文件控制.doc

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文件名称

文件控制程序

生效日期

2005年3月20日

文件编号

QSEB14G/20/01-05A

页数

共7页

文件控制程序

（依据GB/T19001－2000idtISO9001:

2000标准）

（依据GB/T24001－2004idtISO14001:

2004标准）

（依据GB/T28001－2001标准）

受控文件未经许可不得复制

受控号

14G/20—

持有人

中铁十四局工程发展股份有限公司

编制人

卓龙花

审核人

于斌

批准人

修改记录

版本号

修改页

修改内容概要

修改人

审核人

批准人

生效日期

文件名称

文件控制程序

生效日期

2005年3月20日

文件编号

QSEB14G/20/01-05A

页数

共7页第1页

文件控制程序

1目的

对管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关部门和场所获得适用文件的有关版本。

2适用范围

适用于股份公司机关各相关部门、股份公司直属项目部、股份公司各子公司和分公司。

3术语和定义

引用股份公司《管理手册》中有关术语和定义。

4相关文件或引用文件

公司办[2003]80号《公文处理办法》、局办[1996]268号《企业档案管理办法》、《记录控制程序》。

5职责

5.1总经理负责《管理手册》的批准、发布。

5.2管理者代表负责《管理手册》的审核和程序文件的批准、发布。

5.3股份公司各分管领导分别负责所分管部门产生的股份公司文件的批准、发布。

5.4股份公司办公室为本程序的主管部门，负责本程序的制定、修改和实施；负责股份公司管理性文件和外来管理性文件的登记、编号、核稿、发放和存档；同时对股份内机关各部门、子公司、分公司和直属项目部的文件控制负有指导、检查职责。

5.5安全质量管理部负责《管理手册》、《程序文件》等体系文件和本部门其它专有文件的编制、审核、评审、修改、发放和管理。

5.6工程管理部负责工程技术文件和本部门其它专有文件的编制、审核、修改、发放和管理。

5.7企业发展部、投资经营部、财务部、人力资源部等相关部门负责本部门的专有文件的编写、审核与管理。

5.8直属项目部负责对本项目部文件的编制、审核、批准、修改、发放和管理。

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2005年3月20日

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QSEB14G/20/01-05A

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共7页第2页

5.9股份公司机关各相关部门和直属项目部负责对各自外来文件的辨识、登记、发放和管理。

5.10股份公司内各子公司和分公司应根据股份公司《文件控制程序》的规定，结合本单位实际，制定本单位的《文件控制程序》或实施细则，对本级和外来的文件实施控制。

6工作程序

6.1文件控制程序图（见附录）

6.2文件的分类。

文件按管理类型分为三类

6.2.1一类文件：

体系文件。

包括：

《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》等。

6.2.2二类文件：

技术文件。

分为专用性和通用性技术文件。

专用性技术文件包括：

作业指导书、施工组织设计、技术交底书和设计施工图纸、图纸会审记录、表单等。

通用性技术文件包括：

国家/行业标准、规范、规程和通用性图纸等。

6.2.3三类文件：

管理性文件。

分为法规性和事务性文件。

法规性文件包括：

内部和外来的与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。

事务性文件包括：

与体系活动直接相关的管理性、事务性文件。

6.3文件的控制方法

6.3.1一类文件（体系文件）的控制方法：

编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》。

6.3.2二类文件（技术文件）的控制方法：

a）专用性技术文件：

专用性图纸（设计施工图纸）编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》;其他专用性技术文件登记签收、建立《文件清单》。

b）通用性技术文件：

登记发放、建立《文件清单》。

6.3.3三类文件（管理性文件）的控制方法：

a）法规性文件：

登记签收、建立《文件清单》。

b）事务性文件：

登记签收。

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6.4文件的编写与审批

6.4.1一类文件（体系文件）的编写与审批

a）《管理手册》由安全质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

b）《程序文件》由各相关部门编写，安全质量管理部审核，管理者代表批准。

c）《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编写，安全质量管理部审核，管理者代表批准。

6.4.2二类文件（专用性技术文件）由项目部相应的程序主管部门负责编写并审核，项目部主管或分管领导批准。

6.4.3三类文件（管理性文件）的编写与审批

a）股份公司文件由股份公司机关各相关部门编写并审核，股份公司主管或分管领导批准。

b）项目部文件由项目部各相关部门编写并审核，项目部主管或分管领导批准。

6.4.4一类文件（体系文件）的编写格式与要求按照股份公司《体系文件编写导则》的规定执行。

6.4.5二类文件（专用性技术文件）的编写（包括编号）要求按照项目部相应程序主管部门的有关规定执行，同时应符合甲方及合同的相关要求。

6.4.6三类文件（管理性文件）的编写格式与要求按照《公文处理办法》的有关规定执行。

合同文件的编写格式与要求按照相关规定执行。

6.4.7表单由相应文件的编写部门按相关规定一并编写、审批。

6.4.8所有文件均须格式规范，字迹清晰，标识明确并切注明日期。

6.5文件的编号与发放。

6.5.1一类文件（体系文件）的编号和发放：

a）《管理手册》、《程序文件》由安全质量管理部负责编号和登记发放；

b）《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部负责编号和登记发放。

6.5.2二类文件（技术文件）的编号与发放：

a）专用性技术文件由项目部编写（或接收）文件的部门负责编号和登记发放。

b）通用性技术文件分别由工程管理部、安全质量管理部等相关部门和项目部根据

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共7页第4页

工作需要负责收集和登记发放。

6.5.3三类文件（管理性文件）的编号与发放:

a）公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门负责收集和登记发放。

b）其他三类文件由股份公司办公室或项目部办公室负责编号和登记发放。

6.5.4实行《收发文记录》

文件的接收和发放均应使用《收发文记录》进行登记签收。

本单位或本部门编写的文件使用《发文记录》，接收外来文件使用《收文记录》。

文件的发放可采取领取签收、送达签收和邮寄等方式。

6.5.5一类文件（体系文件）的发放应首先填写《文件发放审批表》，经发放部门负责人批准后再使用《发文记录》进行发放。

6.6文件的评审与修改

6.6.1文件的评审

体系文件的主管部门应在每年的管理评审会议期间对体系文件（一类文件）进行评审，并不断改进，以确保体系文件的适应性、充分性和有效性。

6.6.2文件的修改

a）一类文件（体系文件）需要修改时应由需要修改文件的部门填写《文件修改审批表》，审批后按批准修改的内容在原文件的相应位置进行修改，如因位置所限，可在当前页另加附页。

修改后的文件内容应明确、清晰并随时填写程序文件首页的“修改记录”栏。

b）二类文件（专用性技术文件）需要修改时应按照6.4.5的有关规定和要求执行。

c）文件的修改、审核与批准权限应按照6.4.1和6.4.2的相关内容执行。

6.6.3外来文件的辨识

a）外来文件中的技术性文件和公开发行的法规性文件由文件的相关部门进行跟踪和识别，经本部门负责人批准后纳入本部门文件管理体系。

b）外来文件中的其他管理性文件的辨识按照《公文处理办法》的相关规定执行。

6.7文件的管理

6.7.1建立《文件清单》

a）股份公司机关各部门和股份公司项目部各部门应建立本部门的《文件清单》，并对

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其变动情况实行动态管理，随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。

b）《文件清单》的内容包括：

本部门适用的一类文件、二类文件和三类文件中的法规性文件。

《文件清单》应标明编制部门、编制人，并经本部门的领导审核批准。

c）股份公司机关各部门建立的一类文件和二类文件《文件清单》应同时报送安全质量管理部，安全质量管理部应汇总并建立《股份公司文件清单》（一类文件、二类文件）；建立的三类文件《文件清单》应同时报送公司办公室，公司办公室应汇总并建立《股份公司文件清单》（三类文件）。

6.7.2文件的借阅

借阅文件应填写《文件借阅登记表》，经文件保管部门的负责人批准后即可借阅。

涉密文件的借阅按照《公文处理办法》的有关规定执行。

6.7.3文件的复制

复制一类文件和专用性技术文件应填写《文件复制登记表》，经文件的发放部门负责人批准后即可复制，文件的发放部门应对复制件进行核对和标识，确保清晰无误。

复制管理性文件按照《公文处理办法》的有关规定执行。

复制文件的发放按照6.5的有关规定执行。

6.7.4文件的补领

若需补领新文件，使用人应向文件的发放部门申请补领文件，同时填写《文件发放审批表》，经发放部门负责人批准后，即可领取文件。

文件破损丢失需补领新文件时，按以上要求补领新文件，但仍然使用原文件的受控号，破损文件同时上交发放部门。

文件持有人在调离工作岗位时应将文件交回文件的发放部门。

6.7.5作废文件的销毁和留用

a）作废文件的销毁

使用者应将已作废的体系文件和专用性技术文件及时向文件的发放部门移交，文件的发放部门应对其进行标识（加盖“作废文件”印章）。

销毁以上文件应填写《文件销毁登记表》，由文件的发放部门负责人审核批准后即可销毁。

管理性文件和涉密文件的销毁按照《公文处理办法》的有关规定执行。

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b）作废文件留用

因工作需要留用作废的体系文件和专用性技术文件，应填写《作废文件留用登记表》，

由文件的发放部门负责人批准并对其进行标识（加盖“作废留用”印章）。

作废留用的文件销毁时按照6.7.5a）的有关规定执行。

6.7.6文件的保管

保管文件应用专门的文件柜，并装盒、编目（卷内文件目录）、编号保存。

单位撤销时，应将需要归档的文件向上一级档案部门移交。

单位合并时，全部文件应随之合并管理。

6.8文件的归档

各类文件的归档应按照《企业档案管理办法》的规定执行。

7支持性文件

7.1《发文记录》CRSS20JL01-01

7.2《收文记录》CRSS20JL01-02

7.3《文件修改审批表》CRSS20JL01-03

7.4《文件清单》CRSS20JL01-04

7.5《文件借阅登记表》CRSS20JL01-05

7.6《文件复制登记表》CRSS20JL01-06

7.7《文件发放审批表》CRSS20JL01-07

7.8《文件销毁登记表》CRSS20JL01-08

7.9《作废文件留用登记表》CRSS20JL01-09

7.10《卷内文件目录》CRSS20JL01-10

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文件控制程序图

二类文件：

技术文件。

分专用性和通用性技术文件。

专用性技术文件包括：

作业指导书、施工组织设计、技术交底书和设计施工图纸、图纸会审记录、表单等。

通用性技术文件包括：

国家/行业标准、规范、规程、通用性图纸等。

三类文件：

管理性文件。

分为法规性和事务性文件。

法规性文件包括：

与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。

事务性文件包括：

与体系文件直接相关的管理性、事务性文件。

一类文件：

体系文件。

包括：

《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》等。

控制方法：

加盖受控章、编唯一分发号、登记签收、列入《文件清单》。

控制方法：

专用性技术文件：

设计施工图纸编写唯一的受控号、登记签收、列入《文件清单》，其他登记签收列入《文件清单》。

通用性技术文件：

登记发放，列入《文件清单》。

控制方法：

法规性文件：

登记签收，列入《文件清单》。

事务性文件：

登记签收

编写（修改）审批：

《管理手册》由安质部编写，管理者代表审核，总经理批准；《程序文件》由各主管部门编写，安质部审核，管理者代表批准；《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编写，安质部审核，管理者代表批准。

修改文件填写《文件修改审批单》。

文件字迹清晰、注明日期。

编写（修改）审批：

作业指导书、施工组织设计等专用性技术文件由项目部相应程序的主管部门负责编写并审核，项目主管或分管领导批准。

编写要求：

符合甲方及合同的相关要求

文件字迹清晰、注明日期。

编写审批：

管理性文件由各相关部门编写并审核，股份公司分管或主管领导批准。

编写与审批要求按《文书处理办法》的有关规定执行。

合同文件的编写格式与要求按相关规定执行。

文件字迹清晰、注明日期。

编号发放：

《管理手册》、《程序文件》由安质部编号发放；《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编号发放；登记签收：

本单位制发的文件用《发文记录》，外来文件用《收文记录》。

编号发放：

专用性技术文件：

作业指导书、施组、设计施工图纸等由项目部编写或接收文件的部门负责编号发放。

登记签收：

同一类文件。

通用性技术文件由安质部、工程部、人力资源部、等相关部门和项目部根据工作需要收集和登记发放。

外来文件辨识由文件的相关部门负责。

编号发放：

公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门收集和登记发放。

其他管理性文件由办公室编号发放。

登记签收同一类文件。

发放方式：

送达签收、领取签收、邮寄。

外来文件的辨识按《文书处理办法》的有关规定执行。

文件管理：

建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性；借阅填写《文件借阅登记表》；复制填写《文件复制登记表》，核对、标识、清晰无误；文件补领填写《文件发放审批表》；作废文件及时移交，加盖“作废文件”印章；销毁填写《文件销毁登记表》；作废留用填写《作废文件留用登记表》并加盖“作废留用”章；装柜、装盒、编目、编号。

文件管理：

建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性；借阅、复制、销毁、作废留用同一类文件；装柜、装盒、编目、编号。

文件管理：

法规性文件建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性；借阅、复制、作废、销毁、归档按《文书处理办法》有关规定执行；装柜、装盒、编目、编号。

文件归档：

执行《企业档案管理办法》

附录：

发文记录

CRSS20JL01--01年月日

文件标题

文件编号

份数

张数

签收记录

份次

发往单位

受控号

收文人签名

月、日

备注

保存期：

5年

23

收文记录

CRSS20JL01－02

年

月日

收

文

号

文件

编号

发文

机关

文件标题

份

次

张

数

密

级

发往

单位

收文人

签名

备

注

-10-

文件修改审批表

CRSS20JL01-03

文件标题

文件编号

修改页码

修改条款

修订状态

申请更改内容（可另加附页）：

申请单位：

修改人：

年月日

批准修改的内容（可另附页）：

审核人：

批准人：

年月日

保存期：

5年

文件清单

CRSS20JL01－04文件类别：

序

号

发文机关

文件标题

文件编号

受控号

发放范围

发文日期

备注

-12-

编制部门：

编制人：

年月日保存期：

5年

文件借阅登记表

CRSS20JL01－05

年

月日

借阅

单位

文件标题

文件编号

页数

密级

批准人

借阅人

归还日

备注

-13-

保存期：

5年

文件复制登记表

CRSS20JL01－06

年

月日

单位

文件标题

文件编号

受控号

复印

份数

核对人

批准人

复印标识

备注

-14-

文件发放审批表

CRSS20JL01-07

文件名称

文件编号

发放份数

发往

部门

文件发放部门批准：

批准人：

年月日

发放

原因

A．文件丢失（丢失文件的受控号：

补发文件的受控号：

）

B.文件破损（破损文件的受控号：

补发文件的受控号：

）

C．文件更改、换版

注：

请在相应的发放原因前打“√”

保存期：

5年

文件销毁登记表

CRSS20JL01－08

序

号

文件标题

发文机关

文件日期

文件编号

受控号

份数

签字

销毁日期

批准人