Office办公软件基础功能使用完全版.pptx
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OFFICE2010基本功能介绍,PART1,EXCEL,简介,Excel是微软公司Office办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，能够进行数据的分析，具有强大的制作图表的功能。
工作界面,标题栏,功能区,快速访问工具栏,文件菜单,列标,状态栏,显示模式,显示比例,滚动条,行号,编辑栏,工作表区,工作表,新建电子表单,“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。
此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。
下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作：
步骤一：
参见右图，单击A1单元格。
工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。
名称框,新建电子表单,步骤二：
输入“姓名”，参见下图。
按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。
新建电子表单,步骤三：
A2输入AAA，在B2输入20，在C2输入保安，在D2输入1500。
并依次输入,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。
单元格设置,我们可以通过右键点选需要进行设置的单元格，在出现的菜单中选择“设置单元格项”，也可以通过使用“CTRL+1”的快捷键调出单元格设置对话框。
下面的操作将结合“工资表”的特点来进行说明。
快速访问工具栏,单元格设置,一、左键选中A2-D2单元格，使用CTRL+1,二、选择字体标签,三、选择字体,四、选择字形,五、选择字号,六、确定,设置字体,单元格设置,一、左键选中D2单元格，使用CTRL+1,二、选择数字标签,三、选择分类,四、货币符号,五、选择负数格式,六、确定,设置数字,单元格设置,格式刷,一、左键选中A2-D2单元格,二、双击“格式刷“图标,三、按住左键，拖曳填充红框区块,操作前,操作后,单元格设置,插入标题行,步骤一：
右键点击行号1，再出现的下拉菜单中选择插入。
步骤二：
选定A1-D1，使用”CTRL+1”调出单元格设置对话框。
步骤三：
按右图进行设置。
步骤四：
在合并后的单元格内输入“工资条”。
选择“对齐”标签,勾选“合并单元格”,选择“对齐方式”,插入函数,添加总计单元格,步骤一：
左键选定D9单元格，单击“公式”功能栏下的“插入函数”图表，出现插入函数对话框。
步骤二：
选择常用函数下，的SUM函数（求和），出现函数参数对话框。
步骤三：
在Number1单元格内，输入D3：
D8，点击确定，D9单元格即为六位员工的工资总额。
设置函数参数,选择“SUM”,工资总额,选择“插入函数”,插入图表,插入图表,步骤一：
将光标移至A3单元格上。
然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，如图一所示。
步骤二：
点击“插入”标签下图表区域内的柱状图图标，在下拉菜单中选择“二维柱状图”，得到图三。
图一,图二,图三,图表标题,图例,引用,引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。
通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。
还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。
单元格引用与区域引用,相对引用与绝对引用,单元格引用：
用字母标志列（从A到XFD，共17576列），用数字标志行（从1到1048576）。
如：
A1、B2、BC24、CDA10223。
区域引用：
用两个单元格名称中间加冒号来表示一个区块，其中第一个单元格名称为区块的左上角、后一个单元格名称为区块的右下角。
如：
（A1：
B2），代表了A1/A2/B1/B2这4个单元格组成的区块。
相对引用：
复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：
=A1+B1，当将公式复制到C2单元格时变为：
=A2+B2。
绝对引用：
复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：
=$A$1+$B$1，当将公式复制到C2单元格时仍为：
=$A$1+$B$1。
相对引用和绝对引用也可以混合使用，如：
=$C1或=C$1,排序和筛选,数据的排序,在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对进行排序。
排序分为升序和降序。
升序：
按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。
降序：
按反向字母顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。
如果排序的数据是中文，则依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。
快速排序,数据标签,关键字,依据,次序,通过添加条件来进行多重排序,排序和筛选,数据的筛选,自动筛选时一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速的访问大量数据，并从中选出满足条件的记录并显示出来。
数据标签,单击小箭头，打开下拉列表,快速排序,选择条件,搜索条件,逻辑选择,数据透视表,数据透视表是一种让用户可以根据不同的分类、不同的汇总方式、快速查看各种形式的数据汇总报表。
简单来说，就是快速分类汇总数据，在处理数据方面非常强大。
注意事项,以工作表数据制作数据透视表，这些工作表数据必须是一个数据清单。
所谓数据清单，就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称（标题），以后各行为数据（记录），并且各列只包含一种类型数据的数据区域。
这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表的数据库。
第一，数据区域的顶端行为字段名称（标题）。
第二，避免在数据清单中存在有空行和空列。
这里需指明以下，所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。
同样，空列也是如此。
第三，各列只包含一种类型数据。
第四，避免在数据清单中出现合并单元格。
第五，避免在单元格的开始和末尾输入空格。
第六，尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好仅使用一个数据清单。
第七，工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。
数据透视表,下面通过具体实例，介绍数据透视表的功能。
图一中的数据是某品牌2013年1月21-23日各种型号产品的的销售情况，我们将通过对其使用数据透视表，来学习数据透视表的功能。
在使用数据透视表前，需要按照注意事项中的七点进行检查，其中重点检查第二和第三点。
图一,第二步：
点击数据透视表图标,第一步：
选择数据区域,引用数据区域,选择放置位置,数据透视表,点击确认后，EXCEL会新建一个sheet1，如下图：
数据透视表显示区域：
显示最终结果,数据透视表字段列表：
根据需求选择字段,数据透视表,对数据透视表字段列表进行选择：
步骤一：
左键点击字段列表中“品名”这一项，拖曳到下面“行标签”框内，在数据透视表显示区域内出现如左侧图所示的内容。
步骤二：
依次将“日期”拖到“列标签”框内，“数量”拖到“数值”框内。
结果如下图：
数据透视表,通过调整各个框中的字段，可以得到不同的结果。
数据透视表,在数值框中，可以进行选择计算。
包括求和、计数、平均数、最大值、最小值、乘积等多种计算方式,可以选择百分比、汇总百分比等多种显示方式,数据透视表,求和计算，结果如下：
平均值计算，结果如下：
根据行计算结果：
北京王府井1月21日销售全额为498元，22日为1245元，23日为747元，三天共计销售额为2490元，平均每天销售额为830元。
根据列计算结果：
1月21日，全国销售额为15273元，22日为15094元、23日为14916元，21日平均销售额为1018.2元，22日平均销售额为1006.27元、23日平均销售额为995.5元。
数据透视表,求和计算，按列汇总百分比显示，结果如下：
按行汇总百分比显示，结果如下：
根据列汇总百分比：
1月21日，北京王府井销售额占全国销售额的3.26%、武汉广场占8.15%。
根据行汇总百分比：
成都王府井，1月21日销售额占总销售额的38.46%、22日占23.08%、23日占38.46%,计算公式,在Excel中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。
前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。
计算公式,只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。
以下是一个公式范例：
单元格引用,工作表函数,加法运算符,区域引用,数字常量,除法运算符,如果正确的创建了计算公式，那么在默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。
如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。
运算符,算数运算符,用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。
各算术运算与用途如下表所列。
运算符,比较运算符,用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE（真）就是FALSE（假）。
与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。
各算术运算符名称与用途如下表所列。
运算符,文本运算符,这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。
如North&wind，结果将是Northwind。
引用运算符,引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。
运算符,运算的顺序,如果公式中使用了多个运算符，Excel将按下表所列的顺序进行运算。
如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。
如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。
运算符,应用计算公式的范例：
1.求和应用=SUM（F6,D7,E7）2.合并“姓”和“名”=D5&E53.合并日期与文本=时间：
&TEXT（F5,d-mmm-yy）4.按百分比增加=$F$5*（1+5%）5.基于单个条件求和=SUMIF（B3:
B8,20,D3:
D8）,函数,Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。
用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。
例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。
参数,常量,参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#N/A的错误值或单元格引用。
给定的参数必须能产生有效的值。
参数也可以是常量、公式或其它函数。
参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。
常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。
例如，日期10/9/96、数字210和文本QuarterlyEarnings都是常量。
公式或由公式得出的数值都不是常量。
函数,函数的结构,如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。
如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。
等号（如果此函数位于公式开始位置）,函数名,参数,参数用括号括起,各参数间用逗号分隔,函数,嵌套函数,所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。
也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。
例如下图中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。
这个公式的含义是：
如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。
嵌套函数,函数,嵌套函数,所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。
也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。
例如下图中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。
这个公式的含义是：
如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。
嵌套函数,PART2,EXCEL,EXCEL函数,函数的种类,数学和三角函数;逻辑函数;文本、日期与时间函数;查询和引用函数;统计函数;工程函数;财务函数;信息函数;数据库函数;用户自定义函数;,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,数学和三角函数,EXCEL函数,逻辑函数,逻辑函数是用来判断真假值，或者进行复合检验的Excel函数。
在Excel中提供了六种逻辑函数。
即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。
AND函数所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。
语法：
AND（logical1,logical2,.），其中Logical1,logical2,.表示待检测的1到30个条件值，参数必须是逻辑值，或者包含逻辑值的数组或引用。
例：
=AND（B230,B260）、=AND（B1:
B3）OR函数OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。
它与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。
而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。
EXCEL函数,逻辑函数,NOT函数NOT函数用于对参数值求反。
当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用NOT函数。
简言之，就是当参数值为TRUE时，NOT函数返回的结果恰与之相反，结果为FALSE。
TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值，由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。
因此这两个函数通常可以不使用。
IF函数IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。
语法：
IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。
例：
=IF（SUM（C5:
F5）,SUM（C5:
F5）,）、=IF（B1160,合格,不合格）,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数大小写转换LOWER：
将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。
UPPER：
将文本转换成大写形式。
PROPER：
将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。
将其余的字母转换成小写。
示例：
Lower（pLeaseComEHere!
）=pleasecomehere!
upper（pLeaseComEHere!
）=PLEASECOMEHERE!
proper（pLeaseComEHere!
）=PleaseComeHere!
EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数取出字符串中的部分字符可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。
具体语法为：
LEFT函数：
LEFT（text,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。
Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。
MID函数：
MID（text,start_num,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。
Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。
RIGHT函数：
RIGHT（text,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。
Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数。
示例：
LEFT（Thisisanapple,4）=ThisRIGHT（Thisisanapple,5）=appleMID（Thisisanapple,6,2）=is!
EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数去除字符串的空白在字符串形态中，空白也是一个有效的字符，但是如果字符串中出现空白字符时，容易在判断或对比数据是发生错误。
在Excel中，可以使用Trim函数清除字符串中的空白。
语法：
TRIM（text）其中Text为需要清除其中空格的文本。
比如：
TRIM（”MynameisMary）=MynameisMary注意：
Trim函数不会清除单词之间的单个空格，如果连这部分空格都需清除的话，建议使用替换功能。
EXCEL函数,文本、日期与时间函数,文本函数字符串的比较EXACT函数测试两个字符串是否完全相同。
如果它们完全相同，则返回TRUE，否则，返回FALSE。
函数EXACT能区分大小写，但忽略格式上的差异。
语法：
EXACT（text1,text2）Text1为待比较的第一个字符串。
Text2为待比较的第二个字符串。
例如：
EXACT（China,china）=False。
EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本、日期与时间函数,日期与时间取出当前系统时间与日期信息用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。
语法形式均为函数名（）取出日期/时间的部分字段值如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。
示例：
设E52003-5-3012:
30PM，如果要取E5的年份、月份、日数及小时数，可以分别采用相应函数实现。
YEAR（E5）=2003MONTH（E5）=5HOUR（E5）=12,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,文本函数集,EXCEL函数,查询和引用,ADDRESS、COLUMN、ROWADDRESS用于按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址语法：
ADDRESS（Row_num,Column_num,Abs_num,A1,Sheet_text）Row_num指在单元格引用中使用的行号。
Column_num指在单元格引用中使用的列标。
Abs_num指明返回的引用类型，1代表绝对引用，2代表绝对行号，相对列标，3代表相对行号，绝对列标，4为相对引用。
A1用以指明A1或R1C1引用样式的逻辑值。
如果A1为TRUE或省略，函数ADDRESS返回A1样式的引用；如果A1为FALSE，函数ADDRESS返回R1C1样式的引用。
Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略sheet_text，则不使用任何工作表名。
即：
ADDRESS（行号，列标，引用类型，引用样式，工作表名称）比如：
ADDRESS（4,5,1,FALSE,Book1Sheet1）等于Book1Sheet1!
R4C5,EXCEL函数,查询和引用,ADDRESS、COLUMN、ROWCOLUMN用于返回给定引用的列标语法形式为：
COLUMN（reference）Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。
如果省略reference，则假定为是对函数COLUMN所在单元格的引用。
如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，则函数COLUMN将reference中的列标以水平数组的形式返回。
但是Reference不能引用多个区域。
ROW用于返回给定引用的行号语法形式为：
ROW（reference）Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。
如果省略reference，则假定是对函数ROW所在单元格的引用。
如果reference为一个单元格区域，并且函数ROW作为垂直数组输入，则函数ROW将reference的行号以垂直数组的形式返回。
但是Reference不能对多个区域进行引用。
EXCEL函数,查询和引用,AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWSAREAS用于返回引用中包含的区域个数。
其中区域表示连续的单元格组或某个单元格语法形式为：
AREAS（reference）Reference为对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。
如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来。
COLUMNS用于返回数组或引用的列数语法形式为：
COLUMNS（array）Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
例如：
COLUMNS（A1:
C4）等于3、COLUMNS（1,2,3;4,5,6）等于3,EXCEL函数,查询和引用,AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWSROWS用于返回引用或数组的行数Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
例如：
ROWS（A1:
C4）等于4、ROWS（1,2,3;4,5,6）等于2。
INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用函数INDEX（）有两种形式：
数组和引用。
数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。
语法：
INDEX（array或reference,row_num,column_num,area_num）返回数组中指定单元格或单元格数组的数值Array为单元格区域或数组常数。
Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。
Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。
需注意的是Row_num和column_num必须指向array中的某一单元格，否则，函数INDEX返回错误值#REF!
。
area_num指定的区域（假如存在多个区域引用的话）示例：
INDEX（1,2;3,4,2,2）等于4,EXCEL函数,查询和引用,HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUPLOOKUP函数与MATCH函数LOOKUP函数可以返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。
此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。
当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，使用函数HLOOKUP。
当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，使用函数VLOOKUP。
如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用函数MATCH而不是函数LOOKUP。
MATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。
从以上分析可知，查找函数的功能，一是按搜索条件，返回被搜索区域内数据的一个数据值；二是按搜索条件，返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。
EXCEL函数,查询和引用,HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUPLOOKUP用于返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值函数LOOKUP有两种语法形式：
向量和数组。
EXCEL函数,查询和引用,向量形式函数LOOKUP的向量形式是在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。
语法：
LOOKUP（lookup_value,lookup_vector,result_vector）Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。
可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。
Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。
Lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值。
示例：
LOOKUP（“ddd”,A2:
A8,B2:
B8）等于18，LOOKUP（“bbb”,A2:
A8,B2:
B8）等于21注意：
Lookup_vector的数值必须按升序排序：
.、-2、-1、0、1、2、.、A-Z、FALSE、TRUE；否则，函数LOOKUP不能返回正确的结果。
文本不区分大小写。
Result_vector只包含一行或一列的区域，其大小必须与lookup_vector相同。
如果函数LOOKUP找不到lookup_value，则查找lookup_vector中小于或等于
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