材料设备请购技术文件管理程序Word文档格式.doc
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施工管理部
6
质量管理部
7
HSE部
8
机械动力部
9
生产准备部
10
项目财务部
11
项目综合部
说明：
（1） 本管理体系文件知识产权属中煤陕西榆林能源化工有限公司所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；
任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本管理体系文件的行为均属侵权。
（2） 本管理体系文件执行解释权在质量管理机械动力部。
CCSC-P03081-01 02项目设备材料请购技术文件管理程序管理体系文件编制规定
目录
1 目的 11
2 适用范围 11
3 设备材料请购技术文件编制组织、职责与程序 11
3.1 组织与职责 11
3.2 工作程序 11
4 设备材料请购技术文件的主要内容......................... 22
5 文件与记录 55
5.1 文件与记录控制 55
5.2 记录编号 55
5.3 记录保存 55
6 相关文件 66
1 目的 1
2 适用范围 1
3 文件基本构成格式 1
4 文件编制要求 1
5 文字与书写统一格式要求 4
6 管理体系文件编号 4
7 附件、附表和附图 5
8 文件的签署及审批 6
9 文件效力标识 6
10 相关文件 6
11 附图 6
4 文件编制要求 2
5 文字与书写统一格式要求 3
8 文件的签署及审批 5
9 文件效力标识 5
CCSC-P03-01管理体系文件编制规定
1目的
为规范中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目（简称中煤陕西公司煤化工项目）的设备材料请购技术文件的管理，明确管理职责和工作程序，特制定本规定。
2适用范围
本程序适用于中煤陕西公司煤化工项目执行过程中，由中煤陕西榆林能源化工有限公司负责管理的项目对于设备材料请购技术文件的组织和管理工作。
3设备材料请购技术文件编制组织、职责与程序
3.11组织与职责
项目部所属的机械动力部负责指导项目组对于项目的设备、电气、仪表等设备及重要材料请购技术文件进行技术管理。
3.22工作程序
3.2.1对于EPC项目，一般设备由项目组负责对于承包商编制的设备材料请购技术文件进行审查，并提出审查意见，并督促承包商进行整改完善；
重要设备由机械动力部终审。
项目组在专业上需要机械动力部提供支持时，需要项目经理/项目设计经理提前向部门提出申请。
并由部门落实相关的人力资源。
项目组设计经理应负责组织业主的专业工程师参加承包商对于投标技术文件的会审以及技术评估工作，组织业主的专业工程师与承包商一起参加与中标方的合同技术附件的谈判工作，把握住采购的设备和材料的技术要求和产品质量，并在合同技术附件上签字。
没有业主的代表在技术附件上签字，承包商不得与供应商签订供货合同。
具体哪些设备材料请购技术文件需要业主审查，将视其影响程度在合同附件中明确。
3.2.2对于E+P+C项目，原则上设备材料的请购询价技术文件，应由设计院负责编制（合同中另有要求的除外）。
业主项目组设计经理组织业主项目组专业工程师对于询价技术文件进行审查后，并与设计院达成一致的意见，由设计经理签发终版的请购询价技术文件提交给项目采购经理，具体按采购管理部的《公司采购采买管理规定》相关程序文件执行。
3.2.3采购部在收到投标技术文件后，应及时通过项目组的采购经理转发至设计经理和专业工程师，项目组设计经理负责组织业主和设计院的专业工程师对投标技术文件的评审工作，并将技术评审结果交给项目组的采购经理。
当确定中标方后，项目组设计经理应组织专业工程师做好合同技术附件的谈判工作。
原则上合同技术附件的谈判应邀请设计院的相关人员参加，谈判形成的技术附件由业主及设计院的专业工程师和设计经理签字确认。
合同签订后，应根据合同要求催促供货商向业主提交相关的厂商资料，业主设计经理、专业工程师应负责及时向设计院提交相关的厂商文件资料作为设计输入。
3.2.4对于委托中煤集团进行国际公开招标的设备材料请购程序，则按相关的招标程序执行。
相关的技术要求同上条。
4设备材料请购技术文件的主要内容
4.14.1动设备专业
该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：
总则；
供货范围及卖方职责；
技术要求，含设备配套电动机要求；
仪表和控制系统要求；
设计、制造、检验等应遵循的标准规范；
性能保证及质量保证要求；
检验,监造和性能验收试验；
投标文件的要求，卖方提供的文件清单及要求；
业主发布的涂漆及表面色工程统一规定；
业主发布的动设备的工程统一规定；
质保期内及质保期后两年的备品备件清单；
成套设备请购技术规格书（如有）；
附件，如设备数据表等；
铭牌和标牌；
售后技术服务及培训；
联系方式。
4.24.2静设备专业
压力容器制造及内件组装技术规格书；
压力容器与钢板、复合钢板、锻件材料说明书；
投标文件的要求。
卖方的图纸资料要求；
检验、监造要求；
压力容器壳体现场组装工作界面的划分（如有）；
设备专业工程统一规定；
适用标准规范；
材料检验（PMI）项目技术规范；
设备总装配图；
质量保证和性能保证要求；
4.33仪表/电信专业
技术要求；
质量保证和性能保证要求；
投标文件要求；
涂漆、包装、运输要求；
检验及试验要求；
业主发布的仪表专业工程统一规定；
其它相关附件：
仪表数据表，材料表，相关图纸，质保期内及质保期后两年的备品备件清单；
供货厂商图纸资料要求，产品样本，现场条件、公用工程条件；
4.4电气专业
该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）以开关柜为例，一般应包括以下内容：
设计，制造和试验应符合的国家标准和国际标准的规范清单；
环境条件；
进线和母联断路器；
电动机起动回路元件；
母线；
接地；
电流互感器；
控制及保护；
计量和显示仪表；
电缆接线；
内部接线；
（1）电容补偿；
各种备品备件（对于本产品不适用的，注明不适用），包括安装和施工备品备件，单机、联动试车和投料试车备品备件，开工后质保期内，以及质保期后两年内的运转过程中为了满足工作需求而备用的备件；
专用工具（如断路器小车）；
耗材；
型式试验和出厂实验；
投标文件的要求；
电气设备数据表，相关图纸；
4.5管道专业
适用标准和规范；
卖方提供的技术文件资料要求；
其他相关文件，包括试车备品备件和质保期内两年的备品备件、供货厂商图纸资料要求等；
4.6工艺系统成套设备
（1）总则；
供货范围及卖方职责，包括成套装置的设计、制造、检验与试验，包括内容要写明确，还应包括备品备件、提供相关的技术资料和技术服务，若需要，还需卖方提供现场组装与检修的专用工具；
成套装置的设计、制造、检验要求，包括列出工程标准规范以及相关工程文件清单，明确设计要求。
对于材料选用的要求，对于设备检验的要求。
铭牌的要求；
性能保证及质量保证；
卖方应提供的资料；
备品备件，要求卖方分别列出质保期内备品备件以及质保期后两年备品备件清单；
其它，如有偏离，应加以说明；
相关附录，如检验和试验规定；
供货厂商图纸资料要求；
设备数据表；
随机成套仪表、设备、电气、控制技术要求，电动机数据表；
设计基础数据；
相关的平面布置图和工艺流程图、PID图；
4.7其它专业的招标、询价请购技术文件参照以上的文件进行编制。
合同技术附件的基本内容：
合同技术附件的编制，主要依据询价、招标请购技术文件（规格书），招标过程中的技术澄清以及问答，以及技术附件谈判结果编制。
原则上，合同技术附件的谈判，应由业主和设计院（总包商）的相关专业技术人员参加，并在合同技术附件上签字确认。
除以上内容外，应明确制造商所提供的技术资料除纸质版外，还应提供可编辑的电子版文件。
以及对于制造厂资料反馈时间要求，以便及时将制造厂的资料提交给设计院作为设计输入，加快项目的设计进度。
明确对于制造厂交工资料的要求、服务内容等。
5文件与记录
5.1文件与记录控制
执行本规定发生的文件与记录控制执行《文件与记录控制程序》及本程序规定的要求。
5.2记录编号
设备材料请购技术文件（规格书）、合同技术附件其控制记录编号按《业主自行采购设备/材料管理规定公司采购采买管理规定》（CCSC-P06-01）要求的规则编号。
5.3记录保存
对于设备材料请购技术文件、合同技术附件，项目组设计经理、相关专业工程师应及时转发给文控，若是E+P+C项目，项目组的文控工程师应及时将合同技术附件转发给设计单位，并做好电子版和签字纸质版的归档工作。
6相关文件
《业主自行采购设备/材料管理规定》（CCSC-P06-01）《公司采购采买管理规定》
《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）
2为了建立、完善中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目（以下简称中煤陕西公司煤化工项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的中煤陕西公司煤化工项目管理体系文件编制基本格式（模板），特制定本规定。
3适用范围
4本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于中煤陕西公司煤化工项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。
5注：
中煤集团或中煤陕西榆林能源化工有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。
6文件基本构成格式
7文件幅面
8管理体系文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：
页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。
9文件封面
10文件封面基本由中煤陕西榆林能源化工有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。
参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。
11注：
文件密级标识选择采用符号“■”表示。
管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
12文件会签页
13管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。
参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。
14文件目录页
15管理体系文件应设置单独的目录页。
目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。
参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。
16文件正文页
17文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。
参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。
18文件编制要求
19文件命题
20文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。
21文件层次
22正文层次的编排用表4.2.1所示格式。
表4.21层次代号及说明
23层次名称
24示例
25说明
26章
271┘□□……□
28章序及章名左起顶格书写,章序用阿拉伯数字
29节
301.1└┘□□……□
31题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段
32条
331.1.1└┘□□……□
34款
351.1.1.1└┘□□……□
36题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段
37项
38└┘└┘
（1）□□…□└┘□□…□□…□□
39□□……
40题序空二格书写,以下内容接排
41
42
43
44管理体系文件内容编制可按“章”、“节”、“条”、“款”、“项”设置五个层次。
“章”、“节”通常只作标题设置，文字内容用正文另起行表达；
“条”、“款”、即可以设置为标题（文字内容则另起行表达），也可以直接用以表达文字内容，但属于同一标题层次下时，应用方法应保持一致；
“项”一般只用以表达文字内容。
45文件层次标识
46“章”的标识采用一位阿拉伯数字排序；
“节”、“条”的标识分别采用二位和三位阿拉伯数字，并在前一位数字右下角处加圆点排序；
“款”的标识采用一位阿拉伯数字加整括号排序；
“项”的标识采用小写英文字母加半括号排序。
47标题设置原则
48本文件仅对“章”层次的标题设置有排序要求，“目的”、“适用范围”及“术语、定义”（如有的话）的标题必须设置在前，“相关文件”及“附件、附表、附图”（如有的话）必须设置在最后。
其排序示意如下：
491目的
502适用范围
513术语、定义（根据需要设置）
524内容标题
535………
546………
557文件与记录要求
568相关文件
579附件（根据需要设置）
5810附表（根据需要设置）
5911附图（根据需要设置）
60文件内容要求
60.1.1管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、流程界面、职责权限及必须的记录要求，叙述各项工作（活动）事项的职责、要求、过程、关系、资源、方法要具有可操作、可实施性；
技术性内容必须成熟、可靠。
61与相关文件的内容相协调，防止重复和相互冲突矛盾。
62标准条文应准确、简明、通俗易懂，避免产生不易理解或不同理解的可能性。
必要时，可以通过表或图示来简化或补充文字叙述。
63引用相关文件时，应注明文件命题的全称和编号。
64引用、转化外部组织管理规章、制度时，必须结合公司实际情况进行鉴别、筛选。
65文件中的符号、计量单位表示应符合国家的有关法令和标准的规定。
66数值应采用阿拉伯数字表示，但在文字叙述中，对于1～10的数字可采用汉语文字表示。
例如：
“三维空间”、“四方形”。
67图示、表、公式、注释
68图示
69文件中的图示应有名称并设置在图的下方居中位置；
70文件图示应有编号，编号按图示所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“图”表示，设置在图名左侧位置。
当一个层次中有多个图示时，可在层次编号后再加序号（数字）。
如：
图4.6.1-1、图4.6.1-2、……；
71当多个图示使用同一个图名时，各分图下居中位置还应分别顺序标注加全括号的小写英文字母。
（a）、（b）、（c）……；
72图示应设置在有关层次内容后面。
当文件内容引用图示时，应指出相应编号。
73表
74文件中的表格应有名称并设置在表的上方居中位置；
75文件表格应有编号，编号按表格所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“表”表示，设置在表格左上侧位置。
当一个层次中有多个表格时，可在层次编号后再加顺序号（数字）。
表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；
76表格应排在有关层次内容后面。
当文件内容引用表格时，应指出相应编号；
77表格可根据实际情况横向或竖向设置。
当表格跨页时，其内容标示栏应在每页上端重现。
78公式
79文件中如有应用公式应有名称并设置在公式的左侧位置；
80公式应排在有关条文的后面居中设置；
81公式中符号和计量单位释义应在公式下端左侧予以注释。
82注释
83针对条文的“注释”可在条文下方列出。
“注释”中不得再出现图示、表和公式。
84文字与书写统一格式要求
85字体规格
86管理体系文件表达内容的文字通常使用宋体中文，字号为“小四”规格，；
注、说明的文字使用宋体中文，：
字号为：
“五号”；
、目录中各章题序及标题用宋体中文黑体4四号字。
；
图、表中的文字可视适宜情况自行设置。
需要使用英文时，采用TimesNewRoman字型，通常字规格为“12”。
87文件书写格式
88“章”、“节”、“条”左起顶格书写，“款”左起对齐位置为0.3cm、“项”左起对齐位置为0.5cm；
“章”的制表位为0.6cm、行距为1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；
“节”的制表位置为0.9cm、行距为1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；
“条”、“款”、“项”的制表/缩进位置为1.4cm，行距为1.25倍，段前/段后0.15行。
89正文采用中文表达时,首行缩进两个字符，行距为1.25倍，段前、段后均为0.15行；
采用英文表达时，首行左起顶格书写。
除图、表、公式及其名称、注解外，正文内容均采用两端对齐方式。
页眉、页码
90除封面页外，各页均应加页眉，字号为小5五号宋体。
页眉均为管理体系文件的编号、文件名称、和中煤标示集团标识“”。
。
应锁定其高宽比为0.7
页码从正文页“目的”、“适用范围”及“术语、定义”·
·
开始，直至“相关文件”及“附件、附表、附图”页结束，用五号阿拉伯数字编连续码，页码位于页脚居中。
如:
第X页共X页。
封面页、目录页、会签页及附表、附图不编入页码。
90.1中煤集团标识应用
91管理体系文件或执行文件格式文本设计中若需须应用中煤集团标识时，应锁定其高宽比为0.7（若范本格式设计仅限于提供项目合作、参建组织使用时，则不必加此标识）。
92管理体系文件编号
93为形成文件编号规律并确保唯一性准则，各职能部门编制的管理体系文件编号应采用以下组合层次的不变及可变代码标识，其定义如下：
94CCSC-XXX-XX
文件分项代码标识（见表6-2）
中煤陕西公司榆横煤化工项目部简写代码标识
文件顺序号代码标识（01～n）
文件分类代码标识（见表6-1）
95
96
97
98
99
100表6-1管理体系文件分类代码标识及定义
101分类代码
102分类定义
103文件分类释义说明
104C
105项目生产管理体系
106项目运行管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。
107H
108项目HSE管理体系
109项目HSE运行管理应用执行规程,文件表述的HSE管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。
110P
111项目管理体系
112项目项目建设管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由各项目部组织机构发起、开展或组织实施。
必要时，还须通过项目部提供有关设计、承包商、监理、检测及其他项目参建、服务单位共同执行。
113T
114项目技术标准体系
115项目技术标准，文件内容仅定义技术性的要求、规定。
116表6-2管理体系文件分项代码标识及定义
117分项标识
118部门名称
119部门代码
120分项标识
121部门名称
122部门代码
123分项标识
124部门名称
125部门代码
12601
127项目管理部
128PMD
12905
130技术管理部
131TMP
13209
133生产准备部
134OPD
13502
136HSE部
137HSE
13806
139采购管理部
140PRO
14110
142项目财务部
143PFD
14403
145质量管理部
146QMD
14707
148施工管理部
149CON
15011
151项目综合部
152PCD
15304
154商务管理部
155COM
15608
157机械动力部
158MPD
159
160
161
162附件、附表和附图
163管理体系文件确定的管理工作、活动在实施过程中，若有形成执行文件/记录的要求时，应在管理体系文件编制时，统一设计应用的格式范本（如：
应用文本、表、图示等）,并作为“附件”、“附表”和“附图”附于管理体系文件之后，随管理体系文件的批准得到应用许可。
为了便于鉴别应用格式范本的使用效力，本文件对其设计了编号组合层次及标识定义如下：
164XXX-XX-XX
文件顺序号代码标识
文件分项代码标识（见表6-2）
应用格式文本顺序号标识（01～n）
应用格
升级会员 