品鉴会操作指南.doc
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建发酒业浙江事业部品鉴会
操作指南
一、活动申请流程
二、客户要素沟通/活动流程设计
1.大型事件创意活动
2.中型典型品鉴会
3.小型品鉴会要点
4.模板提炼（演艺活动、互动游戏、模特展示、抽奖活动）
三、活动场地选择
四、物料细节准备
1.公文下单
2.平面设计
五、合作方联络
1.媒体
2.异业联盟
3.演艺及服务人员
六、人员分工安排
七、场地氛围布置
红酒、物料、折页/花艺/橡木桶、橡木塞、布料
八、主持/品鉴
1.主持词
2.品鉴词
3.重点培养人员
九、活动总结评估（详见《活动总结评估表》）
十、活动进程管控及注意事项
一、品鉴会申请流程6部曲
1.清点用酒、物料
2.提交公文进行核销：
A类凭证——1.提交<附件3>；2.主题照片；事业部负责人或职能部门的品鉴会总结；4.赠品登记（领用人姓名和电话）；B类凭证——经销商出仓单、用酒明细
备注：
A类为必须提供的凭证，当A类的报结资料缺少时，可从B类凭证进行补充。
销售人员后期跟进工作，并提供相应的销售数据及活动照片，配合品牌部完成（附件6）数据统计工作。
1.嘉宾邀请：
1.派发邀请函；2.电话确认（确认两次：
提前一周、提前一天）
2.活动当天：
根据已确定的活动流程与相关人员进行配合，活动前一天开全体分工会议，活动前一小时必须开全体沟通会议。
流程设置：
可参考<本指南篇章二>/进程控制可参考<附件7>
1.场地：
确定活动场地、用餐费用、场地租金及相关事宜
2.设计：
制作嘉宾邀请函（提前制作）、主背景板、签到处背景板、奖券、抽奖软件、台卡、工作人员胸牌等，品牌部定稿。
3.人员：
根据活动需要，执行人员以事业部为主，品牌部辅助
4.用酒及物料：
跟进物流进展情况
5.要素提交，初拟流程，品牌部修改。
1.品牌部统一排期并通知申请人
2.进入公司系统下物料及用酒的赠送单（至少提前10天）
3.备注说明：
请参考<附件4>
1.额外申请的品鉴会须填写表格<附件2><附件3><附件4>-公文申请-等待审批；
2.已上全年促销方案公文的，需邮件<附件2><附件3><附件4>（至少提前15天）品牌部汪锦，由相关负责人员打印出《市场活动申请表》<附件2>交予谢总签字，经同意之后方能执行。
上月末最后一星期填写上月活动总结和下月品鉴会计划<附件1>（自行举办和品牌部支持均需填写）发送品牌部进行排期。
公文申请
品牌部排期
活动准备
活动执行
后续工作
计划填报
附件1：
《2011年建发酒业活动计划》
附件2：
《建发酒业活动申请表》
附件3:
《嘉宾信息统计表》（出席率80%的来宾名单（姓名和电话必填）
附件4:
《费用跟踪表》（预算篇/结算篇）
附件5：
《外籍品牌大使的申请及使用办法》
附件6：
《评鉴会评估表》
附件7：
《品鉴会筹备进度表》
注：
按照客户回款政策，赠送的区域品鉴会，希望可以避开公司重大活动，做到尽早申请，申请的同时，必须填写《附件1》及《附件4》；非在回款政策内的品鉴会我们予以额外点支持的必须上公文“市场活动费用申请”。
《附件1》填写完整将由品牌部以纸质的形式交予谢总签字，方可执行。
且每月月末必须提报下月月初品鉴会计划安排，非计划内的及相关品鉴会费效比、区域单场品鉴会回款未达到要求的，经品牌部审核有权予以驳回申请。
二、客户要素沟通/活动流程设计
1.大型事件创意活动按篇章划分，更切合主题。
心无限蕴未来——杭州衡联贸易有限公司成立六周年庆典暨1855年列级名庄期酒订购会舞台控本
时间
流程
LED（视频、图片、PPT）
音频
备注
17:
00
签到接待
列级庄、衡联视频
18:
30
开门仪式
视频
创世Ⅰ天地光Heaven,earth&light（买包沙拉）
19:
00
宫廷舞开场
宫殿
主持人致辞
主画面
上场音
宋总及领导致辞
主画面
上场音
创世Ⅱ空气Wheater（菜一）
19:
15
魔术
视频，最后定格
？
抽奖3
抽奖画面
抽奖音
订货1
主画面
抽奖音
爵士乐队
视频3个
创世Ⅲ植物、海Plants&Sea（菜二）
19:
40
列级庄讲解
大门画面
上场音
外籍模特展示
大门画面
抽奖2
抽奖画面
抽奖音
订2
主画面
抽奖音
创世Ⅳ太阳月亮Thesun,themoon&thestars（菜三）
20:
05
热舞
创世Ⅳ画面
？
爵士乐队
视频3个
创世Ⅴ水栖鸟类Aquaticmammal&flybirds
外籍模特展示
视频
拍卖
PPT？
创世Ⅵ人类Humanbeings（菜四）
20:
30
美声
剧幕画面
？
抽奖1
抽奖画面
抽奖音
订3
抽奖音
创世Ⅶ休息庆祝Rest&celebration（甜点）
香槟庆祝
创世Ⅶ画面
集体合照
主画面
2.中型典型品鉴酒会：
将重点环节罗列清楚即可，并不复杂。
活动建议流程
时间点
流程
区域
备注
15：
00-16：
00
嘉宾签到，场外观看产品，交流。
产品展示区
此展示区以产品展示为主，只提供简单用酒。
16：
00-16：
10
活动开场，政府官员发言
会议厅
16：
10-16：
20
建发酒业领导发言
会议厅
16：
20-16：
30
模特展示
会议厅
16：
30-17：
10
厂商发言
会议厅
以国外品牌大框架介绍为主，体现高端进口感。
17：
10-18：
00
葡萄酒知识讲解及品鉴
抽奖
会议厅
以葡萄酒知识为主线，品鉴各款高端葡萄酒。
18：
00-19：
30
自助餐
餐厅
配用简单葡萄酒。
3.小型品鉴活动：
以品鉴的酒款为主环节，在其中添加抽奖或者其他演艺节目，注重氛围。
时间
事项
品鉴酒品
菜单
16:
30-18:
00
嘉宾签到，展示区交流、品鉴甘恰起泡酒
①品鉴甘恰起泡酒
②展示公司产品
小点心
18:
00-18:
05
主持人开场，丽水龙泉经销商致辞
无
无
18:
05-18:
10
建发酒业领导致辞
18:
10-18:
25
法国CASTEL品牌大使发言
无
无
18:
25-18:
30
歌手演唱（约5分钟）
无
无
18:
30-18:
40
品酒师讲解品酒常识及第1款酒的特性与配餐要领（约5-10分钟）
①玛茜白葡萄酒
①老虎鱼
歌手演唱（约5分钟）
18:
40-18:
50
品酒师讲解品酒常识及第2款酒的特性与配餐要领（约5-10分钟）
②玛茜西拉桃红葡萄酒
②竹节虾
诗歌朗诵（约5分钟）
18:
50-19:
00
品酒师讲解品酒常识及第3款酒的特性与配餐要领（约5-10分钟）
③玛茜佳酿美露红葡萄酒
③冷盘（鹅肝+素菜）
抽取三等奖（约5分钟）
19:
00-19:
10
品酒师讲解品酒常识及第4款酒的特性与配餐要领（约5-10分钟）
④玛茜波尔多AOC珍藏橡木桶
④鹿排
抽取二等奖2名（约5分钟）
19:
10-19:
30
品酒师讲解黒塔金冰酒的特性与配餐要领（约5-10分钟）
⑤黒塔金冰酒
⑤蛋糕
歌手演唱（约5分钟）
抽取一等奖1名（约5分钟）
19:
30
上水果
20:
00
晚宴结束
4.模板提炼
<1>演艺活动：
乐器类：
小提琴/四弦乐/萨克斯/钢琴
歌舞类：
爵士/流行/健美操/宫廷舞/西班牙大群舞/康康舞/拉丁舞
特技类：
沙画/芭蕾/水鼓/变脸/魔术
助兴类：
老外唱中文歌曲/中外文朗诵/互动跳舞
<2>互动游戏：
幸运猜猜看（30s内/猜得最接近）/幸运连连看/挑战品酒师（酒鼻子、盲品）/拼酒标/互动问答/起泡酒开瓶游戏
<3>模特展示：
外模/中模/礼仪
<4>抽奖活动：
大头贴抽奖/数字滚动抽奖/木制酒盒抽奖/名片抽奖/定位抽奖/体重抽奖/K歌比赛
<5>亮点环节：
拍卖/现场订货/签约仪式/团体敬酒环节
注意：
希望在满足客户需求的基础上，加入区域经理的想法，将品鉴会支持这个酒水及物料支持充分运用，帮助其分销、团购，做大的同时又将经销商和建发更紧密的捆绑起来。
在背景板的LOGO上做出体现。
三、活动场地选择
一、酒店标准
在很多情况下，经销商评判一个公司是否有实力，会通过开会酒店的档次来衡量。
一家高档，优雅，有格调的酒店，无疑对树立高端品牌形象有着相当重要的作用。
所以在选酒店时，我们首选：
1.国际四，五星级酒店
通常这类酒店设计品位一流，在这样的环境里展示产品，更能凸现出产品的价值感。
同时，跨国品牌的酒店管理严谨，酒店服务人员的配合度很高。
2.政府接待办
这类酒店建造标准一般比较高，只是要注意问清楚，如果当天临时有政府会议，会不会无条件取消我方协议，以免造成我方损失。
3.五星标准度假型会务酒店
这类酒店一般离市区远，环境宜人，客房面积也较大。
但要注意交通问题。
4．新开业酒店
如果酒店是开业不久，或者重新装修过的，一般在设施方面会比较有优势。
再加上新开业酒店为了打造口碑，在价格上容易让步，服务方面也会比较配合。
5．其他
如当地有高档的高尔夫球会所可以满足开会，住宿，宴请需要，及有特色的会所，场地也可以作为备选。
6．建议模式
人数/形式
西餐长桌
西餐圆桌
中餐分餐
中餐团餐
精致茶歇
专业品鉴+包厢用餐
30-50
50-100
100-200
200以上
注：
如果邀请人数在百人以下，建议选择西餐分餐可以提供的酒店更容易与我们的红酒搭配更易出彩；
如果当地风俗喜欢中餐人数又不多，不如可以考虑先会议式的专业品鉴然后再进入包厢吃饭；
随着各地经销商酒窖开业增多，我们建议搭配开业方案，可以下午在酒窖中做精制茶歇沙龙式品鉴参观，傍晚再去酒店参加晚宴。
针对酒店提供不了西餐而经销商又想做食物与红酒的专业搭配，我们建议在前菜和中餐菜单中选4-5道菜搭配红酒上，后面再采用中餐形式，达到中西合并的效果。
二、会议厅标准
酒店的会议厅情况也是考虑是否选择该酒店的重要因素。
理想的会议厅应该具备以下几个条件：
1．高度
层高６米以上比较合适，尽量不要低与5.5米，特别是有演出活动的品鉴会需要注意舞台的高度大小和厅的高度是否搭配和谐。
2．立柱
为了让每一位嘉宾都清楚地看到台上的演示，应选择无影响视线立柱的大厅。
如果只有有柱的晚宴厅，那么可以采取用广告主画面包柱同时也达到广告宣传的效果，并且注意排桌和舞台的位置关系，尽可能让客户多的看见舞台。
3．采光通风
虽然一般开会不会用到自然光，但是有大窗的会议厅通风好，厅内不容易出现异味。
要检查会议厅的灯光是否明亮，光照是否让人感到舒适。
当然，按照宴会的格调不同，与蜡烛或者其他舞台灯光做辅助，先暗后明或先明后暗都可以，但是基础是用餐时50%的照明度为最佳状态。
4．面积
建议选用无柱会议厅，面积视具体情况而定。
5．会议用设备
投影仪，移动投影幕布，话筒，演讲台，音、视频控制设备，如果能当场演示，注意观察坐在最后一排的观众是否能够看清楚幕布上的字，是否能挺清楚主持人说话。
同事选酒店时请注意舞台、PPT的位置，不好和制作的背景板冲突。
6．该酒店会议先例
请酒店出示其举办其他会议的先例图片或影像，以参考其组织会议的基本情况。
并且与相关会议/宴会经理接洽，提供宴会厅平面图等其他信息。
7．服务生配备情况
仔细询问该会议室配备的服务生人数，业务素养。
由于招商会形式特殊，需要配备侍酒服务生，故当天服务生人数争取一个圆桌一个，西餐的话争取一个服务生服务2-3个人。
8.会场布置
·会场提供桌椅，均先考虑白色桌布桌裙。
·按照人数摆放免费纸，笔，矿泉水，绿色植物、部分花艺和部分嘉宾席卡。
·签到台，话筒，投影仪免费租借。
·提供免费指示牌。
·酒店须提供人员协助我方进行会场布置。
四、物料细节准备
一、公司物料申请流程
1．确认您的招商会公文已提交（详见“公文流转”篇）
2．
3．在归档中有建发物料全集PPT可供参考实样：
4．在归档中有定期更新的促销物料申请单，申请物料时请同时参考该表，避免申请的物料仓库无货或不生产的情况：
5．总部统一规定，各办事处如需赠送，可根据自身情况选择一款酒，申请作为来宾礼品。
手提袋另计。
注：
相关物料制作可由品牌部联系杭州地区的广告公司完成，也可以在当地寻找合适的广告公司制作，但是本地制作成品必须交由品牌部定稿，之后如有更改经销商或业务主管责任自负。
二、主要活动物料
物料
数量
邀请函
按与会人数
背景板
1或2
签到本
1
签到笔
2
奖券
按与会人数
三、邀请函，背景版制作指导及样张
1.市场部提供的原始文件请至归档置顶“全国招商会制作文件包”中下载，附件名称为“”。
2.内有JPG文件包及压缩文件包。
JPG文件包为效果参考，不能用于制作使用；压缩文件包为可修改文件，请全部下载到可移动硬盘中，带至印刷店或广告公司，由专业人员修改。
请专业人员参考JPG文件包内的效果，对压缩包内的原始文件进行修改即可。
3.修改过程中遇到任何问题，请来电向浙江事业部品牌分部咨询：
汪锦13575486533/姚柝方15869048444
四、浙江事业部酒窖通用模板——精典款
1.外壳：
金色爵士金属，logo压印
2.内壳：
红色/咖啡色星幻纸（带珠光）
3.内页：
半透明硫酸纸
一、时尚款
1.外壳：
金色星幻纸（带珠光）
2.内页：
为抽拉式内页正面为邀请正文，反面为品牌logo
五、合作方联络
1.媒体
媒体尽量动用经销商在本地的人脉做邀请推广，需要对接的文字图片可以直接和品牌部人员做好事前事后的对接，是本地推广的一种必要方式。
1.异业联盟
现在酒窖酒会和区域品鉴会越来越多的融入异业联盟，对推广和宣传是好事，但是希望注意一是在单场品鉴会融入的品牌尽量不要超过3个，相关品牌做好甄选和与主题的融合，希望对他们负责也对品鉴会负责，将格调和质量做高，未参与进来的异业联盟企业，可以留待下次参与，并且已参与的品牌希望为品鉴会做出一定的物料、金钱或服务的投入，争取互惠互利，合作双赢。
2.演艺及服务人员
品鉴会活动中或多或少会加入演艺节目助兴。
杭州品牌分部这边有选用的几个精品节目，但是仍希望区域经理可以留意本地的风土人情和特色节目，并且在品牌大使，老外的聘用上也可以留意一下，因为所有品牌大使的费用是算入浙江事业部的，希望大家有成本可控意识。
六、人员分工安排
在活动的筹备上遵循的原则是“事项-区域，双向监管”的原则。
1.事项筹备
详见（见《区域品鉴会筹备模板》）
2.区域筹备
活动当日人员分工
职能
职责范围
负责
区域
负责人姓名及配合人员
手机
总协调
活动总指挥，负责协调与酒店，
与客户，与工作人员的所有联络和事务决策
全场
现场协调催场
控制整场活动流程，确保活动顺利进行。
前期负责现场布置，样酒摆放，会议桌布置，通知各代表发言时间；后期负责协助清点
整理登记
舞台区
住宿安排及前台接待
负责所有客户的住宿统一登记
房间分配/来宾接待
前台接待区
/迎宾区
物料运输及控制
所有物料制作，管理，分配的协
调工作以及样品酒的管理工作
与酒店储存仓，与物流公司接
洽。
活动结束后
清点整理物料
仓库
设备调试及控制
现场会议用话筒，电脑，音视频，投影，幕布，PPT播放，音响，
灯光照明等，与酒店工程人员对接
音控区
酒水控制
现场用酒控制，与领班或者宴会经理对接，知晓服务生人数并提前做服务生侍酒培训，及后期酒水清点
晚宴区
安排工作人员就餐
客户所携司机、演艺人员其他
工作人员的就餐安排工作
摄影摄像
现场影像记录工作，后期照片
影像整理，制作及总结工作
客户接待
销管部与客户一起负责管理销
售人员到位状态，并帮助
销售人员处理客户诉求
现场主持/品鉴
品牌部转由培养当地事业部
人才
七、场地氛围布置
现场展厅布置
摆放效果图
·建议选用白色或接近白色的米色桌布，选用同色椅套，并围上同色或撞色桌裙，保证视觉的整齐划一。
·酒杯可选择摆放在桌面，也可选择和展示酒摆放在一起。
若置于桌面，注意按以下顺序：
（左起）香槟杯、红酒杯、红酒杯、冰酒杯、水杯/矿泉水。
·若桌面为长形（左图），建议放上别色的桌旗。
建议与桌裙同色。
·桌面上同时摆放会议资料。
包括日程表，客户调查表，宣传册页，记录纸，笔等。
·会议进行过程中保持会场灯光可控，在播放PPT时既保证观看效果，也保证书写视觉；在品鉴酒品时，保证观色。
酒品展示
·展示酒建议用1~2张桌面集中摆放展示。
·摆放时注意美观。
充分利用我司每款酒都有精美包装的特点，利用酒盒、酒瓶的组合，摆放出错落有致的效果。
·充分利用酒店的装饰品，进行点缀。
·充分利用宣传册页，折叠成各种式样，避免散落在各处的平淡的广告效果。
·展示酒按品种分区摆放，注意突出重点推荐款。
·酒杯若与展示酒同处摆放，注意按酒杯的品种整齐放置，形成高档、震撼的效果。
·若选择脱盒摆放，注意按品牌整齐摆放，同样效果出色。
·办事处如有余力，可专门为某几款重点推荐的酒品做站立式介绍册，用有机桌卡摆放，更显专业。
·品鉴的同时可搭配淡味小食，可自行准备或向酒店要求，以淡味起司，曲奇饼，水果，茶水为主，避免重口味的水果，点心。
八、主持/品鉴
1.主持词
要点：
清楚的表述参与公司的名称、客户职位及名称，做到流程的承上启下，并适当地调动现场的气氛，与来宾互动，使其到达高潮。
详见《主持人解说词参考》
2.品鉴词
要点：
着装专业，讲解专业且亲民。
在红酒专业知识上需要下功夫，熟知各个国家葡萄酒产区、品种、分级、市场信息等相关知识，在公司品牌的卖点上有一定的提炼和概括，培养几句话能讲一个小故事来吸引人的能力，让外行人更容易接受红酒。
3.重点培养人员
序号
区域
姓名
职务
手机
邮箱
1
杭
胡亚莉
销售主管（杭州）
15068847691
huyl
2
龙本介
销售主管（杭州边）
18608881897
lbj
3
嘉
李力
销售主管
13757372761
lili
4
湖
马少青
销售主管（湖州市）
13587901595
msq
5
温
翁华辉
分部副经理（苍南）
18650510655
wenghh
6
台
朱启成
销售主管（台州市）
13758615058
zhuqc
7
宁
王宾
销售主管（镇海、北仑）
13777127919
bwang
8
舟
吴海龙
销售主管（舟山）
13906805995
wuhl
9
绍
金标
销售主管（绍兴市）
13906753336
jinb
10
金
潘晨
销售主管（金华市）
15906898199
panc
11
丽
罗珊
销售经理（丽水）
15990889288
luos
12
衢
孙赞学
销售主管（衢州）
13819009321
sunzx
九、活动总结评估
客户品鉴会信息（区域经理填写）
预计到场人数
实际到场人数
计划回款金额
预算费用
实际费用
计划回款金额
当场回款金额
1个月内回款额
是否上报客户名单
分部执行评估（品牌部填写）
活动效果分析（品牌部填写）
前期筹备
现场执行
后期总结
总体流程设计
现场分工协作
当地资源储备
注：
此表由分部经理配合给出调查数据，品牌部在完成品鉴会一个月之内给出，相关数据会整理出品鉴会费效比、区域单场品鉴会回款排行，作为以后各地申请品鉴会的考核标准，包括申请品牌大使个数、要求支持人数，会根据之前记录进行调整，请各位经理重视。
绿色表格分部经理填写，黄色部分品牌部填写。
十、注意事项
1：
准备期
1）：
活动开始前3天对全体办事处人员作品鉴会开展的集中培训，要求每个工作人员对产品和分工熟捻于心，能够给客户正确的解答。
2）：
在物料及酒水到达办事处后，请做好分类及标记，建议分类方式：
“展示用”、“品鉴用”及“配餐饮用”。
另外做好登记清单，以便活动结束后的物料清点工作。
3）：
会场与酒店协商，最好都能提前一天/半天布置完毕。
4）：
酒杯情况与酒店做细节沟通，确定酒店可以提供的酒杯类型及数量，再上公文。
2：
操作期
1）：
客户住宿要求统一登记，统一入住。
活动开始前2天将房间分配好，不同区域的两位客户尽量不要放在同一房间。
2）：
活动开始前一小时，确认所有音像设备正常工作。
3）：
人员分工表要求统一填写“手机”一栏，并在活动当天人手一份，以保证在任何环节出现问题能够即刻找到相应的负责人快速应对。
4）：
工作人员要求全部正装出席。
男士为深色西装，领带，深色鞋袜；女士要求深色职业装，皮鞋/小礼服。
5）：
后勤工作人员在接待过程中要求主动问讯，清晰表达：
“我是建发酒业的***，感谢您参加今天的招待会，由我负责安排您的住宿”；如有人需离岗或就餐时间，安排好接替人员，轮流离岗。
6）：
正式会议前，请主持人提示大家手机开启静音模式，同时禁止在会议室抽烟。
晚宴座位安排中，员工务必要与经销商穿插相坐，以提高大家的沟通交流，做互相引荐工作。
7）：
注意安排好摄影摄像人员到岗，不得随意离岗，并提早交代拍摄重点。
谢谢各位配合支持！
希望互相体谅，共同进步！
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