采购管理制度.docx

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采购管理制度

采购管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购行为，加强公司工程、物资及服务等采购工作的管理和监督，降低采购成本，依据《**省烟草商业系统采购管理办法》（**烟办[2013]26号）、《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）等制度及文件，结合工作实际，制订本制度。

第二条本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得工程、物资和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

所称工程，分为建设工程和信息化工程。

建设工程包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。

信息化工程包括信息化基础设施建设、信息安全保障设施建设、应用系统开发以及与信息化工程相关的咨询和监理等项目。

所称物资，是指各种形态和种类的物品，包括原辅料、五金配件、加工件、设备、办公用品、消防器材、仓库租赁、运输和运输工具、劳保、生活物资、服务、工程建设和维修等。

所称服务，是指除物资和工程以外的其他采购对象。

包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络运维服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务。

第三条采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

第四条采购工作必须遵守国家相关法律、法规并依法接受监督。

第二章机构与职责

第五条公司成立****化肥有限公司三项工作管理委员会【详见**公司关于成立三项工作管理委员会的通知（**〔2013〕26号）或公司最新相关文件】，****化肥有限公司三项工作管理委员会（以下简称管委会）由公司领导、相关部门负责人和2名以上职工代表组成。

作为公司工程、物资和服务项目采购的民主管理和审议机构，管委会工作职责如下：

（一）审议决定公司投资规划；审议并通过本系统年度投资项目计划及调整方案；审议确定向上级单位申报审批的投资项目；审议通过本单位审批的投资项目及其他需要管委会审议的投资项目。

（二）审定采购工作管理制度；审定《采购目录》；审定年度采购项目计划及采购方式；审定本系统需要集中采购的项目计划及采购方式；审定年度采购项目重大变更事项；审定招标代理机构库名单。

（三）听取采购办、廉监组的工作汇报，指导采购办、廉监组的工作，处理项目实施过程中的重大问题。

公司设立了董事会，《采购目录》和年度采购计划经管委会审议后，报董事会审定。

第六条管委会下设采购管理办公室（以下简称采购办），作为管委会的日常管理机构，负责执行采购管理工作。

采购办设在企管部，由企管部负责人任主任，审计科及办公室负责人任副主任，供应部、销售部、财务部、安保科、钾肥车间、复肥车间主要负责人及企管部采购工作管理人员为成员。

采购办工作职责具体如下：

（一）负责将计划部门初步审定的投资项目如规划、计划、方案提报管委会审议。

（二）负责草拟采购工作管理制度并提报管委会审议；负责汇总、审核、编制《采购目录》和年度采购计划；负责拟定招标代理机构库名单并提报管委会审定，建立招标代理机构库及进行日常管理工作；负责组织从招标代理机构库中随机抽选招标代理机构；负责审定招标文件、谈判文件和询价文件；负责组织供应商资质认定，确认和发布中选供应商目录，审核供应商库。

（三）负责落实管委会决议，督导项目实施，处理项目实施中的一般性问题；对招标活动进行现场管理；负责受理和答复投标人对采购活动有关事项的质疑；负责将项目实施中出现的重大问题及时向管委会报告。

（四）提请召开管委会会议，筹备会议资料，记录会议讨论情况，起草会议决议或会议纪要，做好会议资料归档。

（五）完成管委会交办的其它工作。

第七条管委会下设廉政监督领导小组（以下简称廉监组），作为管委会的内部监督机构，负责对采购活动进行廉政监督和程序监督。

廉监组由办公室主任为组长，审计科负责人为副组长，企管部、财务部、销售部负责人为成员。

工作职能具体如下：

（一）办公室（监察科）负责受理采购工作中的各类投诉、举报并实行廉政监督；负责采购工作中违纪、违规案件的查处。

（二）审计科（兼整顿工作）负责采购项目标底或拦标价的审计；采购项目超支审计，招标文件、合同审核及项目支付资金审计。

负责采购活动的规范性监督，对履行实施环节公开、公示进行督导。

（三）财务部负责对采购项目的预算审核和调整，采购资金的审核、结算和支付审核；负责按照预算和合同拨付资金。

（四）企管部负责招标文件、合同及采购过程合法性、合规性审查。

（五）销售部负责核实所采购原料的价格是否符合当期市场行情。

第八条管委会下设6个专项实施小组，包括原材料采购实施小组、机械设备及配件采购实施小组、工程投资实施小组、储运业务实施小组、办公用品采购实施小组、服务及其他项目实施小组。

实施小组的执行部门是项目实施机构，具体实施采购活动，承担采购实施的直接责任。

主要职责包括：

建立供应商库，并进行动态管理；负责申报年度采购计划、预算；对拟采购项目作前期市场调查，拟定采购方案报请采购办审议；草拟招标文件、谈判文件或询价文件；实施商务谈判，组织、协调采购合同的签订工作；履行项目采购公告、公示义务，负责在内网三项工作信息平台发起采购流程；具体开展采购事务，负责采购项目验收和后期管理；负责采购资料收集，按“一项一档”的要求建立采购项目档案；应当履行的其他职责。

实施小组组长及成员履行审核程序，承担审核责任。

具体职责如下：

（一）各小组组长根据小组成员意见签署审批意见；

（二）企管部负责审核合同中原料、产品质量标准是否符合要求并参与过程监督；

（三）财务部负责审核合同结算方式、资金风险、成本分析和预算执行情况；

（四）办公室负责审核检查合同执行过程是否达到办事公开民主管理的要求；

（五）审计科负责审核合同订立的合法性、合规性和执行合同的真实性，并负责合同签章；采购金额超过10万元以上的合同须同时提交公司法律顾问审核，出具审核意见，10万元以下的合同采购实施小组根据需要确定是否提交法律顾问审核。

（六）安保科负责审核基建项目、劳务外包、车辆运输和大（中、小）修施工合同中有关安全要求条款是否符合规范；

（七）生产车间负责原料采购合同中所采购物资是否适用的评价；

（八）职工代表参与合同会签，提出意见。

第九条管委会议会议由采购办筹备，拟写议案，报经主任委员同意后召开。

议事规则如下：

（一）办公室负责通知管委会委员，告知会议时间、地点、拟审议的事项（议题）。

（二）会议由管委会主任主持，特殊情况，可由主任授权的副主任主持，须有三分之二以上的委员出席，方可举行。

（三）会议主持人逐一提出会议议题。

由采购办或采购实施小组在议题提出后，对项目进行汇报和解释说明。

参会人员在充分了解项目的基础上，以简洁、明确的语言发表意见。

参会人员明确表达意见后，会议主持人提请参会人员进行表决。

（四）会议表决实行一人一票制，以口头或书面方式进行。

以口头方式进行表决时，参会人员应当口头表示同意或不同意，表决按照少数服从多数的原则，三分之二以上的参会成员同意的，视为通过。

以书面方式进行表决时，参会人员应当在采购项目实名决议票（附表1）上签名，并在同意或不同意中选择其一，不得两者同选或不选。

表决按照少数服从多数的原则，三分之二以上的参会成员同意的，视为通过。

（五）会议结束后，由采购办负责整理会议记录并起草会议纪要。

会议纪要须由管委会主任委员审核通过后，以公文形式下发。

第三章物资采购组织形式

第十条　各部门采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。

集中采购是指由管委会确定的集中采购部门依据年度采购计划分类集中采购需求，统一组织的采购。

分散采购是指因采购项目具有特殊性，难以组织集中采购，由采购执行部门依据年度采购计划自行组织的采购。

第十一条各部门采购工作确定。

（一）办公室负责办公用品、运输工具、工程建设、基建维修和车辆维修、保险等项目的采购；

（二）车间负责部门负责水、电、燃料、加工件、生产劳务外包服务等项目的采购。

（三）安保部门负责防灾物资、安全保卫设施等项目的采购；

（四）供应部负责原辅料、五金配件、化验室仪器、试剂、仓库租赁、柴油、运输和装卸车外包服务等项目的采购；

（五）销售部负责宣传促销服务等项目的采购。

第四章采购计划编制

第十二条年度采购计划编制。

采购计划的提报、审核、审定参照《**省烟草商业系统采购计划管理办法》（**烟办综〔2015〕186号）执行，严格落实“三关三审”、实名票决、签字确认和存档立卷制度。

第十三条年度计划提报。

（一）分散采购项目提报。

1.每年12月10日前，分散采购部门梳理下一年度采购需求计划，填写《**年度采购计划》（附表2）。

经部门负责人签字确认后，报分管领导审批签字同意，完成计划初审。

分散采购部门负责人为采购计划初审环节的第一责任人，对采购计划需求中的项目名称、采购数量、项目金额、采购部门、采购方式及确定理由等事项负主体责任。

2.12月20日前，分散采购部门将经过初审的《**年度采购计划》提交采购办牵头部门（以下称企管部）。

（二）集中采购项目提报。

1.每年12月10日前，需求部门梳理下一年度采购需求计划，并将采购项目名称、采购数量以书面形式提报部门负责人签字确认后，报集中采购部门汇总。

需求部门负责人对本部门提报的采购项目名称、采购数量负责。

2.12月15日前，集中采购部门将编制的归口采购需求计划，经部门负责人签字确认后，报分管领导审批签字同意，完成计划初审。

集中采购部门负责人为采购计划初审环节的第一责任人，对采购计划中的项目名称、采购数量、项目金额、采购部门、采购方式及确定理由等事项负主体责任。

3.12月20日前，集中采购部门将经过初审的《**年度采购计划》报企管部。

第十四条年度计划审核。

（一）企管部将各部门上报的《采购计划》进行汇总，编制形成《**年度采购计划草案》（附表3）。

（二）企管部于12月31日前，通过电话或会议的形式与成员部门进行沟通，形成统一意见。

（三）企管部根据电话或会议形成的统一意见，修改完善《**年度采购计划草案》。

采购办成员部门负责人在《**年度采购计划草案》审核意见栏上签字确认，完成计划二审。

企管部负责人为采购计划二审环节的第一责任人，对《**年度采购计划草案》负主体责任。

（四）整顿部门（审计科兼）列席采购办会议参与监督，负监督主体责任，对采购方式及理由重点把关，在《**年度采购计划草案》监督情况栏中签署意见。

（五）企管部将计划提报、计划审核环节的痕迹化资料进行归档保存。

第十五条年度计划审定。

企管部于次年1月10日前提请召开管委会会议，对本单位《**年度采购计划草案》进行审定，设立董事会的单位须经过董事会审定，并形成会议纪要，完成计划三审。

通过管委会审议的《**年度采购计划》，由计划部门在办事公开民主管理平台上进行公示公开。

第十六条年度预算审核。

将讨论通过的年度采购计划提交预算管理委员会审核，并形成会议纪要。

第十七条年度计划调整。

（一）新增采购计划。

年度采购计划原则上半年集中调整一次。

需求部门于6月20日前按照前述规定完成计划提报，企管部于7月1日前按照前述规定完成计划审核，并于7月15日前按照前述规定提报管委会审议通过，方可按程序组织采购。

（二）采购方式变更。

对确因采购工作需要变更采购方式的项目，应及时召开管委会审议通过。

第十八条紧急事项审批。

因出现救灾抢险或影响正常生产经营等紧急情况，有充分的理由需要临时增补的采购项目，由采购部门填写《紧急采购项目审批表》（附表4），报计划、财务、审计等相关部门会签。

项目预算金额在5万元以下的项目，报管委会分管计划的副主任委员审批通过，方可按程序组织采购；预算金额在5万元以上的项目，报管委会主任委员审批通过，方可按程序组织采购。

第十九条月度计划。

公司对分批次采购的项目除需执行年度计划采购程序外，在采购之前需同时提报月度采购计划；月度计划原则上应在年度计划范围内内填报。

第二十条月度计划申报部门职责

（一）供应部负责五金配件申报或编制有合理库存量的常用物资计划，如工具、螺栓、紧固件、劳保用品等，并核对常用配件等其它部门物资计划的库存量。

（二）生产车间负责申报或编制未规定合理库存量的五金配件、大修件及设备计划，并确定常用物资及叉车燃油的合理库存量（可根据生产情况适时调整）；根据生产计划提供产品原材料配方或原材料计划申请。

（三）安全科负责申报或编制消防器材及安全防护用品等物资计划。

（四）企管部化验室负责申报或编制化验仪器仪表、化验药品、计量器具、原辅料等采购计划。

（五）办公室负责行政申报或编制办公用品、福利物资、轿车及其维修计划件；负责劳保用品发放标准的确定及劳保用品计划的审核。

（六）企管部负责编制生产用大宗原材料的采购计划。

（七）销售部负责编制宣传促销服务的采购计划。

第二十一条月度计划的申请

（一）计划的提出要慎重，申请部门应根据实际需求库存限量、实际库存状况及可能进行的改造等情况提出申请。

（二）计划申请必须填写《月度采购计划表》（见附表5），一式两份，一份自留备查，一份按审批程序逐级送审，由采购执行部门保存。

申报表各栏务必填写清楚，包括品名、规格、型号、质量要求、申报数量、时间要求等内容。

第二十二条月度计划的审批

（一）车间计划：

五金配件及设备采购计划由生产车间每月两次据车间需求填写《需求计划表》交保管室汇总后一并申报。

仓库保管员根据生产车间《需求计划表》、库存限量、消耗情况及实际库存适时填写《月度采购计划表》，交车间负责人及供应部负责人审核、生产副总审批。

（二）原辅料采购计划：

原辅料采购计划由企管部经办人根据生产计划及库存情况或生产部门提出原材料计划申请填写，《月度采购计划表》由部门负责人审核、分管领导审批。

供应部根据市场行情在不影响生产的情况下可分批实施。

根据市场行情判断需要增加临时采购计划大批量采购原辅料储存的，原则上应经“三项工作委员会”通过。

（三）其它采购计划由申报部门填报、部门负责人审核，分管领导审批。

（四）安全和生产急件计划由相关部门填写一式叁份计划表经分管领导批准后，一份直接交采购部门采购，一份自留备查，一份交仓库。

安全和生产急件计划当月分别不得超过1份和3份。

急件计划采购后需补办相关审批手续。

第五章采购适用范围

第二十三条采购方式包括五种：

公开招标（分招标直接确定中选供应商和招标建库后询价、谈判确定中选供应商两种方式）；邀请招标；竞争性谈判；单一来源采购；询价。

第二十四条公开招标适用范围：

公开招标作为公司的主要采购方式，适用范围如下。

（一）单项合同估算价在50万元（含50万）以上的建设工程类项目采购，除从全资三产公司采购之外，必须实行公开招标。

其中，从全资三产公司单一来源采购限于施工单项合同估算价在200万元以下的项目；与建设工程相关的设备、材料等货物单项合同估算价在100万元以下的项目；与建设工程相关的勘察、设计、监理等服务单项合同估算价在50万元以下的项目。

（二）信息化工程类项目、物资类项目和服务类项目采购，除国家局计划分配和从全资三产公司采购的之外，必须以公开招标为主要采购方式。

（三）全年采购频次高、不定时，价格波动幅度不大，在使用过程中必须保证连续性供应的物资类、服务类项目及单项合同估算价在50万元以下工程类项目，除国家局计划分配和从全资三产公司采购之外，可通过公开招标的方式分别确立定点供应商或建立供应商名录库。

其中从公开招标建立的供应商名录库中采购的项目，应当采取竞争性方式（询价、竞争性谈判）确定中选供应商。

定点供应商或供应商名录库的服务年限原则上为2-3个年度。

（四）法律、法规规定必须公开招标的其他情形。

第二十五条邀请招标适用范围：

符合以下情况之一的，采用邀请招标方式采购。

（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有有限范围的供应商可供选择的；

（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例10%（含10%）以上的；

（三）涉及企业安全和秘密，适宜招标但不宜公开招标的；

（四）行业有明确供应商范围的。

第二十六条竞争性谈判适用范围：

符合以下情况之一的，采用竞争性谈判方式进行采购。

（一）经充分的市场调研论证，确认供应商只有2家，且经采购办成员部门集体讨论通过的；

（二）实施两次招标均流标的；

（三）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（四）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（五）不能事先计算出价格总额的；

（六）涉及行业安全和秘密的；

（七）涉及烟草行业核心技术的；

（八）采用特定专利、专用技术的。

第二十七条询价适用范围：

符合以下情况之一的，采用询价方式进行采购。

（一）采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的；

（二）经充分的市场调研论证，确认供应商只有2家，且经采购办成员部门集体讨论通过的；

（三）实施两次招标均流标的；

（三）涉及行业安全和秘密；

（四）涉及烟草行业核心技术；

（五）采用特定专利、专用技术。

第二十八条单一来源适用范围：

符合以下情况之一的，采用单一来源方式进行采购。

（一）从具备供应能力和相应资质的全资三产子公司采购的项目（不含国家法律法规和地方政府规定必须公开招标的项目）；

（二）国家局计划分配的烟用物资、设备的采购项目；

（三）国家局有明文规定的服务类项目；

（四）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；

（五）只能从唯一供应商处采购的项目；

（六）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额的10％；

（六）涉及行业（企业）安全和秘密；

（七）涉及行业（企业）核心技术；

（八）采用特定专利、专用技术。

第六章采购程序

第二十九条采购程序参照《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）执行。

第三十条公司采购项目委托有资质的招标代理机构招标。

招标代理机构选择采用公司通过竞争性方式建库、利用省局招标代理机构库或利用宜昌市局招标代理机构库三种方式之一确定。

对招标代理机构库的管理参照《省烟草专卖局关于印发**省烟草商业系统供应商管理规定的通知》（**烟计〔2012〕38号）文件执行。

第三十一条招标分为公开招标和邀请招标，采用招标方式采购的，以下程序包括：

项目实施申请、项目实施审批、抽取招标代理机构、签订委托合同（协议）、编制招标文件、招标文件备案、发布招标公告、供应商报名及资格审查、发售招标文件、招标文件答疑、投标人投标、开标通知、抽选评标专家、开标、评标、否决投标情况的处理、中标供应商确认、招标结果公示、发出中标通知书等按照《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）中**省烟草商业系统公开招标或邀请招标采购实施细则执行。

其中对于招标合格供应商的评标专家可根据《**公司关于成立评标专家库的通知》（**【2012】25号）在评标成员库中抽选。

执行以上程序需填写采购事项审批表（附表6）、招标代理机构抽选表（附表7）、标书审批表（附表8）、中标供应商确认单（附表9）、招标代理机构服务评价表（附表10）。

第三十二条采用竞争性谈判方式采购的，以下程序包括：

项目实施申请、项目实施审批、成立谈判小组、编制谈判文件、谈判文件会签、确定候选供应商、递交响应文件、商定谈判方案、谈判准备、组织采购谈判、形成谈判报告、确定成交供应商、发出成交通知书等按照《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）中**省烟草商业系统竞争性谈判采购实施细则执行。

其中我公司关于谈判小组组成规定如下：

对于一般采购项目，由采购部门、企管、财务、业务相关部门、职工代表等组成谈判小组（5人以上，下同），采购办负责人签字确认；对于技术复杂或涉及专业知识的采购项目，由采购部门、计划、财务等部门及2名相关专家组成谈判小组，其中参加谈判的专家应由采购部门从本单位的评标成员库中抽取，整顿部门（审计科兼）对抽取现场进行监督，采购办负责人签字确认。

执行以上程序需填写采购事项审批表（附表11）、谈判小组成员确认表（附表12）、竞争性谈判文件审批表（附表13）、推荐供应商确认表（附表14）、供应商报价确认单（附表15）、中选供应商确认单（附表16）。

第三十三条采用询价方式采购的，以下程序包括：

项目实施申请、项目实施审批、成立询价小组、编制询价文件、询价文件会签、推荐供应商名单、商定询价方案、组织询价、询价评议、确定中选供应商、发出成交通知书等按照《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）中**省烟草商业系统询价采购实施细则执行。

其中我公司关于询价小组组成规定同上条中谈判小组。

执行以上程序需填写采购事项审批表（附表17）、询价小组成员确认表（附表18）、询价文件审批表（附表19）、推荐供应商确认表（附表20）、现场、电话、电商询价记录表（附表21）、中选供应商确认单（附表22）。

第三十四条采用单一来源方式采购的，以下程序包括：

项目实施申请、项目实施审批、成立单一来源谈判小组、编制采购文件、采购文件会签、发出洽谈邀请、商定洽谈方案、组织采购洽谈、确定中选供应商、发出成交通知书等按照《省烟草公司办公室关于印发五种采购方式实施细则的通知》（**烟办综〔2015〕229号）中**省烟草商业系统单一来源采购实施细则执行。

其中我公司关于单一来源谈判小组组成规定同谈判小组。

执行以上程序需填写采购事项审批表（附表23）、谈判小组成员确认表（附表24）、单一来源谈判文件审批表（附表25）、供应商报价确认单（附表26）、中选供应商确认单（附表27）。

第三十五条建立供应商名录库后采取竞争性方式采购的项目，遵循以下程序：

（一）项目实施申请及项目实施审批同采用竞争性谈判方式采购的程序，并填写采购事项审批表（附表28）。

（二）成立询价小组。

询价小组办公室设在企管部，企管部负责人担任询价小组组长，询价小组由三人组成（企管部2人、财务部1人），询价由询价小组采用传真、邮件（《采购信息表》见附表29）或电话的方式进行，应对合格供应商名录中的供应商分别进行询价，要求各供应商必须在规定时限内报价，报价时限一般不超过48小时（具体时限由询价小组确定并告知供应商）。

询价完成后，由供应商将已盖章或签名的询价记录通过传真或邮件的形式书面提供给询价小组（《询价报价表》见附表30，不能提供书面询价记录的应说明理由），询价小组根据询价结果按供应商报价高低（综合测算价）从低向高排名形成汇总记录，汇总记录由询价小组签字确认后交谈判小组。

询价期间公司任何人员都不得向其他单位或个人泄露各供应商的报价信息。

（三）成立谈判小组。

谈判小组办公室设在采购工作对口职能部门，采购工作对口职能部门负责人担任谈判小组组长，谈判小组由5人以上单数组成（至少有一名职工代表参加，其中采购部门的代表不能超过成员总数的1/3）。

其它谈判小组组成规定同采用竞争性谈判方式采购的规定，并填写谈判小组成员确认表（附表31）。

（四）编制谈判文件。

谈判文件由采购部门负责起草。

谈判文件应包括：

谈判人须知、谈判程序、采购需求及主要技术参数、评审标准及办法、合同主要条款及最高限价等主要内容。

考虑公司采购工作的频繁性，在谈判文件主要内容基本一致的情况下，同类采购项目同年度的谈判文件可重复使用。

（四）谈判文件会签。

采购部门根据询价结果，结合市场价格分析拟定最高限价初步意见（必要时应征求公司领导意见），填制《竞争性谈判文件审批表》（附表32），经采购部门负责人签字确认后，送审计、财务、企管部门对竞争性谈判文件进行会审。

重点审核竞争性谈判文件中的商务、技术、服务要求是否存在歧视性条款或不合理条件、最高限价是否