XX集团公司公文管理制度.doc

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XX集团公文管理制度

第一章总则

第一条为提高发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，并完善XX集团公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制订本制度。

第二条公文管理对象主要包括：

上级政府部门来文、上级主管单位来文；其它外单位（同级）来文；下级单位（集团下属各公司）来文；集团公司对内对外上报下发的各种文件。

第三条按照党务、行政分工原则，集团各类公文分别由集团公司党支部和集团公司总经理办公室归口管理。

各公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档分别由各公司综合管理部负责。

第二章公文种类

第四条集团内部使用的公文种类主要包括：

（一）决定：

适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用中、高层管理人员；

（二）通知：

适用于集团公司转发上级政府部门或不相隶属单位的公文；各公司转发集团公司公文；发布规章；传达要求各部门和各公司需要周知可共同执行的事项；

（三）通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况；

（四）报告：

适用于集团公司向上级政府或主管部门、各公司向上级政府或集团公司汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等；

（五）请示：

适用于集团公司向上级政府或主管部门、各公司向上级政府或集团公司请求指示、批准；

（六）批复：

适用于集团公司答复各公司请示事项；

（七）函：

适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；

（八）会议纪要：

适用于记载和传达会议情况和议定事项；

（九）决议：

适用于集团公司及各公司董事会会议议定的重要事项；

（十）制度：

适用于集团公司或各公司明确和规范各项具体工作。

第三章公文格式

第五条公文一般由拟稿单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送和时间等部分组成。

（一）秘密等级应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样，“绝密”公文应当标明份数和序号。

（二）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”字样。

（三）发文字号：

1、属于集团公司发文的：

大行政类文件编号为：

华集行字[200X]XX号

大财务类文件编号为：

华集财字[200X]XX号

大生产、大采购、大销售类文件编号为：

华集产供销字[200X]XX号

企业管理策划类文件编号为：

华集企管字[200X]XX号

人力资源管理类文件编号为：

华集人字[200X]XX号

党委、工会管理类文件编号为：

华集党群字[200X]XX号

对外报送文件（除一般性工作函）编号为：

华集字[200X]XX号

2、其它新成立公司发文，其文件编号格式须经集团公司总经理办公室统一规范后执行。

（四）公文应在首页注明签发人姓名。

（五）公文标题应准确简要的概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章或转发的公文名称书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

（七）公文应当加盖公章。

（八）公文成文时间：

会议纪要的成文时间以会议召开时间为准；其它文件的成文时间以签发人签发日期为准；有特殊情况的签发人另附注说明。

（九）公文用纸的第一页采用集团统一印刷的格式纸，自第二页起采用国际标准A4纸；张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第六条拟稿部门在草拟公文时应注意公文编写格式。

（一）经编号的公文需填写《XX集团发文审批单》（见附件一）

（二）集团公司或各公司文件的文头，使用集团公司或各公司全称，例：

集团公司文件以“XX集团有限公司文件”为文头，依此类推。

字体采用一号加粗黑体（对外报送用红字，集团内部流转可用黑字）。

（三）公文标题居中，字体采用三号加粗黑体；

（四）正文字体采用四号仿宋体，行距为1.5倍。

（五）页边距采用上页边距及下页边距为2.54，左页边距及右页边距为3.17，即电脑初始设置值。

（六）当公文署名和日期因以上设置必须单独打印一页时，应在署名及日期上文标注“（此页无正文）”。

（七）正式公文不应因节约纸张等原因改变公文的固定设置格式而影响公文的美观和统一。

（八）集团公文的规范格式见《XX集团草拟公文示范》（附件二）

第七条公文的发文字号由拟稿部门向公文管理部门相关工作人员索取，以确保公文的连贯性。

第四章行文内容及规则

第八条集团公司及各公司在行文时，在公文正文中应当写全称或者规范化简称。

（一）XX集团有限公司对内作为独立公司时，简称“集团公司”；作为集团整体，包括各公司时，简称“集团”；对外一律简称“XX集团”。

（二）除集团公司之外的其它公司合并，简称“各公司”。

第九条集团公司及各公司的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

集团公司各部门或各公司的下属部门没有发文的权利。

其作为拟搞单位，仅视为业务主办部门代替集团公司或各公司行使集团公司或各公司的职能。

第五章公文办理

第十条公文办理分为收文和发文。

收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十一条需要办理的公文，公文管理部门相关工作人员应当及时填写《XX集团公文处理单》（见附件三），并由该部门负责人提出拟办意见，送领导阅批或交有关部门办理。

紧急公文，应当提出办理时限。

第十二条承办部门应抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门（公司）职权范围或不适宜由本部门（公司）办理的，应当迅速退回交办的公文管理部门并说明理由。

第十三条送领导批示或交有关部门（公司）办理的公文，公文管理部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第十四条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）反映情况客观、真实、实事求是。

（三）用词用字准确、规范、精炼，条理清楚、层次分明、结构紧凑。

（四）人、地、物名、引文及时间具体、准确。

（五）草拟公文涉及到与现行制度有抵触的情况时，拟搞部门应与集团公司企划部及该制度的责任部门进行协商，在草拟公文的同时，对该制度进行修改或补充。

第十五条以集团公司的名义行文，可以由集团公司职能部门作为拟稿单位，也可以由各公司或各公司下属部门作为拟稿单位组织公文的草拟工作。

需以集团公司名义行文的范围：

（一）集团公司统一策划的企业管理、经济考核等文件；

（二）集团公司牵头组织的各类会议的会议纪要；

（三）集团公司“五纵”管理中，行政、财务、生产、采购、销售各系统必要的行文；

（四）涉及两个或两个以上公司的工作协调中必要的行文；

（五）其它管理规定中需由集团公司统一安排的各种行文。

除上述五条以外的其它公文，各公司可自行履行发文办理程序，并按业务归口抄送集团公司相关职能部门或分管领导。

第十六条公文送签发人签发之前，应当由拟稿部门负责人业务审核，并由公文管理部门校核。

校核的重点是：

（一）是否需行文，是否遵循国家律法规定及集团规章制度；

（二）公文用词的准确性；

（三）公文的文种、格式。

第十七条对外报送文件需分类把关，其原件由公文管理部门存档备查。

一般行政类公文由业务部门审核，集团公司总经理办公室签发；

技术类文件由业务部门审核，集团公司总工程师签发；

报送政府类文件由集团公司企划部审核，经总经济师会签后由总经理签发。

第十八条待下发的公文若不符合本制度第五条、第六条、第七条的规定，公文管理部门相关工作人员可将拟发公文退回原拟稿单位，由拟稿单位按规定修改无误后下发。

第十九条公文下发范围及要求

公文主送、抄送、下发时以职能部门为单位，领导班子以职务为单位；集团公司下发公文至各公司，一般发至综合管理部，各公司综合管理部在本公司内负责对集团公司公文精神的传达和宣传；特殊情况将视公文密级发至指定职能部门或人员。

集团公司所有经编号的公文均属于保密文件，对内可视公文密级在相应级别范围内流通，对外一律不得泄露。

第六章公文立卷、归档和销毁

第二十条公文办完后，文件管理部门应将其原件及时整理立卷。

第二十一条公文归档，应根据业务范围、特征及保存价值分类整理立卷。

第二十二条公文下发均采用复印件，仅作集团内部流通使用，公文复印件对外不具备法律效应。

公文复印件作为法律文件使用时，应当加盖发文单位公章。

第二十三条立卷公文应按规定向档案管理部门移交，个人不得保存应当归档的公文。

第二十四条没有归档和存查价值的公文，经过公文管理部门负责人批准，可以定期销毁。

第七章附则

第二十五条本办法自颁布之日起施行，解释权在集团总经办。

附件一：

《XX集团发文审批单》

XX集团发文审批单

拟稿部门

公文编号

拟稿人

会签：

签发：

年月日

日期

审核人

日期

文字校核

日期

标题

主题词

主送

抄送

下发

附件

打字

紧急程度

印数

份

校对

秘密等级

附件二：

《XX集团公文处理单》

XX集团公文处理单

公文名称

来文编号

来文单位

来文时间

拟办人

拟办

意见

拟办时间

阅批人

阅批

意见

阅批时间

承办部门

承办

结果

承办人

承办时间

附件三：

XX集团草拟公文示范

〔密级〕〔紧急程度〕

XX集团有限公司文件

字〔〕号签发人：

关于………………的通知

集团各部门、各公司：

……………………………………，…………………………………………………………。

……………………，……………………。

………………，………………。

附件：

1、《………………》

2、《………………》

XX集团有限公司

201╳年╳月╳日

主题词：

主送：

抄送：

下发：