采购管理采购结算制度规范Word文档下载推荐.docx

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第7条供应商交货时，采购部应会同仓储部、质检部根据采购订单的要求进行验货、入库，并认真填写“物资验收单”等相关单据。

第8条采购部及时收集“物资验收单”，并做好分类、记录、存档工作。

采购专员应定期汇总“物资验收单”，以此作为采购结算的重要依据。

第3章核对结算单据

第9条采购专员须将“物资验收单”与《采购合同》、订单等进行核对，确认单证所列内容全部一致后，对各项数据进行整理和汇总。

第10条若“物资验收单”中存在栏目缺失，或与订单、《采购合同》所列内容不符，采购专员应及时与仓储部、质检部、供应商联系协调，追查原因。

第11条采购专员汇总相关单据，对缺失和不符的地方予以记录。

第4章付款结算

第12条采购专员确认各项数据准确无误后，填写“应付账款单”，列明应付款项明细。

第13条采购专员将“应付账款单”送交采购主管审核并请其签署意见，经采购主管审核无误后，交供应商确认。

第14条如果供应商对“应付账款单”存在异议，采购专员应重新审核已经发生的订单情况，并再次进行确认。

第15条采购部将供应商确认过的“应付账款单”交与财务部，由会计人员根据采购订单、《采购合同》、“物资验收单”等进行审核，审核无误后交出纳人员查验。

出纳人员在确认各类单据均符合财务规定、数据均一致后，办理结算手续。

第16条根据合同规定的结算方式进行结算后，出纳人员须要求供应商在五日内提供发票等有关票据和证明文件。

第17条采购专员依据财务部规定的报销程序，每半月集中办理一次报销手续，采购过程中发生的交通费、管理费、招标费用等均可依照报销制度予以报销。

第5章应付账款管理

第18条财务部负责采购应付账款的管理工作，并设立应付账款台账。

第19条财务部应定期编制与供应商的往来对账单，每月发送至对方单位进行核对，并妥善保存对账记录。

第20条采购部相关人员须归档保管相关的采购合同、提货凭证和首付款凭证，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款和余款等。

第6章附则

第21条本制度由财务部负责制定，总经办核准。

财务部保留对本制度进行修订和解释的权利。

第22条本制度自颁布之日起执行。

.2采购付款管理办法

企业建立采购付款管理办法，有利于规范企业采购付款的执行过程，减少采购结算风险。

采购付款管理办法

第1条目的

为了降低采购成本，进一步规范公司采购及货币资金支付行为，结合本公司的实际情况，特制定本办法。

第2条适用范围

本办法适用于公司所有原材料、辅料、设备等物资的采购工作。

第3条基本原则

1.公司所有物资采购工作一律实行比价采购制度。

2.严格执行决策、监督、检查等物资采购程序。

3.采购物资的数量、质量、金额须严格纳入公司计划管理，根据项目实施情况按计划实施采购。

4.公司支付采购进度款、材料设备款及各项费用时要严格执行签字程序。

第2章付款申请及审批程序

第4条采购专员应根据《采购合同》的付款约定，收集采购订单、“入库验收单”等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项。

第5条采购专员需及时、准确填写“付款申请单”、“应付账款表”。

第6条主管副总在接到财务部审核过的“采购项目应付账款表”及付款申请后签署意见，在权限范围内进行付款审批。

第7条对于大额采购项目的付款，在主管副总签署意见后，还须上报总经理审批，如总经理存在异议，则将“付款申请单”等票据转交主管副总处理。

第8条财务部将验收单与采购合同副本、供应商开具的发票及其他赢行结算凭证核对，以此作为是否支付货款的依据。

第3章支付货款

第9条财务部接到主管副总审批通过的“付款申请单”等文件后，应根据公司的相关财务制度安排付款事宜。

第10条财务部会计人员及时开立付款凭证，交出纳人员办理付款手续。

第11条出纳人员付款后，需在进货发票上盖“付讫”章，再转交会计人员进行账务核算与处理。

第4章账务核查

第12条采购部按月向供应商取得对账单，将其与“应付货款明细账”或“未付凭单明细表”互相调节，并查明发生差异的原因。

第13条财务部的物资明细账应定期与采购部、仓储部的物资明细账进行核对，做到账账相符。

第14条相关部门针对采购业务进行评审，找出差错问题，并提出相应的改进意见。

第5章附则

第15条本办法由财务部负责制定、修改及解释。

第16条本办法自总经理审批通过之日起执行.

.3采购付款对账管理制度

企业建立采购付账对账管理制度，有助于减少采购付款结算过程中出现的问题和错误，提高采购付款效率，降低采购结算风险。

采购付款对账管理制度

1.加强采购应付账款的管理工作，减少采购结算错误出现的次数。

2.理解应付款项目是否继续存在，及时发现应付款项目是否串户。

3.及时清理不良的应付款项目。

本制度适用于企业在采购付款之前，与供应商的对账管理工作。

第3条术语解释

本制度所称付款对账，是指会计人员完成报表后配合或主动与供应商核对往来账，双方签字或盖章确认的过程。

第2章应付账款记录与核对

第4条应付账款由财务部专人管理。

所购物资入库的次日，仓管员将送货单、入库单等单据上交到应付账款管理员处，应付账款管理员要在收到单据的当天核对完毕。

第5条应付账款的核对内容包括请购单、采购合同、送货单、验收单和入库单，所有单据核对无误后，加盖审核章，并记录应付账款。

第3章应付账款对账管理

第6条开展应付账款对账一般是应供应商的要求，会计人员应当认真积极应对；

同时，在应付款单位或个人没有要求对账的情况下，会计人员应当每月进行自我检查，重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目。

第7条每月与供应商进行一次对账，对账工作由采购员与会计人员共同完成。

第8条每季度报表完成后两天内由采购会计或通过采购专员通知供应商提供对账明细资料，一般情况下，应要求供应商将对账单及时传真或递送到本公司，对账单件除有供应商的公章或财务印章外，还必须由经办人员的签字，对账单列明从上月底至本月日止所有采购明细及欠款金额。

第9条采购专员收到供应商的对账单后，应及时做好核对工作；

核对无误后，将对账单交会计人员。

第10条会计人员根据供应商提供的明细资料，与本公司账务记载数进行逐笔核对。

如果与供应商的对账单存在差异，会计主管应立即查明原因。

第11条核对完成后，会计人员应保存好明细资料，同时双方在供应商提供的“对账确认表”上签字确认。

第12条对账后，会计人员应编制“应付账款汇总表”，内容包括应付账款总额、应付账款明细合计数及应付款金额。

第13条对账特殊情况处理

1.如果供应商不能提供“对账确认表”，公司可以设置“应付账款对账确认表”供双方确认，并与供应商提供的明细资料一并存档。

2.如果应付款单位或个人已三个月没有主动与本公司联系对账，会计人员应当主动或通过采购部门与应付款单位或个人对账确认。

第14条供应商请款

1.只有经过对账确认后的款项，供应商才能请求付款。

供应商请求付款时，首先应将按要求开具的发票、本公司入库单结账联及“月结对账单”提供给采购专员（发票必须与入库单一一对应，以便核对）。

2.采购专员收到供应商提供的发票、入库单结算联、对账单后，要做好审核工作，审核无误后，填写“结算清单”，交财务部会计人员。

3.会计人员收到上述单据后，及时进行核对，相符后在“付款申请表”上签字确认，并根据采购合同约定的付款期限，注明付款日期，在所有单据上加盖核销章。

第15条付款的审批

所有付款必须填写“付款申请审批单”。

付款申请由应付会计进行核对，财务部经理进行审核，总经理进行付款审批。

第16条出纳人员根据“结算单”付款后，盖“已付款“章，把单据返回给应付账款管理员，应付账款管理员核销应付账款。

第17条本制度由财务部制定，经总经办审批签字后通过，财务部保留对本制度额解释和修订权。

第18条本制度自颁布之日起实施。

.4预付账款审批管理制度

企业建立预付账款审批管理制度，有利于规范企业采购账款预付和定金给付工作申请、审批、执行过程，减少采购付款风险。

预付账款审批管理制度

为了加强对预付账款的采购结算付款管理工作，减少供应商对公司资金的占压，使公司资金能够得到合理运用，特制定本制度。

本制度适用于公司所有预付物资的采购、结算、付款工作。

第3条术语定义

预付账款是指公司按照采购合同或订单规定，预先支付给供应商的部分款项，以确保物资正常供应。

第2章采购预付账款申请范围控制

第4条预付账款的支付必须严格按照财务部规定的借款授权权限进行审批。

第5条公司采购预付的适用范围

1.合同中明确约定以“先款后货”方式结算的账款。

2.对于较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于%时，采取一定预付款的形式，但是在执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。

3.合同中规定超额度进货需“先款后货”时。

第3章采购预付账款申请审批程序

第6条采购部与供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购，经采购部经理及总经理审批后双方签订《采购合同》。

第7条合同签订后，采购部根据公司生产、经营的实际需要发出采购订单，详细说明采购货物的数量、质量要求、技术指标要求、价格和交货日期等内容。

第8条采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预付款申请书》，报采购部经理、财务部、总经理审批。

第9条预付款申请经总经理审批通过后，财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票。

第10条经验收确定货物不存在质量等问题后，采购部根据合同规定，要求供应商开具发票，经本公司校验无误后，安排支付剩余货款，并填写“应付账款单”上报采购经理、财务部、总经理审批。

第11条总经理审批后，财务部按照相应程序付款，保存好付款凭证，由采购部通知供应商查收货款并索取发票，财务部校验发票后，进行会计记录、做账，同时保存相关单证。

第4章预付账款采购过程监督

第12条为加强对预付账款购进物资的监控与管理，采购结算主管须设置采购预付款台账，并定期向采购部经理和财务部提交报表。

第13条采购预付款台账应满足以下三项要求。

1.预付款台账要按供应商名称、物资类别进行分类登记。

2.同一供应商有多笔预付款尾款未清时，应按货款支出的先后顺序逐笔填列支付金额、余额及其付款日期等相关内容。

3.采购预付款台账中登记的数据须与财务部的相关数据保持一致，对已到货未入库的物资不得扣除。

第14条本制度由财务部制定，经总经办审核批准后通过。

第15条本制度自颁布之日起实施

.5预付账款追踪检查制度

企业建立预付账款追踪检查制度，有利于规范企业预付账款管理工作，降低采购付款风险，防范采购舞弊行为。

预付账款追踪检查制度

为了控制预付账款的采购结算工作，监控预付账款支出的合理性，并对各类违规行为做出妥善处理，特制定本制度。

本制度适用于企业对采购预付账款的追踪审查工作。

第2章建立健全预付账款内控体系

第3条设置“预付账款”会计科目。

1.企业应设置“预付账款”会计科目，核算企业按照购货合同规定预付给供应商的款项。

2.“预付账款”科目应按供应商设置明细账，进行明细核算。

3.“预付账款”科目期末如何借方余额，反映了企业实际预付的款项；

期末如为货方余额，则反映了企业尚未补付的款项。

第4条预付账款核算处理

1.企业因购货而预付的款项，需借记“预付账款”科目，货记“赢行存款科目”。

2.收到所获物资时，根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额借记“物资采购”或“原材料”、“库存商品”等科目，按应付金额，货记“预付账款”科目.

3.补付的款项，借记“预付账款“科目，货记”赢行存款“科目；

退回多付的款项，借记“赢行存款”科目，货记“预付账款”科目。

4.企业的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货商破产、撒销等原因已无望在收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。

企业应按预计不能收到所购货物的预付账款账面余额，借记“其他应收款预付账款转入”科目，货记“预付账款“科目。

第5条建立预付账款内控制度

企业应建立企业预付账款内部控制制度，明确以下事项。

1.建立明确的职责分工。

2.确定总账、明细账，以及不听账户登帐的负责人。

3.确定各类预付账款的形式，以及对不符合规定的预付账款的处理方式。

4.建立坏账损失审批制度。

第3章预付账款内控体系的审查

第6条财务人员应定期对预付账款内部控制制度进行审查，确认其是否达到企业内控的要求，并且根据内控制度检查过程中发现的缺漏，不断健全预付账款内部控制制度。

第7条财务人员在对预付账款内部控制制度进行审查时，应注意以下六项内容是否合格。

1.是否建立了明确的职责分工制度。

2.是否按照不相容这则进行分工：

“预付账款”方的总账和明细账户的登记应由不同的人员分别登记；

现金收款员不得从事预付账款的记账工作。

3.预付账款的形式是否经过的严格审批，是否严格按照合同的规定执行。

4.是否建立了催收货款制度。

企业发生的预付账款是否及时按照合同的规定清算、催收。

5.对于长期未收回的预付账款，应查明原因，必要时可派人索要。

6.审查是否建立了完善的坏账损失审批制度。

企业发生的预付账款，如已形成坏账损失，经过必要的审批后，方可转入“其他应收款”科目，列作“坏账损失”入账。

第8条除转入“其他应收款”科目的预付账款外，其他预付账款不得计提坏账准备。

第4章预付账款检查管理

第9条审计人员必须定期对“预付账款”账户进行检查，对预付账款操作过程中的各类疑点进行追查处理。

第10条审计人员在审阅“预付账款”账户或有关会计凭证时，如果发现线索或疑点，应及时追踪查证。

第11条预付账款账户审计内容

1.由于预付账款业务须以合法合同为基础，因此审计人员要核对每一笔预付账款业务是否有对应的合同，查证合同上规定的预付账款数额是否与预付账款发生额相符，并对采购合同的合法性、合理性进行查证，以确定是否存在以虚假或不合理合同串通作弊、虚列预付账款的问题。

2.查阅预付账款总账与明细账，看其余额是否相符，还应注意明细账中相关摘要的叙述是否清晰，必要可调阅相关记账凭证和原始凭证。

3.审计人员应查证预付账款业务关联单位，确定是否存在虚假预付账款业务，以及预付账款业务是否正确。

4.查证购货入库记录，查看有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。

5.查证“预付账款”明细账的账龄长短及相关的记账凭证、原始凭证。

如果账龄过长，则存在利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。

第12条审计人员在审查过程中应特别关注以下情况。

1.“预付账户”账户是否存在挂账问题。

2.采购业务“预付账款”账户的摘要栏说明不真实或模糊不清。

3.采购业务中是否存在会计不真实、不合法的情况，是否缺乏原始凭证。

4.是否讯在证证、账证不符的情况。

第13条如果发现以上疑点，则账户有可能存在问题，审计人员可以进行进一步的审阅、核对有关会计资料，调查询问有关人员，从而查证问题。

第14条问题查证完成后，审计人员应根据具体情况作出适当的调整，并相关责任人进行处理。