恒天广场推介会执行手册Word格式文档下载.docx
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内容
备注
责任人
10.29
会议主题
会议时间时长
会议视觉
会议行程及内容：
闭门会议、高峰论坛
详细流程见下页会议行程及内容
会议物料清单
会议场地效果
人员分工
物料费用明细表
详情请见附件一
活动行程
活动行程及内容
项目
工作内容
负责人
活动前一天
11月5日
内容：
前期宣传、会场布置、设备调试、物料核查、操作细节、人员分工、媒体接待、接机车辆（恒天）确定负责人李雪
总部人数
“郎眼看咸阳，与郎咸平一起2014”高峰论坛
11月6日13:
00
二楼宴会厅
执行前沟通
活动宣传、物料的制作
物料详见物料清单
可参考物料单详见附件
前期传播内容、电视、报纸、广播、网络
可参考邀请媒体详见附件
接送车辆安排
甲方高层领导
数量待定
为其他与会人员
后备计划的确定（是否提供备用车辆）
机场迎接
站内迎接的贵宾车行通道洽谈
站外迎接的贵宾人行通道洽谈
邀请媒体
建议邀请媒体明细表
选择嘉宾赠送的礼品
暂定为“兰亭序”著作
场内设计
详见物料清单
场外设计
所需音视频文件及设备的形象包装
发言稿等
糖糖
嘉宾、记者进入推介会的路线及秩序设计
刘
设计制作精美的邀请函书面邀请与嘉宾，邀请函
邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调
邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程
活动内容及形式
活动所需物料
其他会议物料
会务管理操作细节
分工职责
其他临时提及
场地布置及调试
外场
宣传桁架搭建
空飘
酒店门口LED显示
内场一楼
导视系统
内场二楼
VIP室
签到处
地毯铺设
隔离带摆放
形象墙搭建
贵宾休息室布置
冷餐区摆放
宴会厅
会场舞台搭建布置
会场桌椅形象造型布置
验收设计效果及安全性
铺设并调试音视频设备
铺设并调试灯光
媒体区
15:
00检查各个区域布置情况（需与酒店进一步确认）
16:
00彩排（需与酒店进一步确认）
00礼仪公司相关人员走场
活动期间执行事务
时长
麦克风
9:
00-10:
30
提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员
嘉宾在车上时提供饮料等细节服务
检查
各个区域最后检查确保活动顺利开始
90min
10:
30-11:
工作人员会议
30min
11:
00-12:
工作人员用餐
60min
13:
00-13:
酒店接待
礼仪等候嘉宾到来，引导嘉宾签到、并进入休息区休息
30min
进入会场休息
郎、姚、蔡到场，礼仪引导并陪同走楼梯进入VIP室
楼梯铺设红毯
甲方领导到场、礼仪工作人员引导走楼梯进入VIP室
50-14:
VIP室人员准备签到、走红毯
10min
14:
00-14:
02
郎、甲方签到走红毯录制寄语（市领导）
2min
无
宣传片循环播放
02-14:
04
姚、甲方签到走红毯录制寄语（市领导）
04-14:
06
蔡、甲方签到走红毯录制寄语（市领导）
4min
06-14:
09
郎、姚、蔡与甲方自由合影
3min
09-14:
25
郎、姚、蔡由礼仪引导进入闭门会议厅，开闭门会议
16min
15
工作人员撤离红毯与冷餐区隔离带
6min
15-14:
礼仪引导媒体、嘉宾从指定入口入场，落座相应位置
15min
25-14:
礼仪引导闭门会议贵宾入场，落座于相应位置
5min
30-14:
40
主持人（姚）致开场词（演讲与论坛预热）、引导甲方讲话
有
上场音乐
40-14:
45
甲方演讲
45-14:
46
主持人暖场并引导下一位演讲者
1min
46-14:
51
51-14:
52
52-14:
57
57-14:
58
58-15:
03
市领导演讲
03-15:
04-16:
郎咸平演讲（财经）话题
08
主持人暖场，串场论坛准备开始
04-17：
郎咸平进入vip会议室与记者进行1+1高端访谈
56min
鸿视公关记者团队
08-16:
50
舞台沙发论坛（姚长盛、蔡鸿岩、项目方代表人）+嘉宾问答
42min
论坛配乐
50-17:
手印泥留念
5min
结束配乐
17:
00-17:
结束、合影（任意）
10min
02-17:
12
12-17:
04-17:
25-17:
30-17:
欢送嘉宾
根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾
等候及途中安排饮料等细节服务
撤展
感情沟通
把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾
对重要来宾进行感谢
会后总结
提供物料照片总结
提供媒体报道等照片及文字的总结
会后报销
执行组织划分
职务划分
职位划分
职责划分
项目经理
负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行
执行经理
负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播
执行管理
物料管理
负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理
礼仪管理
负责礼仪人员的统筹、安排
安全管理
负责协调保安、管理现场秩序
外场管理
负责接送车辆统筹安排、客户停车。
执行职责描述
职务
职责
听从项目经理的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责监控活动中各项物料的设计、制作
负责监控活动中各项物料的安装、调试、维护、管理
负责活动中所需的电力等资源的协调与管理
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
负责招募礼仪人员
负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程
负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行
负责安排会议饮食事宜
负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架）
及时发现潜在的威胁安全状况并向项目经理反馈，并提出解决方案
阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在活动期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场
抽奖议程
抽奖费用总计：
视频及音频文件
序号
文件种类
所用环节
文件类型
Music
联盟会接待签到入场
喜庆
退场
恢弘、振奋
Video
联盟会开场前热场、线上传播
恒大宣传片
主持人开场
Audio
Word
平面素材
线上传播——报纸
活动预算
分类
细项
数量
单价
总价（元）
物料
详见活动物料
酒店
场地租用
餐饮
冷餐
嘉宾矿泉水
交通
接机车辆租赁
返程机票
媒体
广告投放
媒体人员车马费
抽奖
奖品采购
广告公司
礼品
郎咸平著作
合计（元）：
酒店资料
日期
地点
活动时间
与会人数
车进场停放时间
进场搭建时间
10月27日
00-18:
唯景酒店
280
可停放
11月5日8:
活动场地描述
地址
联系人
联系电话
座机手机
会议
晚宴/文艺表演
会议日期/时间
13：
00－18：
00－18:
现场音响
楼层
有无固定座椅
层高
全场灯光是否可控
面积
通用电源插口
货梯情况
网线端口
VIP休息处
货车可否停放停车场
现有舞台
签到处摆放情况
椅子数量
搭建时间（需5小时）
沙发椅，茶几
平面图
桌子
合同
现有背板
场地照片
现有灯光
其他
结束
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