试论秘书的协调工作Word下载.docx
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二、秘书在协调中的优势及障碍
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三、秘书部门协调工作的内容
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（一）事务协调...........................................................................................................................................3.
（二）政策协调
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（三）关系协调
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1、对上关系的协调
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2、对下关系的协调
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3、秘书与领导关系的协调
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4、秘书与群众关系的协调
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5、本单位与外单位之间关系的协调
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（四）计划协调
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四、秘书协调工作的技巧
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（一）遵循协商办事的原则
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1、要把握身份，不以势压人
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2、要公正办事，不偏心偏爱
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3、要诚实为本，不欺骗他人
（二）提高秘书协调能力，讲究策略
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五、结语........................................................................................................................................................12
六、参考文献................................................................................................................................13
王凯利
协调是指管理者为了确保组织目标的实现，运用沟通等方式使活动中的各个因素、环节、层次结合起来、形成合力的行为过程。
从哲学意义上看，协调是指事物存在的一种和谐有序的平衡状态。
一、协调在秘书工作中的作用
协调的主要作用在于解决各部门之间和人员之间所发生的磨擦、矛盾和冲突，保证决策目标的实现。
具体作用表现在：
（1）可以使各部门和人员在工作上密切配合、和谐一致，避免内耗和互相冲突。
（2）可以促进各部门合理配置和有效利用人力、物力、财力和时间等行政资源，精简和优化办事程序和环节，提高行政效率。
（3）有助于各部门和人员树立整体观念和全局观念，有利于公共行政管理活动的有序进行。
（4）协调有助于将分散的力量集中起来，从而产生整体的“合力”。
秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右。
秘书要做好本职工作，首先要处理好工作中的人际关系。
这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。
协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。
从秘书的角度理解，协调是指秘书协助领导，在自己的职能范围内，或在领导的授权下，组合和调节各级组织、各级人员、各项工作之间的关系，促使各项公务活动趋向同步化与和谐化、秩序化与科学化，以实现组织的整体目标的过程。
这个过程就是秘书的协调工作。
协调工作是一个内涵很宽泛的概念。
由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调节公共关系机构之间的工作的某些功能。
（一）优势：
1.作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。
2.作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。
3.作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。
4.作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。
5.秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。
6.秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。
由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。
（二）障碍：
协调过程中，秘书也可能会遇到各种各样的问题，对方可能出言不逊、态度蛮横、出语伤人，而这时候，如果协调者不够冷静，就很难达到协调目的，甚至会激化矛盾。
无论遇到什么情况，身为秘书人员，都必须冷静沉着，遇到对方发脾气，也要沉得住气，不发怒，不动火，更不能甩手就走。
要胸襟宽阔，善于把握自己的情绪，才能做好协调工作。
三、秘书部门协调工作的内容
协调工作的内容是十分广泛的，大体可以分为事务协调，政策协调，关系协调，计划协调等。
秘书要根据不同的事项、不同的场合，不同的时间，针对不同的问题、不同的对象，有选择地运用协调艺术。
（一）事务协调
事务协调是指根据领导的意图，对各单位、各部门之间及单位内部就有关公文制发、会议安排、工作和生活保障以及行政管理等事宜的协调。
在秘书部门的工作中，事务性协调是经常的，大量的。
例如，科学地组织内部机构协调运转，做到权责分明，分工协作，需要进行大量的协调；
为提高工作效率，根据事情的轻重缓急、经济效益，需要对工作部署进行协调；
为搞好服务，合理使用资金、开源节流，需要对事务管理工作进行协调等。
在事务型协调中，最常见的是公文处理以及会议组织过程中的协调。
首先是公文处理过程中的协调。
公文是党政机关开展日常工作和实施领导的重要工具,公文处理工作直接关系到机关工作的效率和办事质量的高低，同一机关的文件和领导的批示、讲话,如果前后不衔接,内涵外延有矛盾,在执行中就会引起不必要的争论。
所以,公文处理工作离不开协调工作，它既是文件处理的一项重要任务，又是为领导做参谋助手的重要一环。
公文处理过程中的协调主要是指对各类公文进行审核把关，精简文件的数量，提高文件的质量，是指在文件制发过程中的协调工作。
在发文协调中，凡是起草涉及到有关部门工作范围的公文时，在发文之前，秘书部门应根据有关规定和实际工作需要，认真分析研究各方意见，既不能闭门造车,也不能偏听偏信,力求综合各方面的正确意见，考虑是否需要行文，文稿内容是否与上级的文件精神相一致，是否需要联合行文，是否需要批转等，提出拟办意见。
特别是在拟写实施方案、措施方面的内容时,要采取会签或会稿的方式,与有关部门求得共识,达成共同遵守的规则,以防日后在工作中陷入被动。
尽量精简文件，做到可以不发的文件坚决不发，以减少领导审阅文件和批阅文件的时间。
在收文处理上,对上级布臵工作的文件,秘书部门要根据具体内容,同有关部门协商,提出初步拟办意见,送主管领导审批,使办理事项协调一致、畅通无阻。
在文件运转过程中，秘书部门应充分发挥中心作用，积极协调运转中遇到的具体困难和各个环节，保证文件运转能及时、准确、方便、通畅，从而不断提高文件传递的质量和效率。
要做好公文处理中的协调工作,秘书人员一定要做到一是要增强事业心和责任感,认真对待公文处理中的每一个环节。
“一字入公文,九牛拔不出”,一定要慎重。
从维护人民利益、维护单位整体利益出发,不容忽视每一个细微处。
二是要熟练掌握公文处理的有关知识,遵守行文规则,防止推诱、扯皮现象的发生。
三是要小心谨慎,踏实而不浮躁,不要因事小而不为,更好地发挥公文在机关工作中左右联系、上下协调的功能。
其次还有会议组织过程中的协调。
这主要是协调三个环节，一是审批的协调，要对诸如会议规模、规格、时间等方面严格把关，考虑是否要公开，是否可以几个会议合并开，以什么名义开，是否可以改为其它形式开等问题，做到尽量压缩会议规模、时间和次数。
二是会议议题的协调，主要根据领导的工作中心和工作部署，按照工作的轻重缓急，审核议题的数量是否适当，议题的内容是否切合实际，提交会议研究是否确属必要，有关议题会前是否进行了协调，以及有关方面的意见是否达成了一致等。
三是会议时间、人员的统筹协调，时间上主要考虑工作忙闲和与其他活动、会议是否冲突，会期是否可以缩短；
人员上主要考虑应有哪些领导参加会议，是否照顾平衡，是否有利于工作等。
这些问题确定后再请领导审定。
（二）政策协调
政策协调是指秘书部门在政策制定中的协调工作和政策本身所具备的协调性。
一项政策应该既具备全面性，又要有针对性；
既有原则性，又要有一定的灵活性。
可见，政策的制定与秘书部门尤其是政府一级的办公厅（室）关系十分密切，而且办公厅（室）的层次越高，这种关系就越密切。
因此在制定政策的过程中，秘书部门必须协助领导人和有关职能部门对政策所规定的各项内容之间的关系、政策所涉及的各种关系的处理、该政策与其他政策之间的关系进行协调，并利用政策本身所具有的协调性有效地协调有关单位的活动，从而避免先后制定的政策彼此矛盾和有关单位在执行同一政策的过程中发生矛盾，造成实际工作的混乱。
由于这一工作的特性，秘书人员在工作过程中也要不断提高自身的政策水平。
秘书开展协调工作，有着鲜明的政策性，离开了政策这一尺度，协调工作就寸步难行。
因此，秘书不仅要熟悉国家有关的路线方针政策法规等常识，还要领会其精神，这样秘书在协调工作中才能做到自觉按政策办事。
（三）关系协调
关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调，主要包括个人之间、单位之间、地区之间以及单位与个人之间的关系等。
秘书部门是机关工作的枢纽，负有重要的协调联络职能，在日常工作中必然会遇到并处理各种各样的关系以及党政关系、党群关系、政企关系、军政军民关系等。
当前在我国，从整体上来看，虽然各部门、各单位的根本利益基本是相同的，所追求的目标从根本上说也是一致的，但是各个地区、各个部门、各个人的经济条件、思维方式、工作风格、认识问题的能力是千差万别的，尤其是在改革开放和市场经济的条件下，各级组织、团体之间在职权范围、利益分配等各方面都存在这一些分歧和矛盾，这就需要秘书部门站在全局的高度，协助领导协调和处理好各种关系，从而保证机关形成一个上下和谐，轻松愉快的工作环境和运转高效的工作机制。
例如，政府经常进行的城市综合政治工作，就需要多个部门互相配合，共同来抓。
而这些部门都有自己的工作要求和重点，也必然会既有配合的一面，又有分歧的一面。
不把这些关系协调好，处理好，就无法展开工作。
特别是当前各级机关正处于改革时期，机构设臵不尽合理，权责不明、关系不顺的现象还依然存在，因而，搞好关系协调就显得尤其重要。
1、对上关系的协调
对上关系协调是指秘书部门对其上级领导人和领导部门的协调。
这个过程往往通过正确贯彻上级的政策、指示，全面领会领导意图，局部利益与整体利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上级下达的工作计划和工作布臵，并及时地汇报执行情况等组织行动来实现。
秘书要在上级与本单位之间做好沟通工作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，又要促进上级及时、全面地了解本单位的实际情况，从而促进本单位与上级保持一致，协调运转。
秘书人员是领导的贴身助手和参谋，在本部门和上级的关系中起着桥梁作用，一旦发生某些不够协调的现象，应能敏锐地从文书往来和领导的言谈举止中及时发现问题。
发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。
另外，在对上关系的协调工作中还需注意一些事项。
首先，要注意维护领导成员的威信和形象。
秘书人员维护领导成员的威信，主要是从工作的角度出发，即使秘书本人因此受到误解和委屈，也要泰然处之。
在工作中，只能为领导补台，不能拆台。
秘书人员一定要尊重领导，积极配合领导工作。
当领导有某些疏漏和不足时，要积极采取补救措施，消除影响，同时要注意维护领导的自尊心。
每个人都有其自尊的一面，领导者也不例外，秘书人员给领导提意见和建议一定要注意场合。
其次，要注意维护领导层内部的团结。
维护本单位领导层的团结，事关本单位内部的稳定和有效运转，这是每个秘书人员义不容辞的责任。
秘书人员作为领导的参谋和助手，经常活动于领导成员之间，并在领导层和下属机构之间起着沟通信息、处理信息的作用，因此掌握的情况比较多，也比较深入。
反映情况转达意见时要讲究方式方法，不利于团结的话、闲话、气话不要说。
发现领导之间有误会，应寻找适当的机会帮助澄清问题，化解矛盾。
切不可挑拨是非，将问题复杂化。
秘书应请示汇报工作，应严格按照领导成员职责分工进行，有分管领导就找分管领导，不越级请示。
涉及全局问题，要请主要领导人裁定，并通报其他领导成员。
2、对下关系的协调
对下关系协调是指上级机关工作过程中，充分考虑了下级的实际情况，倾听下级的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位，使之自觉地协调运转，积极为实现组织目标而努力工作。
就秘书工作而言，对下级关系协调过程中，可以采取下面几种方法：
（1）在领导形成决策之前，深入基层调查研究，征求各方面的意见和建议，使决策建立在全面了解情况、充分代表群众的根本利益的基础上。
（2）在执行决策的过程中，如果发现决策方案的疏漏和偏差、或者是发现执行单位的实际困难，应及时传递给领导，使领导者作及时的必要的调整。
当下级单位对领导决策意图尚未全面充分的理解时，秘书有责任向其宣传领导意图，提高其执行决策的主动性和积极性
（3）在决策执行告一段落的考核评估和总结表彰工作中，秘书部门一方面要给下级单位的自我检查和总结给与必要的帮助，另一方面要协助领导以工作计划为依据，制定切实可行、具体明确的考核标准和评估办法。
在对下关系的协调事务中，秘书既要参与决策全过程中的协调工作，又要在自身的工作事务中，全面深入地观察、分析和解决问题避免失调现象。
化解矛盾，保持与下级关系的协调。
3、秘书与领导关系的协调
领导是秘书公务服务的主要对象，正确有效的协调与领导的关系，使二者工作和谐、心理默契、相互信任，这对秘书发挥其职能作用，有着关键性的影响。
（1）检查自身。
秘书要协调与领导的关系，首先要从检查自身做起。
在政治意识上、思想品德上、业务素质上，都要严格要求自己、不断寻找差距。
特别是在为领导和领导部门服务方面应不断地对照有关要求，看是否做到尽职尽责，是否能准确理解、把握领导的事务，在工作中是否贯彻好领导意图，是否圆满完成了领导交办的各项工作等。
（2）提高业务素质。
秘书必须不断加强服务意识、服从意识、参谋意识、全局意识。
必须摆正自己的位臵，处理好对领导的依从性和独立性的关系，不断提高业务素质，提高观察感知能力、分析综合能力、语言文字运用能力、组织社交能力。
协调工作在多数时候是一种说服疏导工作，特别是在化解矛盾和冲突的时候更是如此。
秘书只有提高理论知识水平，才能在劝导中站得高、看得远，说得深切有力，说得丰富感人。
这是高效地开展协调，实现有关方面和谐化的重要保障之一。
只有素质提高了，才能不断改进工作，更好地为领导服务、当好助手和参谋，使自己的工作有所进步并得到领导的肯定和认可。
（3）主动交流。
秘书人员应该尊重领导、体谅领导，与领导进行多方面的交流，以便加强沟通，逐步建立起领导与秘书新型的和谐关系，即工作上领导与被领导、辅助与受辅助的关系，政治上、人格上的平等关系，生活上、道义上的友爱关系。
（4）正确领会领导意图。
秘书在处理与领导关系的协调中，还应充分注意总结领导活动规律，正确领会领导意图，在辅助领导工作的职能地位上，积极主动及时周全地为领导服务。
另外，要不折不扣地完成领导交办的事务，做到忠诚可靠，不假借领导的权威谋私，也不向领导献媚讨好。
除了以上两点，还要注意维护领导的威信，不在背后议论，若发现领导工作中的失误和疏漏，坦诚地当面提出自己的建议和看法，做领导的诤友。
最后，要设身处地体谅领导。
受到批评要虚心，受到误解不埋怨，找适当的机会向领导解释。
秘书除了要注意协调自己与上级领导的关系，还要时刻关注领导成员之间的关系协调。
领导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。
因此，秘书参与协调领导成员之间的关系，以缓和领导之间的矛盾，这是其一项主要的职能。
领导之间的关系存在不和谐，一般由两种情况引起：
一是看问题的观点和角度不同；
二是彼此之间的信息传递不佳，有误会。
秘书人员可以凭借贴近领导的优势，发现他们之间的矛盾，及时沟通信息，利用许多方便条件把协调领导之间关系的工作做得及时、灵活而全面，
达到消除隔阂的目的。
要针对不同的情况采取不同的解决办法：
如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，旗臶鲜明地站在正确的一方就行了；
如果领导之间的矛盾是工作中的分歧，或者有的隐藏着“我说了算”的意气之争，秘书人员对这种非原则性问题，就要善于“和稀泥”，避免事态扩，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增强团结，而不是搬弄是非，挑拨离间，扩大分歧。
4、秘书与群众关系的协调
协调好群众与单位的关系，使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感，这就是群众关系协调的努力方向和目标。
（1）理论灌输方法。
协调工作不能以势压人，而要以理服人，而要以理服人，动之以情。
要用道理管小道理，通过宣传马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，用真理来统一思想和行动。
（2）权威利用方法。
这是当有关方面固执己见、互不相让，进而可能影响领导决定事项的贯彻落实之时，不得已采取的。
通过富有权威的领导同志出面干预，或者由领导积极表态，进而达到统一思想和步调的强制性办法。
第三，感情激励法。
协调的方法很多，以攻心之法为上。
最能感动人心的，莫过于一片人间真情和一颗赤诚之心，晓之以理，动之以情。
人是有感情的，往往因为一番肺腑之言和困境中的一次鼎力相助，就能够起到联络感情、化解矛盾的作用。
人与人之间如此，部门之间、单位之间也如此。
5、本单位与外单位之间关系的协调
是指本系统与其他系统之间非隶属关系的协调，包括本单位与兄弟单位、友邻单位之间的关系，与协作单位之间的关系以及军政之间，军民之间的关系等。
又称为横向协调。
同属于公共关系的范畴。
秘书部门应本着平等、友好、团结、和谐、友善的宗旨、善于从全局高度，“己所不欲，勿施于人”。
多做利己利人的善事，不做损人利己的坏事，巩固老朋友，发展新朋友，架起一座沟通内外的桥梁，树立本单位的良好形象，从而赢得社会各界的广泛认同与接受。
（四）计划协调
计划协调是在性质领导机关制订和执行行政工作计划、企业发展计划、事业发展计划时所进行的协调。
一般地说，制订这些计划时应考虑到区域性工作目标和本单位长远规划是否一致，这就需要对工作的轻重缓急的安排进行协调。
此外，上级领导机关对下属各机关和单位的工作计划也要从全局出发，统筹协调。
计划在执行过程中，还受到财物、环境、人员等因素或全局性工作变动的影响，需要及时对这些相关因素进行协
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