《印章证照管理制度》财务总部2号文件Word文档格式.docx
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不得利用各公司印章、证照进行违法活动等等
第二章印章管理
四、各公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。
五、各公司各部门一律不得自行刻制印章。
六、印章管理员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；
次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。
七、印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时，各公司负责人应指定他人代管印章，印章管理员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。
管理人员正常上班后，代管人员应向管理人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。
八、交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（具体见附件1），登记交接日期、管理印章类别。
交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。
九、各公司各部门因公务需加盖各公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、增值税专用发票章的，或各公司员工因私事需出具证明而使用各公司公章的，使用人或需使用的员工应在印章管理员处填写好《印章使用登记表》（具体见附件2），并经双方签字确认。
印章管理员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。
十、各公司财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表、客户对账单等，由各公司负责人审批后盖财务专用章。
十一、未经各公司负责人同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
十二、印章原则上不许带出各公司，对确需将印章带出使用的，应填写《印章外借登记表》（具体见附件3），经双方签字确认后，方可携带使用。
外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。
十三、印章使用完后，需到印章管理员处归还并进行核销，填写归还日期；
印章管理员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。
十四、相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。
已盖章的文件若不能使用，必须交回各公司财务部销毁。
第三章证照管理
十五、各公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。
十六、证照管理员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的申报、登记、变更、更换、年检、注销工作，保证各公司经营主体资格符合法律法规的要求。
十七、各公司各部门或员工因公务需借阅或复印各公司有关证照的，由使用人填写《证照使用登记表》（具体见附件4）；
由各公司负责人签字同意后，经使用人和证照管理员签字确认后，使用人方可借阅或复印。
有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回各公司财务部进行销毁。
十八、各公司各部门或员工因公务需外借各公司有关证照的，由使用人填写《证照外借登记表》（具体见附件5）；
由各公司负责人签字同意后，经使用人和证照管理员签字确认后，方可外借使用。
外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。
十九、证照使用完后，需到证照管理员处归还并进行核销，填写归还日期；
证照管理员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。
二十、各公司证照管理员应将所属公司的所有证照复印1份备用。
第四章各公司印章证照使用、外借流程
二十一、各公司印章使用流程。
（申请单具体见附件6）
二十二、各公司证照外借、复印件使用流程。
1、各公司证照外借流程。
（申请单具体见附件7）
2、各公司证照复印件使用流程。
（申请单具体见附件8）
附件清单：
附件1：
《印章交接单》
附件2：
《印章使用登记表》
附件3：
《印章外借登记表》
附件4：
《证照使用登记表》
附件5：
《证照外借登记表》
附件6：
《印章使用申请单》
附件7：
《证照外借申请单》
附件8：
《证照使用复印件申请单》
附件9：
《公司印章、证照清单》
具体附件样式：
附件1
印章交接单
公司名称：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
交接印章名称：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
交接日期：
＿＿年＿＿月＿＿日
以上印章自＿＿年＿＿月＿＿日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人＿＿＿＿＿负责。
移交人：
＿＿＿＿＿＿接收人：
＿＿＿＿＿＿
＿＿年＿＿月＿＿日＿＿年＿＿月＿＿日
印章授权人签字确认：
＿＿＿＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
附件2
印章使用登记表
序号
印章类型
用途
部门
使用人
签名
日期
印章管理员
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
附件3
印章外借登记表
借出日期
归还日期
附件4
证照使用登记表
证照名称
证照管理员
附件5
证照外借登记表
印章使用申请单
使用部门
联系电话
印章全称
使用期限
年 月 日 时
公司负责人审批
审批日期
年 月 日
证照外借申请单
借用部门
借用人
证照全称
借用期限
年 月 日 时至 年 月 日 时止
实际归还时间
年 月 日 时
随同人员签名
公司负责人审批：
审批日期：
证照使用复印件申请单
经理审批
希望各公司负责人、财务部加以重视，做好印章、证照管理工作，保护各公司合法权益。
财务总部
二○一三年四月一日
主题词：
印章证照管理制度通知
抄送：
董事长、各公司管理负责人、各公司财务部
财务总部2013年4月1日印发
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