宠物医师与宠物主人的有效沟通Word格式文档下载.docx

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沟通的基础是员工教育：

有效沟通的基础来源于员工与医生们丰富的知识和高度的自信。

没有足够的知识与经验，无法让客户了解医院为什么需要进行如此复杂的工作流程。

提高员工的自信，方法就是让他们在医院里通过学习、培训、接触各种不同的病例，从而增强他们的经验和知识。

员工教育对于医院的成功至关重要，因为大部分的沟通都是从员工开始，又从员工结束。

如果计算一下，动物医院中非专业员工与客户相处的时间是临床兽医与客户相处时间的两倍。

当客户第一次打电话或者拜访医院，员工首先与客户交谈并邀请他来医院。

此时正是员工开始对客户进行教育的时机，早于医生对客户的宠物进行检查的时候。

在检查室时，医生来之前，员工还可以进行体温、脉搏的检测。

这是一个很好的机会，员工可以向客户解释该宠物现在的状况以及医生可能会给出怎样的建议等等。

所以，员工的知识与教育程度非常重要，员工的参与能提高医生诊断的价值。

当医生的诊断结束后，员工可再次安慰客户，让客户放心。

医生检查和诊断的结果，对宠物的护理会有一系列的建议和计划。

这也是员工进行客户教育的重要时机。

ADDS（该治疗方案的好处、不执行该治疗方案的后果、医生所提建议的关键点、整个故事）是我的医生们通常使用的促进医患有效沟通的方法。

因为沟通是双向的，那么听取客户的意见，记录客户的需求就是沟通非常重要的组成部分。

需要告之客户、需要客户同意的内容，也都是应该记录在案。

当客户决定是否在这所医院治疗他们的宠物时，他们想要知道以下3件事情，当然医生可以向客户进行解释，但是值得信赖的员工也可以承担这项任务：

1.我将会付费多少？

2.我的宠物怎么了，你们将要做些什么？

3.多久能恢复，以后会复发吗？

当解释明白后，客户就会同意医生的建议，同时签署医疗合同。

医疗合同中除了医疗方案外，应当包括医疗费用、支付方式以及宠物送诊时间。

当然还应留下客户电话，以便当医生想对医疗方案进行修改时，能随时联系到客户。

除了急诊以外，在没有签署医疗合同之前，不采取诊疗措施。

所有这些对客户进行沟通教育的行为，都要求员工自身的水平非常高。

每月拨出特定的时间进行一次的室内员工培训，是医院向员工表示院方非常重视员工的教育与培训。

员工会议是拨出特定的时间，员工与医生一起讨论病例和客户，也是员工学习的过程。

有一个原则：

教育让人更有责任感。

同理，通过员工来对客户进行教育的重要性可见一斑。

制度化标准化的沟通技巧：

当双方进行沟通时，我们总是希望说有意思的事情。

在一个忙碌的动物医院里，每天会同时发生太多的事情，电话铃声、犬吠声、客户在前台咨询，正在给宠物做术前准备，准备迎接送诊的动物，客户在等待治疗评价等等，所有这些营造出一个压力环境。

当客户匆匆忙忙时，我们与客户交谈，往往也会漏掉或忽略我们应当对他们解释或建议的内容。

如果每个员工都有一个自检目录，就能提醒我们自己不会忽略该向客户交代的所有要素。

在过去的20年中，笔者在多家动物医院推广预防兽医学5步自检目录，获得了很大成功。

该自检目录适用于所有动物医院，同时也可因地制宜，根据每家医院不同的需要作调整。

该自检目录最重要的价值在于，医院的每一位员工都可以统一地对客户进行教育、解释和建议。

自检目录也是病例的一部分，能够显示在医生提出建议之后，最终客户选择了那种医疗方案，又放弃了哪些方案。

面向客户进行制度化标准化的沟通、教育与建议，对于医院经营的成功与否非常重要。

自检目录样本如下：

客户姓名日期

宠物名就诊目的：

新宠物检查注射疫苗其他

六个月体检，每年CBC/GP与免疫效价

疫苗佐剂疫苗效价每年基本血常规Q6M检查

建议

1、营养健康食品供应商来源

iVet食谱iVet食疗O3O6FA/Zn食品Rx食谱

2、体内和体外寄生虫预防，人畜共患病

Q3M粪便检查跳蚤/心丝虫预防涡虫疫苗

3、口腔卫生对于健康的重要性

牙胶牙齿印模材料洗牙抗生素

4、动物行为学，人与动物的交流

一般咨询处方行为学家咨询

5、该诊所特有的选项

卵巢切除/去势手术肛门腺通便化毛膏宠物美容

富有同情心的沟通是建立在人与动物情感纽带（HumanAnimalBond）的基础上。

只要HAB成为员工沟通的一部分，员工就能与客户进行富有同情心的沟通。

HAB不仅仅是你向客户说了些什么，而是从你的身体语言就能感觉到。

抚摸宠物的头、脖子、尾巴，轻搓宠物的腹部，这些身体语言都能在与交谈时表现出与宠物的亲密。

与宠物坐在同高度的地板上，能让它们有回到家的感觉。

如果医生和医院其他员工能这样做，会给客户留下非常深刻的印象。

在给宠物检查完毕提出医疗方案时，就又能与宠物建立另一种HAB，同时让客户感受到员工的同情心。

带领客户参观处置室与住院处，让客户放心地把宠物留下来进行治疗。

关于拥有宠物与人们生活的关系，一直以来的研究与事例数不胜数。

在美国有很多监狱用宠物充当犯人在狱中的“室友”。

很多残障人士，每天都接受宠物治疗或陪伴。

对于很多情绪紊乱或精神失常的病人，与宠物共同生活也是一种先进的治疗方式。

人们从最自然的层面了解宠物，同时，自己也回到了自然的状态。

拥有宠物就像拥有了自然。

所有这些知识，都应该通过医院的员工传达给我们的客户。

当客户理解了医院所有的工作程序都是源自对动物的同情，他们就更能理解了这些医疗程序的必要性。

当客户明白宠物更大的价值时，他们也会对宠物更加照顾，就像对家人一样。

结论：

我们已经知道通过教育促进沟通的重要性、预防兽医学、HAB这三个要素。

通过教育提高员工的知识，严格的制度化的预防医学检查，员工对HAB的知识，这三者是促进有效沟通，说服客户的基础。

有效的沟通能让医院、客户、宠物三方都得到最好的结果。

SuccessfulClientCommunicationinVeterinaryHospitalsintheUSA

Introduction:

Through20yearsexperienceasaconsultantintheUS,Ihaverecognizedthemostimportanttoolsthatpractitionersneedtopolishtomaketheirpracticesuccessful.TheseareCOMMUNICATIONtoolsthatareusedforbetterservicerenderedtotheCLIENTS.Throughtheoptimumcommunicationclientsbuildhighleveltrustandconfidenceintheclinician.Asaresultofthetrusttheirpetsareleftfortheservicesandtreatmentthatwererecommendedbytheclinician.

Method:

Iwouldliketopointout3importantwaysthatthecommunicationbecomessuccessful.

1.Weneedtounderstandthecommunicationisdefinitelytwowaystreet.Itmeanstherearethespeakerandthelistener（staffandclients）.Speakershouldbehighlyeducatedforthelistenertobeabletounderstandtheimportanceoftheprocedures.

2.Italsotakesaformofstructureandeveryoneneedtofollowthisformalityaspartofthesystem.5StepsofPreventiveMedicineishighlyeffectivetoolsforcommunication.

3.Also,allaboveactionforcommutationshouldbebasedoncompassionandQualitytotheeyesofclients.Otherwiseclientmightperceivethevalueofthetreatmentandrecommendationaspartofmerchandizing.

CommunicationbasedonStaffEducation:

Effectivecommunicationstartsfromtheknowledgeandconfidenceofthestaffanddoctors.Withoutknowledgeandexperiencenoonecanspeakupforthepetsmedicalneedandwhyitisimportanttogettheproceduresdone.Onlywaytoexperiencethestaffconfidenceistohavethemlearnandexperiencethrougheducation,trainingandexposuretomanydifferentscenariowithinthehospital.Staffeducationissovitalforthesuccessofthehospitalsincemostcommunicationisgoingtobeinitiatedbythestaffandmostcommunicationisfinishedbythestaffalso.Ifcalculatethepercentageoftimethataclinicianspendswiththeclientsitwillbelessthan30%comparedtothepara-professionalencounterismorethandoubleofdoctors.Whenclientscallstheclinicorvisitsinitially,stafffirsttalksandinvitedthemtothehospital.Eveninwalk-incases,thecommunicationstartswithquestionsontheconditionofpetsandhowtheproblemsstarted.Inawellnesscarecasesalso,staffcancommunicateaboutpreventivemedicalelements.Thisisthemomentthatthestaff（receptionist）canplanttheseedstoeducatetheclientsbeforetheirpetsareexaminedbythedoctor.Duringtheexaminationroomalso,staffcandoTPR（temperature,PulseandRespirationcheck）beforedoctorcomesinforexamination.Thisisalsoagreatopportunitytospeaktoclientsabouttheconditionsofthepetsandwhatdoctormayspeaktothempertainingtotheconditionofthepets.So,staffknowledgeandtheireducationcanbesovaluablesincetheirparticipationenhancesthevalueofthedoctor’stimeatthetimedoctorevaluatethecasesandmakediagnosis.Oncethediagnosisisfinishedstaffcanrevisittocomforttheclientsalsowithwordsofassurance.Asaresultofdoctor’sexaminationanddiagnosistherewillberecommendationsandplanforthecareofthepets.Thisiswhenthetechniciansandpara-professionalscanparticipateintheactofclienteducation.ADDS（Advantagesofthetreatmentprocess,Disadvantageswhatthetreatmentisnotfollowedthrough,Distinctionoftheparticularprocessthatdoctorisproposing,andStorytelling）isoneofthetoolsthatmanyofmydoctorsareusingtomakethecommunicationmoreeffective.Asthecommunicationistwo-way-streetlisteningtowhatclientssayandputtinginrecordonwhattheyrequestaresuchavitalpartofcommunication.Thecomponenttheclientsshouldbetoldandwhattheyagreedshouldbeallinrecordalso.Whenclientsleavethepetsattheclinicfortreatmentthereare3thingstheywantstoknowanditshouldbeclearlyexplainedbeforeand/orduringthetreatment.Althoughitmightbebestthatdoctorsexplainabouttheseitems,dependingontheleveloftruststaffmaybeabletodoiteffectively.

1.HowmuchitwillcostwhenIreturn?

2.Whatiswrongwithmypetandwhatwillbedoneaboutit?

3.Howsoonwillitgetbetterandwillithappenagain?

OncethesearefullyexplainedClientleaveanotationthattheyagreedtotheproposalthroughapapertrail.Agreementshouldbeformulatedaspartofthewrittenrecordregardingcostofthetreatment,methodofpaymentandtimeofdischargeofthepatients.Client’scontactphonememberisessentialinaneventthatdoctormightchangethecourseoftreatmentforthebestcareofthepet.Notreatmentshouldbeperformedunlessitisanemergencysothatthecontactnumberissocrucialfortheapprovalofadditionaltreatment.Alltheseactofcommunicationandeducationoftheclientrequireshighleveleducationofstaff.Onceofmonthin-housetrainingbysettingasideadesignatedtimeisagoodexampletoshowthestaffthehospitalisseriousaboutstafftrainingandeducation.Staffmeetingsetasideinadvancewillbeagoodtoolforthestaffanddoctorscommunicatetodiscussaboutthepatientsandclientsaspartofthelearningprocess.Knowingtheprinciplethat“Educatedpersonbecomesmoreresponsibleandresponsive”,theimportanceofclienteducationthroughstaffknowledgeshouldbefurtheremphasized.

StructuredSkillsonCommunication:

Weallwanttosayimpressivethingstotheotherpartywhenwecommunicate.Inabusyveterinarypractice,therearesomanythingshappeningsimultaneously.Ringingofthephone,dogsbarking,clientsaskingforthemedicationatthefrontdesk.Surgicalpatientbeingprepared,gettingitreadyforthedischargeanimals,clientswaitingfortreatmentestimates:

alltheseputusinapressurecookerleadingustoastressfulenvironment.Speakingtoclientswhentheyareinsuchahurryevenmakesustoforgetand/orneglectwhatweneedtoexplainandrecommend.Havingaformulatedchecklistforrecommendationisagoodwaynottoskiproutineandregularstepsofpreventivemedicalproceduresaswellaselectiveelementswhenpatientsareintheexaminationroom.Authorhasused5StepsofPreventiveMedicineChecklistoverthelast20yearstomanydifferentpracticeswithtotalsuccess.Thischecklistisforageneralpracticealthoughitcanbealteredinsuchawaythatfitsthepractice’sneeds.Mostimportantthingofthislististhatthestaffcanuniformlycaneducate,explainandrecommendtheprocedures.Thisisalsobecomespartofthemedicalrecordshowingwhatwasrecommendedandwhatproceduresarenotfollowedthroughafterrecommendation.Thisstructuredprocessofcommunicationthrougheducationandrecommendationisavitalpartofthepracticesuccesssincefundamentalfoundationofpreventivemedicineisplacedinthepracticeatthesametime.

Ihaveinsertedexampleof5Steps.ofPreventiveMedicine.CheckList.

ClientName_______________________Date________

Pet’sName________Visitfor:

NewPet□,CheckUp□,Vaccine□others□

Invitation□Validation□Processing□

1.Six-monthexamination,AnnualCBC/GPandvaccinationt