文秘英语2PPT文档格式.ppt

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2.IhaveanappointmentwithMr.Songfor2:

00.3.MayIaskwhatyouwishtoseehimabout?

4.MayIhaveyourbusinesscard,please?

1.您跟他约好了吗？

2.我约了两点钟要见宋先生。

3.请问您找他有什麽事？

4.能给我一张您的名片吗？

UsefulExpressions:

5.Mr.Liuisengagedinameetingnow.6.Letmecheckhisagenda.7.Imsorry,Mr.Liuhasafullschedulethisweek.8.Imsorrytohavekeptyouwaiting.,5.刘先生现在正在开会呢。

6.我来查一下他的日程安排。

7.对不起，刘先生本周日程已排满了。

8.抱歉让您久等了。

9.Ihavetogetintouchwithhimassoonaspossible.10.Youareaverycompetentsecretary.,9.我必须尽快与他取得联系。

10.你是一个很能干的秘书。

SituationalDialogues:

Situation1:

MaLing,asecretaryofaninternationalcorporation,isreceivingavisitorandtalkswithhim.,SituationalDialogues:

Situation2:

Sunny,asecretaryofajoint-venturecompany,isreceivingavisitor,whocomestomeetthemanager,Mr.Johnson.However,Mr.Johnsonisengagedinanemergencymeeting.SunnychecksMr.Johnsonsagendaandschedulesanappointment.,Part2TextA:

TextA:

TheEvolutionofOfficeNewWordsPhrasesandExpressionsNotesExercises,Notes:

1Everybusinessthatproducesgoodsorservicesneedsavarietyofpeopletohandleadministrativeandclericalresponsibilitiesandtomanagetheoperation.本句中，当先行词受every,any,all,some,no,little,few,much等代词修饰时，其定语从句的关系代词只能用that,而不能用which。

请看下例：

Notes:

YoucanuseanypenIhave.我所有的钢笔你都可以用。

另外，本句中的两个不定式结构tohandleadministrativeandclericalresponsibilities和tomanagetheoperation都作people的定语。

Thisisthebestwaytosolvetheproblem.这是解决这个问题的最好办法。

2Thisledthedevelopmentofmoreefficientprocedures,whichinvolvedahighdegreeofadministrativespecialization.本句中，which引导一个非限定性定语从句，此时which不能被that代替。

请看下例：

Heatisanotherformofenergy,whichisasimportantasotherkindsofenergy.热是能量的另一种形式，与其他形式的能量一样重要。

3Suchwasthecasewithmanualtypewriters,whichwerecommonlyusedinbusinessofficesintheearlytwentiethcentury.,Notes:

such做表语时句子要倒装，即把主语和表语互换位置，本句就是如此。

Suchistheirdecision.他们的决定就是这样。

4Today,mostofficeswouldbeunabletofunctionwithoutcomputers,asevidencedbytheblackoutofAugust2003.,Notes:

本句中，asevidencedbytheblackoutofAugust2003结构中as后省略了was，整个部分相当于非限制性定语从句，其中as指代前面mostofficeswouldbeunabletofunctionwithoutcomputers这一事实。

这种由as引导的非限制性定语从句可置于句首。

Asiswellknown,smokingisharmfultooneshealth.众所周知，吸烟有害健康。

5Electronictechnologychangednotonlythewayworkwasformerlydoneinofficesbutalsotheenvironmentoftheofficeitself.本句中，workwasformerlydone是一个定语从句，修饰和限定theway，theway后省略了inwhich。

Idontliketheway（inwhich）youlaughather.我不喜欢你嘲笑她的样子。

另外，一般来说，notonlybutalso后面所接的成分语法上应该对等，also可以省略。

HespeaksnotonlyEnglish,butalsoFrench.他不仅会说英语，还会说法语。

Thenursewasnotonlycompetentbutalsokind.这位护士不仅能干且待人亲切。

6ThisisdueinparttotheCleanAirActof1990,whichmandatesthatlargecompaniesreducethenumberofvehiclesmilesthattheirworkerstravelduringeachmorningrushhour.本句中，介词短语dueto被另外一个短语inpart隔开。

which引导非限制性定语从句，对前面的theCleanAirActof1990做出进一步解释，,Notes:

该定语从句又有由that引导的另一个定语从句，修饰先行词vehiclemiles。

7Telecommutingappealstomanyworkers,includingthosewhohavesmallchildren,thosewhovalueaflexibleworkschedule,andthosewhohavedifficultycommutingbecauseofdisabilities.本句中，appealto意为“对有吸引力”，请看下例：

Readingclassicsdoesntappealtohim.读古典作品引不起他的兴趣。

appealto也可表示“向呼吁”，请看下例：

Farmershaveappealedtothegovernmentforhelp.农民已经呼吁政府给予帮助。

另外，本句中including后面的三个those都是它的宾语，而且每个those后面都带有who引导的定语从句。

havedifficulty（in）doingsth意为“做某事有困难”。

8SomeobserverspredictthatpeopleworkingfromhomewillplayanincreasinglysignificantroleinthetransactionsofAmericanbusinessandthatthehomemight,infact,becometheofficeofthefuture.,Notes:

本句中，动词predict带有两个由that引导的宾语从句，这种情况下，有时第一个that可以省略，但第二个that不能省略。

Hetoldme（that）theycouldnotdecidewhattodoandthattheyaskedmyadvice.他告诉我说他们无法决定怎麽办，他还告诉我说他们要问我的建议。

Part3TextB:

TextB:

GettingtoKnowElectronicEquipmentNewWordsPhrasesandExpressionsNotesExercises,Notes:

1Themodernofficeissometimesreferredtoasthe“electronicoffice”becauseoftheelectroniccircuitrywithinsomuchofitsequipment,includingtelephone,dictatingmachine,faxmachine,computer,copymachine,printerandpapershredderwhicharethetoolsandweaponspeopleusetodotheworkofouradvancedsociety.,Notes:

本句中，whicharethetoolsandweaponspeopleusetodotheworkofouradvancedsociety是一个定语从句，which指代telephone，dictatingmachine，faxmachine，computer，copymachine，printerandpapershredder，在该定语从句中，又包含一个定语从句peopleusetodotheworkofouradvancedsociety,Notes:

修饰thetoolsandweapons，从句中关系代词that（或which）被省略了。

2Businesswerethefirsttousetelephonesandby1920,mostbusinessesfounditnearlyimpossibletosurvivewithoutthetelephone,findingitmoreconvenientandefficientthansendingmessagesbyhandorbymail.本句中，business意为,Notes:

“企业”、“公司”等，作此意解时用作可数名词。

Thecompanybeganasasmallfamilybusiness.这家公司是从一个小型家族企业起家的。

另外，本句中包含两个it，第一个it用作形式宾语，它所指代的真正宾语是不定式结构tosurvivewithoutthetelephone，第二个it用来代替telephone。

3Inadigitalsystem,informationabouteachsoundwaveratherthanthesoundwaveitselfissentthroughthewireasanumericalequivalentandthenreconstructedexactlyattheotherend.本句中，ratherthan用作并列连词，意为“而不是”、“与其说，不如说”，它连接的并列成分可以是名词、代词、形容词、介词短语、,Notes:

动名词、分句、不定式、动词等。

Heranratherthanwalked.他是跑来的，而不是走来的。

Heisawriterratherthanateacher.与其说他是教师，不如说他是作家。

另外，本句中，reconstructed前面省略了is。

4Dictatinglettersandmemosandbrightideasintotaperecorders,incarsaswellasinexecutivesuites,becamestandardofficeoperatingprocedurethatcontinuestoday,valuedmorebymanagersthanbystenographers.本句中，procedure后跟两个修饰成分，一个是定语从句thatcontinuestoday，另一个是过去分词短语,Notes:

valuedmorebymanagersthanbystenographers。

5Thecurrentfacsimilerevolutionhascomeaboutbecauseofdigitaltechnology,whichhasincreasedthespeed,compactness,andreliabilityofthemachines,aswellasbroughtdownprices.,Notes:

本句中，aswellas用作并列连词，意为“除之外”。

Theyhaveinvitedyouaswellasme.他们邀请了我，也邀请了你。

TheyownahouseinFranceaswellasavillainSpain.他们除在西班牙拥有一幢别墅外，还在法国有一套住房。

Shesingsaswellasplayingthepiano.她不但会弹钢琴，而且会唱歌。

6Asthetechnologydevelopsrapidly,oddsarethatnewofficeequipmentwillcomeoutsomedayandyoushouldneverstoplearning.本句中，odds意为“可能性”、“几率”，than引导表语从句。

Theoddsarethathewillcommitthesamecrimeagain.他很可能再次犯下同样的罪行。

Part4ExtendedReading:

Text:

WordProcessingExercises,参考译文:

TextA办公室的演变TextB认识电子设备,