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应用文写作知识
通知的写法
一、定义
通知是我们经常可以看到的,在学校、单位、还有公共场所都可以看到。
通知的类型也很多，上级对下级的某项工作的要求和安排叫指示性通知。
这种通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分条也可用小标题的形式，这样才能便于下级执行。
会议性的通知大家都见过，一般就是目的、会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等，要注意的是要把这些写正确，通知错时间地点就是你的失职了。
通知还有批转性通知、转发性通知，这类的通知就是有话则长，无话则短，也就是要简明扼要，直接陈述事宜即可。
有很多通知滥用介词，从而造成文题不通。
比如“有关”还有“关于”，通知的事由一般都用关于，而有关就缩小了文题的内容含义，自然也就显得我们的水平太低了，还有要明确上下级的关系等等，写篇好的公文也并不是那么容易的。
由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。
二、基本写法
（一）通知标题和主送机关
1．通知的标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关＋主要内容＋文种组成。
如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知》。
也可以省略发文机关，由主要内容＋文种组成标题。
如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》（国土资发〔1999〕222号）。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。
批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。
如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。
2．通知的主送机关
通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。
如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局）、监察厅（局）；国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门、监察局（室）：
由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。
（二）通知的正文
1．通知缘由
发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
晓谕性的通知，也可参照上述写法。
如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式；《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。
2．通知事项
这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。
内容复杂的需要分条列款。
晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。
3．执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。
如无必要，可以没有这一部分。
其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
三、参考例文
会议通知
按市委办公厅通知，市委定于本月二十五日（星期六）下午二时在友谊电影院召开干部会议，传达中央领导同志在党的第十二次全国代表大会上的讲话精神，并布置有关文件的学习计划。
先送上会议入场券一张，请于下午一时正，在大门口集体乘车前往。
此致
XXX同志
党委办公室
一九八二年九月二十日
报告的格式和写法
一、报告基本格式
1、标题，包括事由和公文名称。
2、上款，收文机关或主管领导人。
3、正文，结构与一般公文相同。
从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。
从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。
开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。
主体可分部分家二级标题或分条加序码。
4、结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。
5、打报告要注意做到：
情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
6、注意结语：
呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。
”最后写明发文机关，日期。
二、报告容易出错的地方
1.结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。
如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。
2.同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。
再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。
三、中文报告格式要求
1、题目要紧扣主题,有足够的信息,应避免使用大而空的题目,最好不用"…的研究","…的意义","…的发现","…的特征","…的讨论","…的注记"等词;尽量回避不常用的缩略语.
2、作者和作者单位作者单位一定要写出全称,同时提供单位所在城市名和邮政编码.
3、摘要应反映出论文的主要观点,概括其结果或结论.摘要的撰写要精心构思,随意从文章中摘出几句或只是重复一遍结论的做法是不可取的.摘要中不能出现文献序号.
4、关键词应紧扣文章主题,尽可能使用规范的主题词,不应随意造词.
5、正文应以描述文章重要性的简短引言开始.专业术语应有定义,符号,简略,或首字母缩略词在第一次出现时应有定义.所有的图和表应按文中提到的顺序编号.
6、引言在引言中应简要回顾本文所涉及到的科学问题的研究历史,尤其是近2～3年内的研究成果需引用参考文献.引言部分不加小标题.不必要介绍文章的结构.
7、材料和方法主要是说明研究所用的材料,方法和研究的基本过程,使读者了解研究的可靠性,也使同行可以根据本文内容重复有关实验.
8、讨论和结论应该由观测和实验结果引申得出,并注意与其他相关的研究结果进行比较,切忌简单地再罗列一遍实验结果.
9、致谢应向对本文有帮助的有关单位和个人表示谢意.
10、基金资助支持研究工作的基金项目应放在文章首页,作为脚注,格式为"项目全称（批准号:
******,或编号:
******或直接写项目的号码******）资助".
11、参考文献文中所引的参考文献,作者均应认真阅读过,对文献的作者,题目,发表的刊物,年份,卷期号和起止页码等均应核实无误,
12、并按在正文出现的先后顺序编号.不要将多条参考文献列在一起.未正式发表的文献只能作为脚注.毕业论文可以作为正式文献列入参考文献中.一般情况下,电子文献不列入参考文献中,可随正文用括号标注或作为脚注.
13、图和表应按在正文中出现的先后顺序编号,图应清晰,应尽量插在正文内。
方案具体写法
一、方案内容
方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。
方案的标题有两种写法：
一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《北华大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。
成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。
二、方案写法
方案的正文一般有两种写法：
一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。
但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。
在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
总结
一、写作要求
突出重点、突出个性、实事求是
1）标题
总结的标题有种种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××市财政局1999年工作总结》、《××厂2000年上半年工作总结》。
有的总结标题中不出现单位名称，如《创先争优活动总结》、《1999年教学工作总结》。
有的总结标题只是内容的概括，并不标明“总结”字样，但一看内容就知道是总结，如《一年来的谈判及前途》《周恩来选集》上卷，人民出版社1980年版，第251页。
、《走活三步棋，选好一把手》《先锋》1996年第5期。
等。
还有的总结采用双标题。
正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》、《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验》
2）正文
和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。
1．开头
总结的开头主要用来概述基本情况。
包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。
作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。
2．主体
这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。
这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。
3．结尾
结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。
这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。
有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。
3）结构形态
主体部分常见的结构形态有三种。
1、纵式结构
就是按照事物或实践活动的过程安排内容。
写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。
这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。
2、横式结构
按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。
这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。
3、纵横式结构
安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。
这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。
主体部分的外部形式，有贯通式、小标题式、序数式三种情况。
1、贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。
它像一篇短文，全文之中不用外部标志来显示层次。
2、小标题式将主体部分分为若干层次，每层加一个概括核心内容的小标题，重心突出，条理清楚。
3、序数式也将主体分为若干层次，各层用“一、二、三……”的序号排列，层次一目了然。
二、写作的注意事项
1．要坚持实事求是原则
实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。
有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。
这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。
2．要注意共性、把握个性
总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。
当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。
要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。
3．要详略得当，突出重点
有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃所有的正面材料，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。
总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。
而一般性的材料则要略写或舍弃。
三、总结例文
新闻传播学院工会2009年工作总结
工会的基本职能有四项，一是维护职能，即维护职工的合法权益；二是建设职能，即动员职工参加建设和改革；三是参与职能，即组织职工参与民主管理；四是教育职能，帮助职工提高思想文化素质。
根据工会法和上海外国语大学工会工作要求，新闻传播学院工会进行了本学期的工作，现总结如下：
一、维护职能。
在院党组织的领导下，积极维护教职工的合法权益。
定期召开教代会，学院内涉及重大教职工权益的有关工作或福利政策，须经教代会通过。
日常注意听取和收集教职工的意见，涉及职工权益的，要与有关部门沟通并及时给教职工以答复。
工会主席代表教职工的利益，积极参加学院院务委员会会议，在委员会中站在教职工的立场发表意见，参与决策。
二、建设职能和参与职能。
积极动员职工参加学院各项建设，在教学、科研和学院文化建设方面做一些工作。
本学期协助学院召开两次教学和学生工作沙龙，发动教职工对教学和学生工作方面进行反思，找出薄弱环节和问题，提出积极的建议。
在学期开始阶段开一次，提出问题和建议；在学期结束时再开一次，进行了总结。
组织了一次学院的校友返校活动，策划建立一个校友的交流平台，听取已经毕业的校友对我院教学和学生工作的意见。
三、教育和桥梁纽带作用。
协助学院党总支，积极组织学院教工的学习活动，邀请有关专家为教职工提供有益的讲座，积极开展文化活动，提高学院教职工的总体素质。
发挥纽带作用，有两个方面，一是作教工和学院之间的纽带，一是作教工之间的纽带，排除相互间的误解，避免磨擦，增加沟通和理解。
为此，工会应在平时注意发现问题，及时沟通解决问题，此外还要组织学院教工集体的文化娱乐活动，创造交流机会、建立沟通的平台。
本学期安排了两次活动，一是在学期开始时，举办一次聚餐会，一是在元旦时按惯例，组织学院的“忘年会”，集体迎接新年。
此外，积极组织学院体育健身活动，进行乒乓球比赛、羽毛球比赛等。
四、职工福利和送温暖活动。
根据年节和季节，协助学院发放相关的福利物品和奖金。
在春秋两季组织职工的疗休养活动。
对生病和生育的职工要积极地关心，进行探望和慰问。
四、总结的写法及注意的问题
总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
（一）标题。
总结的标题大体上有两类构成形式：
一类是公文式标题；一类是非公文式标题。
公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××村2008年度工作总结》、《××镇2008年党建工作总结》，有的只写《工作总结》等。
非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。
（二）正文。
总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。
1、前言。
即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。
例如：
“群众富不富，关键在支部；干部强不强，关键在班长”。
能否选配好支部“一把手”，是加强农村基层党组织建设的核心。
在工作中，我们积极围绕支部班子建设这个重点，紧紧抓住配好支部书记这个关键，着力走好“选人”、“育人”、“用人”这三步棋，努力把工作引向深入。
2、主体。
这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。
这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。
回顾要全面，分析要透彻。
不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。
对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。
总结正文的结构，主要采用逻辑结构形式。
全面性总结根据过去一段工作中的成绩和问题，或者经验和教训的内在联系去组织材料。
专题性总结以经验为轴心去组织材料。
3、结尾。
可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。
例如：
通过上述工作，促使支部书记和班子整体作用的发挥。
不少村支部书记提出“任职一届、致富一方”，也出现了一批“舍小家，顾大家”的支部书记先进典型。
（三）尾部。
包括署名和时间两项内容。
如果标题中已有署名，这里可不再写。
五、撰写总结应注意的问题
（一）首先要有实事求是的态度。
工作总结中，常常出现两种倾向：
一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。
这两种都不是实事求是的态度。
总结要在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。
（二）总结要写得有理论价值。
一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。
另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。
这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。
（三）总结要用第一人称。
即要从本单位、本部门的角度来撰写。
表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。
（四）总结要注意总结的受众，即总结的阅览者或使用者。
总结的第一受众是总结的写作者本人，这将首先帮助作者本人认识所总结的经验与教训，成绩与过失。
但总结还应照顾到总结的其他受众。
比如技术员工的总结，如果其主要受众是不懂技术的市场人员或其他领导，那么其在总结的过程中，应尽量使用阅览者能够看得懂的语言，而非纯技术性的术语。
再如，同是一篇部门经理的部门工作总结，其使用的语言既要考虑到本部门员工的知情范围（如公司财务机密等），又要考虑到上级经理的知情范围，甚至要分开来写。
最重要的一点就是要把每一个要点写清楚，写明白。
通报
一、定义
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。
通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。
它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。
其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。
二、特点
1．告知性。
通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。
2．教育性。
通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。
这就是通报的教育性。
这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。
3．政策性。
政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。
可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。
因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。
决定正确与否，影响颇大。
因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。
三、通报分法
1．表彰性通报。
表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。
这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。
2．批评性通报
批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。
这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。
这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。
3．情况通报。
情况通报，就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。
这类通报具有沟通和知照的双重作用。
四、通报的结构
1．标题。
由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。
2．主送机关。
有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。
3．正文。
求职信
一、求职信的格式、内容及撰写要求
求职信的格式主要有称谓、正文、结尾、附件、署名、成文时间几部分。
（一）称谓（对受信者的称呼）
称谓写在第一行，要顶格写受信者单位名称或个人姓名。
单位名称后可加“负责同志”；个人姓名后可加“先生”、“女士”、“同志”等。
在称谓后写冒号。
求职信不同于一般私人书信，受信人未曾见过面，所以称谓要恰当，郑重其事。
（二）正文
正文要另起一行，空两格开始写求职信的内容。
正文内容较多，要分段写。
第一，写求职的原因。
首先简要介绍求职者的自然情况如：
姓名、年龄、性别等。
接着要直截了当地说明从何渠道得到有关信息以及写此信的目的。
如：
“我叫李民，现年22岁，男。
是一名财会专业的大学本科毕业生。
从报上我看到贵公司招聘一名专职会计人员的消息，不胜喜悦，以本人的水平和能力，我不揣冒昧地毛遂自荐，相信贵公司定会慧眼识人，会使我有幸成为贵公司的一名会计人员。
”这段是正文的开端，也是求职的开始，介绍有关情况要简明扼要，对所求的职务，态度要明朗。
而且要吸引受信者有兴趣将你的信读下去，因此开头要有吸引力。
第二，写对所谋求的职务的看法以及对自己的能力要作出客观公允的评价，这是求职的关键。
要着重介绍自己应聘的有利条件，要特别突出自己的优势和“闪光点”，以使对方信服。
如：
“我于1996年7月毕业于东北财经学院财会专业。
毕业成绩优秀，在省级会计大奖赛中，获得‘能手’嘉奖（见附件），在海南金融杂志上发表过多篇学术论文（见附件）。
我在有关材料上看到过关于贵公司的情况介绍，我喜欢贵公司的工作环境，钦佩贵公司的敬业精神，又很赞赏贵公司在经营、管理上的一整套的切实可行的规章制度。
这些均体现了在当前改革开放的经济大潮中，贵公司的超前意识。
我十分愿意到这样的环境中去艰苦拼搏；更愿为贵公司贡献我的学识和力量。
我相信，经过努力，我会做好我的工作的”。
写这段内容，语言要中肯，恰到好处；态度要谦虚诚恳，不卑不亢。
达到见字如见其人的效果。
要给受信者留下深刻印象，进而相信求职者有能力胜任此项工作。
这段文字要有说服力。
第三，提出希望和要求，向受信者提出希望和要求。
如：
“希望您能为我安排一个与您见面的机会”或“盼望您的答复”或“敬候佳音”之类的语言。
这段属于信的内容的收尾阶段，要适可而止，不要啰唆，不要苛求对方。
（三）结尾
另起一行，空两格，写表示敬祝的话。
如：
此致之类的词，然后换行顶格写“敬礼”、或祝“工作顺利”、“事业发达”相应词语。
这两行均不点标点符号，不必过多寒暄，以免“画蛇添足”。
（四）署名和日期
写信人的姓名和成文日期写在信的右下方。
姓名写在上面，成文日期写在姓名下面。
姓名前面不必加任何谦称的限定语，以免有阿谀之感，或让对方轻看你的能力。
成文日期要年、月、日俱全。
（五）附件
有说服力的附件是对求职者的鉴定的凭证。
所以求职信的附件是不可忽视的组成部分。
附件可
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