公司印章、证照管理制度(2014.2).doc
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管理制度
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印章、证照管理制度
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公司印章、证照管理制度
第一章总则
为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。
人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。
第二章公司印章、证照类别说明
一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。
二、证照包括公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照。
第三章公司印章、证照保管
一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。
各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。
二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。
三、公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。
第四章公司印章、证照管理
一、印章、证照使用前应填写《公章使用登记表》或《证照使用登记表》（见附件1、2），并报行政部负责人审批。
对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写《印章、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字后，方可使用。
二、对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）。
三、证照的使用管理
1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写《证照使用申请表》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。
2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印
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等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。
3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过7天。
4、公司证照不得丢失、损坏。
如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。
5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。
不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款
6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。
7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。
四、印章的使用管理
1、印章的刻制、启用
（1）公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。
申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。
（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。
（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。
（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。
2、印章的使用、停用
（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。
（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。
（3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。
（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。
重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，
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确认后方可使用，事后补办手续。
（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。
（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。
（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。
（8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。
3、用印的方法
（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。
（2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。
五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：
1、使用人填写《印章、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字。
2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。
3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。
4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。
5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写《印章、证照使用请示单》，行政部负责人签字后方可使用。
六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。
第五章介绍信管理
一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。
二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。
三、严控开具盖有公章的空白介绍信。
如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。
四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。
五、介绍信存根应存档备查。
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第六章证照的年检
公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。
一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理：
1、行政类证照由行政部门专人负责办理。
2、财务类证照由财务部门专人负责办理。
3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。
二、根据《企业年度检验办法》第五条的规定，年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。
登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年度的情况进行检查。
行政部负责人应当于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。
第七章相关责任
一、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。
二、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。
借阅，不得将证件转借其他人使用。
三、公司有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：
1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人给予500元罚款，后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。
触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。
2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按
时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重进行200-500罚款。
3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重进行200-500元罚款。
4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对责任人给予300元罚款。
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5、印章、证照借出期间，要妥善保管。
如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款300元。
此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。
7、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。
8、超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款500元；造成严重损失和影响者追究其法律责任 。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改；由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起实行。
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公章使用登记表
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用章缘由
使用人姓名
公司领导签字
备注
公司证照使用登记表
日期
使用缘由
使用人姓名
公司领导签字
备注
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