12秘书指导手册Word文件下载.docx

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6、人事管理

五、XPR系统操作与维护-----------------------------------------------（15-28）

1、下载及安装

2、人员新增

3、房源新增

4、客需新增

5、成交录入

六、CorelDRAW房源上报规范-------------------------------------------（29）

1、华商报

2、DM

一、文档管理

玛雅房屋是签订独家专任委托的中介公司，在玛雅房屋里面，合同共有八种：

出

租专任、出售专任、承租居间、求购居间、买卖斡旋金协议、买卖定金合同、租

赁契约、买卖契约。

常用的文件夹有：

空白合同文件夹、出租专任文件夹、出售专任文件夹、承租居间文件夹、求购居间文件夹、租赁契约文件夹、斡旋金/定金合同文件夹、买卖成交文件夹、总部通告文件夹、店内资料文件夹。

文档管理包括6部分：

空白合同管理、已签合同管理、斡旋金/定金合同管理、成交合同管理、总部通告管理、店内资料管理六部分。

⑴、从总部领回来的专任合同，回店后应第一时间盖上本店的合同专用章。

（租赁契约不用盖，直营店请直接在总部盖好）

⑵、将盖好合同专用章的空白合同按起始编号登记入库，建立空白合同明细表，写清楚领取的时间和专任的起止编号。

（附样表1）

⑶、每月1号盘点一下出库数量和库存数量，并登记在册。

【考核标准】：

空白合同摆放整齐有序，库存数与账面数一致，不允许出现短缺、撕毁合同等情况的发生。

【温馨贴示】：

平时，在秘书台可以放一个空白文件夹，将每种合同各取10份--20份放进去，同样也要有空白合同明细表，每拿出一份合同都要有签字，避免出现合同丢失的情况发生，权责明确。

已签合同分为两大类：

已签专任和已签居间

1、已签专任分为两种情况：

资料齐全和资料不全

1、若是资料齐全，则第一时间贴上合同审核单，交由店长审批报价后

录入XPR系统，属于专任委托；

2、若是资料不全，同样也贴上合同审核单，交由店长审批报价后录入

XPR系统，属于一般委托，待资料补齐后，第一时间转为专任委托。

专任委托：

是指客户委托了一家房屋中介公司出租或出售某房屋后，则不能再委托其他房屋中介公司出租或出售该房屋，在玛雅房屋系统里，客户专任委托后，该房屋的资料可以在系统内流通，该系统内的人都可以看到该房屋的资料，缩短成交周期。

一般委托：

是指客户可以同时委托多家房屋中介公司出租或出售某房屋，不具有唯一性，而在玛雅房屋系统里，一般委托指资料不齐全的专任委托。

此类委托只能在店内流通，其他连锁店无法从房源库获取信息，无法进行全方位的流通，降低了成交机率。

可称为出租出售客户专用合同。

2、已签居间分为已签承租居间和已签求购居间。

居间也是一份合同，可称为求租求购客户专用合同。

它是买方或求租方与公司签订的看房确认书，以证明带看的事实，合同内对于客户的佣金支付及客户的详细需求都有记录，一旦签订本合同，成交后，客户需支付给门店相应的中介费，而且客户不得与房主私下成交。

a、每一份已签的专任合同都必须在合同的下方贴上合同审核单（附样表2，合同审核单不能全部粘贴，只在合同审核单的左侧涂上胶水即可），合同审核单的内容填写整齐，必须有店长的签署意见和对该房屋的报价，录入系统后，放入相应文件夹。

b、不论专任还是居间，台帐均应按照合同的编号顺序依次记载，不得跳行、跳号记载，字迹清晰（附样表3、4、5、6、7、8）

c、若遇作废合同，则在台帐该合同编号后通行或斜杠，备注栏内注明“作废”字样，作废合同必须每联都在。

d、若遇成交合同，则在备注栏内注明“成交”字样，并标注成交编号。

注：

所有专任无论资料齐全与否都必须有店长的报价审批后方可录入系统流通。

出租出售房屋需提供的委托资料：

1房主委托：

a、房主身份证复印件

b、购房合同/房产证/近三个月的物业水电费发票等能证明该房屋所属关系的证件。

若该房产属于共同财产，则还需相关人员出示一份同意书及该人身份证复印件。

（出售房子时，所出示的房屋产权证明必须是该房屋的购房合同或者房产证）

②代理委托：

a、代理人身份证复印件

b、房主手写委托书

c、房主身份证复印件

d、购房合同/房产证/近三个月的物业水电费发票等能证

明该房屋所属关系的证件。

3、买卖斡旋金/定金合同：

斡旋金合同：

当买方的出价跟卖方的委托价还有差距时，为了促进案件顺利进行，买方往往交一些诚意金，使卖方能够感受到其诚意，给经纪人向房主压价的筹码，所以买方交的这些诚意金就称之为斡旋金，经纪人会拿着买方所签的斡旋金协议向卖方压价，当卖方同意降价，并在斡旋金协议上签字时，则斡旋金协议作废，自动转为定金合同，但是为了安全起见，我们会重新签一份定金合同。

定金合同：

买方与卖方所签订的关于房产转让的价位，付款方式，房屋现状等事项的约定的协议，在买方交纳定金时需签订的合同。

定金合同一式三份，买卖双方各一份，店内留存一份。

斡旋金合同和定金合同需自行打印，同样是盖自己公司的合同专用章，编号规则是：

04+店代码+001（例如：

某店店代码是my4h34，则编号为：

0434001）

斡旋金/定金合同应统一保管，保证连号，不得任意撕毁合同。

4、租赁契约/买卖契约

不管租赁案还是买卖案，成交以后都应把相应的资料整理到一起，方便以后查阅，建立独立的文件夹。

①、若是租赁成交的案子，则完整的资料应包括租赁契约、出租专任（包括专任里的资料）、承租居间、交房清单、双方身份证复印件；

②、若是买卖成交的案子，则完整的资料应包括出售专任（包括专任里的资料）、求购居间、买卖定金合同、交房清单、双方身份证复印件。

（因为买卖契约是在银行签约的，签约后买卖双方各一份、银行一份、房地局一份，故门店里没有买卖契约的合同，所以在买卖契约的文件中，没有买卖契约这个合同）

③、台帐也应按照租赁契约的编号依次记录，不得跳行、跳号、字迹清晰，整齐，若是续签的契约，则应在备注栏内注明“续签”字样。

每当一个案子成交后，都应从相应的文件夹中抽出需要的合同，此时，该文件夹中就会少了该成交的合同（专任和居间），为了明确该合同的去向，需要补一个成交插页代替原有专任和居间，还需在台帐的备注栏内表明此案已成交，并注明成交编号。

（附样表9）

5、通告管理

①、应建立总部通告文件夹，设立台账，将系统内总部所发的通告逐一打印出来，台帐上记载通告的时间、事项和是否已宣导。

（附样表10）

②、所有的通告都必须附有公文传阅单，在宣读完通告后，各店人员必须签字确认（包括店长）（附样表11）

6、店内资料管理：

【考核标准】：

①、店铺的房屋合同、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中介资质证等这些资料应妥善保管，不得随意借出。

②、考勤卡（考勤表）、办公用品登记表等店内用表也应该妥善保管。

二、钥匙管理

房主送来房子钥匙时，应当由秘书向房主出具一个钥匙凭条，此钥匙凭条一式两份，房主一份，店内留存一份。

当房主取钥匙时，必须出示钥匙凭条，秘书凭钥匙凭条换取钥匙。

（附样表12）

钥匙凭条应妥当保管，若是钥匙已经被房主拿回或是该钥匙的房屋已经成交，则应收回钥匙凭条，并在钥匙凭条上注明“成交/作废”字样，与未成交/未作废的钥匙凭条分开保管。

当我们每收到一把钥匙时，除了开具钥匙凭条之外，还应在钥匙登记表上详细登记该钥匙的情况。

（附样表13）

按照日期先后顺序登记钥匙详细情况，备注栏内注明“成交/作废/房主取走”

当经纪人需要取钥匙时，需要在钥匙领用登记表上登记，并由店务助理将钥匙

交给经纪人，看完房子后，应第一时间交还给店务助理，并在钥匙领用登记表

的备注栏内注明此钥匙已归还。

（附样表14）

钥匙领用登记表按领用日期依次填写，内容必须真实完整，领用人必须签字确认，归还后由秘书在备注栏内注明“已归还”

每把钥匙应当按照所属经纪人分开存放，钥匙上应附有一个钥匙牌，写明房主姓名、房屋地址、所属经纪人，钥匙应当由秘书保管，任何人不得未经秘书或店长同意随意拿取钥匙。

三、财务管理

财务管理分为总部财务管理、店内备用金管理、公章管理

1、总部财务管理

总部财务管理分为：

收据的管理、收据的开具、交款的事项、签呈的制作、报表的制作

●收据的管理：

①、收据由总部财务部出纳统一管理，必须由各店长助理

本人来总部财务处购买（首次配送2本），在购买时登记起止号码，签字后领用，回店加盖本公司财务专用章后后方可使用。

（直营店需在总部财务出纳处盖章，公司的财务专用章只盖在第二联即可，其余三联不允许加盖财务专用章）

②、收据必须由各店店长助理本人保管和开具，助理休假时，由指定的职位代理人（店长）收款。

③、收据用完时，必须先将旧的收据交回后再换新的，店内不允许用私自购买的收据给客户开票。

①、店内保证有两本收据，且都盖好财务专用章。

②、收据不允许经纪人带出去开，更不能丢失。

③、店内不允许购买收据用于给客户开票用。

●收据的开具：

①、业务成交后，由经纪人通知店长助理或店长收款。

②、收款时必须给客户开具发票或收据，开出佣金收据时必须在收据上加盖“代换发票”章。

③、收据要用黑色中性笔填写，要明确写清楚交款人，金额，收款方式，收款事由，书写整齐，字迹清晰。

④、作废的收据要盖“作废”章或手写“作废”，不得撕毁，用完的收据要保证连号，不得缺号，作废的收据必须四联都在方可作废。

⑤、当斡旋金转定金时，要给客户重新开定金的收款收据，而原先开给客户的斡旋金红联必须收回。

⑥、若是由先前收的斡旋金或定金转为佣金时，要为双方客户重新开据佣金的收款收据（加盖代换发票章）并收回之前开的斡旋金或定金的红联。

①、收据的开具只能是秘书或店长，其他人与一律不得开票，如遇特殊情况，可由职位代理人代开收据，但是每月不得超过三次。

②、收据的填写要规范，字迹清晰，整齐，不得有任何涂改，否则此联作废。

③、作废的收据保证四联都在。

收取中介佣金时，在收据上要加盖“代换发票”章，若不加盖造成客户投诉，由各店自负其责；

收据换发票时，要在交回收据的同时换取发票，以避免重复开票；

收款人只能是店长助理或店长，经纪人不得直接收款或给客户打收款白条。

●交款的事项：

①、不论是收取斡旋金、定金还是佣金、违约金，都必须

在第一时间上交总部财务处。

②、交款的时间为：

若是现金，则要在24小时之内上交总部财务处；

若是现金已存入公司指定银行，则要在3天之内上交总部财务。

③、交款所带资料：

现金（银行存根）、收据、收款审批单、收款跟进表，缺一不可。

①、所有款项都必须按时上交总部财务部，不得私藏款项。

②、交款所带资料必须完整。

③、收款审批单和收款跟进表的填写规范，不得有涂改痕迹，字迹清晰，确保店长签字。

【温馨贴示】：

收款审批单的填写（附样表15）：

①、收款审批单一式两联，总部财务一联，店内留存一联。

②、收款审批单的填写分为两种情况：

斡旋金/定金/违约金、佣金

A、所交款项为斡旋金/定金/违约金

a、根据表上的内容逐一填写，在“地址”一栏内只需填写小区名称；

“约定的房款总额”处填写房主的委托价，“实际成交的房款总额”处填写实际成交的价格。

b、在“交款种类”处按要求填写，若是买卖案件，则在“求购方”处填写，若是租赁案件，则在“承租方”处

填写

c、“应收佣金”和“实收佣金”处画斜杠。

d、成交编号写专任的编号或违约金编号（出租：

A+编号出售：

N+编号）

e、开发店销售店（出租方/出售方所在店铺为开发店，求租方/求购方所在店铺为销售店）店名、经纪人写好后，再由秘书、店长签字确认即可。

B、所交款项为佣金（中介费）

a、根据表上的内容逐一填写，在“地址”一栏内只需填写

小区名称；

b、在“交款种类”处不做任何标注。

c、在“应收佣金”和“实收佣金”处按照租赁案和买卖案分开填写，若是租赁案，则在“买卖”处画斜杠，反之亦然。

此处填写时，只填写本店的佣金收入情况，若是与友店合作，本店是开发店，则只在出租方/出售方处填写，承租方/求购方处画斜杠，反之亦然。

（应收佣金和实收佣金处填写的金额可能存在不一样的现象，这是因为佣金进行了打折，所以填写时应注意佣金打折的情况。

）

d、成交编号处填写租赁契约的编号和出售专任的编号。

e、说明这块注明特殊原因（佣金打折、定金转佣金等）

f、开发店销售店（出租方/出售方所在店铺为开发店，求租方/求购方所在店铺为销售店）店名、经纪人写好后，再由秘书、店长签字确认即可。

收款跟进表的填写（附样表16）：

①、收款跟进表一式一份，每笔款项经由财务签字确认后，留存店内保管。

②、收款跟进表租赁案和出售案，按照表上的项目逐一填写即可。

（只填写本店收款情况，属于合作店的，画斜杠）

不论是收款审批单还是收款跟进表，只填写本店的收款金额，若遇与友店合作的案子，则只按本店的情况选择填写，属于合作店的内容则画斜杠。

●签呈的制作：

①、签呈是门店向总部说明店内事情时所做的文字性说明，签呈分为行政签呈和财务签呈两种。

行政签呈分为XP开通签呈、XP续费签呈、申请备用金签呈、空白签呈4种；

财务签呈分为退定（斡旋金）签呈、定金转佣金签呈、定金转违约金的签呈、退工服押金的签呈、佣金打折的签呈、放款签呈6种。

②、所有的签呈必须由店长亲自签字确认，然后送交中介事业部。

③、签呈的签字流程是：

店长签字，中介事业部经理签字，财务部签字，最后是总经理签字。

④、填写规范将于后面附样表（17—26），在此则不做详细讲解。

退定签呈必须于每周星期二下午四点半之前送达中介事业部，星期三下午1：

30—5：

30是退款时间。

退款所携带的资料有：

①、客户本人退款：

客户身份证复印件、定金（斡旋金）红联；

②、客户委托退款：

本店店长手写承诺书、客户身份证复印件、被委托人身份证复印件、客户手写委托书、定金（斡旋金）红联。

退定签呈和定转佣签呈均由销售店秘书制作。

若客户的定金红联丢失，则须填写一张收据丢失证明，写明是哪个编号的收据丢失，并让客户签字并按手印，此收据丢失证明不允许出现伪造现象，必须由客户本人签字确认。

（附样表27）

联合作业单：

当售案成交后，经纪人会通知秘书打一个联合作业单，秘书只要按要求填写按时交到代书专员手里即可。

（附样表28）

●报表的制作（附表29---46）：

分为财务报表和行政报表

财务报表：

包括四合一报表（考勤报表、业绩报表、实收报表、数据报表）、定金统计表和员工工资卡号统计表、员工业绩统计表。

A考勤报表：

①、按照职位高低依次排列下来，

②、“应出勤”栏内填写当月的实际天数，“实际出勤”栏内填写该人实际出勤的天数，“换休”一栏不填

③、“年资”栏内填写该人有几年的年资

④、“本月申请年资徽章”栏内需要填写申请人的姓名和入职时间（例：

甲于2009年1月1号入职，则在2010年2月份的报表上申请甲1年年资），年资第一年是50元，往后每增加一年，则多10元钱，最高上限是100元；

⑤、“本月离职人员名单、本月调入人员名单”栏内填写离职/调入的人员名单及他们的离职/调入具体时间；

⑥、“本月应扣工服押金”栏内填写店内应扣工服押金的人员名单及所领工服的明细。

考勤报表必须按照实际情况进行考核，不允许出现徇私舞弊的现象，做好之后必须由店长、店东签字后方可生效。

B业绩报表：

①、试用经纪人的专任是按分算的，签一个租的专任算0.5分，签一个售的专任算1分，经纪人、主任、副店的专任则是按份算，签一份就算一份，在表格下面的合计栏内，将试用经纪人的分转化成份再合计即可；

②、“业绩应收”栏内填写本月所收的定金、斡旋金、佣金和违约金等（租售分开）

③、“业绩实收”栏内填写本月所收到的佣金（包括上月未实收，本月实收的佣金），

④、“流通业绩笔数”栏内填写该经纪人与别人合作的案件总数（包括本店和外店的），在表格下面的“合计”栏内则填写该店与其他店合作的案件总数（租售分开），此表格也需要店长或店东签字。

C实收报表：

按栏内明细逐一填写，实收包括本月实收的佣金、违约金，也包括上月未实收本月实收的佣金、违约金，合计的数字应该跟审批单上的合计数一致。

D数据报表：

“本月实收目标”是在年初的时候中介事业部制定的单月实收目标，表格内所有的比数都是公式编辑好的，可以自动生成。

E定金统计表：

定金统计表需要统计本月定金的情况和上月结余定金的情况。

F工资卡号统计表：

统计本店所有员工的姓名和工资卡号。

（姓名一定要与身

份证的上的一致，工资卡为民生银行）

G损益平衡表：

每个季度做一次损益平衡表，所需项目均按表上所列出的填，

金额要保证与实际支出的相符，最后必须要让店东确认损益

平衡点。

H员工业绩统计表：

每两个月上报员工业绩统计表，用于员工考核使用。

按要

求填写即可。

行政报表：

包括人员花名册、人力资源架构表、名片申请单、转正申请表、人事异调动单、増员申请表、离职申请表、员工请假单、履历表、报到表等。

行政报表因其灵活性比较大，没有特定的内容，故在此不做逐

一讲解，在第二篇的表格样板中将会附上样板，做以说明。

现金日记账：

店东每月会给一笔备用金，用于店内日常开支，故每笔支出

都应记录在册，做到日清月结。

现金日记账要保证真实有效，

所有支出必须有相应的票据，每月进行月结，做到帐实相符。

报销制度：

①、直营店每月月底，将店内所有的票据分门别类的粘贴好，前面附上费用报销表，按日期先后顺序将每笔开支登记下来，然后到总部财务出报销。

（附表47

②、加盟店每月月底，将店内所有的票据（正式发票除外）分门别类的粘贴好，前面附上费用报销表，按日期先后顺序将每笔开支登记下来，然后找店东报销。

正式的发票（例如电费、电话费、税票、物业费等）则要贴到费用报销单上，于月底交给代理记账公司，用于计入公司的成本中。

（去代理公司送票时必须带上公司的公章）

每月月底，秘书应将领取制式物品所开具的出库单粘贴在一起，前面附一张

表格（附表48），列出本月所领制式物品的明细和金额，并告知店东，便于店东过来对账。

（制式物品包括DM、工服、合同、纸杯、名片，海报、经纪人工作日志、物件汇总表等）

专用章包括公章、发票专用章、财务专用章、合同专用章、作废章、代换发票章、再次复印无效章。

专用章必须妥善保管，特别是公章，未经许任何人可不得随意使用。

四、店务管理

店里面的事务都由秘书统管（除了业务），包括店内卫生、考勤制度、晨会夕会会议记录、物品领用、心理疏导、人事管理等。

1、店内卫生：

店内卫生包括门头清洁、前台整洁、接待区卫生、经纪人工作区卫生、会议室卫生，卫生间卫生，储藏室卫生。

门头：

保证门头清洁，最少每星期清洗一次。

前台：

秘书前台不允许放更多的杂物，最多放客需本、计算器、

笔筒。

接待区：

保证烟灰缸无杂物，桌面时刻保持干净，接待完毕迅速

将桌椅板凳摆放整齐，清洗烟灰缸。

工作区：

经纪人离开工作区时，桌面只能放水杯、计算器、笔筒、名片，其余杂物一律不准放在桌面上。

会议室：

会议室要每天擦拭，烟灰缸保持干净。

卫生间：

卫生间每天安排专人进行打扫，保证没有异味、异物。

储藏室：

储藏室保持整齐，干净，物品摆放整齐有序。

2、考勤制度：

严格遵守公司考勤制度，不允许出现徇私舞弊的现象。

3、晨会夕会：

晨会夕会中需要做会议记录，要保证记录的真实、有效、完整。

4、物品领用：

不论是领什么东西，都需要签字确认，要建立物品领用登记表。

5、心理疏导：

要协助店长管理店铺，发现店内有任何问题，应及时与店长沟通，帮助店长对经纪人进行心理疏导，协调好店内人员的关系，活跃店内气氛，促进本店良性发展。

6、人事管理：

店内有需要转正、晋升、调任和离职的人员，应于每月最后一周

星期五之前上交总部人力资源处，店内人员不足的，则需要打增

员表交到人力资源处。

五、XPR系统

1、下载安装：

下载地址：

下载文件为：

“XPRSetup简体版2.0.zip”，安装时请使用解压缩后的文件“XPRSetup简体版2.0.msi” 

进行安装

双击“XPRSetup简体版2.0.msi” 

文件进行安装,具体安装过程如下图解：

本软件默认安装路径为“D:

\XPRealty”，您可以点击右上角的“更改”按钮修改

请选择“安装主机”选项进行安装

初次安装完后，需要进行“数据库连接配置”，点击完成后默认会启动该程序

软件注册及配置

打开桌面上的“XPR系统工具”进行系统配置

进行软件注册：

注册完成后，第一次使用必须进行“数据恢复传输”

数据备份建议设置为自动备份，每天自动备份数据，预防电脑操作系统发生错误造成数据丢失

完成数据恢复传输后，在进行次数据上传，软件安