石家庄邮电职业技术学院印章及证照使用管理办法文档格式.doc

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（五）学院基层党组织、团组织印章；

第三条本管理办法所指证照包括：

学院事业单位法人证书（正本和副本）。

第四条学院党委办公室、院长办公室（以下简称“两办”）负责学院公章、法人签名章、领导名章和学院证照的管理和使用，负责学院证照的年检、变更等相关工作。

学院各二级部门负责本部门行政公章及基层党组织印章的管理和使用。

学院财务专用章由计划财务处负责管理和使用，合同专用章由纪监审办公室负责管理和使用。

第二章印章的启用、刻制及更换

第五条两办统一负责学院各类印章的启用、刻制和缴销，任何单位和个人不得擅自刻制。

第六条学院印章的规格与式样，按照《国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》执行。

第七条学院公章首次启用，由两办出具河北省人民政府、中国邮政集团公司批准成立的有关文件，相关证照的原件及复印件，到公安部门指定单位刻制。

学院法人签名章、院领导名章由两办负责刻制。

第八条学院二级部门公章和基层党组织、团组织印章首次启用，应由两办出具学院印发的成立相关组织机构文件、印章刻制介绍信，由相关部门派专人到公安机关指定单位刻制。

印章刻制介绍信应详细列明印章名称，规格尺寸。

第九条因印章磨损需要重新刻制的，学院印章由两办开具印章刻制介绍信，委派专人到指定地点刻制。

各二级部门重新刻制印章，需向两办提出书面申请，两办审核通过后，出具学院介绍信，相关部门派专人到指定单位刻制。

新印章启用后，两办收回旧章，并按规定归档或销毁。

第十条印章刻制完成后，新启用印章应在两办留存印模，由学院印发文件启用相应印章。

因磨损更换印章的不再印发启用文件。

第三章印章的管理

第十一条学院印章的管理与使用坚持严格、规范、安全的原则，按职责和权限实行分级管理，两办主要负责人对学院各类印章的管理负主要责任，各二级部门主要负责人对本部门印章或被授权管理的印章负主要责任。

第十二条学院公章、法人签名章和学院领导名章由两办指定专人管理,办公时间印章应置于加锁抽屉内，随用随锁，下班时间应将印章放入保险柜中妥善保管。

印章管理人员因故不能坚持岗位时，两办主任指定人员代管，并办理交接手续。

二级部门公章应由部门负责人指定专人保管和使用。

第十三条印章使用应在印章管理人员办公室内，原则上不得将印章携带外出使用。

因特殊情况需带出使用的，必须填写印章借出使用申请表，经两办主要负责人及分管院领导批准后，由印章管理人员随行到场监印。

第十四条印章管理人员应忠于职守，用印时应仔细阅读用印内容，核实用印数量，检查用印审批程序是否齐全。

重要的文件、材料、报表等报出材料，要保留领导签字的底稿或者复印件备查。

第十五条用印要规范，落款处加盖的印章应“骑年压月”。

各印章管理人员不得在空白介绍信、空白信笺、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章。

第十六条凡违反本规定用印者，视情节轻重追究有关人员责任。

因违规用印对学院造成经济损失或不良社会影响的，应严格追究有关责任人的党纪、政纪和法律责任。

第四章印章的使用

第十七条学院各类用印事项，均应按照规定填写用印审批单，经办部门及相关职能部门负责人要切实履行审核责任，把好用印审核关，重大用印事项需经分管院领导审批。

第十八条以学院名义发出的公文，按照公文流转程序，凭学院领导签发的发文稿纸方可用印。

第十九条各类统计报表、报出材料，由经办人填写用印审批单，经统计报表归口负责部门负责人审核签字，分管院领导审批后，到两办用印。

同时应向两办提交上报材料复印件存档备查。

第二十条开具各类介绍信或证明信用印，需相关部门拟定介绍信或证明信相关内容，加盖部门公章，同时填写用印审批单，经用印部门负责人审核签字，两办主要负责人审批后，到两办换取学院介绍信或证明信并用印。

第二十一条各类证书、奖状用印，由相关职能部门提供表彰文件，或制作获奖人员名册表，填写用印审批单，部门负责人审核签字后，经两办主要负责人审核签字、主管院领导审批，印章管理人员核对人员名单后方可用印。

第二十二条人员聘用、职称申报等材料用印，由人事处制作人员名册，填写用印审批单，经人事处负责人审核签字、分管院领导审批后，印章管理人员核对人员名单无误方可用印。

第二十三条外出进修等事项用印，由经办人员填写用印审批单，经人事处审核签字、主管院领导审批后，到两办用印。

第二十四条因公因私出国（境）申请、登记、审查等用印，由人事处填写用印审批单，经人事处负责人审核签字、分管院领导审批后，到两办用印。

第二十五条科研申请报告、专利申请书、项目申请书、成果申报表、委托书等用印，由科技处统一归口管理，填写用印审批单，经科技处负责人签字、主管院领导审批后，到两办用印。

第二十六条学生证明材料等用印，由学生所在系或学生（学籍）管理部门填写用印审批单，所在系或学生（学籍）管理部门负责人签字后，到两办用印。

第二十七条银行对公、财政票据、涉税业务、物价收费等有关事项用印，由计划财务处填写用印审批单，经计划财务处负责人审核签字、分管院领导审批后，到两办用印。

第二十八条收入证明、生育证名等用印，由相关职能部门（人事处、工会）填写用印审批单，经相关负责人审核签字后，到两办用印。

第二十九条其他用印事项，经办人填写用印审批单，部门领导审核签字，经两办主要负责人审核签字、分管院领导审批后，到两办用印。

第三十条紧急用印事项，如主管或分管院领导无法签署用印意见，可与主管院领导沟通后，报其他院领导签批用印。

第三十一条学院财务专用章和合同专用章，依据学院工作授权，委托计划财务处、纪监审办公室在各自管理职权范围内进行管理与使用。

第三十二条学院法人签名章、学院领导名章的使用，经办人填写用印审批单，经办部门负责人签字后，经两办主要负责人审核签字、相关院领导审批后，到两办用印。

第三十三条二级部门公章使用程序，参照学院印章使用的有关规定办理。

第五章证照管理与使用

第三十四条学院事业单位法人证书由河北省事业单位登记管理局颁发，是事业单位法人资格的唯一合法凭证。

严禁任何单位或个人出租、出借、冒用、转让、伪造、变造、非法买卖学院事业单位法人证书。

第三十五条 

学院证照由两办指定专人集中统一管理，防止被盗、遗失、损毁或涂污。

办公时间证照应置于加锁抽屉内，随用随锁，下班时间应将证照放入保险柜中妥善保管。

证照管理人员因故不能坚持岗位时，两办主任指定专人代管，并办理交接手续。

第三十六条 

两办应按相关规定及时办理证照的年检工作，保证其合法性和有效性。

第三十七条 

学院证照登记事项发生变化时，两办应当及时向发证机关申请变更登记。

第三十八条 

学院证照使用严格履行审批程序，证照使用部门应按要求填写证照使用申请表，两办应建立证照使用台账，如实做好证照使用情况的登记工作。

第三十九条 

申请使用证照或其复印件、扫描件的部门及个人，应如实填写证照使用申请表，由部门负责人审核签字，经两办主任审核、重大事项提请分管院领导审批后，到两办领用。

第四十条申请使用学院证照及其复印件、扫描件的部门及个人必须对其妥善保管、合理使用，不得转借他人，不得用作他用，证照原件应在规定的时间内按时归还。

第四十一条证照管理人员应在每张借出使用的证照复印件上，于非空白处手写注明使用途径和日期。

应在每张被申请使用的证照扫描件上，于非空白处添加注明使用途径和日期的水印。

第六章附则

第四十二条本规定未尽事宜由两办负责解释。

第四十三条本规定自印发之日起施行。

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