采购部部门架构及职务说明.docx
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采购部部门架构及职务说明
采购部“三定方案”
编 制：
审 核:
批 准:
1 计划采购部“三定”方案
1。
1部门名称计划采购部
1.2直接上级 总经理
1.3 部门职能
全面负责工程设备、材料的采购供应及公司其他物品的采购工作,负责公司各类物资的招标、投标报价、采购供应、委托协作、售后服务、监造与催交、物资管理和统计核算工作；负责公司办公设备和公司固定资产外的采购、物流管理办法策划、起草、报审和组织实施．确保各项物资按质、按量、按周期,以最经济的方式采购供应到位，满足生产经营和工程项目需要。
1。
4工作范围
１。
4．１部门行政事务管理
a）起草公司物资采购和物流管理制度
b）工作计划和目标拟订、执行、检查和修订;
c）采购月报的编制、执行、检查和修订;
d）本部门年度和月度费用预算的拟订、执行和控制；
e）本部门工作流程、管理制度、责任制度的拟订、执行、检查和修订；
f）本部门人员工作考勤、考核、调配、培训和奖惩;
g）本部门人员工作安排、检查以及员工招聘的面试；
h）新进员工的进岗培训、业务指导;
i）本部门办公用设备、设施的保全以及办公区域环境卫生、工作秩序的保持和安全防范;
j）参加各部门召开的相关会议,并提出意见和建议;
k）完成公司领导临时交办的任务。
1。
4。
２部门业务基础管理
a）组织公司相关部门,按IＳＯ9000、ISO1４０00、OＨSAS１1000标准要求,开展对物资生产流通企业调查评价,对重要供方进行第二方体系审核,为公司建立供方档案提供资料和支持；
b）建立物资信息资料库,实施动态管理;
c）开展市场价格调研并建立分类物资价格库,实施动态管理；
d）归集与公司业务相关的物资生产制造标准、检验标准、包装标准、保修范围及时间标准、计价标准等;
e）建立稳定可靠的供货渠道,运输渠道;
f）建立合同档案，归集合同及附件、招投标书和比价记录、供货质量文件及记录,保持可追溯性；
g）起草适合公司操作的合法的各类合同范本、标书范本。
h）定期进行公司体系要求的外审配合以及管理评审工作；
1。
４。
3物资采购
a）审核采购申请单／采购申请变更单,依据采购申请单／采购申请变更单开展采购活动;
b）开展招标的准备工作，如合成招标文件,招标申请书、招标文件、招标工作计划书的初步编制，
c）招标的开标、商务评标工作；
d）开展物资设备的密封报价招标工作；
e）开展物资设备的询价比价采购工作；
f）参与公司的定标会议,并依据定标意见签署商务合同;
g）依据合同协助开展设备监造、催交工作；
h）按照公司制度进行合同履行工作，包括付款、进度联系、交货联系、设计联络会的组织召开、合同变更等工作；
i）设备厂家协调联系工作，包括设计提资、进度问题、质量问题、设备交货运输、技术服务等;
j）开展设备物资的价格分析工作;
k）定期进行合格供方的再评审工作;
l）开展项目投标的前期配合工作,包括设备厂家提资、设备询价、技术方案的选定要求的厂家配合联系等工作；
m）配合项目投标报价；
n）配合项目投标的标书编制以及设备方面的所有配合工作;
o）现场设备管理业务指导工作;
p）协助项目部进行现场设备的保管和对施工单位设备物资部门的管理;
q）协助公司签定项目采购分包合同。
1。
4。
4物资采购运输
a）为工程项目采购的物资和制造的设备,让供货商按要求包装和标识,采取与货物体积重量相适应且经济安全的运输方式，在规定的期限内运达指定的工程现场；
b）要求供货商办理与托运物资特性相适应的货物保险.
c）按照质量、环境、安全三体系要求影响设备厂家的运输；
d）对大件运输进行双方协商,积极配合设备厂家制定运输方案并积极关注运输过程；
e）对部分需要我方组织转运的设备以及部件及时组织转运，制定运输方案和组织运输；
f）对现场安装是设备转运以及重大设备及部件吊装积极予以关注，防止出现意外；
1。
4.５物资资金核算
a）按项目统计汇编采购物资品种和价值总量，进行数据统计分析，为提高采购或投标报价工作质量、降低采购成本提供依据;
b）办理采购人员、监造工程师差旅、电话费、交通费、招待费等部门费用报销事项,统计汇总并监督控制采购费用发生额；
c）按月以及年度编制资金计划,并组织执行;
d）按采购合同结算付款条款和采购进度,编制资金使用计划向本部和相关部门报告,办理货款支付事项。
1。
4。
６与各部门的配合
a）建立与各部门的工作程序，使采购和物资管理工作符合ISO900０、IＳO１4000、OHSＡS１10０0标准和公司有关规定;
b）提供投标、采购、监造、包装发运业务支持，接受各部监督;负责组织重要设备采购及外委协作的监造和验收;
c）参加项目技术联络会，对物资采购方面提出相应的意见和建议；
d）采购合同提交相关部门评审,重要合同组织会议评审，参与各销售合同评审工作；
e）向有关部门提交月度采购付款资金计划；及时通报物资到货情况；各有关部门应按月提供当期销售合同汇总表及合同供货清单、项目质量计划、材料消耗定额，相互提供因工作需要对合同及附件的查阅。
１.5岗位和编制
1。
5。
1 组织结构图
１。
5。
2岗位编制表
序号
岗位名称
编制
职数
备注
1.
经理
１
1
2.
副经理
1
1
分管设备催交、到货、缺陷处理等与项目部及厂家联系沟通协调工作
3.
统计核算员
1
1
4.
采购经理
１
1
锅炉/汽机发电机组本体及附件采购:
锅炉本体、汽机发电机组本体、GGH、挡板门、烟道膨胀节、吹灰器、消音器;润滑油及顶轴油系统、真空系统、汽机旁路系统、汽机快冷装置、凝汽器、除氧器、高低压加热器、减温减压器、油及水冷却器、油净化处理设备、定排疏水扩容器等；垃圾及灰渣吊、起重机、垃圾卸料门、检修起吊设备;
1
物料及起重运输采购:
带式输送机、埋刮板输送机、斗提机、螺旋输送机、给粉机、堆取料机、翻车机、卸料器；斜槽、流化板；粉仓及附属设备、灰库及附属设备；称重给料机、皮带秤、汽车衡、汽车（火车）取样装置、除铁器、除大块器;碎煤（渣）机;电除尘器、布袋除尘器等；客梯、货梯、扶梯；烟气系统设备.
1
风机及泵阀采购：
送风机、引风机、排粉机、再循环风机、增压风机、氧化风机、流化风机;空气压缩机、空气压缩机后处理设备、压缩空气储气罐；发电机氢气干燥系统;中央空调及配套装置、户式空调、采暖加热站、通风机、百叶窗、风机盘管;给水泵、凝结水泵、循环水泵、浆液循环泵、浆液小泵、射水泵、疏水泵、灰浆泵、渣浆泵、雨水泵、润滑油泵、点火油泵等;各种高低压阀门、仪表阀门、旁路系统、减温减压器、执行机构;废水/污水处理；化学水处理;凝结水处理；消防喷淋系统；化验检验设备;学系统设备等。
1
电气系统采购:
变压器；高低压电机、直流电机、高低压开关、高低压开关柜、高低压配电装置；ＵPS、直流系统、蓄电池、互感器、继电保护装置；电气仪表及校验设备、电气试验设备;照明装置及器材;盘台箱柜；电缆电线、桥架、母线、火灾报警等消防系统等。
1
控制系统采购:
DCS、ＰLC;数字电液调节系统（DEH）、安全监测系统（TＳI）、危急跳闸系统（ETＳ）；通讯系统;电动、气动执行机构;热工仪表及检验装置;变送器、PＨ计、流量计、密度计；ＣEMS、工业电视、火灾报警、电视监控；热控设备组件及材料；现场材料的价格初审,设备生产厂家的资料建库、分析、了解市场行情任务;定期更新信息库、材料价格、市场变化信息，并对负责采购设备进度、质量、成本偏差、环保性能以及安全性能进行分析；负责组织收集设备市场信息以及分析工作；配合项目投标进行询价及价格分析，并提出相应的措施．
5.
监造催交工程师
1
1
合计
９
5
１。
６ 职位说明书
职位说明书
职位名称：
计划采购部经理
部门名称:
计划采购部
撰写日期：
2009-12-２0
直接主管职位:
总经理
职位编号：
薪酬等级：
职位
目标
在公司总经理的领导下,对本部门实行高效、规范的管理，按公司采购管理的各项规定和职责,负责设备、物资的投标报价、招标采购、供应以及监造催交工作;负责设备质保期内设备缺陷处理协调和管理，组织合格供方的评审和合格供方的日常管理,建立采购数据库，加强对设备物资的采购成本、质量、进度、环保性能以及安全性能实行有效控制，组织重大设备出厂前的验收以及参与合同纠纷处理,负责部门人员培训和工作分工安排,负责本部门与其它部门的工作配合。
组织关系图
填写说明:
中间代表本岗位,上面填写直接上级，下面填写直接下级,左边填写外联岗位（频度一般在每年４次以上）,右边填写公司内部有直接工作关系的岗位
任职资格
教育水平
学历
本科及以上学历，高级及以上职称。
专业
工商管理、电厂相关专业
工作经验
岗位
在电厂有5年中层及以上的管理经验，从事工程类设备采购工作5年以上。
行业
电力
专业知识
精通
精通项目管理和采购管理
掌握
掌握公司管理基本方法、熟悉企业管理知识、熟悉发电厂相关专业知识
了解
财务、人力资源、计算机、合同管理等
素质能力
组织协调能力、沟通能力、系统思维能力、综合分析能力
工作职责
工作任务
衡量指标
采购成本控制
1、任务名称：
招标组织和合同的签订
关键流程:
项目采购计划组织－采购人员调配和落实-组织策划采购招标—合同的审查—合同的签订
重大结果：
合同的签订
1、采购过程的记录准确完成率≥95％
2、任务名称:
组织采购价格分析和采购设备环保性能以及安全性能分析
关键流程:
收集相关产品价格资料—建立数据库-查找同类产品价格比较—分析分项价格-提交采购价格分析报告
收集相关产品环保性能以及安全性能资料－分析该企业对产品的环保性能以及安全性能的控制要求-提交产品的环保和安全性能符合性报告－为合格供方再评审提供资料
重大结果:
价格分析报告和合格供方再评审资料
1、采购成本价格低于目标成本≥２.5%
2、合格供方合格率≥95%
采购质量控制
3、任务名称：
监造
关键流程:
:
不合品的标识—联系处理－情况反馈
重大结果:
采购质量符合合同要求
１、设备质量合格率≥95%
采购进度的控制
４、任务名称：
招标文件审批
关键流程：
根据采购周期制定采购计划—确定供方名单、付款方式、交货期—招标文件的审批
重大结果:
招标文件的编制和审批
1、进度计划符合率≥９5％
５、任务名称：
招标
关键流程:
招标文件发出-开标 —技术商务评审-评标结果提交
重大结果:
评标结果提交公司定标小组
1、进度计划符合率≥95%
6、任务名称:
进度控制
关键流程:
合同签订—催促厂商提资-检验制造计划的实施—安排人员定期催交－分析进度偏差—协调处理
重大结果:
进度偏差在可控范围内
１、进度计划符合率≥95％
7、任务名称:
设备移交
关键流程：
设备物资出厂—运输—到厂验收
重大结果：
设备物资到厂
１、进度计划符合率≥95%
部门管理
1、任务名称:
培训
关键流程一:
组织部门人员熟悉公司制度、工作程序-高效地开展工作
关键流程二:
人员培训—合理调配人力资源—完成项目采购任务
关键流程三：
每周召开部门例会—检查各自工作落实－检验项目采购目标完成情况—对责任人进行考核
关键流程四:
资料台账建立和检查—采购计划审批-计划的落实
重大结果:
检查项目目标完成情况
1、员工称职度≥9０%
2、项目目标完成率≥95%
内外建立关系
9、任务名称:
对外关系
关键流程一：
根据公司业务发展需要→督导建立与客户、合作伙伴、等外部机构流畅的沟通渠道→督导社会公共关系活动→建立良好的企业形象→处理重大公关危机
重大结果：
公司对外形象
１0、任务名称：
内部关系管理
关键流程二：
领导建立公司内部良好的沟通渠道→协调各部门关系→处理公司重大内部关系问题
重大活动:
内部关系通畅
重大结果:
内部关系通畅
１、工作满意度≥９5％
审核项目材料采购价格
１1、任务名称：
采购价格审核
关键流程一:
安装公司/各项目报送材料采购价格→了解价格信息→审核价格。
重大活动:
价格审核
重大结果：
确保最终确定的价格合理
12、任务名称:
与安装公司进行协调
关键流程一:
安装公司报送价格与了解价格偏差→与安装公司进行沟通→达成一致。
重大活动:
价格沟通
重大结果：
确保最终确定的价格合理
１、采购成本价格低于目标成本≥2．5％
其他临时性工作
１3、任务名称：
领导交办的其他事物
关键流程：
根据领导交办的任务→按要求完成→汇报反馈
重大结果：
完成任务及时性
任务完成率≥9５%
任职人:
上级主管:
人力资源行政部经理
总经理:
ﻬ职位说明书
职位名称:
副经理
部门名称：
计划采购部
撰写日期：
200９—1２—20
直接主管职位:
计划采购部经理
职位编号：
薪酬等级:
职位
目标
在公司总经理和计划采购部经理的领导下,协助经理对本部门实行高效、规范的管理,重点负责设备的催交、协调供应以及监造催交等工作，按公司采购管理的各项规定和职责,协助经理负责组织设备、物资的投标报价、招标采购工作;组织重大设备出厂前的验收以及参与合同纠纷处理,负责本部门与其它部门的工作配合。
组织关系图
填写说明:
中间代表本岗位，上面填写直接上级,下面填写直接下级,左边填写外联岗位（频度一般在每年4次以上）,右边填写公司内部有直接工作关系的岗位
任职资格
教育水平
学历
本科及以上学历，中级及以上职称。
专业
工商管理、电厂相关专业
工作经验
岗位
有５年中层及以上的管理经验，从事商务工作３年以上。
行业
商务
专业知识
精通
精通商务运作方式
掌握
掌握公司管理基本方法、熟悉企业管理知识、熟悉发电厂相关专业知识
了解
财务、人力资源、计算机、合同管理等
素质能力
组织协调能力、沟通能力、系统思维能力、综合分析能力
工作职责
工作任务
衡量指标
设备生产进度
１、任务名称:
监造
关键流程一：
安排监造—制定监造检验计划—安排人员—实行质量控制—协调处理设备问题
关键流程二:
不合品的标识-联系处理-情况反馈
重大结果:
采购质量符合合同要求
设备质量合格率≥９5%
2、任务名称:
监造催交
关键流程一:
制定催交计划—安排人员—实行交货控制控制—协调处理设备问题
关键流程二:
对交货期不能满足要求的提出要求—安排人员处理-出面协调－落实设备生产进度—情况反馈
重大结果:
采购设备交货期满足要求
1、设备及时交货率≥95％
采购进度的控制
3、任务名称:
进度控制
关键流程：
合同签订-催促厂商提资—检验制造计划的实施—安排人员定期催交—分析进度偏差-协调处理
重大结果:
进度偏差在可控范围内
1、进度计划符合率≥９5%
4、任务名称:
进度控制
关键流程:
合同签订－催促厂商提资-检验制造计划的实施-安排人员定期催交—分析进度偏差-协调处理
重大结果：
进度偏差在可控范围内
1、进度计划符合率≥95％
5、任务名称:
设备移交
关键流程：
设备物资出厂—运输—入库保管—移交施工单位
重大结果：
设备物资移交
1、进度计划符合率≥9５％
内外建立关系
6、任务名称:
对外关系
关键流程一:
根据公司业务发展需要→督导建立与客户、合作伙伴、等外部机构流畅的沟通渠道→督导社会公共关系活动→建立良好的企业形象→处理重大公关危机
重大结果：
公司对外形象
7、任务名称:
内部关系管理
关键流程二：
领导建立公司内部良好的沟通渠道→协调各部门关系→处理公司重大内部关系问题
重大活动:
内部关系通畅
重大结果：
内部关系通畅
1、工作满意度≥95%
其他临时性工作
8、任务名称:
领导交办的其他事物
关键流程:
根据领导交办的任务→按要求完成→汇报反馈
重大结果：
完成任务及时性
任务完成率≥9５％
任职人:
上级主管:
人力资源行政部经理
总经理:
职位说明书
职位名称:
采购经理
部门名称：
计划采购部
撰写日期:
２00９—12—20
直接主管职位:
计划采购部经理
职位编号:
薪酬等级:
职位
目标
为保证项目所需物资的准确、及时供应，保证公司各项目标的实现,在国家相关法律、公司制度规定和计划采购部经理的授权范围内,高效、规范地进行物资采购工作,有效控制产品的进度、质量、环保性能以及安全性能和降低物资采购成本与费用，切实做好计划、采买、催交与检验、运输与交付、采购变更管理及仓库管理等全过程采购工作.负责组织、指导、协调项目的采购（包括采买、催交、检验和运输等）工作。
处理项目实施过程中与采购有关的事宜及与供货厂（商）的关系。
全面完成项目合同对采购要求的进度、质量以及工程总承包企业对采购费用控制的目标与任务。
组织关系图
填写说明:
中间代表本岗位，上面填写直接上级,下面填写直接下级，左边填写外联岗位（频度一般在每年4次以上），右边填写公司内部有直接工作关系的岗位
任职资格
教育水平
学历
本科及以上学历，中级及以上职称。
专业
工商管理或电厂工程技术专业
工作经验
岗位
在电力行业或大型企业设备管理有３年以上的管理经验，或者在其他公司从事采购岗位2年以上工作经历。
行业
电力行业或大型企业设备管理
专业知识
精通
专业知识：
熟悉发电厂设计技术、规程、规范
工程经济：
质量管理体系相关知识:
深刻理解ＩSＯ9001:
2000标准
企业管理知识：
熟悉企业管理知识
熟悉合同法、招标投标法等经济法规
工程管理相关知识
熟悉ＥＰC工程总承包项目管理
掌握工程物资管理
掌握
计算机基础知识,常用办公软件操作等
掌握公司管理基本方法
掌握标准与企业流程结合的方法
了解
熟悉工程财务、造价相关知识
素质能力
组织协调能力、沟通能力、系统思维能力、综合分析能力
工作职责
工作任务
衡量指标
综合管理
1、任务名称:
主持项目的采购管理
关键流程一:
组织→指导→协调项目的采购（包括采买→催交→检验和运输等）工作．
关键流程二:
处理项目实施过程中与采购有关的事宜及与供货厂（商）的关系．
重大结果：
全面完成项目合同对采购要求的进度、质量以及工程总承包企业对采购费用控制的目标与任务。
1、采购成本价格低于目标成本≥２。
5％
2、进度计划符合率≥95％
采买
2、任务名称：
设备招标采购
关键流程:
根据采购申请单→编制标书→确定入围厂家→发邀标函→发放标书→开标→评标→定标→合同签订
重大结果:
签订合同
３、任务名称：
现场设备零星采购
关键流程:
现场项目部提供的采购申请单→编制标书→确定入围厂家→发邀标函→发放标书→开标→评标→定标→合同签订.或直接去商场等地点购买。
重大结果:
合同签订
4、任务名称:
采购价格分析和采购设备环保性能以及安全性能分析
关键流程：
收集相关产品价格资料—建立数据库-查找同类产品价格比较—分析分项价格—提交采购价格分析报告
收集相关产品环保性能以及安全性能资料－分析该企业对产品的环保性能以及安全性能的控制要求-提交产品的环保和安全性能符合性报告-为合格供方再评审提供资料
重大结果：
价格分析报告和合格供方再评审资料
1、采购成本价格低于目标成本≥２。
5%
2、进度计划完成率≥95％
供方评审
5、任务名称：
参与合格供方的评审和管理及再评审
关键流程：
初步筛选供方名单→发放合格供方调查表→从各方面综合审核→进入合格供方名录
产品的价格分析报告和该企业合格供方再评审资料和合同履行情况 分析该企业的产品生产、制造以及环保、安全性能情况 确定该企业的再次入围或取消入围资格
重大结果：
提交适时的厂家资料给体系部
1、合格供方合格率≥９5%
合同履行
6、任务名称：
合同付款
关键流程：
按合同要求确认合同付款条件是否满足→编制资金计划→编制付款申请单→付款审批→付款→联系分包方
重大结果:
付款
资金支付及时率≥9５%
７、任务名称:
设备监造和进度控制
关键流程一：
合同签订→按设备制造情况了解设备的生产进度→对合同要求的监造点派监造工程师监造，重大接点本人参与→收集监造简报并对设备制造质量有影响的事件提出解决意见并汇报→保证设备质量合格出厂.
关键流程二:
合同签订→→预付款支付 要求设备厂家尽快对设计院提资催要设备生产进度表对不能满足进度的进行协调→保证设备按期交货
重大结果:
质量、安全、环保合格的设备按期出厂
1、设备质量合格率≥95%
2、进度计划完成率≥９５％
其他临时性工作
8、任务名称：
部门内部经理交办的其他事物
关键流程：
根据经理交办的任务→按要求完成→汇报反馈
重大结果：
完成任务及时性
任务完成率≥95％
任职人：
上级主管:
人力资源行政部经理:
总经理：
职位说明书
职位名称:
统计核算员
部门名称:
计划采购部
撰写日期：
200９—12－20
直接主管职位:
计划采购部经理
职位编号:
薪酬等级:
职位
目标
建立合同及资金台账，编制部门资金计划，准确、及时承办对各个合同付款；收集最新的物资商情，定期为采购提供最优的商情报告;分析采购价格是否合理,负责合格供方的管理和部门综合事务，完成部门临时工作。
组织关系图
填写说明:
中间代表本岗位，上面填写直接上级,下面填写直接下级，左边填写外联岗位（频度一般在每年4次以上）,右边填写公司内部有直接工作关系的岗位
任职资格
教育水平
学历
本科及以上学历
专业
经济相关专业
工作经验
岗位
有一年以上工作经验
行业
专业知识
精通
1.熟悉资金计划、统计核算以及资料归档的相关知识
2.采购管理相关知识
掌握
计算机基础知识，常用办公软件操作等
掌握公司管理基本方法
了解
财务知识
公共关系
素质能力
具有一定的沟通能力、综合分析能力
工作职责
工作任务
衡量指标
资金计划
1、任务名称:
部门月度年度资金计划
关键流程：
根据采购经理提供的合同执行情况→制定月度合同付款计划
重大结果:
制定合同付款资金计划
资金进度计划执行≥９5%
统计核算和合同付款管理
2、任务名称：
统计核算以及合同付款
关键流程:
根据合同经办人员提供的清款单以及付款所需的文件、票据→审核支付金额的正确性以及付款文件、票据的种类与合同的相符性→交计划采购部经理审核→办理请款手续→交财务部办理对外支付
重大结果：
统计核算;合同付款
资金支付及时率≥95％
招标文件管理
3、任务名称：
招标过程文件整理归档
关键流程:
根据设备管理工程师、采购工程师提供的物资采购过程文件及相关记录→收集文件到原件→进行过程文件以及相关记录的整理归档。
重大结果:
招标过程文件归档
资料的完整率≥９5%
资料归档的及时率≥95%
请购单管理
4、任务名称:
采购申请单的整理归档
关键流程：
根据各个相关部门提供的采购申请单→审核采购申请单的正确性→接受采购申请单→交给相关的采购工程师进行采购→录入采购申请单数据库→归档采购申请单
重大结果:
采购申请单审核;采购申请单数据库
工作完成率≥9
升级会员 