行政管理常用表格.docx

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行政管理常用表格

第一章管理部职责描述

（一）管理部工作职责一览表

管理部部门职责

职责细分

备注

1．日常办公事务管理

（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制

（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达

在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责

2．办公物品及设备管理

（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度

（2）负责办公物品及设备的采购事宜

（3）办公物品的保管、发放、使用

（4）办公设备的日常保养与故障维修

计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修

3．文书资料管理

（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作

4．车辆管理

（1）办公车辆的调度管理

（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理

5．人事日常事务管理

（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

（3）组织员工开展各种形式的活动

6．后勤保障事务管理

（1）企业环境卫生及固定资产、员工安全管理

（2）企业员工食堂、办公环境的日常管理

（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修

（4）企业日常安全保卫及消防管理

7．涉外事务管理

（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等

（2）企业对外宣传、公关联系

（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

8．法律事务管理

（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益

（2）协助处理日常涉法事务及管理合同

（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判

（4）代理企业涉讼案件

第二章管理部组织管理

（一）部门组织结构与责权表

部门

部门负责人

经理

直属领导

副总经理

部门组织结构图

部门编制

经理级人

主管级人

专员级人

部门职责

部门权力

相关部门签章

分管副总

招聘部

业务部

派遣部

管理部

玄一公司

其他部门

（九）接待用餐申请表

年月日

接待

负责部门

接待

负责人

职务

来宾

负责人

工作单位

部门和职务

接待总人数

用餐时间

陪同人数

接待事由

招待规格

（根据公司相关规定确定）

受理日期

经办人

审核意见

接待部门

管理部

分管副总

（十）公关工作计划表

公关工作主体

负责部门

负责人员

公关主管口部门经理口副总经理口

配合人员

计划情况

工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算

工作结算

（十一）会议记录表

编号：

填写日期：

年月日

会议时间

地点

主持人

记录人

会议名称

参加者

会议议题

会议过程

会议决策

记录

审核人

审核

结果

（十二）年度会议计划表

会议名称

主持人

开会地点

会议召集部门

开会日期

会议主要工作人员

开会时间

与会者应备资料

会议宗旨及议题

会场标示资料

与会单位

会场拟分发资料

人数

备注

（十三）会议审核项目表

序号

审核项目

审核

结果

序号

审核项目

审核

结果

会议的主题

女服务员着装方面：

（1）洋装

（2）旗袍

（3）其他民族服饰

会议的规模（总人数）查邀请回函

会议预算

招待对象的层次

新闻媒体：

（1）文字记者

（2）新闻稿

（3）摄影记者

（4）录像记者及电源准备

活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）

会议天数

会议负责人

会议事项分工表

住宿安排方面：

（1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）

（2）领导人的住宿预订房间

（3）妥善分配房间

会场的预订：

（1）主会场

（2）分会场

（3）洽谈室（4）展示室

（5）来宾休息室

（6）工作人员休息室

（7）演艺人员休息室

制作来宾名册：

包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等

支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）

各类函件：

邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多印20%以备用）、信封书写投递日期

安排用餐方面：

（1）住宿者的用餐事宜

（2）来宾、司机的用餐问题

（3）服务人员的用餐

（4）演员、乐队的用餐问题

纪念品方面：

纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量

（要多出20%以备用）

活动行程方面：

（1）司仪开场白

（2）主持人的致辞

（3）来宾致辞

（4）宣读贺电

（5）致谢辞

（6）活动行程表

（7）播放背景音乐

（8）放映宣传影片、幻灯片

交通工具方面：

飞机、面包车、轿车

酬谢费（给司机人员等）

会场布置：

主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应

宴会的形式：

（1）餐桌入座式

（2）自助餐入座式

（3）半入座式自助餐

（4）鸡尾酒立食式自助餐

服务柜台的工作方面：

（1）来宾出、缺席之确认

（2）发放胸章

（3）发放活动行程表

（4）引导来宾到休息室

（5）发放座位牌

（6）发放纪念品

（7）设置临时电话

（8）来宾签名纪念

料理样式和菜单印制

饮料香烟：

（1）国产白酒

（2）鸡尾酒

（3）啤酒（4）饮料类

花饰：

（1）花篮

（2）桌上花饰

（3）雕冰花饰（4）胸花

（5）赠用花束

（6）典礼台花饰

（7）载挂花饰（8）蜡烛

（9）展示品饰花

看板、标示板类：

（1）大门看板

（2）方向标示

（3）专用停车场示牌

（4）展示商品说明标牌

座位顺序：

（1）桌面标示卡

（2）桌面标示卡的书写

拍照摄影方面：

（1）纪念照片

（2）快照

胸章、名牌：

（1）颜色、大小、种类的选定

（2）公司名称、职衔、姓名的书写

选择桌子

（1）圆桌

（2）方桌

（十四）决议事项确认表

决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措施

执行

负责人

备注

（十五）决议事项实施表

会议名称：

决议事项

决议日期

决议负责人

部门

执行负责人

实施目标

实施进度

评价

各部门每个月的实施检查表

月份

实施进度

评价

月份

实施进度

评价

（十六）会议室使用申请表

填写日期：

年月日

使用日期

使用时间

会议名称

具体地点

参会人数

所需设备

备注

使用单位

管理单位

申请部门

填表人

经理

管理人

经理

（十七）印章使用登记表

时间

文件名称

文号

印章类别

使用人

批准人

备注

（十八）印章使用审批表

编号

用章部门

盖章时间

印章类别

盖章次数

文号

文件名称

备注

用章人（签章）

批准人（签章）

注：

请在备注栏中简要说明盖章用途

（十九）印章使用申请单

部门

申请日期

用印类别

用印份数

文件名称

文件说明

申请人

核准人

（二十）印章管理登记表

种类

区分

名称

印章内容

管理责任人

办理责任人

备注

公司

印章

名印

公司名印

公司全称

部门

印章

部门印

管理部印

公司名、部门名

分公司印

子公司印

公司名、子公司名

职务

印章

董事长

经理

职务名称

部长印

财务部

经理印

（银行

专用）

公司名、职务名

（二十一）印章使用范围表

种

类

区分

支票及银行兑现凭证

合同及其他重要文件

日常

业务文件

各类对外文件

辞

令

请

示

收

据

人事

关系

及有

关证

明

员工

存款

账目

委

任

状

公司名称印章

公司

名章

集团

公司

专用

部门

名章

子公

司章

职务名章

董事

长章

其他

高级

职员

名章

财务

部经

理章

子公

司经

理章

第四章网络信息管理

（一）计算机故障维修记录卡

部门：

填写日期：

年月日

机器

规格

数量

故障说明

预估修理费

备注

（二）计算机网络报修登记表

时间

部门

机器

报修原因

维修人

完成时间

维修情况说明

（三）计算机网络设备档案表

设备使用部门：

设备

名称

设备

品牌

规格

型号

销售

公司

设备

价格

购买

日期

维护

公司

维护

年限

年维修

费用

故障现象及维修情况

维修时间

更换配件记录

维修人

故障

记录

备注

第五章文书档案资料管理

（一）收（发）文登记表

收文

发文

月

日

发

文

部

门

文

号

份

数

有

无

附

件

签

收

月日

收文

部门

文

号

份

数

有

无

附

件

寄

件

人

签

收

（二）公文传递单

填写日期：

年月日

收文

公文编号

文件名称

发文

签收

备注

（三）公文会签单

发文单位

发文文号

发文日期

时限

□普通件□急件□特急件

密级

□普通□秘密□机密□绝密

内容

会

签

顺

序

单位

接文时间

交文时间

管理部转呈时间

月日时

备注

（四）档案索引表

序号

档案号

档案名称

建档日期

储存位置

档案内容

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