会展项目制度.docx

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会展项目制度

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会展项目制度

　　篇一：

会展项目管理

　　会展项目管理复习资料

　　第一章导论

　　项目管理的内容：

“四控制、二管理、一协调”即进度控制、质量控制、安全控制、费用控制，合同管理、信息管理和信息协调，以及与上述“四控制”相适应的配套管理工作（如物资、设备、技术、劳务等方面的管理工作）。

　　会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式，其特征：

顾客导向性、项目连带性、客户广泛性、效益整合性。

　　展览项目分类：

按展览目的分为展览类展览项目和交易类展览项目。

按展览项目性质分为贸易类展览项目、消费类展览项目和科技类展览项目。

按照展览项目内容分为综合类展览项目和专业类展览项目。

会展项目管理的概念：

会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。

　　会展项目管理的总体特征：

服务目标性、客户广泛性、项目关联性、收益综合性的相关信息。

　　第二章会展项目识别与启动

　　会展项目立项的概念：

指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政主管部门批准或承认的过程。

　　会展项目立项的特征：

会展项目有一个明确界定的目标——一个期望

　　的结果。

会展项目可能是独一无二的，是一次性的努力。

每个项目都有参展参会客户。

会展项目还有一定的不确定性。

　　会展举办单位的资格：

出国（境）举办经济贸易展览会须经中国国际贸易促进委员会审批。

　　会展项目选择应坚持的原则：

效益性原则、可行性原则、创新性原则、灵活性原则。

　　净现值（npV）指会展项目计算期内，按行业基准收益率或其他设定的折现率，将方案寿命期内隔年的净现金流量折算到期初的现值的代数和。

如果净现值大于零，该会展就值的办，否则反之。

　　第三章会展项目组织管理

　　会展项目组织结构类型：

工作队式、部门控制式、项目型和矩阵型等类型。

　　工作队式适用于大型会展项目，工期要求紧，要求多工种、多部门密切配合的会展项目。

　　优点：

能发挥各方面专家的特长和作用。

各专业人才集中办公，减少了扯皮和等待时间，办事效率高，解决问题快。

会展项目经理权力集中，受干扰少，决策及时，指挥灵便。

　　缺点：

各类人员来自不同部门，具有不同的专业背景，配合不熟悉。

各类人员在同一时期内所负担的管理工作任务可能有很大差别，很容易产生忙闲不均。

成员离开原单位，需要重新适应环境，也容易产生临时观点。

　　会展项目团队成员的选择标准：

尽职尽责；分担责任；灵活；任务导

　　向；依据进度和约束完成工作的能力；互相信任与支持；团队导向；能够接受不同观点；跨越部门和权限工作的能力。

　　第四章会展项目计划管理

　　会展项目计划的形式：

概念性计划；详细计划；滚动计划。

　　会展项目计划的编制内容：

范围计划、工作计划、人员管理计划、资源供应计划、进度报告计划、成本计划、质量计划、变更控制计划、文件控制计划、风险应对计划、支持计划。

其核心内容：

范围计划、进度计划、资源计划。

　　一个完整的会展项目计划方案应包括项目的战略方案与操作计划两大部分。

　　wbs的层次和编码：

wbs一般最多使用20个层次，多于20个是过度的，对于一般较小的项目4-6层就够了。

　　第五章会展项目财务管（会展项目制度）理

　　会展项目财务管理就是遵循客观经济规律，通过对会展项目资金的筹集、运用和分配的管理，利用货币价值形式对会展项目的经营状况进行综合性的管理。

　　财务预测是财务人员根据历史资料，依据现实条件，运用特定的方法对企业未来的财务活动和财务成果所做出的科学预计和合理判断。

会展项目财务预测是指会展项目组织者对会展项目未来资金需求的估计。

　　会展项目预测包括以下内容：

投资预测；销售收入预测；成本预测；利润预测；筹资预测。

　　会展项目采取何种筹资方式，应从筹资数量、筹资成本、筹资风险和筹资时效这四个方面综合考虑。

　　会展项目的固定成本是指在会展项目的既定规模内，不随参加者和观众人数的变化而变化的那部分成本费用支出，如项目小组成员的工资、宣传广告费、场地租金、设备租赁费、保险费和通讯费等。

　　会展项目的变动成本是指在会展项目的既定规模内，随参加者和观众人数或赛事活动次数的变化成正比例变化的那些成本费用支出，如住宿费、运动员出场费、注册工本费、资料费、招待费、礼品费、交流研讨会费用和营业税金等。

　　p125计算题

　　会展项目预算工作程序：

确定财务预算的目标；资料的搜集；汇总会展项目组织者业务方面的预算；财务预算的编制。

　　合理选择会展项目筹资方式：

比较项目筹资成本和项目投资回报；分析项目筹资风险的大小；考虑资本市场状况和公司的经营现状；优化筹资结构。

　　商业赞助：

商业赞助就是以某个活动为支点，以冠名、主办、协办、鸣谢、指定产品等为形式，从企业获得资金、实物支持，然后再以一定的广告、新闻媒体的宣传作为回报来进行操作的商业行为。

　　第六章会展项目的实施控制

　　会展项目质量的特点：

会展项目的质量控制就在于提高产品或服务质量，增强会展企业的市场竞争力，为塑造品牌会展项目打下坚实基础，从而提高会展企业经济效益，保证会展企业的生存与发展。

　　会展项目的成本控制是指项目组织者为保证会展项目目标的实现而制定成本预算，并对项目实施过程中发生的成本费用进行检查、监督和控制，努力将实际成本控制在预算范围内的管理过程。

　　项目成本控制的原则：

全面性原则、效益原则、例外管理原则、统一原则。

　　会展项目进度控制：

指对项目各实施阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。

会展项目进度控制程序：

记录项目的实际进度、项目进度偏差分析、项目进度计划更新。

　　第七章会展项目合同管理

　　会展项目合同可以分为有名合同和无名合同。

　　合同订立的程序主要包括两个环节：

要约和承诺。

　　要约的概念：

又称发价，是希望和他人订立合同的意思表示。

要约的构成要件：

主体要件、主观要件、内容要件、形式要件。

与要约的撤销与要约的撤回不同，不是任何要约都可以撤回。

　　关于承诺的撤回，我国也是采用到达标准。

撤回承诺的通知应当在承诺到达要约人之前或者与承诺通知同时到达要约人。

　　违约行为：

1、实际行为：

从履行的角度看，实际违约可以分为不履行、不完全履行和延迟履行。

2、预期违约：

有明示预期违约和默示预期违约两种形态。

　　合同当事人可以选择的争议解决途径主要包括四种：

和解、调解、仲

　　篇二：

会展项目评价的标准

　　会展项目评价的标准评价会展项目策划工作的效果，说到底是评价会展项目的效果。

　　所谓会展项目的效果，就是这个项目的运行结果是否达到了主办方的预期，是否达到策划工作的预期。

用通俗的语言，则是这个项目“行不行”或者“好不好”。

　　在项目决策阶段的评价，实际是评估。

主办方决策者在评估项目策划方案后，决定“上”或决定“不上”，都是基于对于项目发展前景的预判。

　　而真正可以检验项目策划水平的，只能是通过“上项目”和“做项目”这两个阶段的实践。

常言道，“实践是检验真理的唯一标准”。

因此我们说，只有“上项目”和“做项目”的实践，才是检验会展项目策划工作是否有效果、有水平的唯一标准。

　　会展项目通过“上项目”和“做项目”的实践，到底“行不行”或者“好不好”，是应该有具体标准加以评价的。

对于这一标准，会展业内虽无明确的统一的规定，但有经验的从业者在许多问题的看法上是一致的。

本教材著者根据从业经验，提出以下十条标准供学习者参考：

　　一是，项目的可持续性。

　　项目的发展前景是否看好，是短期看好（3-5年），还是长期看好（10年以上）；如果是新项目，还要考察创新性。

　　二是，项目逻辑的合理性。

　　主要是项目内在的商业逻辑是否清晰、有序，是否理性。

　　三是，把握项目关键资源和关键流程的能力。

　　主办方是否拥有项目运行的关键资源，是否拥有关键流程掌控关键资源。

　　四是，项目对政策或对合作伙伴的依赖度。

　　政府政策对于项目的影响程度，项目经营对于合作伙伴的依赖程度。

　　五是，项目业务的增长性。

　　项目业务增长的空间是否广大，可否旁及或延伸其他领域。

　　六是，项目的收入模式。

　　项目业务收入来源是否稳定，可否承担经营项目所需的成本开支，并可保持相对高的盈利能力。

　　七是，项目服务品质的体验性。

　　客户通过参展、参观或参加会议，可否体验项目的服务品质。

　　八是，项目的风险控制性。

　　主办方对于项目的社会、法律、经济等风险有无预见和防控预案；与竞争对手比较孰强孰弱。

　　九是，项目团队的结构、稳定性及价值观。

　　项目团队成员是否配置适合、构成合理，成员对于项目的认知是否积极，骨干成员是否具有较高忠诚度。

　　十是，项目主办方高层管理者的发展理念、战略远见及人脉关系。

　　这十条标准，从外而内，从经营要素到管理要素，从项目本身到“做项目”和“管项目”的人，旨在全方位地引导会展项目的评价。

　　这十条标准中，大部分是可以依靠定量分析来判断的。

因此，评价一个会展项目“行不行”或者“好不好”，不能完全凭感觉、凭印象，更不能仅凭一纸“策划书”，而必须凭实践、凭经验，凭实实在在的经营管理数据来判断的。

　　篇三：

会展项目工作流程及表格

　　一、专题展示会（新闻发布会、行业研讨会）的申请：

　　举办展会的代理商需提前一个月按xxxx计算机有限公司规定的专题展会申请详细填写并附加展会方案（展会议程、招商计划、工作安排等），以传真形式发至xxxx计算机有限公司市场部，市场部按规定审批确认后，将确认后的展会申请发回申请单位，双方即可按确认后的展会方案进行筹备。

　　二、商品抵款的操作：

（一）、原则：

商品抵款制度是指xxxx电脑代理商举办的教育电脑及教育软件产品的专题展会的广告费、场地费经xxxx计算机有限公司核定审批后，按有效费用的50%以现行代理价格折算产品与代理商。

（二）、操作方法：

　　1、所抵款项是经xxxx计算机有限公司市场部审批确认的专题展会所花费的广告费、场地费的50%，对于会议所需相关资料，xxxx公司将按实际参会人数提供。

　　2、举办展会的代理商请在展会结束后的五个工作日内，将本次展会中所花费的广告费、场地费发票，及刊登关于本次展会广告消息的报纸样张，一同传至xxxx计算机有限公司，经确认无误后，将按商品销售流程填写销售单，把折算后的产品发至代理商处。

　　三、专题展会的操作：

　　策划篇

　　xxxx教育电脑及系列教育软件展示会是xxxx计算机有限公司与当地代理商联合举办的有关信息化教学及系列教育软件应用的大型专题活动。

其组织实施的目的是：

　　通过xxxx教育电脑及教育软件的演示，为用户提供软硬件一体化的解决方案

　　通过展示会，为用户提供交流经验的场所

　　突出当地代理商在xxxx电脑销售体系中的重要地位代理商通过展示会的组办获得批量客户资源

　　树立xxxx计算机有限公司的企业形象及xxxx电脑的教育品牌形象

　　专题展示会以计划周详、安排有方、实施得体、资源集中、针对性强、命中率高为主要特点，为xxxx计算机有限公司联合代理商共同深层次开发市场奠定了基础。

　　一、主题及标题：

　　配合xxxx计算机有限公司整体市场活动规划及导向、新产品推出、竞争需求和客户需求，制定活动主题。

　　邀请100——150家有关单位参加

　　三、协办单位：

　　四、宣传：

（一）宣传重点：

　　1、xxxx电脑的教育定位

　　2、配套的系列教育软件

　　3、校园网的解决方案

　　4、xxxx教育电脑的优势

（二）媒体宣传：

　　1、媒体选择：

　　以当地行业媒体及发行量大的报刊为主

　　必要时可通过电台、电视台作专访和报道

　　2、形式；

　　软性广告：

（1）介绍xxxx教育电脑及配套的系列教育软件；介绍校园

　　网的解决方案；介绍xxxx计算机有限公司、当地代理

　　商的专栏、报道

（2）有关此次专题展示会的前期报道及新闻

　　硬性广告：

　　突出专题展示会及展示会主题；促销方案；优惠政策；服务承诺等

　　（三）资料宣传

　　1、宣传彩页：

突出宣传重点

　　2、邀请函：

为进一步与客户沟通创造条件

　　3、请柬：

针对有关领导及重要客户

　　4、调查表：

加深客户对xxxx教育电脑的认识及了解客户需求

　　（四）其他：

小礼品、优惠卡及场地内宣传等。

　　五、优惠方法：

　　1、现场订购享受▁▁折优惠，结款日期以展示会结束后第三天为限。

　　2、活动结束后恢复原市场零售价格。

　　3、持有优惠卡的客户可在活动结束后凭卡▁▁折购买。

　　六、热点：

　　1、现场抽奖

　　2、现场订购▁▁折优惠

　　1、原则上展示会总费用控制在10000——20000之间（展示会费用预算需报xxxx计算机有限公司审批）

　　2、其中媒体宣传费用与其他费用的比例应在6：

4左右

　　3、展会由多家单位共同发起，则活动费用由组办单位平摊。

　　组织篇

　　一、前期筹备；

（一）确定主题及规模

（二）人员：

　　1、工作人员；

　　★指定专人负责展示会的组织筹备工作，必要时建立组委会★组织展示会工作人员：

主持人、接待员、演示讲解人员★服饰要求

　　★会前组织、展会工作人员的专题培训

　　2、参会人员；

　　★有关领导

　　★典型用户

　　★重要客户

　　★其他及潜在客户

　　★记者、同行等

　　（三）物品：

　　1、配备展示用机4—8台

　　2、配备展示用投影系统一套（必要时配备幻灯机）

　　3、制作横幅1——2条

　　4、资料：

设计并印制宣传彩页、邀请函、调查表、申购单、优惠卡、宣传画等

　　5、软性资料：

投影、演示资料；幻灯片；音乐

　　6、其他：

会议日程表、筹备时间表、讲稿、奖品等

　　（四）场地：

　　1、选择当地较有知名度、环境优良、规模适中（150—200人）的宾馆，会议室或多功能厅。

　　2、场地布置

　　★横幅的悬挂及指路牌的制作放置

　　★展机的排放

　　★签到台——签到、发放资料、回收调查表、申购表

　　★领导及嘉宾席位

　　（五）时间：

　　1、展会时间的确定

　　★避开各单位最繁忙工作日前后

　　★避开当地重大活动及展销会

　　2、展示会场时间安排（半天——一天）

　　3、制定会议议程时间表

　　4、制定前期筹备时间规划表（包括广告时间）

　　（六）招商：

　　1、广告宣传：

　　★选择媒体：

以当地行业媒体及发行量大的报刊为主

　　★形式：

软广告——专栏、报道；硬广告——专题展示会★宣传次数及版面大小

　　★宣传时间的确定：

软广告；硬广告——突出优惠政策

　　2、资料宣传：

　　★宣传彩页、调查表的发放

　　★信函：

　　（a）信封的设计和印制

　　（b）信函的内容

　　（c）请柬的发送

　　（七）优惠政策及优惠支持政策的制定

　　（八）活动费用的预算

　　二、会议现场

　　三、会后收尾

　　1、结算清单明晰

　　2、参会及未参会客户的跟踪追访

　　3、资料整理

　　4、会后热卖活动

　　实施篇

　　第一部分筹备

　　一、计划：

　　在展示会前一个月开始准备筹划日期、地点及主题，并做相应的市场调查选择好主要针对对象。

　　二、宣传筹备：

　　1、广告宣传：

　　★软广告：

在展示会前一个月准备好适应当地实际情况的宣传稿件（内容主要宣传xxxx电脑的教育定位，并针对当地教育界在信息化教学中存在的问题提出相应的校园网解决方案）并选好宣传媒体。

　　★硬广告：

应在展示会前两个星期提交广告样稿，并指定媒体，确定宣传次数及版面大小

　　2、主导宣传：

　　★信封：

在展示会前一个月提交信封的设计方案及印制数量。

★请柬：

在展示会前一个月提交请柬的设计方案及印制数量。

★发信：

在展示会前半个月按当地的教育界名录发信。

　　三、物资、场地、人员

　　1、在展示会前两周将主题横幅制作出来，并将场地、投影仪、宣传彩页等物品落实。

　　★横幅：

根据主要参展对象有针对性的对展会制定主题及名称

　　2、从筹备之日起便指定一专门负责人负责该项工作的安排并组建一工作小组负责具体工作的落实。

　　四、其他：

　　1、在展会前一周邀请当地有关领导参加。

　　2、在展会前半个月将展示会所需的各种讲稿准备好。

（包括：

公司领导发言稿、当地有关领导发言稿、主持人讲稿等）

　　3、在展会前一周落实当地新闻媒体对展示会的报道和宣传情况第二部分实施

　　一、实施宣传：

（一）前期实施：

　　1、▁月▁日（展会前一个月）开始刊登软广告（大约每周两篇）、印刷信封、印刷请柬，由▁▁▁▁负责。

　　2、▁月▁日（展会前半个月）开始按当地的教育界名录写信封、准备讲稿、制作横幅、落实场地、投影仪、宣传资料等物品，由▁▁▁▁负责。

　　3、▁月▁日（展会前一个周）开始刊登硬广告、发信、送请柬、邀请当地有关领导、落实新闻媒体情况、对本次展示会进行演练，由▁▁▁▁负责。

（硬广告按具体情况定，持续一周左右）

　　4、▁月▁日（展会前两天）打大型硬广告，核实当地有关领导的参加情况，发宣传单，由▁▁▁▁负责。

　　5、▁月▁日（展会前一天）打大型硬广告，布置展示会会场，作最后的演练，由▁▁▁▁负责。

（二）会后实施：

　　1、▁月▁日（会后第一天）打硬广告，回访重点用户由▁▁▁负责。

（1）广告：

内容为庆祝展示会圆满成功，宣传优惠政策，连续

　　两至三天。