

系统设置、信息管理、缺货管理、采购管理、到货管理、退货管理和入库管理。

其中系统设置包括操作员管理、操作员密码修改；

信息管理包括仓管员管理、采购员管理、原材料管理和供应商管理；

缺货管理包括缺货通知单管理、缺货通知单审核和缺货通知单的查询；

采购管理包括采购订单管理和订单信息查询；

到货管理包括供货单管理、到货单管理和到货信息查询；

退货管理包括退货单管理和退货信息查询；

入库管理包括入库单管理和入库信息查询。

数据库操作功能：

查询、删除、修改、插入；

1.3业务流程概述

系统的业务是系统要达到的业务目标，业务流程分析是系统分析中的基础环节，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。

是一种用尽可能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。

根据以上系统功能的分析，我们将采购管理系统分成系统设置、信息管理、缺货管理、采购管理、到货管理、退货管理和库存管理七个模块，当然这其中还涉及应付账款等问题，将交给财务部门处理。

1.4数据流程图

数据流程图是全面描述信息系统逻辑模型的工具，它抽象概括地把信息系统中各种业务处理过程联系起来。

根据以上的业务流程的分析，以及采购管理系统的特点，我们给出了以下数据流程图。

由于采购管理系统主要涉及货物的订货和验收，退货等环节，我们将采购管理系统的顶层设计如下：

将顶层进行分解，得到第一层数据流程图如下：

1.5数字字典

1.5.1数据项

数据项编号：

I01-01

数据项名称：

供应商编号

别名：

供应商编号

简述：

供应商拥有的具有唯一性的代码

类型及宽度：

字符型，4位

取值范围：

“0000”–“9999”

I01-02

供应商名称

供应商的名字

字符型，50位

I01-03

地址

供应商地址

供应商的地址

字符型，50位

I01-04

电话

供应商电话

供应商的电话

字符型，8位

“00000000”—“99999999”

I01-05

简介

供应商简介

供应商的相关信息

字符型，100位

I01-06

原材料编号

识别原材料的唯一性代码

字符型，4位

I01-07

原材料名称

原材料的名字

I01-08

缺货数量

长数型，8位

I01-09

到货期限

到货的最迟时间

日期型，8位

I01-10

核销状态

采购单的核销状况

枚举型

“未核销”、“已核销”

I01-11

订货数量

向供应商所订货的原材料数量

I01-12

订货单价

订货的原材料的单价

数值型，6位

I01-13

供货数量

供应商所提供的原材料数量

I01-14

到货数量

原材料实际到货的数量

I01-15

合格率

原材料到货的合格率

数值型，2位

I01-16

退货数量

原材料退货的数量

I01-17

入库数量

原材料实际入库的数量

I01-18

到货日期

到货的时间

I01-19

订货日期

订货的时间

I01-20

采购员号

采购员拥有的具有唯一性的代码

I01-21

姓名

采购员姓名

采购员的名字

字符型，20位

I01-22

职称

采购员的职称

I01-23

I01-24

应付金额

购买原材料，所需支付的金额

长整型，8位

I01-25

应付日期

支付的时间

I01-26

缺货通知单号

识别缺货通知单唯一性的代码

I01-27

采购订单号

识别采购订单唯一性的代码

I01-28

供货单号

识别供货单唯一性的代码

I01-29

到货单号

识别到货单唯一性的代码

I01-30

退货单号

识别退货单唯一性的代码

I01-31

入库单号

识别入库单唯一性的代码

I01-32

账款编号

识别应付账款唯一性的代码

I01-33

仓管员号

仓管员拥有的具有唯一性的代码

1.5.2数据结构

数据结构编号：

DS01-01

数据结构名称：

供应商信息

供应商的基本信息

组成：

I01-01+I01-02+I01-03+I01-04+I01-05

DS01-02

缺货通知单

缺货的基本信息

I01-06+I01-07+I01-08+I01-09+I01-10+I01-26

DS01-03

采购订单

采购订单的基本信息

I01-01+I01-06+I01-11+I01-09+I01-12+I01-19+I01-27

DS01-04

供货单

供货单的基本信息

I01-01+I01-06+I01-13+I01-28

DS01-05

到货单

到货单的基本信息

I01-01+I01-06+I01-13+I01-15+I01-18+I01-29

DS01-06

退货单

退货单的基本信息

I01-07+I01-06+I01-16+I01-30

DS01-07

入库单

入库单的基本信息

I01-07+I01-06+I01-17+I01-31

DS01-08

采购员信息

采购员的基本信息

I01-20+I01-21+I01-22+I01-23

DS01-09

仓管员信息

仓管员的基本信息

I01-33+I01-21+I01-22+I01-23

DS01-10

应付账款

支付的信息

I01-01+I01-24+I01-25+I01-32

DS01-11

原材料信息

I01-06+I01-07

1.5.3数据流

数据流编号:

数据流名称:

缺货通知单

简述:

申请采购部门采购

数据流来源:

仓管员

数据流去向:

P1.1审核申请

数据项组成:

缺货通知单号+原材料编号+原材料名称+缺货数量+到货期限+核销状态

数据流量:

约20—50张/日

合格缺货通知单

P1.3选择供应商

不合格缺货通知单

供应商信息

所要采购原材料的供应商信息

P1.4编制采购订单

供应商编号+供应商名称+地址+电话+简介

约50—100张/日

采购订单

采购所需的信息

P1.4编制采购订单

P1.5编制供货单

采购订单号+供应商编号+原材料编号+订货数量+到货期限+订货单价+订货价格+订货日期

供货单

供货所需的信息

P1.6到货验收处理

供货单号+供应商编号+原材料编号+到货数量+到货日期

合格到货单

到货信息

P1.7编制入库单

到货单号+供应商编号+原材料编号+入库数量

不合格到货单

P1.8退货处理

到货单号+供应商编号+原材料编号+退货数量

1.5.4处理逻辑定义

处理逻辑编号:

P1.1

处理逻辑名称:

编制缺货通知单

输入的数据流：

仓管员

处理描述:

根绝库存的信息，应用模型计算缺货数量

输出的数据流:

缺货通知单

处理频率:

约1次/周

P1.2

审核缺货通知单

将缺货通知单进行审核，判断是否符合要求

合格缺货通知单，不合格缺货通知单

P1.3

选择供应商

缺货通知单，供应商信息

综合选择供应商的几个因素，选择合适的供应商

供应商信息表

P1.4

编制采购订单

供应商信息表

根据供应商的信息，原材料的价格，制定合理的采购订单

采购订单

约1次/3天

P1.5

编制供货单

供货单

P1.6

到货验收处理

根据到货数量及合格率，次品率等，判断到货是否合格

合格的到货单，不合格的到货单

P1.7

编制入库单

合格的到货单

对到货单的进行适当的修改，形成入库单

入库单

P1.8

编制退货单

不合格的到货单

对到货单的进行适当的修改，形成退货单

退货单

1.5.5数据存储

数据存储编号:

数据存储名称:

供应商信息

存放供应商的基本信息

数据存储组成:

供应商编号+供应商名称+地址+电话+简介

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