商务英语的10种抱怨信函写作Word格式.doc
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内容应明确、清楚、有理,语气要简洁、坚决。
避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞(除非你所抱怨的问题反复发生,且多次投诉而毫无结果)。
1)ForDelayinShipment(由于发货延迟而抱怨)
DearSirs,
Thefurnitureweorderedfromyoushouldhavereachedusaweekago.Needlesstosay,thedelayindeliveryhasputustogreatinconvenience.Itisthereforeimperativethatyoudispatchthemimmediately.Otherwiseweshallbeobligedtocanceltheorderandobtainthegoodselsewhere.
Pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourreplyasearlyaspossible.
Yoursfaithfully,XXX
亲爱的先生们:
我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。
不用说,发货的延迟给我方带来了很大的不便。
因此,贵方必须立即发货,否则我们将被迫取消订单,到另处订货。
请紧急处理此事,并尽快告知结果。
2)ForPoor-Packing(由于包装不妥提出索赔)
WearewritingtoinformyouthatthetoyscoveredbyourorderNo.519arrivedinsuchanunsatisfactoryconditionthatwehavetolodgeaclaimagainstyou.Itwasfounduponexaminationthat10%ofthemarebrokenandsomearebadlyscratched,obviouslyduetotheimproperpacking.Therefore,wecannotofferitforsaleatthenormalpriceandsuggestthatyoumakeusanallowanceof20%ontheinvoicedcost.Thisistheamountbywhichweproposetoreduceoursellingprice.Ifyoucannotaccept,Imafraidweshallhavetoreturnthemforreplacement.
Sincerelyyours,XXX
我们写信通知贵方,519号订单玩具已收到,但货物状况很不令人满意 ,故我们不得不提出索赔。
经检查,我们发现有10%的货物破损,而且一些也有严重磨损现象。
很明显,这是由于包装不妥造成的。
因此,我们无法以原价售出货物。
建议贵方依照发票金额给予20%的折扣,这是我们所建议降低的售价额度。
如果贵方无法接受,我们将不得不退货,要求替换。
3)ForDamageofGoods(由于货物损坏而抱怨)
DearSirs,
OurorderNo.JT-8Theglasswareyousuppliedtoourorderof3rdJulywasdeliveredbytheshippingcompanythismorning.The160cartonscontainingthegoodsappearedtobeinperfectcondition.ButwhenIunpackedthemwithgreatcare,Iregrettoreportthat10cartonsofglasswarebadlycracked.
Wetrustyoucanunderstandthatweexpectthecompensationforourdamagedgoods.
订单JT-8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。
装有货物的160个纸箱完好无损。
但当我们小心打开检查时,发现有10箱玻璃器皿严重破损。
相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。
4)ForIncomformity(由于货物不符而抱怨)
OnMarch12,weordered1,200shirtssize42.Butunfortunately,wereceivedcompletelydifferentarticles-childrenclothestoday.Wecanonlypresumethatamistakewasmadeandthechildrenclotheswereforanotherorder.
AsIhaveseveralcustomerswaiting,pleasearrangeforthereplacementsatonce.
Faithfullyyours,XXX
三月十二日我订购了一千二百件四十二号男式衬衣。
但不幸的是,今天我们收到了完全不同的货物――儿童服装。
我们想贵方一定搞错了,儿童服装是另一份订单。
由于有几位客户在等货,故请贵方立即安排更换货物。
5)ForUnacceptableSubstitute(由于无法接受替代物而抱怨)
DearMr.Cliff,
DuringthepastthreemonthsIhaveplacedtwosizableordersforTheHandyDeskCompanionbyRoy.specifyingthehardbackbinding.Butbothtimeyousentmepaper-backbindingbecauseyouwereoutofstockonthehard-back.
Fortunately,Iamstillsellingafewofthepaperbacks,butmoreandmorecustomersaskforthehard-backones.(Atleasttwoofourcompetitorshavethisreferencebookinhard-backinourcities).
Enclosedismyorderfor75copiesofTheHandyDeskCompanioninhard-back.Pleasedonot,underanycircumstances,sendmeanythingelse.Ihaveplentyofthepaper-backinstock.
Verysincerelyyours,XXX
亲爱的克里夫先生:
在过去的三个月中,我两次向贵方订购了相当数量的由罗伊所著的《便利的办公伙伴》一书,指定需要精装本。
但贵方由于精装本缺货,两次寄给我的都是平装本。
值得庆幸的是,我仍卖出一些平装本,但越来越多的顾客索要精装本。
(本对少有两家竞争者出售此书的精装本)。
随信寄上订单,购买75本《便利的办公伙伴》精装本。
请无论如何,不要寄给我其它替代物。
我现已大量平装本的库存。
6)ForShortweight(由于短重而要求索赔)
WehavejustreceivedtheSurveyReportfromShanghaiCommodityInspectionBureauevidencingthatalldrumsofapplejuiceweighshortbyform1to5kilogram,totaling300kilogram.Asthedrumswereintact,itisobviousthatapplejuicewasshortweightbeforeshipment.Undersuchcircumstances,wehavetofileaclaimagainstyoutotheamountofRMB850plusinspectionfee.
weareenclosingtheSurveyReportNo.TE(95)115andlookingforwardtoyoursettlementatanearlydate.
Yoursfaithfully,XXX
我方刚刚收到上海商检局的栓验报告,证明所有苹果汁每桶少一至五公斤,总共减少三千公斤。
由于果汁完好无损,显而易见,苹果汁估装运前就不够重量。
在这种情况下,我方不得不向贵方提出八百五十元人民币的索赔,另加检验费用。
现随信附上第TE(95)115号商检报告,希望早日解决这一问题。
7)ForOver-Shipment(由于到货数量过多而抱怨)
WethankyouforpromptnessindeliveringtheChinawareweorderedon20thDec.Thenumberofcartonsdeliveredbyyourcarrierthismorningwas360,whereasourorderwasforonly320. Unfortunately,ourpresentneedsarecompletelycoveredandwecannotmakeuseoftheextragoods.Pleaseinformusbyfaxwhatwearetodowiththeextragoods.
Yoursfaithfully,XXX
对于我方12月20日订购的瓷器,非常感谢贵方及时发货。
然而,今早贵方承运人送来360箱货物,而我方只订购了320箱。
很不幸,我方目前的需要已完全饱和,无法接受多余的货物。
请传真通知我方如何处理。
8)ForInferiorQuality(由于质量低劣而抱怨)
WithreferencetoourOrderNo.315,wearecompelledtoexpressourstrongcomplaintsfortheinferiorquality.ComparedtothesampleNo.169,thearrivedself-adhesivecorrectiontapeisverytransparentanddoesnotsatisfactorilycovertheerrorbeingcorrected.
Weshallbegladtohaveyourexplanationofthisinferiorityinthequality,andalsotoknowwhatyoupurposetodointhismatter.
Sincerelyyours,XXX
关于我方第315号订单,由于到货质量低劣,我主被迫表达强烈的不满。
同169号样品经较,此次运到的修改带稀薄,无法满意覆盖被改正的错误。
我方希望贵方对这一情况加以解释,并告知贵方对此事的处理方法。
9)ForErrorsinanInvoice(由于发票错误抱怨)
Whenyoursalesrepresentative,HelenXu,calledonmeinlateDecember,shetoldmethatyouwereofferingaspecialpriceof$147onthe,WizardicemakerduringthemonthofJanuary.IorderedsixonJanuary17,figuringthetotalamountoftheorderat$882.However,theinvoicethataccompaniedtheshipmentshowedtheamountdueas$1098.ItisapparentthatIwaschargedtheregularpriceof$183insteadofthelowerpriceIwaspromised.
Imenclosingacheckfor$882inpaymentoftheorder.UnlessIhearfrom,youtothecontrary,Iwillassumethatthisisthecorrectamountandthatmyaccountisclear.Ifthisisnotthecase,IwouldlikeyourpermissiontoreturnthesixWizardicemakerstoyouatyourexpense. Sincerelyyours,XXX
亲爱的先生们:
当贵方销售代表海伦•徐去年十二月底拜访我时,告知今年一月份奇术制冰机将以每台147美元的价格销售。
我于一月十七日订购了六台,应支付882美元。
然而,贵方的销售价常规价每台183美元,而并非所许诺的低廉价格。
随函附上一张882美元的支票。
除非我听到异议,否则我将认为款额正确、帐务已清。
如果情形相反,请允许我退回六台奇术制冰机,所需费用全由贵方支付。
10)ForPoorPerformanceonaServiceContract(由于服务质量差而抱怨)
DearMr.Weidner.
ContractNo.17854
YouwillrecallthatyouandIhavediscussedatleastthreetimesduringthepastsixmonthsthelowqualityofserviceprovidedbyyourhotel.Aftereachconversation,serviceisimprovedforashorttime,andthenreverts.backtotheoldstandardthatbroughtabortmyoriginalcomplaints. Iwillsummarizeinthislettermypreviousdiscussionsaboutyourperformance.
Youmaywishtorefertoourcontractasyoureadmycomments.
1.Windows:
Accordingtothecontract,allwindowsaretobecleanedonceamonth.Thisisnotbeingdone.Oftenfromsixtoeightweekselapsebetweencleanings.Evenwhenthewindowsarecleaned,thejobislessthansatisfactory.
2.Carpets:
Thecarpetsshouldbevacuumedaftereachworkday.Althoughyourservicepeopledoshowupeachday,theireffortscanonlybedescribedascareless.
3.Miscellaneous:
Icouldmentionadozenothercleaningresponsibilitiesthatarenotbeingmetsatisfactorily--furnitures,lavatoriesandashtrays,forexample.
Icallyourattentiontoparagraph7cinthecontract,Mr.Weidner,inwhichtheprovisionsforrevocationofthecontractaredescribed.Idonotliketoconsidersuchapossibility,butImusthaveyourwrittenassurancethatallprovisionsofthecontractwillbemet.
Iwillbepleasedtomeetwithyouoncemoretodiscussthesituation.Iassureyouthatthisamatterofsomeurgencytome.
Yoursfaithfully,XXX
亲爱的韦德罗先生:
您会记得,在过去六个月中,我们至少三次讨论过贵旅店服务质量低劣问题。
每次讨论过后,服务质量在短时间内有所提高,但不久又退回到原先的水平。
在这封信中,我将就先前讨论问题做一概述。
您在阅读此信时,也许需要参考我们的合同.1.窗户:
遵照合同,每月清洗一次所有窗户。
然而。
此项工作并未得到落实。
每次清洗相隔六至八周。
即使窗户被清洗过,效果也不尽人意。
2.地毯:
每个工作日之后,对地毯应真空吸尘。
尽管贵方服务人员每天露面,但工作很不仔细。
3.各种事务:
我可列举许多令人不满意的清洁工作,例如家具、卫生间、烟灰缸等等。
韦德罗先生,请您注意我们合的每7c一段,有关终止合同的说明。
我本人并不想考虑这种可能,但您是必须书面保证履行合同中的所有条款。
我很愿意同您再次会晤,讨论目前情形。
这事对于我至关重要,二盼急迫。
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