制造业管理规范之财务会计档案管理办法Word格式.docx
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第三章会计资料的造册、移交归档
第五条根据会计档案管理要求，本单位单位财务部门需指定一名专职或兼职会计档案管理员。
主要负责会计档案规范、临时性会计档案管理、编制移交清册、移交本单位档案管理部门等工作。
出纳人员不得兼管会计档案。
第六条本单位每年形成的会计档案，应当按照归档要求，于次年的5月30日之前完成纸介打印工作，并进行整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
档案装订要求整洁不压字、不掉页、无掉页、不妨碍查阅。
第七条对已装订成册的会计账簿类、财务报告类、其他类（银行存款余额调节表，银行对账单等）要编写页码，应使用钢笔（蓝、黑墨水）或打码机将页码写在会计资料的右下角，双面打印的会计资料，反面页码应写在左下角，单面印的文件，反面不应编写页码。
第八条对所有已装订的会计档案资料中的会计凭证封面、会计凭证档案盒、会计档案盒均需按封面格式要求填写完整。
1.会计凭证类：
会计凭证的编号每月按顺序连续编号，月度内会计凭证的编号不允许断号。
会计凭证封面的案卷号与会计凭证档案盒案卷号均要填写一致。
年度内会计凭证的案卷号不允许断号。
会计凭证的装订厚度要求为2厘米，外观平整；
原始凭证粘贴整齐、大小与凭证纸一致，封面单位名称等内容要求盖名称章，编号要求盖数字章，不允许手写。
2.会计账簿类：
会计账簿按保管期限的时间分别装入会计档案盒中。
3.财务报告类：
各项月、季财务报表与年度决算报告均需按保管期限时间分开装入会计档案盒。
4.财务部门自行保存备查类：
出纳支票、银票登记簿、收据存根、各类资产盘点表、企业所得税汇缴清算书、会计人员调动交接清单及其它财务核算过程中备查备用的相关财务核算资料等。
第九条对所有会计档案资料使用的会计凭证封面、会计凭证档案盒、会计档案盒均需要到当地档案机关购买符合国家会计档案要求的格式，达到规范统一。
第十条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管2年，保管期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管；
未设立档案管理部门的，仍由财务部门负责保管。
第十一条财务部门和经办人员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。
档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。
但出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第十三条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
第十四条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十五条撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部会计档案一并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。
第四章会计档案的保管
第十六条本单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
第十七条各会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
会计档案保管期限如下表：
序号
档案名称
保管期限
备注
一.会计凭证类
1
原始凭证、记账凭证、汇总凭证
15年
其中：
涉及外事和对私改造的会计凭证
永久
2
银行余额调节表、银行对账单
5年
二.会计账簿类
3
日记账
现金和银行存款日记账
25年
4
总账
包括日记总账。
5
明细账
6
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年。
7
辅助账簿
15年
8
涉及外事和对私改造的会计账簿
三.财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告。
9
月、季度财务报告
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
四.其他类
11
会计移交清册
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
第十八条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
本单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十九条电算化会计档案的数据备份及管理：
1.电算化会计档案保管包括磁盘（软盘和硬盘）、光盘，微缩胶片等磁性介质上的会计文件和会计核算资料等。
2.由于会计核算数据的重要性，应该用硬盘随机保留会计数据或备份到另外的硬盘上，月中及月末用光盘单独刻录备份保管。
3.为了保证备份会计数据的安全，备份盘必须进行保护，存放在安全、洁净防潮、防热、防磁的场所。
第二十条为了保证会计电算化资料的安全完整，本单位须保存打印出的纸质会计档案。
第二十一条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
另有法律法规规定的，从其规定。
第二十二条单位分立后原单位存续的；
其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；
单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第二十三条单位合并后原本单位解散或一方存续其他方解散的，原本单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；
单位合并后原本单位仍存续的，其会计档案仍应由原本单位保管。
第五章会计档案的借阅
第二十四条会计档案必须严格借阅程序，本单位借阅人须填写《会计档案借阅申请单》，见附件1。
申请内容包括借阅天数、归还时间、借阅目的、借阅形式、经办人等。
借阅部门负责人、财务部门负责人需审批同意，在经档案管理负责人同意、经办人签字后方可借阅。
借阅时间最长不得超过一周，若所借档案到期仍需使用时，需办理续借手续方可继续借阅。
第二十五条档案管理人员要做好档案借阅登记手续，登记会计档案名称、期限、本数、归还时间、经办人签字等信息。
借阅人归还借阅的会计档案时应有收回日期、经办人签字的登记记录。
第二十六条借阅人通常应在会计档案室内查阅，会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，履行以上借阅程序并经单位主管领导签批后方可借出。
借出的会计档案，不得私自转借、拆散、涂改和抽换，借阅人要负责保密和保管。
第二十七条复制档案要经财务主管领导及档案管理部门同意。
第二十八条会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要向外单位借用时，须由本单位指定经办人员跟踪，报经单位主管领导批准后再行借出，但不得拆散原卷册，并应限期归还。
第六章会计工作交接的规定
第二十九条企业的会计工作人员，如果发生调动或离职时，必须将本人所经管的出纳或会计工作（包括会计、财务资料）全部移交给接替人员。
没有办清交接手续的，不得调动或离职。
接替人员应当认真接管移交后的工作。
会计工作交接内容作为财务资料须存档保管。
第三十条交接工作时，交接双方必须面对面、全面的进行交接，移交者不得只交主要资料、不交次要资料；
只告知主要信息，不告知次要信息；
更不得只交次要资料，不交主要资料。
同时，移交方移交的资料必须保证真实、准确、完整。
第三十一条交接工作必须要有监交人员负责监督。
一般单位的会计人员办理交接手续，由财务部门负责人（会计主管人员）监交；
财务部门负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人或主管领导负责监交，必要时审计可以派人同时监交。
第三十二条财务人员办理移交手续前，必须做好以下交接工作：
1、编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账套账务、会计报表、印章印鉴、现金、有价证券、支票簿、文件、会计软件及密码、会计软件数据及相关磁盘资料、实物等内容和其他会计资料及本人工作中应当移交的有关备查备用的财务资料等。
2、移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员逐项核对点收。
银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符。
3、会计人员临时离职或因病（超过1个月以上的）不能工作且需要接替或代理工作的，财务负责人指定接替人并办理临时交接手续。
4、单位合并、分立的，其会计工作交接手续比照上述有关规定办理。
第三十三条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。
并应在移交清册上注明：
单位名称、岗位名称、职务、交接日期及要说明的问题和意见等。
会计人员工作交接内容一式四份，移交人、接收人、监交人各持一份，还有一份交由会计档案管理人员存档保管。
第七章会计档案的销毁
第三十四条保管期满的会计档案，除暂时不能销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）由本单位档案管理部门和财务部门以及其他相关部门成立鉴定小组，对拟销毁档案进行审查、鉴定，并出具鉴定报告，对保管期满且确无保存价值的档案进行登记造册，经本单位主管领导批准并报公司主管财务领导同意后方可销毁。
（二）由本单位档案管理部门会同财务部门对获批销毁的档案提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间、销毁原因等内容。
（三）单位负责人须在会计档案销毁清册上签署意见。
（四）销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派员监销，以防止档案的遗失和泄密。
（五）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；
销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第三十五条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第八章会计档案保密制度
第三十六条会计档案保密工作参照《档案管理制度》中的相关保密规定执行。
第九章档案管理的处罚规定
第三十七条档案管理部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行纠正，情节严重的，应当报告本单位领导严肃处理。
第三十八条公司财务部、档案管理人员有权对所属本单位会计档案进行检查和更正，对检查结果纳入本单位主管领导的考核中。
第三十九条本单位财务部门负责人对本单位尚未移交的各年度会计档案资料负有管理责任。
第四十条本单位必须加强会计数据资料保密工作，任何人如有伪造，非法涂改、变更、故意损坏数据文件、账册、备份磁盘光盘等行为，将受到严厉处分，情节严重的移交司法机关处理。
第十章附则
第四十一条本单位根据本办法的规定，结合本单位管控要求制定会计档案管理实施细则。
第四十二条本办法由财务处负责解释，本办法自下发之日起执行。
附件1：
会计档案借阅申请单
借阅部门
借阅日期
借阅内容或名称
借阅目的
是否复印
是□
否□
预计归还日期
借阅部门领导意见
财务主管领导意见
借阅人签字
借阅人承诺
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